【文章內容簡介】 應商子系統(tǒng)能夠直接引用。采購任務完成后，能夠提供一個入庫單給庫存子系統(tǒng)，為了能夠表現入庫單的影響，設計了商品庫存量的更新。還有把采購用款信息提供給財務部門更新可用資金數目。 現行系統(tǒng)概況 現行系統(tǒng)現狀調查、規(guī)模、界限、主要功能目標：現行系統(tǒng)主要目標是實現查詢業(yè)務流程化，統(tǒng)計查詢盡量簡潔化，并且能夠實現簡單的分析工作。讓各部門功能盡量清晰化，管理流程更加符合現階段需求。規(guī)模及主要功能： 校園超市現有工作人員4名，分別負責采購、貨架、銷售，人事管理；收銀員3名，負責日常收銀業(yè)務；超市導購員9人，負責各個銷售貨架的管理和顧客引導工作。該超市已經引進了小型超市管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以更加清晰的了解商品的銷售情況，通過銷售的變動來改變采購的方向及庫存，以便更好的進行采購管理。同時該系統(tǒng)可以記錄采購情況，方便對采購進行查詢。該超市由六個主要部門組成，分別為采購部、銷售部、財務部、人事部、倉儲部。現在就各部門的職能進行描述：（1）采購部：負責超市的商品采購工作。（2）銷售部：負責超市商品的銷售工作。（3）財務部： 負責超市往來業(yè)務賬款的記錄和匯總，發(fā)放超市員工的工資以及其他福利等工作。（4）人事部：負責超市員工的招聘、任職、罷免、調度等工作。（5）倉儲部： 負責超市商品的入庫、出庫、以及商品盤點等工作。根據對超市的業(yè)務流程調查分析得知，超市的高層業(yè)務流程如圖2 1所示。會員管理相關人員顧客會員信息商品訂貨單銷售管理庫存管理會計財務進貨管理供應商業(yè)務員發(fā)貨單缺貨單收款單付款單顧客供應商會員信息商品庫存應收應付圖2 1超市高層系統(tǒng)高層業(yè)務流程圖在現行系統(tǒng)中該超市采購管理主要完成如下描述的業(yè)務：（1）商品的采購管理，記錄商品的采購信息。包括商品的條形碼，類別，價格，出產商等；（2）根據銷售記錄對商品庫存進行調整。如，根據商品的銷售量決定是否對其商品進行采購。供貨商商品發(fā)貨單采購管理商品交接單商品管理商品記錄圖21 采購管理高層業(yè)務流程圖采購單庫存報表庫存管理庫存統(tǒng)計其采購業(yè)務流程圖如22所示。若商品缺貨或對某商品有需求，就由庫存部門生成采購單，主管部門結合銷售計劃和財務狀況及前期合同執(zhí)行情況來進行審核，并將未批準的請購單退給庫存部門；采購部門根據審批通過生成采購訂單發(fā)往供應商，供應商得到采購訂單后提交采購合同，采購部通過合同管理審核合同，簽訂合同后返回供應商要求供貨，同時將生效合同存儲備查并提交采購部以便采購部向庫存部門發(fā)送入庫單。其業(yè)務流程圖如圖23所示。庫存部門采購部門供應商有效合同采購合同正確發(fā)貨單商品發(fā)貨單采購訂單合格采購單合格采購單采購單合同管理修改庫存核對發(fā)貨單生成采購單審批采購單采購部門訂購單記錄庫存記錄合同記錄圖23 采購管理業(yè)務流程圖數據是系統(tǒng)要處理的主要對象，因此全面、準確地收集、整理、分析數據和數據流程是系統(tǒng)分析階段的重要任務。通過對系統(tǒng)的調查和可行性分析，系統(tǒng)的數據流程圖如圖24所示。相關人員會員管理顧客會員信息會員信息顧客會計財務銷售管理商品收款單庫存管理訂貨單供應商商品庫存應收應付款供應商進貨管理發(fā)貨單付款單缺貨單業(yè)務員圖24 超市管理數據流程圖根據分析，采購管理合同數據流程圖如圖25所示。合同管理合同記錄采購部門采購單有效合同供應商圖25 采購管理合同數據流程圖由于超市為滿足廣大消費者的需求，進行超市的銷售業(yè)務，而傳統(tǒng)的系統(tǒng)并沒有能提供此項業(yè)務的相關功能，使超市的信息化管理滯后。而且由于舊的系統(tǒng)反應慢，信息處理效率低，重復性信息多、可靠性低，與其他各個職能部門信息聯(lián)系不密切，信息不能共享等，影響了其效率。對于采購部新增的銷售功能沒有完善的信息化管理。目前，超市的管理仍以手工操作為主，但隨著超市規(guī)模的擴大，經營項目的增加，手工管理已不能滿足超市發(fā)展的需要。由于每天的銷售量增加，進貨頻繁，進貨次數增加，難免在業(yè)務上財務上發(fā)生問題，大量數據積壓，得不到正確的使用，操作錯誤也頻繁增加。同時，隨著銷售業(yè)務越來越復雜，就要求銷售部門與其他部門緊密聯(lián)系起來，充分利用銷售信息來對庫存、采購業(yè)務進行引導，以便管理者及時作出準確的經營決策。 新系統(tǒng)邏輯設計 新系統(tǒng)目標通過對校園超市銷售管理系統(tǒng)的需求分析，針對校園超市在系統(tǒng)上的一些不足，建立新系統(tǒng)的總目標如下：（1）提高超市的運作效率。（2）通過全面的信息采集和處理，輔助提高超市的決策水平。（3）可以提升超市的管理水平，為降低經營成本， 提高效益，增強超市擴張能力，提供有效的技術保障，界面友好，使用簡單，操作方便，運行穩(wěn)定可靠。采購管理模塊包括進貨資料錄入和維護。采購訂單的錄入和維護和付款的計算機的操作等。使用對話框窗體方式，使得條例清晰、邏輯性強，并有關鍵性的強調和警告：對于數據庫的更新、刪除及用戶登錄等操作，利用警告的方式來幫助用戶進一步來幫助用戶進一步確認操作的有效性。以先進成熟的計算機和數據庫技術為主要手段，建成超市內部的采購管理信息系統(tǒng)，以做到為經營決策提供有力的信息保證。實現公司的管理現代化、信息資源化和決策科學化。對采購過程中的三個重要記錄——采購訂單、采購合同和采購查詢做重點管理，各自生成條件合理，數據傳遞快速有效、按執(zhí)行狀態(tài)歸類的統(tǒng)計列表及時反映執(zhí)行狀態(tài)變化。 新系統(tǒng)邏輯模型通過對現行采購管理系統(tǒng)的業(yè)務流程的調查分析，發(fā)現了系統(tǒng)存在的問題，并且對系統(tǒng)的缺陷進行了改進。下面就是對超市采購管理系統(tǒng)的新系統(tǒng)的業(yè)務描述。商品采購數據流程圖如圖26所示。合同記錄審批采購單生成采購單庫存部門審批采購單合格訂單采購訂單采購部門訂購單記錄不合格訂單采購訂單修改庫存庫存部門正確訂單發(fā)貨單核對發(fā)貨單庫存記錄圖26 采購管理數據流程圖商品采購記錄查詢數據流程圖如圖27所示。采購管理商品采購采購查詢采購信息采購單經理 圖27 采購記錄查詢數據流程圖 建立數據字典 數據字典是將數據元素、數據結構、數據流、數據存儲功能和外部實體等的詳細情況加以記錄，并按照一定方式進行排列所形成的一部關于數據的字典。數據字典是進一步定義和描述所有數據項的工具，是關于數據的數據。它包括一切動態(tài)數據、靜態(tài)數據和數據結構以及相互關系等的說明，是數據分析和數據管理的重要工具。如下面的表格所列。表21數據元素的定義數據元素編號：DE001數據元素名稱：訂購單編號簡述：訂購單的代碼別名：MNo（程序內部用）長度：20個字節(jié)類型：字符型取值/含義：“年、月、日、編號”如：090501*****有關的處理功能：采購，銷售，會計表2 1數據元素一覽表編號數據元素名稱類型長度小數點位數DE001訂購單編號數字型10DE002商品編號字符型30DE003供應商編號字符型30DE004合同編號數字型32DE005請求編號數字型10…………………………表2 2數據流定義表數據流編號DF001數據流名稱采購單簡述庫存部門發(fā)出的請購信息組成請購單編號商品編號商品名稱規(guī)格單價數量生成日期表2 3數據流一覽表數據流編號數據流名稱組成DF001商品庫存信息請購單編號商品編號商品名稱規(guī)格單價DF002商品信息請購單編號商品編號商品名稱規(guī)格單價表2 4處理邏輯定義表處理功能編號P001處理功能名稱商品庫存處理功能層次號簡述接收終端錄入的商品庫存并驗證是否正確輸入數據流購物單 輸出數據流1. 合格的購物單，去向：處理功能“結算金額”，去向：管理人員處理1. 從終端錄入商品2. 檢索數據存儲，驗證是否正確3. 若正確則進行結賬，否則出錯有關的數據存儲商品信息目錄表2 5數據存儲定義