【文章內(nèi)容簡介】 范圍很小第二課堂學(xué)分直接反映了學(xué)生參與課外活動(dòng)的情況，但是教師和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不能從第二課堂學(xué)分反映出來的信息中取得相應(yīng)的信息。學(xué)生不能從結(jié)果中分析自己發(fā)展的現(xiàn)狀，完善自己的知識(shí)儲(chǔ)備、人際關(guān)系、技能等方面的能力。目前的業(yè)務(wù)流程滿足不了學(xué)生，教師學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的需求。(六)業(yè)務(wù)流程的不完善在對本系及外系舉辦活動(dòng)信息核對匯總時(shí)，完全由同一個(gè)人進(jìn)行，在審核過程中缺少一個(gè)監(jiān)督的過程，而學(xué)工部的審核由于全院的學(xué)生太多不能每一條的信息都能了解，不能起到監(jiān)督的作用。因此，很可能便利審核員作假，出現(xiàn)審核錯(cuò)誤，不利于公平公正的實(shí)現(xiàn)，有損實(shí)行第二課堂學(xué)分的目的，有害第二課堂學(xué)分制度的發(fā)展。四．可能導(dǎo)致的后果及影響（一）影響數(shù)據(jù)管理安全現(xiàn)行的第二課堂學(xué)分的認(rèn)定審批流程已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要，提高了人工和時(shí)間的成本投入，降低了工作效率和效益，增加了數(shù)據(jù)信息發(fā)生丟失、遺漏、出錯(cuò)、凌亂的可能性，加大了學(xué)生對學(xué)校工作的負(fù)面情緒。（二）降低學(xué)生參與積極性現(xiàn)有的第二課堂學(xué)分的認(rèn)定方式在一定程度上體現(xiàn)了學(xué)生課外生活的發(fā)展情況，但也局限學(xué)生參與活動(dòng)，使學(xué)生參與活動(dòng)的積極性不高，學(xué)習(xí)氛圍不濃，導(dǎo)致學(xué)生沒有特別積極充分地全面去發(fā)展自己各方面的能力。（三）不利于深化學(xué)校管理給學(xué)校的教學(xué)管理的決策困難，不利于激勵(lì)學(xué)校發(fā)現(xiàn)和正視目前存在的問題，改進(jìn)工作流程，深化教育改革，形成良好的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)；不利于激勵(lì)學(xué)校完善管理制度，促進(jìn)高學(xué)校管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。五．針對上述問題，我認(rèn)為本小組的改進(jìn)思路主要有以下幾點(diǎn)（一）刪除冗余過程9首先，活動(dòng)負(fù)責(zé)人審核自己所組織的活動(dòng)參與名單，然后交組織部繼續(xù)審核，兩者之間存在重復(fù)審核，所以，本系統(tǒng)在流程上將刪除活動(dòng)負(fù)責(zé)人審核這一環(huán)節(jié)，減少重復(fù)工作。其次，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，團(tuán)支書在審核時(shí)，無法獲取該學(xué)生的活動(dòng)參與信息，也就無法正確行使自己的職責(zé)，往往以流水賬的形式進(jìn)行審核，起到的作用微乎其微；而在導(dǎo)員審核這一環(huán)節(jié)上，導(dǎo)員只是根據(jù)組織部上報(bào)的計(jì)算結(jié)果和學(xué)生參加的活動(dòng)信息再一次審核，與上一環(huán)節(jié)重復(fù)，降低了工作效率。因此，團(tuán)支書審核和導(dǎo)員審核將在本系統(tǒng)中予以刪除，以此來簡化業(yè)務(wù)流程，提高運(yùn)作效率。（二）糾正錯(cuò)位過程由于系團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部在對活動(dòng)信息核對匯總時(shí)，缺少監(jiān)督者，分散權(quán)利和制約的作用。因此，將核對和審核分開有不同的人處理，起到相互監(jiān)督的作用，相互制約的作用。（三）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，建立第二課堂學(xué)分網(wǎng)上申報(bào)審批平臺(tái)，實(shí)行電子申報(bào)，代替了單純的的人工機(jī)械化操作，減少人為操作的失誤，提高了工作質(zhì)量和工作效率，縮短信息傳遞的過程從而減少處理的時(shí)間。同時(shí)可以全面深入地分析挖掘數(shù)據(jù)信息，幫助老師了解學(xué)生的課堂之外的娛樂生活情況，為未來的美好校園生活的建立提供依據(jù)，也為及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題提供途徑。（四）整合并優(yōu)化結(jié)構(gòu)對于信息的反饋，原先是由組織部將匯總得分表交由各班團(tuán)支書，現(xiàn)在本系統(tǒng)通過建立的信息平臺(tái)，將信息的反饋這一環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，使其化整為零，大家可以自己來查詢學(xué)分申報(bào)批準(zhǔn)情況。一．管理上的可行性（一）方便查詢處理本系統(tǒng)優(yōu)化了處理流程，使其在管理上更加趨于合理，管理效率得以提高，而且，也極大地方便了管理者進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢處理等。10（二）使用要求低本系統(tǒng)界面簡潔，操作容易，只要具備計(jì)算機(jī)的一些常識(shí)，均可方便查詢自己所修要的信息，不要求使用者具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，從而使得使用者界面得以擴(kuò)大。（三）審核更加合理先進(jìn)的信息技術(shù)能夠幫助學(xué)校改進(jìn)處理第二課堂學(xué)分的流程，改進(jìn)學(xué)校的管理機(jī)制，優(yōu)化審核結(jié)構(gòu)，符合現(xiàn)代管理技術(shù)的要求。（四）管理更加方便目標(biāo)系統(tǒng)由于很多數(shù)據(jù)都是通過計(jì)算機(jī)核對，在管理上可以減少甚至消除了亂加分的不公平的現(xiàn)象，加強(qiáng)了學(xué)校對第二課堂學(xué)分的管理。二．經(jīng)濟(jì)上的可行性（一）開發(fā)成本低目標(biāo)系統(tǒng)開發(fā)大致的費(fèi)用分為人工費(fèi)用和軟硬件費(fèi)用，然而人工費(fèi)用，由于該系統(tǒng)的開發(fā)并不是和復(fù)雜，我們可以利用本校熟悉計(jì)算機(jī)的學(xué)生對該系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，該費(fèi)用比請專業(yè)人員來開發(fā)要低，而軟硬件費(fèi)用就只是一臺(tái)軟件齊全計(jì)算機(jī)價(jià)格，大約 20223000元之間。（二）優(yōu)化勞動(dòng)力分配第二課堂學(xué)分的管理涉及到的很多部門，處理起來要經(jīng)過跨部門，如果單一的運(yùn)用人工處理的話，工作量會(huì)很大，而且很容易出錯(cuò)，而目標(biāo)系統(tǒng)的開發(fā)，首先可以減少人員的配備，使得剩余的勞動(dòng)力可以配備到其他方面的工作上，實(shí)現(xiàn)其他價(jià)值。三．技術(shù)上的可行性（一）開發(fā)系統(tǒng)設(shè)備要求低本系統(tǒng)可以在 WindowsXP、Windows7 等操作系統(tǒng)中開發(fā)和運(yùn)行，支持該系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)作的軟件有 Word、FoxPro、Access、Visio，硬件有 586以上的 PC機(jī)。（二）通信便捷11在通信功能方面，我們有無線網(wǎng)絡(luò)通信和有限網(wǎng)絡(luò)通信，使得目標(biāo)系統(tǒng)信息的傳輸更加方便和快捷。（三）開發(fā)人員齊全由于目標(biāo)系統(tǒng)的開發(fā)比較簡單，在技術(shù)人員的要求上并不是很高，可以利用本校的計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)生資源進(jìn)行開發(fā)通過對現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查與分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行系統(tǒng)仍存在較大的問題，通過對這些問題的分析，在現(xiàn)行系統(tǒng)的基礎(chǔ)上做出了一些改進(jìn)，使其可以優(yōu)化現(xiàn)行系統(tǒng)，加強(qiáng)管理；而且通過對改進(jìn)后系統(tǒng)的分析，改進(jìn)后的系統(tǒng)可以針對現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行改善，使其不斷優(yōu)化。同時(shí)，經(jīng)過可行性分析可以看出，目標(biāo)系統(tǒng)在開發(fā)成本上并不是很高，在一個(gè)學(xué)校能夠支出的范圍內(nèi)，并且其效用不管是在管理上還是經(jīng)濟(jì)上，都具有非常高的開發(fā)意義，而且在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，本系統(tǒng)的開發(fā)具有可行性的。所以，目標(biāo)系統(tǒng)可以進(jìn)行開發(fā)。12第二章 鹿山學(xué)院第二課堂學(xué)分管理系統(tǒng)分析一．組織結(jié)構(gòu)描述鹿山學(xué)院第二課堂學(xué)分管理系統(tǒng)改進(jìn)后的組織結(jié)構(gòu)是經(jīng)過對原業(yè)務(wù)流程分析之后制定的。與第二課堂學(xué)分認(rèn)定管理相關(guān)的人員及部門，主要有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)工部、組織部審核小組和評定小組，其中，通過將組織部一分為二，將審核和評定分開，對于有些人員的弄虛作假起到了很好地監(jiān)督作用，同時(shí)也可以裁減冗余，減少不必要的環(huán)節(jié)，節(jié)省了成本開支。本系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)如圖 211所示。圖 211 現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)圖13二．組織機(jī)構(gòu)與管理職能的綜合分析（一）學(xué)院分管副院長全面負(fù)責(zé)第二課堂學(xué)分業(yè)務(wù)管理，具體業(yè)務(wù)有提出第二課堂學(xué)分制度的總體規(guī)劃、把握第二課堂學(xué)分制度發(fā)展的總體方向和審批學(xué)工部制定的第二課堂學(xué)分制度，通過查閱第二課堂學(xué)分的評定結(jié)果，了解學(xué)生課余學(xué)習(xí)生活情況，調(diào)整學(xué)生素質(zhì)拓展方面的工作計(jì)劃。 （二）學(xué)生工作部團(tuán)委老師制定第二課堂制度的具體計(jì)劃和評分標(biāo)準(zhǔn)、管理第二課堂學(xué)分實(shí)施的具體業(yè)務(wù)，通過最終的審核掌握第二課堂學(xué)分活動(dòng)的開展和評定工作的情況。（三）團(tuán)委學(xué)生會(huì)組織部部長把握審核小組和評定小組的工作質(zhì)量，制定工作計(jì)劃，安排工作人員和內(nèi)容，指導(dǎo)評定工作的進(jìn)行。（四）學(xué)分審核組根據(jù)活動(dòng)參與名單對申報(bào)人員的信息予以核對，對于不符合申報(bào)標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。 改進(jìn)后業(yè)務(wù)流程的回顧與分析(五)學(xué)分評定組根據(jù)學(xué)生工作部制定的活動(dòng)評分標(biāo)準(zhǔn)，對審核小組核對后的信息予以評分，并進(jìn)行學(xué)分匯總，制定本學(xué)期匯總學(xué)分表，然后報(bào)學(xué)生工作部予以審核。一．改進(jìn)之后的業(yè)務(wù)流程圖（如圖 221）改進(jìn)之后的業(yè)務(wù)流程，不但從管理上減少了不必要的環(huán)節(jié)，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)，提高了運(yùn)作效率，同時(shí)，也避免出現(xiàn)工作重復(fù)的發(fā)生；在技術(shù)上，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的引用，提高了審核管理的效率以及信息的處理能力。改進(jìn)后的業(yè)務(wù)流程主要有如下內(nèi)容：步驟 1：信息錄入。學(xué)生登錄學(xué)分申報(bào)系統(tǒng)，將自己需要申報(bào)的信息錄入。步驟 2：信息核對。組織部評審小組根據(jù)活動(dòng)參與名單，對學(xué)分申報(bào)人申報(bào)的14信息予以核對。步驟 3：學(xué)分評定及匯總。組織部評定小組根據(jù)審核小組的審核表以及學(xué)工部的活動(dòng)評分標(biāo)準(zhǔn)，對申報(bào)人申報(bào)的學(xué)分予以評定，并進(jìn)行評定學(xué)分匯總，得出匯總學(xué)分表。步驟 4：再次審核。評定小組將其匯總的學(xué)分匯總表交由學(xué)工部審核，審核通過的計(jì)入統(tǒng)計(jì)匯總表，并及時(shí)更新歷年學(xué)分匯總表；不通過的予以駁回。步驟 5：查詢處理。查詢者可根據(jù)必要的信息，對所要查詢的內(nèi)容從歷年學(xué)分匯總表中查找信息。圖 221鹿山學(xué)院改進(jìn)后第二課堂學(xué)分管理信息系統(tǒng)15一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程描述本系統(tǒng)主要分為兩個(gè)處理功能模塊，分別是本系和外系學(xué)生參與活動(dòng)信息合并處理模塊和活動(dòng)信息合并后的學(xué)分處理模塊。系統(tǒng)之所分為這兩個(gè)模塊，好處有兩個(gè)方面：首先是本系和外系學(xué)生參與活動(dòng)信息合并處理模塊包括了對學(xué)生參與活動(dòng)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的核對，這樣為下一步學(xué)分的計(jì)算提供了準(zhǔn)確信息，減少了因核對而造成的計(jì)算失誤。其次是當(dāng)計(jì)算出來的學(xué)分與學(xué)生預(yù)計(jì)的不同時(shí)，方便學(xué)生去尋找學(xué)分計(jì)算錯(cuò)誤的原因。二、新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖(一）頂層數(shù)據(jù)流程:第二課堂學(xué)分的管理涉及到的部門一共有本系組織部、外系組織部（除了本系外的其它系組織部）和學(xué)工部。他們的分工為本系組織部和外系組織部負(fù)責(zé)的是信息的核對，學(xué)工部則是負(fù)責(zé)對處理后的信息進(jìn)行審核。其最后面向的用戶為學(xué)生、老師和校領(lǐng)導(dǎo)。圖 231所示。P0：圖 23116（二）第一層數(shù)據(jù)流程：首先本系和外系組織部提供他們舉辦活動(dòng)的學(xué)生參與名單，對學(xué)生申報(bào)的個(gè)人參與活動(dòng)信息進(jìn)行處理與合并，其次是對合并后的活動(dòng)信息進(jìn)行學(xué)分上的處理，期間學(xué)工部起到對最后學(xué)分處理的結(jié)果，進(jìn)行審核的作用。最后是將審核完的學(xué)分信息通過查詢的方式提供給學(xué)生、老師和校領(lǐng)導(dǎo)。圖 232 所示P1圖 232（三）第二層數(shù)據(jù)流程圖:首先是學(xué)生根據(jù)自己實(shí)際參與的活動(dòng)，提供個(gè)人參與活動(dòng)信息，本系和外系組織部根據(jù)他們舉辦活動(dòng)的參與名單，對學(xué)生提出申報(bào)第二課堂學(xué)分的個(gè)人參與活動(dòng)信息進(jìn)行核對，核對無誤后，進(jìn)行信息的合并。如圖 233所示17P11：圖 2332. 活動(dòng)信息合并后的學(xué)分處理模塊:首先是將本系和外系參與的活動(dòng)的合并信息通過活動(dòng)的評分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評定和計(jì)算，其次將計(jì)算出來的本學(xué)期第二課堂學(xué)分匯總信息交給學(xué)工部進(jìn)行審核，審核通過后，與歷年的學(xué)分進(jìn)行學(xué)分統(tǒng)計(jì)，得出一份統(tǒng)計(jì)匯總表，最后同學(xué)、老師和校領(lǐng)導(dǎo)通過查詢條件，就可以進(jìn)行查詢。 如圖 234所示P12圖 23418說明：在 “9”與分層的相應(yīng)的數(shù)據(jù)流的含義相同。一．外部實(shí)體編號 S1名稱 學(xué)工部管理人員簡述 學(xué)工部管理人員進(jìn)行學(xué)分的認(rèn)證和管理輸入的數(shù)據(jù)流學(xué)生個(gè)人信息表、本系舉辦活動(dòng)參與名單、外系舉辦活動(dòng)的參與名單輸出的數(shù)據(jù)流 學(xué)生學(xué)分匯總表、認(rèn)證審核合格表編號 S2名稱 學(xué)生簡述 凡是參加課堂外活動(dòng)的學(xué)生輸入的數(shù)據(jù)流 個(gè)人活動(dòng)參與活動(dòng)信息表、學(xué)分申請表輸出的數(shù)據(jù)流 個(gè)人學(xué)分匯總表二．?dāng)?shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號 F1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名