【正文】 管理者必須躬親履行的工作；②管理者必須躬親履行，但可借助部屬幫忙的工作；③管理者可以履行，但部屬若有機(jī)會(huì)亦可代行的工作；④必須由部屬履行，但在緊急關(guān)頭可獲管理者協(xié)助的工作；⑤必須由部屬履行的工作。在正常情況下，管理者對(duì)第③層次以下的工作應(yīng)授權(quán)部屬履行。 (5)“找不到適當(dāng)?shù)牟繉偈跈?quán)”，常被一些管理者當(dāng)作不愿授權(quán)的借口。任何部屬都具有某一程度的可塑性，因此均可借授權(quán)予以塑造。就算真的找不到一位可以授權(quán)的部屬，仍是管理者的過失，因?yàn)樘热魡T工的招聘、培訓(xùn)、與考核工作做得不差，又豈會(huì)有“蜀中無大將”之理?由以上的分析可知，授權(quán)根本不是“能不能”的問題，而是“愿不愿”的問題。□ 授權(quán)的要領(lǐng) 下面各點(diǎn)值得每一位管理者參考： (1)在可能范圍內(nèi)應(yīng)盡量將工作交托部屬去執(zhí)行。 (2)管理者對(duì)部屬可能犯錯(cuò)應(yīng)有心理準(zhǔn)備并應(yīng)接受。 (3)授權(quán)后管理者應(yīng)強(qiáng)調(diào)部屬的工作績(jī)效，而不應(yīng)斤斤計(jì)較其執(zhí)行工作的手段。 (4)授權(quán)應(yīng)公開進(jìn)行。 (5)管理者不應(yīng)當(dāng)將授權(quán)范圍限定于例行性工作，而應(yīng)將它擴(kuò)大到需要運(yùn)用心思的工作。 (6)管理者應(yīng)鼎力支持被授權(quán)者所制定的措施，并為其承擔(dān)必要的責(zé)任。 (7)除非事先獲得協(xié)調(diào)，否則管理者不應(yīng)將兩位或兩位以上的部屬共同履行的工作交托單獨(dú)一位部屬去履行。 (8)管理者切忌從事重復(fù)的授權(quán)。(9)管理者應(yīng)由簡(jiǎn)而繁，循序漸進(jìn)地從事授權(quán)。(10)當(dāng)被授權(quán)者發(fā)生疑難時(shí)，管理者不應(yīng)只告訴他解決的方法，而應(yīng)幫他自行尋找解決方法。 (11)管理者不應(yīng)姑息被授權(quán)者的“反授權(quán)”行為——即允許被授權(quán)者在未做妥工作之前將工作擲回。 (12)管理者在授權(quán)后應(yīng)對(duì)被授權(quán)者進(jìn)行追蹤。 □ 誤區(qū)之十一：與秘書不協(xié)調(diào) 美國(guó)的“全國(guó)秘書協(xié)會(huì)”曾費(fèi)盡心機(jī)地為“秘書”立下這樣的定義：“秘書即是行政助理，她(他)具有處理辦公事務(wù)的技能，在無直接監(jiān)督的情況下，足以承擔(dān)責(zé)任，能運(yùn)用自發(fā)力與判斷力，以及在指定的權(quán)限內(nèi)有能力制定決策?！庇稍摱x可知，秘書是具有特殊身份的幕僚。這種特殊身份表現(xiàn)在秘書與管理者的緊密的工作搭配上。 既然管理者與秘書是組織內(nèi)部的小型管理隊(duì)伍的成員，這兩個(gè)成員之間必須相互配合，以避免浪費(fèi)彼此的時(shí)間。管理者與秘書之間必須定期地(至少半年一次)探索自己的與對(duì)方的時(shí)間誤區(qū)，然后再共同研究跨越這類時(shí)間陷阱的對(duì)策。 當(dāng)管理者的時(shí)間陷阱及秘書的時(shí)間誤區(qū)經(jīng)過上述的步驟尋找出來之后，管理者與秘書必須聚在一起分析兩個(gè)人的時(shí)間誤區(qū)之間的關(guān)系，借以了解每一個(gè)人如何為對(duì)方制造時(shí)間陷阱，以及了解將來應(yīng)采取哪些措施，才能避免為對(duì)方制造時(shí)間陷阱。 除了采取上述方法探索及回避管理者與秘書之間的時(shí)間陷阱之外，管理者在搞好對(duì)秘書的甄選及訓(xùn)練工作，以確保秘書成為他的管理隊(duì)伍中的左右手。但是，秘書應(yīng)具備哪些素質(zhì)與技能，才能成為管理隊(duì)伍中的左右手呢?曾兩度榮任“全美秘書協(xié)會(huì)”會(huì)長(zhǎng)的露絲加里諾為管理者提供了她的評(píng)鑒尺度。秘書評(píng)鑒尺度 (1)你的秘書是否了解你在組織里所擔(dān)任的全部責(zé)任和活動(dòng)范圍?她(他)是否了解你的個(gè)人目標(biāo)和志愿以及該等目標(biāo)和志愿怎樣與公司的目標(biāo)融合在一起?(2)你能否接連三、四個(gè)星期都不到辦公室去，但確信在這段時(shí)間內(nèi)組織里的公事和你的私事都能獲得盡責(zé)而迅速的處理?(3)她(他)是否幫你安排時(shí)間、協(xié)調(diào)約會(huì)事宜和工作程序、以及應(yīng)付限期的要求，而全然沒有滋擾到你?她(他)本身是不是一位富于條理的人? (4)她(他)是否無需你提醒即能自覺地處理并追蹤業(yè)務(wù)? (5)她(他)對(duì)待你的同事、客人和顧客是否謙恭有禮，且樂于協(xié)助?他們對(duì)她(他)的評(píng)價(jià)好嗎? (6)她(他)是否具想象力和創(chuàng)造力?她(他)能否提出原始的主意供你考慮?她(他)是否倡議新的體系和新的辦事程序? (7)她(他)是否聰慧?她(他)是否主動(dòng)處理困難的事? (8)她(他)是否有效率地傳遞文件?她(他)能否催促你及早處理其他同事所等待的那些擺在你手上的文件，以及催促其他同事及早處理你所等待的那些擺在他們手上的文件? (9)她(他)的基本秘書技能(例如文件歸檔、速記、和接聽電話的禮貌等)是否無懈可擊? (10)遇到困危時(shí)她(他)是否鎮(zhèn)定?當(dāng)工作處于緊張時(shí)，她(他)是否保持諒解與愉快的態(tài)度?當(dāng)你因受壓力而發(fā)脾氣或喪失自管理者控制時(shí)，她(他)是否泰然自若，仍象往常一般繼續(xù)工作? (11)她(他)對(duì)你是否絕對(duì)忠心和信賴?無論是公事上的或私事上的秘密你都能托付她(他)嗎? (12)她(他)是否博文廣識(shí)并促請(qǐng)你注意與你的公事及私事有關(guān)的出版物? (13)她(他)是不是一位能提供業(yè)務(wù)資料的人(即一位能為你收集你自己所不能或難以收集的資料的人)?(14)她(他)是否具有自求進(jìn)步的計(jì)劃?她(他)是否參如以管理為導(dǎo)向的課程或演講?她(他)是否嘗試進(jìn)一步去了解你所服務(wù)的公司、你的工作、你的顧客、或是你所置身的行業(yè)?(15)她(他)是否善于表達(dá)?她(他)能否以口頭或書面為你概括地陳述信息?她(他)是否知道你對(duì)某些政策或?qū)崉?wù)的見解，并能象你那樣向別人表達(dá)它們? (16)她(他)是否完成每天的工作而不理會(huì)所占用的時(shí)間?必要時(shí)她(他)是否愿意在晚間或周末工作? (17)必要時(shí)她(他)是否象一般管理者那樣將工作分?jǐn)偝鋈?換句話說，她(他)能否將她(他)所未完成的工作從事授權(quán)、督導(dǎo)，并承擔(dān)責(zé)任?她(他)能否協(xié)助你訓(xùn)練其他職員? (18)她(他)能否獨(dú)立地代你處理日常工作而無需你操心? (19)她(他)能否代你追蹤重要的日期，即你的上司，你的家庭，以及你的顧客所慶祝的日子(例如周年紀(jì)念日、生日、宗教節(jié)日、假期等)? (20)她(他)能否替你做基本的研究工作——例如為你搜集撰寫報(bào)告用的資料，甚至為你草擬報(bào)告?□ 誤區(qū)之十二：上司決策失誤工作單位的時(shí)間瓶頸現(xiàn)象的消除，有賴于上司與部屬通力合作。就上司來說，他應(yīng)多加自律、多為部屬設(shè)想、并且應(yīng)多增進(jìn)自身的管理技能。特以下面幾點(diǎn)具體的建議奉獻(xiàn)給上司：(1)接受溝通技巧的訓(xùn)練，特別是聆聽技巧、下達(dá)的命令及指示技巧的訓(xùn)練。 (2)將約會(huì)視為一種契約，令部屬在約會(huì)時(shí)空等，即表示上司本人的違約行為。 (3)學(xué)習(xí)克服茍且延緩的壞習(xí)慣，并要求自己在獲得關(guān)鍵性資料的第一時(shí)間即制定決策。 (4)學(xué)習(xí)授權(quán)技巧，并貫徹“分層負(fù)責(zé)、逐級(jí)授權(quán)”的基本管理原則。 (5)在進(jìn)行工作追蹤之前應(yīng)先自問：“這次的追蹤是否真正有必要?是否足以過份干擾被追蹤者的工作進(jìn)度?” (6)學(xué)習(xí)掌握“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)原理”，以避免過份熱衷于挑剔細(xì)節(jié)或末端。 (7)通過第三者傳遞信息給部屬時(shí)，應(yīng)特別指明該信息的緊要程度，以避免它被提升。例如“請(qǐng)轉(zhuǎn)告張三，假如他手頭上沒有什么特別緊要的事要辦，就請(qǐng)他立刻過來一下。假如他現(xiàn)在走不開，則請(qǐng)他在明天中午之前，設(shè)法跟管理者聯(lián)絡(luò)?！边@樣的指示將可避免信息的緊要性被傳達(dá)者提升。□ 誤區(qū)之十三：失約或遲到 解決方案： (1)將約會(huì)視同契的，約會(huì)遲到即是一種違約行為。 (2)在每一次約好見面的時(shí)間后，立即考慮約會(huì)遲到對(duì)自身形象及事業(yè)生涯所可能招致的不利影響。 (3)隨時(shí)作可能遲到的準(zhǔn)備，這樣你將可提前動(dòng)身。莫非法則——如一件事可能出錯(cuò)，則一定出錯(cuò)，而且它會(huì)在最不應(yīng)該出錯(cuò)的時(shí)候出錯(cuò)——對(duì)約會(huì)遲到具有高度的適用性。倘若你擔(dān)心早到會(huì)被約會(huì)的對(duì)象認(rèn)為你太著急，則你不妨攜帶一些讀物或有待處理的文件先到約會(huì)場(chǎng)地附近的咖啡店去。 (4)只要有可能，應(yīng)盡量避免約定確切的時(shí)間，例如不要說“三點(diǎn)正”，而改說“三點(diǎn)前后”或是“兩點(diǎn)三刻與三點(diǎn)一刻之間”，這樣可為自己預(yù)留余地。 (5)盡量避免將約會(huì)地點(diǎn)定在某建筑物或某標(biāo)的物之前，以免令等候者站在那兒空等，而難有其它作為。 (6)假如你預(yù)計(jì)即將遲到，則盡早致電通知對(duì)方。(7)對(duì)自己的工作次序表應(yīng)作松弛的安排，以免因其中某一項(xiàng)工作多花了時(shí)間，而延誤了其他事項(xiàng)(包括約會(huì))的時(shí)間。(8)應(yīng)事先熟悉約會(huì)地點(diǎn)的周圍環(huán)境，例如交通擁擠情況、停車難易等。 (9)極力避免第二度的約會(huì)遲到。例如你與某人約會(huì)時(shí)遲到，則與他之間千萬別再有類似情況發(fā)生，以免被他認(rèn)為你是不守信用的人。(10)請(qǐng)秘書或助手提醒你約會(huì)事宜，或是利用鬧鐘、鬧表作自我提醒。23 / 2