【文章內(nèi)容簡介】 應(yīng)商子系統(tǒng)能夠直接引用。采購任務(wù)完成后，能夠提供一個入庫單給庫存子系統(tǒng)，為了能夠表現(xiàn)入庫單的影響，設(shè)計了商品庫存量的更新。還有把采購用款信息提供給財務(wù)部門更新可用資金數(shù)目。 現(xiàn)行系統(tǒng)概況 現(xiàn)行系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查、規(guī)模、界限、主要功能目標：現(xiàn)行系統(tǒng)主要目標是實現(xiàn)查詢業(yè)務(wù)流程化，統(tǒng)計查詢盡量簡潔化，并且能夠?qū)崿F(xiàn)簡單的分析工作。讓各部門功能盡量清晰化，管理流程更加符合現(xiàn)階段需求。規(guī)模及主要功能： 校園超市現(xiàn)有工作人員4名，分別負責采購、貨架、銷售，人事管理；收銀員3名，負責日常收銀業(yè)務(wù)；超市導(dǎo)購員9人，負責各個銷售貨架的管理和顧客引導(dǎo)工作。該超市已經(jīng)引進了小型超市管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以更加清晰的了解商品的銷售情況，通過銷售的變動來改變采購的方向及庫存，以便更好的進行采購管理。同時該系統(tǒng)可以記錄采購情況，方便對采購進行查詢。該超市由六個主要部門組成，分別為采購部、銷售部、財務(wù)部、人事部、倉儲部?，F(xiàn)在就各部門的職能進行描述：（1）采購部：負責超市的商品采購工作。（2）銷售部：負責超市商品的銷售工作。（3）財務(wù)部： 負責超市往來業(yè)務(wù)賬款的記錄和匯總，發(fā)放超市員工的工資以及其他福利等工作。（4）人事部：負責超市員工的招聘、任職、罷免、調(diào)度等工作。（5）倉儲部： 負責超市商品的入庫、出庫、以及商品盤點等工作。根據(jù)對超市的業(yè)務(wù)流程調(diào)查分析得知，超市的高層業(yè)務(wù)流程如圖2 1所示。會員管理相關(guān)人員顧客會員信息商品訂貨單銷售管理庫存管理會計財務(wù)進貨管理供應(yīng)商業(yè)務(wù)員發(fā)貨單缺貨單收款單付款單顧客供應(yīng)商會員信息商品庫存應(yīng)收應(yīng)付圖2 1超市高層系統(tǒng)高層業(yè)務(wù)流程圖在現(xiàn)行系統(tǒng)中該超市采購管理主要完成如下描述的業(yè)務(wù)：（1）商品的采購管理，記錄商品的采購信息。包括商品的條形碼，類別，價格，出產(chǎn)商等；（2）根據(jù)銷售記錄對商品庫存進行調(diào)整。如，根據(jù)商品的銷售量決定是否對其商品進行采購。供貨商商品發(fā)貨單采購管理商品交接單商品管理商品記錄圖21 采購管理高層業(yè)務(wù)流程圖采購單庫存報表庫存管理庫存統(tǒng)計其采購業(yè)務(wù)流程圖如22所示。若商品缺貨或?qū)δ成唐酚行枨?，就由庫存部門生成采購單，主管部門結(jié)合銷售計劃和財務(wù)狀況及前期合同執(zhí)行情況來進行審核，并將未批準的請購單退給庫存部門；采購部門根據(jù)審批通過生成采購訂單發(fā)往供應(yīng)商，供應(yīng)商得到采購訂單后提交采購合同，采購部通過合同管理審核合同，簽訂合同后返回供應(yīng)商要求供貨，同時將生效合同存儲備查并提交采購部以便采購部向庫存部門發(fā)送入庫單。其業(yè)務(wù)流程圖如圖23所示。庫存部門采購部門供應(yīng)商有效合同采購合同正確發(fā)貨單商品發(fā)貨單采購訂單合格采購單合格采購單采購單合同管理修改庫存核對發(fā)貨單生成采購單審批采購單采購部門訂購單記錄庫存記錄合同記錄圖23 采購管理業(yè)務(wù)流程圖數(shù)據(jù)是系統(tǒng)要處理的主要對象，因此全面、準確地收集、整理、分析數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流程是系統(tǒng)分析階段的重要任務(wù)。通過對系統(tǒng)的調(diào)查和可行性分析，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖如圖24所示。相關(guān)人員會員管理顧客會員信息會員信息顧客會計財務(wù)銷售管理商品收款單庫存管理訂貨單供應(yīng)商商品庫存應(yīng)收應(yīng)付款供應(yīng)商進貨管理發(fā)貨單付款單缺貨單業(yè)務(wù)員圖24 超市管理數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析，采購管理合同數(shù)據(jù)流程圖如圖25所示。合同管理合同記錄采購部門采購單有效合同供應(yīng)商圖25 采購管理合同數(shù)據(jù)流程圖由于超市為滿足廣大消費者的需求，進行超市的銷售業(yè)務(wù)，而傳統(tǒng)的系統(tǒng)并沒有能提供此項業(yè)務(wù)的相關(guān)功能，使超市的信息化管理滯后。而且由于舊的系統(tǒng)反應(yīng)慢，信息處理效率低，重復(fù)性信息多、可靠性低，與其他各個職能部門信息聯(lián)系不密切，信息不能共享等，影響了其效率。對于采購部新增的銷售功能沒有完善的信息化管理。目前，超市的管理仍以手工操作為主，但隨著超市規(guī)模的擴大，經(jīng)營項目的增加，手工管理已不能滿足超市發(fā)展的需要。由于每天的銷售量增加，進貨頻繁，進貨次數(shù)增加，難免在業(yè)務(wù)上財務(wù)上發(fā)生問題，大量數(shù)據(jù)積壓，得不到正確的使用，操作錯誤也頻繁增加。同時，隨著銷售業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜，就要求銷售部門與其他部門緊密聯(lián)系起來，充分利用銷售信息來對庫存、采購業(yè)務(wù)進行引導(dǎo)，以便管理者及時作出準確的經(jīng)營決策。 新系統(tǒng)邏輯設(shè)計 新系統(tǒng)目標通過對校園超市銷售管理系統(tǒng)的需求分析，針對校園超市在系統(tǒng)上的一些不足，建立新系統(tǒng)的總目標如下：（1）提高超市的運作效率。（2）通過全面的信息采集和處理，輔助提高超市的決策水平。（3）可以提升超市的管理水平，為降低經(jīng)營成本， 提高效益，增強超市擴張能力，提供有效的技術(shù)保障，界面友好，使用簡單，操作方便，運行穩(wěn)定可靠。采購管理模塊包括進貨資料錄入和維護。采購訂單的錄入和維護和付款的計算機的操作等。使用對話框窗體方式，使得條例清晰、邏輯性強，并有關(guān)鍵性的強調(diào)和警告：對于數(shù)據(jù)庫的更新、刪除及用戶登錄等操作，利用警告的方式來幫助用戶進一步來幫助用戶進一步確認操作的有效性。以先進成熟的計算機和數(shù)據(jù)庫技術(shù)為主要手段，建成超市內(nèi)部的采購管理信息系統(tǒng)，以做到為經(jīng)營決策提供有力的信息保證。實現(xiàn)公司的管理現(xiàn)代化、信息資源化和決策科學化。對采購過程中的三個重要記錄——采購訂單、采購合同和采購查詢做重點管理，各自生成條件合理，數(shù)據(jù)傳遞快速有效、按執(zhí)行狀態(tài)歸類的統(tǒng)計列表及時反映執(zhí)行狀態(tài)變化。 新系統(tǒng)邏輯模型通過對現(xiàn)行采購管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程的調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)存在的問題，并且對系統(tǒng)的缺陷進行了改進。下面就是對超市采購管理系統(tǒng)的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)描述。商品采購數(shù)據(jù)流程圖如圖26所示。合同記錄審批采購單生成采購單庫存部門審批采購單合格訂單采購訂單采購部門訂購單記錄不合格訂單采購訂單修改庫存庫存部門正確訂單發(fā)貨單核對發(fā)貨單庫存記錄圖26 采購管理數(shù)據(jù)流程圖商品采購記錄查詢數(shù)據(jù)流程圖如圖27所示。采購管理商品采購采購查詢采購信息采購單經(jīng)理 圖27 采購記錄查詢數(shù)據(jù)流程圖 建立數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典是將數(shù)據(jù)元素、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲功能和外部實體等的詳細情況加以記錄，并按照一定方式進行排列所形成的一部關(guān)于數(shù)據(jù)的字典。數(shù)據(jù)字典是進一步定義和描述所有數(shù)據(jù)項的工具，是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。它包括一切動態(tài)數(shù)據(jù)、靜態(tài)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及相互關(guān)系等的說明，是數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)管理的重要工具。如下面的表格所列。表21數(shù)據(jù)元素的定義數(shù)據(jù)元素編號：DE001數(shù)據(jù)元素名稱：訂購單編號簡述：訂購單的代碼別名：MNo（程序內(nèi)部用）長度：20個字節(jié)類型：字符型取值/含義：“年、月、日、編號”如：090501*****有關(guān)的處理功能：采購，銷售，會計表2 1數(shù)據(jù)元素一覽表編號數(shù)據(jù)元素名稱類型長度小數(shù)點位數(shù)DE001訂購單編號數(shù)字型10DE002商品編號字符型30DE003供應(yīng)商編號字符型30DE004合同編號數(shù)字型32DE005請求編號數(shù)字型10…………………………表2 2數(shù)據(jù)流定義表數(shù)據(jù)流編號DF001數(shù)據(jù)流名稱采購單簡述庫存部門發(fā)出的請購信息組成請購單編號商品編號商品名稱規(guī)格單價數(shù)量生成日期表2 3數(shù)據(jù)流一覽表數(shù)據(jù)流編號數(shù)據(jù)流名稱組成DF001商品庫存信息請購單編號商品編號商品名稱規(guī)格單價DF002商品信息請購單編號商品編號商品名稱規(guī)格單價表2 4處理邏輯定義表處理功能編號P001處理功能名稱商品庫存處理功能層次號簡述接收終端錄入的商品庫存并驗證是否正確輸入數(shù)據(jù)流購物單 輸出數(shù)據(jù)流1. 合格的購物單，去向：處理功能“結(jié)算金額”，去向：管理人員處理1. 從終端錄入商品2. 檢索數(shù)據(jù)存儲，驗證是否正確3. 若正確則進行結(jié)賬，否則出錯有關(guān)的數(shù)據(jù)存儲商品信息目錄表2 5數(shù)據(jù)存儲定義