【文章內(nèi)容簡介】 點(diǎn)對完成會(huì)議目標(biāo)是否容易、設(shè)備提供是否齊全、交通是否便利、場地大小是否適中等因素。議程特別長的會(huì)議，最好是在辦公地點(diǎn)以外的地方舉行，以免受到干擾。 (8)議程及有關(guān)資料應(yīng)先發(fā)給與會(huì)人，使他們能事先作必要的準(zhǔn)備。 (9)按每一與會(huì)者每分鐘的工資額及每一分鐘所享有的福利額估計(jì)會(huì)議成本。假定：①與會(huì)者計(jì)有十位；②每一位工資20，000元；③每一位的每個(gè)月工作時(shí)間為10，000分鐘；以及④每一位在平時(shí)所享有的福利等于工資的25%。在這些假設(shè)下，而對十位與會(huì)者每開一個(gè)鐘頭的會(huì)議所須支付的代價(jià)則為1500元!會(huì)議成本的估計(jì)有助于提醒會(huì)議召集者審慎處事，將有助于提醒其他與會(huì)者珍惜會(huì)議時(shí)間。(10)應(yīng)該對會(huì)議加以時(shí)間限制(即事先制定起迄時(shí)間)，并按每一個(gè)議案的重要程度而分配給它適當(dāng)?shù)臅r(shí)間。(11)可能的話，應(yīng)限定出席會(huì)議的次數(shù)，只出席與自己有關(guān)的或是自己有所貢獻(xiàn)的會(huì)議。 2會(huì)議中 (1)會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始。在會(huì)議中如等候遲到者。為則等于懲罰準(zhǔn)時(shí)者。等候遲到者的先例一開，則原來的準(zhǔn)時(shí)者將可能變?yōu)檫t到者，而原來的遲到者將可能變本加利地成為更嚴(yán)重的遲到者，避免和消除這種局面，召集會(huì)議者應(yīng)先預(yù)告會(huì)議將準(zhǔn)時(shí)舉行，然后毫無例外地堅(jiān)持準(zhǔn)時(shí)舉行。 (2)在會(huì)議進(jìn)行中可指定專人控制時(shí)間。 (3)不要令與會(huì)者過于舒服——盡量避免提供茶水或點(diǎn)心；當(dāng)議程很短而且無需作記錄時(shí)，可考慮采取站立的方式開會(huì)。 (4)應(yīng)按議程所編列的優(yōu)先次序進(jìn)行討論。 (5)除非緊急事件，否則應(yīng)避免會(huì)議受到干擾——包括電話及訪客的干擾。 (6)視實(shí)際需要可讓部分與會(huì)者參加會(huì)議的一部分，即令與會(huì)者只參加與他們有關(guān)的議案的討論。這樣，有些與會(huì)者可在會(huì)議進(jìn)行到某一階段時(shí)才加入，另一些與會(huì)者則可在會(huì)議結(jié)束之前離席。 (7)在結(jié)束會(huì)議之前，主席應(yīng)概括復(fù)述所完成的結(jié)論，或經(jīng)過與會(huì)者所同意的各項(xiàng)工作分配及完成各種工作的時(shí)限。 (8)會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，好讓與會(huì)者安排自己的時(shí)間與工作。在開會(huì)之前，如能將重要的議案排在議程的前端，則可令休會(huì)前未及處理的議案只限于次要者。 3會(huì)議后 (1)偶而令與會(huì)者對剛剛結(jié)束的會(huì)議作即席而不具名的考核?？己吮碇兄辽賾?yīng)包括下列各項(xiàng)：會(huì)議的目標(biāo)是否清晰?議程與有關(guān)資料是否在開會(huì)前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間收到?會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束?倘若會(huì)議不是準(zhǔn)時(shí)開始與準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，那是因?yàn)槭裁?會(huì)議是否按議程所制定的次序進(jìn)行?會(huì)議的目標(biāo)是否被完成?如有必要分配工作并決定其履行期限，則這些事是否被做妥?在全部會(huì)議時(shí)間內(nèi)，有百分之幾的時(shí)間不被有效利用?為什么? (2)會(huì)議記錄應(yīng)盡快作成。精簡完備的會(huì)議記錄應(yīng)在二十四小時(shí)之內(nèi)，或至遲在四十八小時(shí)之內(nèi)派給有關(guān)人士。會(huì)議記錄如能在極短的時(shí)間內(nèi)派發(fā)，則可令一部分人士免于參加會(huì)議。 (3)為杜絕與會(huì)者無故缺席、遲到或早退，可考慮在會(huì)議記錄上注明哪些人無故缺席、遲到或早退。這是一種極度嚴(yán)重的懲戒措施。(4)追蹤會(huì)議的決議與待辦事項(xiàng)。(5)解散已達(dá)目的的各種委員會(huì)或工作小組。以上所列舉的治療會(huì)議病的處方，主要是供會(huì)議召集者使用。倘若你并非會(huì)議召集者，則不妨設(shè)法將上列的處方介紹給他們。只是“良藥苦于口”，你必須具備足夠的勇氣與高超的技巧，才能令會(huì)議召集者接受它們。□ 誤區(qū)之七：“文件滿桌病” 只要對各級管理者的辦公桌稍加留意，管理者大概都能獲得這樣的一個(gè)共同印象：多數(shù)的辦公桌都堆滿文件，其中有一些辦公桌甚至雜亂得不堪入目。  造成“文件滿桌病”的原因，大致有以下五個(gè)： (1)授權(quán)不足； (2)猶豫不決； (3)半途而廢的工作習(xí)慣； (4)故意縱容文件的堆積； (5)擔(dān)心遺忘文件的心理。 對那些不愿意或不善于從事“分層負(fù)責(zé)與逐級授權(quán)”的管理者來說，許多本來可以由部屬處理的文件都要交到他們那兒，這是導(dǎo)致文件堆積的一種重要原因。消除這個(gè)原因的根本辦法，在于授權(quán)部屬處理文件。 以上已將“文件滿桌病”的造因及其對策作了簡要的提示。在實(shí)際治療“文件滿桌病”時(shí)，下列十二種經(jīng)驗(yàn)性的“處方”很值得管理者借鑒： (1)充分發(fā)揮字紙簍的功能，亦即非確實(shí)有用的資料或文件盡量棄去。 (2)不要為了使辦公桌看來干凈而將桌上的東西全部擠進(jìn)抽屜中，或是堆積于另一處。 (3)建立一套便于排斥、儲存、與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng)。 (4)可能的話，在每天同一時(shí)間處理文件。這樣將可避免文件被拖延處理。 (5)辦公桌上或辦公桌周圍的物件的擺置，必須遵守這樣的準(zhǔn)則：每一件物品必須被擺置于固定的地方(此即“各就各位”)。 (6)只容許最優(yōu)先辦理的文件擺在辦公桌的中央，優(yōu)先次序較低的文件，則應(yīng)擺在其它地方，因?yàn)楣芾碚呙恳淮沃荒芗芯ψ鲆患?。? (7)零星的裝飾物——照片、紀(jì)念品等，不應(yīng)擺在辦公桌上。它們不但占用空間，而且也容易令注意力分散。 (8)每天下班之前應(yīng)將辦公桌整理就緒。(9)除了資料不足，否則每種文件原則上只應(yīng)處理一次。每次拿起文件，不要只將它擺在“待辦”的卷宗之中，而應(yīng)當(dāng)場處理掉。這即是說，應(yīng)答復(fù)的即當(dāng)場答復(fù)，要研讀的即當(dāng)場研讀。這樣做才能令文件及早脫離辦公桌。(10)訓(xùn)練助手處理例行性文件。不要令助手一收到文件立即交給你，而要讓他們判別文件的類別與重要性。對那些沒有用處的文件(如宣傳品之類)，授權(quán)助手棄去，需要保留的但不必你過目的文件，讓他們即刻直接歸檔，例行性的信函則由他們代為答復(fù)。 (11)交代部屬閱讀外來文件，并要求他們在文件上標(biāo)示要點(diǎn)。這些文件若須由你答復(fù)，則在文件上批示答復(fù)要點(diǎn)，讓部屬代為答復(fù)。可能的話，盡量以電話答復(fù)。 (12)規(guī)定較冗長的書面報(bào)告應(yīng)附以封面，封面上寫明題目、編造日期、編造者、及內(nèi)容摘要。以上各種經(jīng)驗(yàn)性“處方”中，第三種“處方”——建立一個(gè)便于排斥、儲存與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng)，可以說是治療“文件滿桌病”的最佳效能者。每一位管理者都必須設(shè)計(jì)一套文件處置系統(tǒng)。這套系統(tǒng)不一定要跟他人的一樣，但卻必須最適合自己。□ 誤區(qū)之八：交通高峰堵塞解決方案： (1)有意避免交通擁擠的高峰時(shí)間而提早上班。這樣，不但所花的交通時(shí)間較短，而且提早到達(dá)工作場所，可令自己獲得一段不受干擾的清靜時(shí)間。倘若是搭汽車或火車上班，則提早上班的另一好處，便是在交通工具上可以擁有座位以免除站立的辛苦。(2)如有可能，則避免在交通擁擠的高峰時(shí)間離開工作場所，以獲得類似上一項(xiàng)的好處。(3)利用上班的交通時(shí)間，構(gòu)思當(dāng)天的工作細(xì)節(jié)及分析個(gè)人或企業(yè)所遭遇的問題，并利用下班的交通時(shí)間，檢查當(dāng)天的工作得失及計(jì)劃第二天的工作內(nèi)容。 (4)充分利用卡式錄音帶，以增進(jìn)知識及技能。目前有關(guān)語文或管理技能的錄音帶在市場上已愈來愈普遍，甚至自己也可以事先錄制。開車上班的人固然可令自己的座車成為活動(dòng)的播音室，搭汽車或火車上班的人也未嘗不能隨身攜帶“隨身聽”，擇時(shí)使用。 其次，談?wù)勅绾螠p少商務(wù)旅行所引起的時(shí)間浪費(fèi)。商務(wù)旅行——特別是以飛機(jī)為主要交通工具的國外商務(wù)旅行，是一種費(fèi)時(shí)、費(fèi)錢、又費(fèi)力的工作。在承擔(dān)這種工作之前，希望你能參照下面的要領(lǐng)，以提高你的效率： 1出發(fā)前 (1)這次的旅行真有必要嗎?能否以書信、電報(bào)或電話取代?能否請外地的客戶前來而不需要你移樽就教? (2)這次的旅行能否推辭以便與下一次的旅行合并? (3)假如這次的旅行確有必要，那么是否非由你親自出馬不可?能否讓他人“特別是部屬”代替? (4)假若此次旅行非你莫屬，則首要之務(wù)便是慎選一家信譽(yù)良好的旅行社，令其代為規(guī)劃行程及辦理有關(guān)手續(xù)。這類工作是旅行社最為拿手的，所以你最好是借重旅行社的專長，而不要令你的部屬去承擔(dān)這類工作，更不要由你親自處理這類工作。至于旅行社的選擇，最理想的方法便是請經(jīng)常從事商務(wù)旅行的人代為推薦。選定旅行社之后，最好能跟它建立長久的主客關(guān)系，因?yàn)檫@樣它才較能了解你的真正需要以及你的好惡。 (5)盡早訂立行期，并盡量避免將行期訂在旅客眾多的假期，這樣旅行社才較容易為你安排直達(dá)目的地的路線(亦即減少轉(zhuǎn)換飛機(jī)的次數(shù)。)還有，可能的話，應(yīng)避免乘搭一天中的最后一班飛機(jī)，因?yàn)樽詈笠话囡w機(jī)被取銷飛行的機(jī)會(huì)最大。 (6)編制旅行計(jì)劃表。該計(jì)劃表至少應(yīng)包括下列各項(xiàng)： ①每日行程；②拜訪對象的姓名、地址、及聯(lián)絡(luò)電話；③與拜訪對象所預(yù)定處理的事項(xiàng)；④班機(jī)號碼