【文章內容簡介】 必然規(guī)律，后來使用計算機的大多數公司一般都步其前輩(開始于批處理系統(tǒng))的后塵。由于批處理系統(tǒng)越來越不能滿足實際需要，于是，他們對聯機、數據庫這樣一些先進的技術產生了興趣。因此，新的發(fā)展是由面向批量數據處理轉變?yōu)楦倪M型的批量數據處理。在這個改進階段中，人們僅僅對基本系統(tǒng)作了部分修改。這樣的系統(tǒng)還是不能滿足業(yè)務領域數據處理和信息服務的要求，很快就被淘汰了。于是，人們又開始新系統(tǒng)的設計，在這次設計中考慮采納新技術，如數據通訊、先進的硬件和數據庫等。下一個改進階段，目標是建立一個共享數據庫的環(huán)境，并將功能相近的子系統(tǒng)綜合在一起。□ 管理技術數據處理的管理人員在早期通常更關心程序設計，而忽視有效的管理。由于管理人員 經常會遇到一些不切實際的要求，而且在某些情況下，還要受到公司首腦靈機一動的指揮，所以數據處理的管理工作往往是非常被動的。類似這樣的管理都是無標準、無控制、無計劃的，應當盡量避免。計算中心的規(guī)模和人員的擴大，必然要求管理部門提供能實現有效管理的、更加靈活的技術。編制的手冊要反映管理的方法、約定和管理過程。但是，在頭五年很少有人遵循這樣的書面規(guī)定。在些階段，盛行的管理宗旨可以說是各行其事。由于信息服務的要求一再增長，致使管理機關只強調生產性的工作，而忽視了非生產性的工作，如文件資料的編寫，有時甚至還忽視質量。然而，明智的公司首腦終究會停止無控制和無方向的信息服務要求的增長。但是幾乎每個計算中心都出現過這種混亂情況。這就促使信息服務管理部門必須研究和建立系統(tǒng)開發(fā)和項目管理的書面規(guī)定，必要時還要建立公正的鑒定系統(tǒng)，健全能更好地響應用戶請求的服務機構。公司信息服務的戰(zhàn)略規(guī)劃在很大程度上取決于公司首腦對信息服務的態(tài)度。一般說來，在經歷了第一個發(fā)展周期后，信息服務才有可能達到先進的水平，才能真正取得整個公司的支持。□ 組織觀念的發(fā)展在管理技術方面，組織觀念的發(fā)展是決定信息系統(tǒng)增長率的關鍵因素。起初，用戶和信息服務人員間交流的效率是很低的，有時甚至不進行交流。有一種錯誤的看法，認為數據處理部門與業(yè)務部門對于那些無書面規(guī)定的分工會發(fā)生扯皮現象，這是由于缺乏組織觀念、整體觀念和統(tǒng)一的認識造成的，這種互不信任的現象在第一個發(fā)展周期內會逐步地消失。只有在計算機系統(tǒng)證明了計算機和信息服務專業(yè)人員是公司的寶貴財富之后，人們對信息服務的看法才能由懷疑轉變到勉強接受。這時，信息系統(tǒng)的數量會迅速地增長。但是，如果每個管理人員都要求獲得信息服務的優(yōu)先權，那就會產生矛盾，這種矛盾的擴大就會引起信息服務的危機。在此期間，由于信息系統(tǒng)的一擁而起，對系統(tǒng)的維護帶來了一定的困難。 在高速發(fā)展階段之后，公司首腦和用戶逐步認識到組織觀念的重要性，一旦重視了這種觀念，那就為信息系統(tǒng)的發(fā)展打開了大門，公司的各部門、各級管理人員會自覺地參與信息處理方面的工作。公司領導、用戶管理人員和信息服務人員就會自覺地聯合起來為共同的目標而努力。□ 信息服務發(fā)展的規(guī)律一旦計算中心渡過發(fā)展的初始時期，便開始進入迅速發(fā)展的時期，接著又進入整頓時期。在整頓時期，人們的主要任務是從事非生產性活動，如制定規(guī)劃和編寫資料等。因此，在新系統(tǒng)的開發(fā)之前，公司必須允許暫停或者減少服務請求。整頓階段是隨著不斷提高服務請求頻率而反復出現的，直到信息服務平穩(wěn)增長并且能隨時控制為止()。以重大的技術革新作為動力，計算中心就能迅速地進入下一個發(fā)展時期。例如，廉價的硬件和軟件使許多公司實現了分布式數據處理系統(tǒng)，分布式數據處理系統(tǒng)的實現就使這些公司進入了第二個發(fā)展時期。只有在公司經歷了幾個時期之后，才有可能實現可控制的、以穩(wěn)定狀態(tài)發(fā)展的信息服務系統(tǒng)。當然，沒有一個信息服務部門會欣賞這種穩(wěn)定狀態(tài)的發(fā)展，因為這樣做付出的代價太大了。□ 信息服務的高速發(fā)展只有到每個從屬發(fā)展模式結束時，一個發(fā)展周期才算終止。有見識的公司領導或用戶管理人員一定會借用別人的經驗來推動本公司信息服務的發(fā)展，通過統(tǒng)一認識來排除各種障礙，從而使信息服務順利而高速地發(fā)展。盡管用戶不可能直接控制信息服務的內部處理過程，然而，用戶管理人員都能夠影響信息服務效果。來自公司首腦和用戶管理人員等方面的積極支持和配合，能夠促使信息服務工作朝著更有效、更實用的方面發(fā)展，從而加速了信息服務的發(fā)展。不言而喻，信息服務部門的作用也會影響信息服務順利和穩(wěn)定的發(fā)展。但要指出的是，信息服務部門的作用中最重要的一點是建立業(yè)務領域管理人員與公司首腦之間的聯系。在17年中，某一數據處理部門由五個操作員(僅使用數據記錄設備)發(fā)展到300多個信息服務專業(yè)人員，信息服務在預算額和人員方面迅速的增長是很普遍的現象。我們可以把這種發(fā)展看成是由于信息服務承擔或幫助完成了越來越多的工作任務而引起的。例如，目前的訂貨單一般是由計算機自動產生的，大學的課表一般也是由計算機編排的，醫(yī)院里的藥物清單通常也是由計算機藥品發(fā)送系統(tǒng)給出的。信息服務的范圍信息服務的范圍包括受信息服務影響或在信息服務控制下的所有事情和活動。那些不重視信息服務職責范圍的用戶，看問題往往有一定的片面性，他們認為信息服務只與局部業(yè)務領域的那些事情和活動有關系。而事實上，信息服務要牽涉到整個公司。當今，哪怕是一個小公司，其業(yè)務部門都要依靠公司的數據處理和信息服務系統(tǒng)來處理問題。我們最好還是通過某一個公司中信息服務所適用的那些業(yè)務領域的例子，來說明信息服務應用范圍的廣闊性。這是一個制造業(yè)公司的例子。展示了這個公司中業(yè)務領域與信息服務的相互關系和信息服務的組織結構。由于信息服務系統(tǒng)貫穿于整個公司，所以信息服務已成為公司中每一個部門開展工作的重要保障。已經證明，在財會部實現計算機化后，性能與價格之比較高。所以，幾乎在每一個公司中，都首先使會計系統(tǒng)自動化。收帳、付帳、總帳和發(fā)放工資的自動處理系統(tǒng)的成功已初步證明許多公司購買計算機是明智的。生產部把信息服務系統(tǒng)應用于諸如庫存管理和產品調度。近年來，許多制造業(yè)公司還建立了資源規(guī)劃系統(tǒng)(MRP)?，F在，生產任務的連續(xù)性和完整性在很大程度上依賴于信息服務部門所提供的準確而及時的信息。隨著競爭的日益激烈，市場部已開始重視信息服務。市場部通過市場分析系統(tǒng)能夠及時地調整銷售方針，通過聯機訂貨單登記系統(tǒng)能為用戶提供更好的服務。實踐證明，市場分析系統(tǒng)在制定銷售對策方面所起的作用是非同小可的。大多數人才開發(fā)部都已將人員統(tǒng)計業(yè)務自動化了。采用計算機系統(tǒng)有助于更好地使用人才。通過計算機系統(tǒng)對人員技能的測定，就能給職工分配最適合其才能的工作。舉一個例子，有一個設計能力較差的工程師來尋找職業(yè)，經公司的計算機系統(tǒng)測定后，指出他只適合做技術銷售工作，他只好主動地到別處另謀職業(yè)。現在不少主管人事的副總裁竟成了計算機的忠實信徒。采購部的采購員正在用計算機系統(tǒng)取代笨重的手工操作系統(tǒng)。這些計算機系統(tǒng)不僅為采購員減輕了勞動強度，節(jié)省了時間，而且還提供了重要的信息，擴大了他們的購買能力，同時還能產生所需的文件。例如，有一個擁有5000萬美元的公司，由于建立了信息系統(tǒng)，能夠獲得及時而準確的信息，所以少花100萬美元就能購買到實際上與前一年相同的貨物。分銷部的產品通常是由生產部門和銷售部門提供的。分銷部的計算機系統(tǒng)能夠把功能相近的產品綜合在一起，按照成品的規(guī)格、樣式并結合用戶的需要提出最佳的分配方案。研究與開發(fā)部門一般依靠數據中心向用戶提供多種技術軟件包，例如，模型、科學語言、圖形、統(tǒng)計以及具有特殊功能的專用硬件等等。由于研究與開發(fā)部門具有特殊的工作性質，因此他們對建立信息服務系統(tǒng)的要求更高。首先，由于研究與開發(fā)型項目對計算機資源的需求通常是難以準確估計的；其次，由于大部分研究與開發(fā)型的項目要求主存儲器容量比較大，處理機的能力比較強，所以對計算機系統(tǒng)的要求就比較高。在一般情況下，研究與開發(fā)的作 業(yè)處理往往需要一臺專用的計算機。公司的總裁、副總裁和總部的行政人員根據計算機輸出的信息作出常規(guī)的戰(zhàn)略的決策。過去有一家小型制造業(yè)公司，當有人問起其總裁關于他的產品的固定成本時，他感到棘手，根本回答不上來。于是，他馬上就批準購買一臺小型計算機并雇用程序員和操作員。到了20年后的今天，該公司的信息服務人員已發(fā)展到100多人。那位總裁認為，該公司的大部分成就應歸功于明智地使用了計算機。盡管一個部門的預測對利潤的作用被認為是無足輕重的，但就提高對信息服務的認識而言，對它的分析確能起到一定的幫助。如果銷售預測能產生1%～4%的利潤，這時我們完全有理由認為信息服務部門與公司其它的傳統(tǒng)機構有同樣的重要性。如上圖所示，信息服務部門是公司的一個主要機構。遺憾的是，多數公司尚未認識到在他們的組織結構中應設立信息服務部門。如果用戶和公司的管理人員認識到信息服務的作用，那么就能給予信息服務部門以恰如其分的職權和組織上的地位。然而，就目前來說，這個問題仍有待于進一步解決。從企事業(yè)單位的角度來考察信息服務，有洞察力的用戶就會發(fā)現，來自企事業(yè)各個角落的重要請求必須寄托于信息服務。通常，銷售、會計或公司其它機構所面臨的問題或限制條件也是信息服務的問題和限制條件。用戶管理人員應該以這種認識來調節(jié)服務請求的作用和緊迫性。關鍵術語□ 常用的關鍵術語的定義計算機工業(yè)和信息處理產業(yè)令人吃驚的相似之處是都把新造的詞匯和縮寫詞引入專業(yè)詞匯表中。本章的很大部分致力于介紹和闡明這類術語。各業(yè)務領域的管理人員和公司的決策人應該知道，從事信息服務的所有專業(yè)人員不可能對這些術語有統(tǒng)一的理解。通常在使用這些術語時，很少有人給這些術語下明確的定義，這樣就容易產生各種各樣的誤解。有數百個信息服務術語和概念是用戶管理人員應該熟悉和掌握的。這些術語將在本章中加以詳細說明。下列術語的概念是用戶管理人員和信息服務專業(yè)人員容易混淆的，我們首先加以介紹。(DP)。顧名思義，就是指對數據的加工處理，可以由人來直接處理，也可以用電子設備來處理。(EDP)。是指用電子計算機或電子記錄設備對數據進行處理。這一術語的提出主要是為了與人工數據處理相區(qū)別。(ADP)。它是電子數據處理的另一種說法，是一種較通用的術語。。是指計算機化的處理系統(tǒng)，它既能對數據進行處理，又能進行決策處理。。這個提法本身不太確切，因為信息是經處理產生出來的，不是被處理的對象。然而，它已成為一個被普遍接受的術語。它包含兩層含意：第一，它意味著對數據進行處理，并產生信息；第二，它用來泛指與信息服務業(yè)務有關的系統(tǒng)、人員、軟件和硬件。(CBIS)。它與通常說的信息系統(tǒng)是同一概念。(MIS)。這一術語是為了強調相近功能系統(tǒng)的綜合，建立公司一級的數據庫，消除系統(tǒng)的冗余度而提出的。盡管大多數公司實際上達不到上面提出的目標，該術語又不太確切，但現在這一術語仍然流行，并可與信息系統(tǒng)這一術語交換使用。(DSS)。這是近來作為一個新術語而被引入信息處理業(yè)中的。而實際上它并非是一個新概念。所謂新的東西是指技術革新、新的模型、新的面向用戶的查詢語言以及先進的硬件(如彩色圖形顯示)，這些不僅能提高生產能力，而且能提供支持決策過程的信息。一個信息系統(tǒng)是逐級開發(fā)和實現的。決策支持系統(tǒng)是信息系統(tǒng)的一個組成部分，它利用有效的數據和信息來進行決策處理。(IRM)的概念是，把信息看成是一種資源，從而也應當對其進行管理。信息資源管理也可以由個人負責，一般由信息資源管理員負責。從理論上講，應該指定有高級職務的人(如公司副總裁)來擔任信息資源管理員，由他來負責管理全公司的信息資源。信息資源管理員這個職務與傳統(tǒng)的信息服務業(yè)務(如服務、程序設計、操作等等)的管理人員不能混同。，人們對辦公室自動化和字處理(WP)給予極大的重視，所以也應列入關鍵術語表中。對于辦公室自動化的種種非議都是沒有根據的。辦公室自動化是指在辦公室以通常方式使用計算機并進行信息服務。辦公室自動化是計算機的一項重要應用，但決不是如某些人吹噓的那樣是什么革命性的新概念。字處理泛指利用計算機硬件和軟件來處理文件。通常把它看成是辦公室自動化的一個組成部分。由系統(tǒng)分析員和程序員組成的小組，在同用戶管理人員進行系統(tǒng)功能討論時，使用上述可以互相替換的術語是常見的事情。雖然會引起一些麻煩，但也是無關大局的。盡管這些術語之間存在著細微的差別，但在大多數情況下是可以互換使用的。如果這類術語用在含意較深的文章中，則要求闡述清楚。在本章中，信息服務是公司在開發(fā)和維護信息系統(tǒng)過程中經常使用的一個術語。為使讀者有統(tǒng)一的理解，在同樣的上下文中，管理信息系統(tǒng)、信息系統(tǒng)和計算中心等術語都可以與信息服務系統(tǒng)交換使用。□ 管理信息系統(tǒng)的定義如果隨便請五個公司的行政領導給管理信息系統(tǒng)下定義，必定是各人有各人的說法。從管理和信息服務專業(yè)人員使用這一術語之廣泛程度來看，這的確是有點荒謬。如果執(zhí)行委員會(.)還沒有對產品、生產成本以及市場潛力深入地了解，就批準引進一條新的生產線，這是經濟上冒險的行為。如果執(zhí)行委員會對開發(fā)的管理信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的認識(甚至缺乏統(tǒng)一認識的要求)，卻打算批準開發(fā)一個沒有明確目的、范圍和目標的，耗資數百萬美元的管理信息系統(tǒng)，就必然給系統(tǒng)的開發(fā)設置重重障礙。因此，成功地實現系統(tǒng)的可能性也就很小。盡管執(zhí)行委員會的每個成員都對所提出的管理信息系統(tǒng)有了統(tǒng)一的認識，但每個人對實現該系統(tǒng)可以有不同的方法。盲目的開發(fā)會給信息