【正文】 如其來的干擾。必要時管理者亦可要求求見的部屬事先向秘書登記，并將求見的原因及大致所需的時間通知秘書，以便秘書作出合理的時間安排與資料的準(zhǔn)備。這樣，任何走向管理者辦公室的人均在秘書的視線范圍以內(nèi)。固然門戶開放政策有助于下情上達(dá)，但這種政策的實(shí)施應(yīng)以不妨礙管理者的工作為限。一旦管理者將決策拖延到期限屆滿時才予以制定，那么不出錯則已，一出錯則永遠(yuǎn)無法挽回。這說明了何以管理者一遇重大事件便會猶豫徘徊，也說明了何以求好心切的作家老是無法寫完書的第一章。這種思維方式是這樣的： “這種任務(wù)必須履行，但是它令人感到不愉快，因此管理者將盡量予以拖延。結(jié)果，出人意外的是：左邊通常只有一、兩個情緒上的借口。采取各個擊破法以對付拖延的作風(fēng)時，有兩點(diǎn)必須特別加以注意：第一、每一個行動步驟都要非常簡單，而且很快即可做好——可能的話，應(yīng)使每一個步驟在幾分鐘之內(nèi)能處理完畢。 (3)翻查有關(guān)資料并檢查全面情況。但在切成薄片之后，因形狀及色調(diào)改變而頗能引起食欲。至于克服拖延的方法，常用的有四種：①各個擊破法；②平衡表法；③思維方式改變法；④避免過分追求盡善盡美法。這即是說，你的拒絕是對事而不對人的。有時不申訴理由反而會顯得真誠。這即是說，不要被請托者說服而打消或修正拒絕的初衷。 (4)拒絕接受請托時，你在表情上應(yīng)和顏悅色。即令你在他述說的半途中即已知道非加以拒絕不可，你都必須凝神聽完他的話語。這樣做，為的是確切地了解請托的內(nèi)涵，以及表示對請托者的尊重。最好多謝請托者能想到你，并略表歉意。 (6)拒絕接受請托者，你最好能對請托者指出拒絕的理由。例如你偶而對頻頻請托的人和顏悅色地說：“真抱歉，這一次我將無法效力，希望你不介意!”，相信不致于產(chǎn)生不良的后果。 (8)拒絕接受請托之后，如有可能你應(yīng)為請托者提供處理其請托事項(xiàng)的其它可行途徑。前三種方法適用于對抗因不愉快的事或困難的事而導(dǎo)致的拖延，最后一種方法則適用于對抗因重大決策而導(dǎo)致的拖延。令人不愉快或令人感到困難的事，若能照樣地細(xì)分為許多件小事，且每次只處理其中的一件，則這種事情的處理本身將不致于令人反胃。 (4)決定到底在電話中應(yīng)怎么說。第二、第一個行動步驟都必須以書面列明，因?yàn)槿绮贿@樣做，就可能永遠(yuǎn)不會針對拖延的事情采取行動。如“可能導(dǎo)致尷尬的局面”、“可能令管理者感到厭煩”等；右邊則有許多的好處，其中的一項(xiàng)可能是“將討厭的事做好，輕松了許多”?！豹? 倘若管理者能將以上的思維方式改為： “這種任務(wù)是令人感到不愉快的，但是它必須完成，因此管理者將立即做完它，以便盡早忘掉它。對那些因過分追求完美遲疑不決的管理者來說，底下的兩劑藥方相信是有益的：第一、決策環(huán)境本身若具風(fēng)險性，即是具有不確定性，因此想獲得完備的決策資料是不可能的。□ 誤區(qū)之四：不速之客干擾 1 不要采取無條件的“門戶開放政策” 在強(qiáng)調(diào)“員工為本”的領(lǐng)導(dǎo)方式之下，許多管理者為避免令員工產(chǎn)生高不可攀的錯覺，遂矯枉過正地采取無條件的門戶開放政策——即向所有員工宣稱，隨時都樂于接見他們并盡量聽取他們的意見。換句話說，管理者若能改而采取有條件的門戶開放政策，則起碼可減少一部分不速之客。在不速之客走進(jìn)管理者辦公室前，秘書應(yīng)該禮貌地問明來意，并以類似這樣的話語征詢來客的意見：“他正忙著呢!您要不要他回頭再與您聯(lián)系?還是想現(xiàn)在與他見面?”這樣做可擋住大部分無特殊急事的不速之客。當(dāng)然，特殊事件或緊要情況的呈報，將不在此限。此種處置方式頗為可取。第四、部屬的求見，多半是為咨詢業(yè)務(wù)有關(guān)的問題，當(dāng)管理者置身于部屬辦公室，一旦有需要再度檢查資料，則唾手可得。此時管理者可走到辦公室的外面與他熱烈握手并問明來意，以便決定是否請他進(jìn)入辦公室。就算管理者愿意當(dāng)場與他交談，管理者仍以站立為宜，因?yàn)橐坏┕芾碚哒玖t可避免對方坐下。這將促使面談適時地在自然的方式下結(jié)束。述說這類的話語需要相當(dāng)?shù)募记?，否則很容易被訪客視為傲慢無禮。隱蔽的辦公室便是一個理想的“避風(fēng)港”。這種經(jīng)常性的非正式接觸，不但有助于意見的溝通，而且可以減少開會或面談的重要。由上面第一個原因所引起的干擾的根本補(bǔ)救辦法在于增加對部屬的授權(quán)；由后三個原因所引起的干擾，則可借管理者本身的自律、談話技巧的改進(jìn)、以及秘書的協(xié)助而大量地予以消除。接到這一類電話時，秘書應(yīng)巧妙地建議由她本人或管理者以外的其他適當(dāng)人員代為處理。第四類為難以分辯重要性的電話。第三，管理者可選擇最適當(dāng)?shù)臅r間回復(fù)電話。 3打出去的電話應(yīng)由秘書代撥除非為了表示特別尊重受話者(如長輩或上司)，否則先讓秘書代撥電話。 5避免以題外話作開場白除非有意閑聊，否則不應(yīng)以“您好嗎?好久不見了。但是，它卻經(jīng)常被濫加使用，以致成為一種費(fèi)時費(fèi)事有礙正常運(yùn)作的疾病。(2)為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會。有些會議是因“人家會計(jì)處每兩星期就舉行一次會議，我們?nèi)耸绿幱重M能不跟進(jìn)?”而召開，它并非旨在解決自身的問題。(5)為推卸責(zé)任而開會。有些會議是因“管理者不想令少數(shù)人太過難堪”而召開。至于其他守時的十三位同事則可能因無辜受責(zé)而士氣低沉。現(xiàn)將一般時間管理專家所提出的有效的處方列舉如下： 1會議前 (1)有些會議是可以不用召開的，因此在籌備會議之前應(yīng)先尋找取代會議的可行途徑，諸如：①能由適當(dāng)?shù)娜藛T有效地解決的問題(或制定的決策)，則歸由該適當(dāng)人員解決(或制定)。③偶而取消一兩次會議，以觀察該等會議的需要程度。將有需要開會討論的議案集中在卷宗內(nèi)，等卷宗內(nèi)的議案累積到相當(dāng)程度時再召開會議。這一策略的主要用意，在于令各階層主管于開會之前三思有無開會的必要，以杜絕他們?yōu)E用開會手段。有些主管恐怕是為了表示公正或民主，一遇開會場合則讓手下所有員工參加。 (6)選擇適當(dāng)?shù)拈_會時間，以令所有與會者都能出席。 (7)選擇適當(dāng)?shù)拈_會場地，以方便與會者。 (9)按每一與會者每分鐘的工資額及每一分鐘所享有的福利額估計(jì)會議成本。(11)可能的話，應(yīng)限定出席會議的次數(shù)，只出席與自己有關(guān)的或是自己有所貢獻(xiàn)的會議。等候遲到者的先例一開，則原來的準(zhǔn)時者將可能變?yōu)檫t到者，而原來的遲到者將可能變本加利地成為更嚴(yán)重的遲到者，避免和消除這種局面，召集會議者應(yīng)先預(yù)告會議將準(zhǔn)時舉行，然后毫無例外地堅(jiān)持準(zhǔn)時舉行。 (5)除非緊急事件，否則應(yīng)避免會議受到干擾——包括電話及訪客的干擾。 (8)會議應(yīng)準(zhǔn)時結(jié)束，好讓與會者安排自己的時間與工作。精簡完備的會議記錄應(yīng)在二十四小時之內(nèi)，或至遲在四十八小時之內(nèi)派給有關(guān)人士。(4)追蹤會議的決議與待辦事項(xiàng)。只是“良藥苦于口”，你必須具備足夠的勇氣與高超的技巧，才能令會議召集者接受它們。消除這個原因的根本辦法，在于授權(quán)部屬處理文件。 (3)建立一套便于排斥、儲存、與調(diào)閱文件的處置系統(tǒng)。 (6)只容許最優(yōu)先辦理的文件擺在辦公桌的中央，優(yōu)先次序較低的文件，則應(yīng)擺在其它地方，因?yàn)楣芾碚呙恳淮沃荒芗芯ψ鲆患?。?9)除了資料不足，否則每種文件原則上只應(yīng)處理一次。(10)訓(xùn)練助手處理例行性文件。這些文件若須由你答復(fù)，則在文件上批示答復(fù)要點(diǎn)，讓部屬代為答復(fù)。每一位管理者都必須設(shè)計(jì)一套文件處置系統(tǒng)。倘若是搭汽車或火車上班，則提早上班的另一好處，便是在交通工具上可以擁有座位以免除站立的辛苦。目前有關(guān)語文或管理技能的錄音帶在市場上已愈來愈普遍，甚至自己也可以事先錄制。在承擔(dān)這種工作之前，希望你能參照下面的要領(lǐng)，以提高你的效率： 1出發(fā)前 (1)這次的旅行真有必要嗎?能否以書信、電報或電話取代?能否請外地的客戶前來而不需要你移樽就教? (2)這次的旅行能否推辭以便與下一次的旅行合并? (3)假如這次的旅行確有必要，那么是否非由你親自出馬不可?能否讓他人“特別是部屬”代替? (4)假若此次旅行非你莫屬，則首要之務(wù)便是慎選一家信譽(yù)良好的旅行社，令其代為規(guī)劃行程及辦理有關(guān)手續(xù)。 (5)盡早訂立行期，并盡量避免將行期訂在旅客眾多的假期，這樣旅行社才較容易為你安排直達(dá)目的地的路線(亦即減少轉(zhuǎn)換飛機(jī)的次數(shù)。 在以上各項(xiàng)中，班機(jī)及旅館的訂位最容易出錯漏，因此你最好能先訂妥后備的班機(jī)及后備的旅館。 (10)行李越簡單越好。 (11)啟程之前應(yīng)再確認(rèn)班機(jī)是否延誤，并確認(rèn)旅館的留位狀態(tài)。假如你想工作，則應(yīng)選遠(yuǎn)離小孩，并選擇通道旁邊的位置以獲得較大的空間。(2)當(dāng)航空公司的地勤人員示意旅客登機(jī)時，切勿搶著登機(jī)，因?yàn)榇藭r登機(jī)門前必定擠滿旅客，你勢必站立等候相當(dāng)時間才輪到你走進(jìn)登機(jī)門。有些人在登機(jī)之前已在候機(jī)室喝酒，飛行途中也喝酒，