淺談時間管理的通則-wenkub
2023-04-24 02:41:12 本頁面
【正文】 “收集資料”之類的中標題，接著按照標題分別列出小標或?qū)嵭兄械狞c子。 28．使用電動打孔機比較方便 除了活頁式筆記本之外，報紙、雜志的剪貼資料也一律復印成B5大小，然后打上二十六個孔，再夾到活頁夾上。孔數(shù)太少，紙張撕破的危險性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應選擇二十六孔的活頁紙。 但是，最好一律使用白色活頁紙，因為本來可以隨心所欲大肆使用的活頁紙，一旦區(qū)別顏色，不但日后分類非常麻煩，而且一一區(qū)分顏色也很累人。 存檔時，如果發(fā)覺新點子比舊點子更好，就將新的存檔，舊的作廢。多年以來我們就使用這種活頁夾，到它有各種不同的顏色，因此應想出一套使用方法充分利用。 比如塑膠面的活頁夾，專門保存內(nèi)部業(yè)務手冊與呈送法院表格文件等等，并按顏色加以區(qū)別；而布面的活頁夾，則專門保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區(qū)分。久而久之，活頁夾中的資料就會越來越豐富。另外，在復印時，除了彩色復印以外，資料會有不清楚等麻煩。此外，二十六孔的活頁紙歸檔時也非常簡便。 以前使用手動式打孔機，但是在數(shù)量增多的情況下，打孔實在是件既麻煩又費時的工作。 如果記載事項無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標題、中標題并且按順序編上號碼，這么一來，即使筆記散亂無序，只要看到標題就可以了解其內(nèi)容。 31．呈送出去的書類文件也要做標題和目錄 除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上面附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類文件時，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標上標題與目錄。 所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。如果一開始就想寫出完美無缺的作品，終究只會寫一字涂一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路先打個草稿，然后再加以修改。想好了整個結構大綱之后，再用口述錄音機和文書處理機，就可以迅速地完成草稿工作。 36. 文書處理機的磁碟片以一張一個為原則 使用文書處理機時，必須特別注意磁碟片的整理方法。 37. 以不同顏色的標簽來區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片〖HT5”，5SS〗雖然將不同的資料分別存在不同的磁碟之中，不過如果不一一顯示屏幕，還是無法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類的意義。 38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片 和錄像帶一樣，文書處理機的磁碟片可反復使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到第二天應該繼續(xù)進行哪些工作，就馬上記在手冊上。如果備忘錄上標明主題與日期，事后重讀時，即使記得不太完整，但只要回想一下當時的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細調(diào)查。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學習的成效，當然復印的工作也可以不受妨礙地順利進行。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式
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