【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 編制： 日期： 三崎美容美發(fā)用品有限公司 編號(hào)：SQ/程序03 版本：A/00 文件控制程序 生效日期：2004/11/28編寫： 審核： 批準(zhǔn)：目的制定本程序文件，對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的各種文件進(jìn)行有效的控制，保證各工作場(chǎng)所使用的文件均為有效版本。適用范圍本文件適用于所有與質(zhì)量體系文件有關(guān)的文件的控制，包括分發(fā)到供方的采購(gòu)文件。職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)與發(fā)布。 管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫質(zhì)量手冊(cè)、程序文件。 各部門負(fù)責(zé)編寫作業(yè)指導(dǎo)文件及相關(guān)管理制度，由管理者代表審批。 行政部負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收、歸檔等管理。定義 文件是指和質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料，包括電子文件。技術(shù)文件指與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等文件。采用/引用的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、國(guó)家、地方法律法規(guī)文件等。文件和資料的編號(hào)、登記、標(biāo)識(shí)和編目 A．質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)： SQ/手冊(cè)□□□□ 質(zhì)量手冊(cè)發(fā)布年號(hào)：用年份表示 用中文手冊(cè)表示企業(yè)質(zhì)量手冊(cè) SQ表示企業(yè)三崎公司程序文件的編號(hào)： SQ/程序 □□ 程序文件順序號(hào)：用002……表示 用中文程序表示企業(yè)程序文件 SQ表示企業(yè)三崎公司 C．管理制度的編號(hào)： SQ/管理 □□ 管理制度發(fā)布序號(hào)：用002……表示 管理制度代號(hào) SQ表示企業(yè)三崎公司： SQ/ 規(guī)程□□ 技術(shù)文件序號(hào)：用002……表示 操作規(guī)程代號(hào) SQ表示企業(yè)三崎公司： SQ/ 技術(shù)□□ 技術(shù)文件序號(hào)：用002……表示 技術(shù)文件代號(hào) SQ表示企業(yè)三崎公司： SQ/記錄□ 記錄順序號(hào)：用002……表示 記錄表格代號(hào) SQ表示企業(yè)三崎公司 其它文件由公司行政部對(duì)所發(fā)受控文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)定由文件控制部門負(fù)責(zé)人審定。A. 質(zhì)量體系文件經(jīng)編制、審核、會(huì)簽并批準(zhǔn)后，原版文件交由辦公室保管并列入《受控文件清單》。、審核、會(huì)簽并批準(zhǔn)后，原版文件交由各部門保管并列入《受控文件清單》。文件的審批、發(fā)放、簽收、歸檔和移交 文件的審核、會(huì)簽與批準(zhǔn)。；填寫“會(huì)簽及發(fā)放范圍確認(rèn)表”，管理者代表批準(zhǔn)。、管理制度由各部門負(fù)責(zé)編寫，填寫“會(huì)簽及發(fā)放范圍確認(rèn)表”，提出會(huì)簽部門與發(fā)放范圍，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽，管理者代表審核批準(zhǔn)。 操作規(guī)程、技術(shù)文件由各部門負(fù)責(zé)編寫，填寫“會(huì)簽及發(fā)放范圍確認(rèn)表”，提出會(huì)簽部門與發(fā)放范圍，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽，部門負(fù)責(zé)人或管理者代表審核，管理者代表批準(zhǔn)。 對(duì)外來(lái)文件由各部門負(fù)責(zé)收集、整理，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，交行政辦公室統(tǒng)一管理編號(hào)、存檔蓋上“外來(lái)文件”印章，列入“質(zhì)量體系文件總覽表”。對(duì)須借閱有關(guān)文件的人員，經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)后，填寫“借閱文件登記表”后方可借閱，且借閱后應(yīng)在借閱期內(nèi)歸還。 行政辦公室負(fù)責(zé)編制“質(zhì)量體系文件總覽表”、“質(zhì)量記錄總覽表”，經(jīng)批準(zhǔn)后的文件統(tǒng)一交行政辦公室，由行政辦公室登記入“質(zhì)量體系文件總覽表”，同時(shí)填寫“文件發(fā)放（回收）登記表”，按“會(huì)簽及發(fā)放范圍確認(rèn)表”中規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，文件接收人在接收文件時(shí)應(yīng)同時(shí)在“文件發(fā)放（回收）登記表”中簽名。 質(zhì)量體系文件分“受控”與“非受控”狀態(tài)，受控文件是指發(fā)放到質(zhì)量體系運(yùn)行中直接執(zhí)行該文件的有關(guān)部門、人員和崗位的文件；非受控文件是指發(fā)放給非直接執(zhí)行該文件的部門或個(gè)人參閱或其他作用的文件。當(dāng)文件處于非受控狀態(tài)時(shí)，行政辦公室不負(fù)責(zé)更新與回收；行政辦公室在發(fā)出文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件接收部門或個(gè)人的性質(zhì)，在文件的右上角加蓋紅色“受控”印章。 如需在異地簽收文件，可根據(jù)需要另附“文件發(fā)放（回收）登記表”，連同文件發(fā)給該部門或人員簽收，簽收后登記表返回辦公室統(tǒng)一管理。 文件如因工作需要或丟失需補(bǔ)充發(fā)放，由確認(rèn)文件會(huì)簽和發(fā)放范圍的部門或人員批準(zhǔn)，在“會(huì)簽及發(fā)放范圍確認(rèn)表”中“補(bǔ)充發(fā)放范圍”欄處填寫。 因機(jī)構(gòu)調(diào)整，部門有所增減的，由所需文件的部門向行政辦公室提出，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，由行政辦公室負(fù)責(zé)發(fā)放。需要存檔文件、重要文件由資料管理員進(jìn)行管理和存檔。　 需要移交的文件按要求做好移交及簽收手續(xù)。文件的更改。，原文件審批部門應(yīng)向修改部門或人員提供有關(guān)的背景材料。文件失效/作廢、回收和銷毀／作廢的文件和資料由原發(fā)文部門資料員按原發(fā)放范圍收回，需作資料保留的，加蓋“作廢”印章，保證從所有使用場(chǎng)所撤回失效/作