【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 應(yīng)商子系統(tǒng)能夠直接引用。采購任務(wù)完成后，能夠提供一個(gè)入庫單給庫存子系統(tǒng)，為了能夠表現(xiàn)入庫單的影響，設(shè)計(jì)了商品庫存量的更新。還有把采購用款信息提供給財(cái)務(wù)部門更新可用資金數(shù)目。 現(xiàn)行系統(tǒng)概況 現(xiàn)行系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查、規(guī)模、界限、主要功能目標(biāo)：現(xiàn)行系統(tǒng)主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)查詢業(yè)務(wù)流程化，統(tǒng)計(jì)查詢盡量簡(jiǎn)潔化，并且能夠?qū)崿F(xiàn)簡(jiǎn)單的分析工作。讓各部門功能盡量清晰化，管理流程更加符合現(xiàn)階段需求。規(guī)模及主要功能： 校園超市現(xiàn)有工作人員4名，分別負(fù)責(zé)采購、貨架、銷售，人事管理；收銀員3名，負(fù)責(zé)日常收銀業(yè)務(wù)；超市導(dǎo)購員9人，負(fù)責(zé)各個(gè)銷售貨架的管理和顧客引導(dǎo)工作。該超市已經(jīng)引進(jìn)了小型超市管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以更加清晰的了解商品的銷售情況，通過銷售的變動(dòng)來改變采購的方向及庫存，以便更好的進(jìn)行采購管理。同時(shí)該系統(tǒng)可以記錄采購情況，方便對(duì)采購進(jìn)行查詢。該超市由六個(gè)主要部門組成，分別為采購部、銷售部、財(cái)務(wù)部、人事部、倉儲(chǔ)部。現(xiàn)在就各部門的職能進(jìn)行描述：（1）采購部：負(fù)責(zé)超市的商品采購工作。（2）銷售部：負(fù)責(zé)超市商品的銷售工作。（3）財(cái)務(wù)部： 負(fù)責(zé)超市往來業(yè)務(wù)賬款的記錄和匯總，發(fā)放超市員工的工資以及其他福利等工作。（4）人事部：負(fù)責(zé)超市員工的招聘、任職、罷免、調(diào)度等工作。（5）倉儲(chǔ)部： 負(fù)責(zé)超市商品的入庫、出庫、以及商品盤點(diǎn)等工作。根據(jù)對(duì)超市的業(yè)務(wù)流程調(diào)查分析得知，超市的高層業(yè)務(wù)流程如圖2 1所示。會(huì)員管理相關(guān)人員顧客會(huì)員信息商品訂貨單銷售管理庫存管理會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)進(jìn)貨管理供應(yīng)商業(yè)務(wù)員發(fā)貨單缺貨單收款單付款單顧客供應(yīng)商會(huì)員信息商品庫存應(yīng)收應(yīng)付圖2 1超市高層系統(tǒng)高層業(yè)務(wù)流程圖在現(xiàn)行系統(tǒng)中該超市采購管理主要完成如下描述的業(yè)務(wù)：（1）商品的采購管理，記錄商品的采購信息。包括商品的條形碼，類別，價(jià)格，出產(chǎn)商等；（2）根據(jù)銷售記錄對(duì)商品庫存進(jìn)行調(diào)整。如，根據(jù)商品的銷售量決定是否對(duì)其商品進(jìn)行采購。供貨商商品發(fā)貨單采購管理商品交接單商品管理商品記錄圖21 采購管理高層業(yè)務(wù)流程圖采購單庫存報(bào)表庫存管理庫存統(tǒng)計(jì)其采購業(yè)務(wù)流程圖如22所示。若商品缺貨或?qū)δ成唐酚行枨?，就由庫存部門生成采購單，主管部門結(jié)合銷售計(jì)劃和財(cái)務(wù)狀況及前期合同執(zhí)行情況來進(jìn)行審核，并將未批準(zhǔn)的請(qǐng)購單退給庫存部門；采購部門根據(jù)審批通過生成采購訂單發(fā)往供應(yīng)商，供應(yīng)商得到采購訂單后提交采購合同，采購部通過合同管理審核合同，簽訂合同后返回供應(yīng)商要求供貨，同時(shí)將生效合同存儲(chǔ)備查并提交采購部以便采購部向庫存部門發(fā)送入庫單。其業(yè)務(wù)流程圖如圖23所示。庫存部門采購部門供應(yīng)商有效合同采購合同正確發(fā)貨單商品發(fā)貨單采購訂單合格采購單合格采購單采購單合同管理修改庫存核對(duì)發(fā)貨單生成采購單審批采購單采購部門訂購單記錄庫存記錄合同記錄圖23 采購管理業(yè)務(wù)流程圖數(shù)據(jù)是系統(tǒng)要處理的主要對(duì)象，因此全面、準(zhǔn)確地收集、整理、分析數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流程是系統(tǒng)分析階段的重要任務(wù)。通過對(duì)系統(tǒng)的調(diào)查和可行性分析，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖如圖24所示。相關(guān)人員會(huì)員管理顧客會(huì)員信息會(huì)員信息顧客會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)銷售管理商品收款單庫存管理訂貨單供應(yīng)商商品庫存應(yīng)收應(yīng)付款供應(yīng)商進(jìn)貨管理發(fā)貨單付款單缺貨單業(yè)務(wù)員圖24 超市管理數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析，采購管理合同數(shù)據(jù)流程圖如圖25所示。合同管理合同記錄采購部門采購單有效合同供應(yīng)商圖25 采購管理合同數(shù)據(jù)流程圖由于超市為滿足廣大消費(fèi)者的需求，進(jìn)行超市的銷售業(yè)務(wù)，而傳統(tǒng)的系統(tǒng)并沒有能提供此項(xiàng)業(yè)務(wù)的相關(guān)功能，使超市的信息化管理滯后。而且由于舊的系統(tǒng)反應(yīng)慢，信息處理效率低，重復(fù)性信息多、可靠性低，與其他各個(gè)職能部門信息聯(lián)系不密切，信息不能共享等，影響了其效率。對(duì)于采購部新增的銷售功能沒有完善的信息化管理。目前，超市的管理仍以手工操作為主，但隨著超市規(guī)模的擴(kuò)大，經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的增加，手工管理已不能滿足超市發(fā)展的需要。由于每天的銷售量增加，進(jìn)貨頻繁，進(jìn)貨次數(shù)增加，難免在業(yè)務(wù)上財(cái)務(wù)上發(fā)生問題，大量數(shù)據(jù)積壓，得不到正確的使用，操作錯(cuò)誤也頻繁增加。同時(shí)，隨著銷售業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜，就要求銷售部門與其他部門緊密聯(lián)系起來，充分利用銷售信息來對(duì)庫存、采購業(yè)務(wù)進(jìn)行引導(dǎo)，以便管理者及時(shí)作出準(zhǔn)確的經(jīng)營(yíng)決策。 新系統(tǒng)邏輯設(shè)計(jì) 新系統(tǒng)目標(biāo)通過對(duì)校園超市銷售管理系統(tǒng)的需求分析，針對(duì)校園超市在系統(tǒng)上的一些不足，建立新系統(tǒng)的總目標(biāo)如下：（1）提高超市的運(yùn)作效率。（2）通過全面的信息采集和處理，輔助提高超市的決策水平。（3）可以提升超市的管理水平，為降低經(jīng)營(yíng)成本， 提高效益，增強(qiáng)超市擴(kuò)張能力，提供有效的技術(shù)保障，界面友好，使用簡(jiǎn)單，操作方便，運(yùn)行穩(wěn)定可靠。采購管理模塊包括進(jìn)貨資料錄入和維護(hù)。采購訂單的錄入和維護(hù)和付款的計(jì)算機(jī)的操作等。使用對(duì)話框窗體方式，使得條例清晰、邏輯性強(qiáng)，并有關(guān)鍵性的強(qiáng)調(diào)和警告：對(duì)于數(shù)據(jù)庫的更新、刪除及用戶登錄等操作，利用警告的方式來幫助用戶進(jìn)一步來幫助用戶進(jìn)一步確認(rèn)操作的有效性。以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)為主要手段，建成超市內(nèi)部的采購管理信息系統(tǒng)，以做到為經(jīng)營(yíng)決策提供有力的信息保證。實(shí)現(xiàn)公司的管理現(xiàn)代化、信息資源化和決策科學(xué)化。對(duì)采購過程中的三個(gè)重要記錄——采購訂單、采購合同和采購查詢做重點(diǎn)管理，各自生成條件合理，數(shù)據(jù)傳遞快速有效、按執(zhí)行狀態(tài)歸類的統(tǒng)計(jì)列表及時(shí)反映執(zhí)行狀態(tài)變化。 新系統(tǒng)邏輯模型通過對(duì)現(xiàn)行采購管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程的調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)存在的問題，并且對(duì)系統(tǒng)的缺陷進(jìn)行了改進(jìn)。下面就是對(duì)超市采購管理系統(tǒng)的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)描述。商品采購數(shù)據(jù)流程圖如圖26所示。合同記錄審批采購單生成采購單庫存部門審批采購單合格訂單采購訂單采購部門訂購單記錄不合格訂單采購訂單修改庫存庫存部門正確訂單發(fā)貨單核對(duì)發(fā)貨單庫存記錄圖26 采購管理數(shù)據(jù)流程圖商品采購記錄查詢數(shù)據(jù)流程圖如圖27所示。采購管理商品采購采購查詢采購信息采購單經(jīng)理 圖27 采購記錄查詢數(shù)據(jù)流程圖 建立數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典是將數(shù)據(jù)元素、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能和外部實(shí)體等的詳細(xì)情況加以記錄，并按照一定方式進(jìn)行排列所形成的一部關(guān)于數(shù)據(jù)的字典。數(shù)據(jù)字典是進(jìn)一步定義和描述所有數(shù)據(jù)項(xiàng)的工具，是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。它包括一切動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、靜態(tài)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及相互關(guān)系等的說明，是數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)管理的重要工具。如下面的表格所列。表21數(shù)據(jù)元素的定義數(shù)據(jù)元素編號(hào)：DE001數(shù)據(jù)元素名稱：訂購單編號(hào)簡(jiǎn)述：訂購單的代碼別名：MNo（程序內(nèi)部用）長(zhǎng)度：20個(gè)字節(jié)類型：字符型取值/含義：“年、月、日、編號(hào)”如：090501*****有關(guān)的處理功能：采購，銷售，會(huì)計(jì)表2 1數(shù)據(jù)元素一覽表編號(hào)數(shù)據(jù)元素名稱類型長(zhǎng)度小數(shù)點(diǎn)位數(shù)DE001訂購單編號(hào)數(shù)字型10DE002商品編號(hào)字符型30DE003供應(yīng)商編號(hào)字符型30DE004合同編號(hào)數(shù)字型32DE005請(qǐng)求編號(hào)數(shù)字型10…………………………表2 2數(shù)據(jù)流定義表數(shù)據(jù)流編號(hào)DF001數(shù)據(jù)流名稱采購單簡(jiǎn)述庫存部門發(fā)出的請(qǐng)購信息組成請(qǐng)購單編號(hào)商品編號(hào)商品名稱規(guī)格單價(jià)數(shù)量生成日期表2 3數(shù)據(jù)流一覽表數(shù)據(jù)流編號(hào)數(shù)據(jù)流名稱組成DF001商品庫存信息請(qǐng)購單編號(hào)商品編號(hào)商品名稱規(guī)格單價(jià)DF002商品信息請(qǐng)購單編號(hào)商品編號(hào)商品名稱規(guī)格單價(jià)表2 4處理邏輯定義表處理功能編號(hào)P001處理功能名稱商品庫存處理功能層次號(hào)簡(jiǎn)述接收終端錄入的商品庫存并驗(yàn)證是否正確輸入數(shù)據(jù)流購物單 輸出數(shù)據(jù)流1. 合格的購物單，去向：處理功能“結(jié)算金額”，去向：管理人員處理1. 從終端錄入商品2. 檢索數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，驗(yàn)證是否正確3. 若正確則進(jìn)行結(jié)賬，否則出錯(cuò)有關(guān)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)商品信息目錄表2 5數(shù)據(jù)存儲(chǔ)定義