公文管理系統(tǒng)問答集(編輯修改稿)
2025-05-04 20:30 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 在文面上如何使用標點符號？n 你可點選文字工具列中的「編輯」－「標點符號工具列」即可開啟n 或是點選滑鼠右鍵顯示「標點符號工具列」n 若要移動工具列位置可以直接拖曳到指定的位置n 你也可以用快速鍵，你可點選文字工具列中的【系統(tǒng)設(shè)定】【快速鍵一覽表】檢視Question_45. 若要增加「以稿代簽」、「先簽後稿」等字樣於文面上，應(yīng)該如何填寫？n 在公文製作中點選文字工具列中的「編輯」－「改變擬辦方式」n 即可選取您需要呈現(xiàn)於文面的擬辦方式。Question_46. 若要修改速別，該如何修改？n 你可點選文字工具列中的「編輯」－「改變文書速別」即可改變修改n 或是點選文面上「速別」字樣處點一下即可開啟視窗修改Question_47. 若要改變決行層級，該如何修改？n 你可點選文面左下角紅色字的「決行公文：」即可修改Question_48. 若要修改以人事室或會計室的名義發(fā)文之公文改以單位名義發(fā)文，該如何修改？n 你可以點選文字工具列中的「編輯」－「改變發(fā)文類別」即可改變修改n 或是點選文面上的機關(guān)全銜也可修改Question_49. 若要附貼來文主旨的話，該如何複製？n 在公文製作中點選文字工具列中的「常用辭彙」－「來文主旨」n 即可選取要附貼的來文主旨進行附貼Question_50. 如何將辦法段落刪除？或是要增加辦法段落如何處理？n 系統(tǒng)會在存檔時判斷若辦法段落中未有輸入內(nèi)容，即會自動刪除。下次在打開此份文件時辦法段落即不會呈現(xiàn)在文面上。n 若要再將辦法段落呈現(xiàn)，點選文字工具列中的「編輯」－「展開空白段落」即可。Question_51. 若要將原本有輸入內(nèi)容的段落，但因為格式紊亂想要刪除重新輸入該如何調(diào)整？n 請先將該段內(nèi)容COPY到NOTEPAD中此舉是避免所繕打的文字內(nèi)容遺失n 再在該段落內(nèi)容中使用ctrl+alt+backspace組合鍵清空所有內(nèi)容n 先產(chǎn)生一個分項條列後再COPY所需內(nèi)容後依序調(diào)整分項條列之內(nèi)容Question_52. 如何進行正副本(受文者)的輸入？n 請於正副本上以滑鼠點選一下即可出現(xiàn)填寫的對話方塊n 左方可選擇您要新增在哪一個本別n 上方可用三種方式來選擇受文單位n 第一個是以關(guān)鍵字的方式來點選，出現(xiàn)你欲選取的資料點選直接新增即可。n 第二個是以逐字的方式來點選，出現(xiàn)你欲選取的資料點選直接新增即可。n 第三個是以群組的方式來點選，按新增按鈕。n 按下存檔後文面自動會將您所選擇的受文者帶入文面上n 註：若欲新增的受文者不在內(nèi)建資料裡面(例如要發(fā)文給某個人)，只要在受文者欄位將名字輸入進去之後，點選新增，之後再點選受文者名稱，進行地址的新增即可。Question_53. 如何進行正副本(受文者)的匯出入？可利用於發(fā)文給大量受文者時使用n 請先輸入您欲繕打的正副本資料n 點選【匯出】n 指定匯出路徑(您電腦中的任何路徑)n ，檔名可修改。(副檔名不可修改)n 針對該檔案若需調(diào)整時可開啟EXCEL進行調(diào)整。(請注意不要刪除欄的資料)n 下次需使用時請使用【匯入】功能即可Question_54. 如何修改正副本(受文者)的名稱？n 請先輸入您欲繕打的正副本資料n 點選該筆資料的受文者n 可修改的資料包括：本別、發(fā)文方式、名稱、地址n 若要修改名稱加上人名資料直接修改後，例如本來名稱為本部總務(wù)司，可直接修改為王司長光祥，或者是名稱為中華電信股份有限公司，可直接修改中華電信股份有限公司 代表人n 修改完成點選確定即可Question_55. 若發(fā)現(xiàn)受文者與機關(guān)名稱不一樣時?n 有時是承辦人依照公文實務(wù)狀況所需，修正了受文者名稱但實際發(fā)文出去時是以機關(guān)名稱與發(fā)文方式為主，此時若受文者與機關(guān)名稱不一致時並不影響發(fā)文如Question 54描述n 若發(fā)現(xiàn)受文者與機關(guān)名稱張冠李戴時，請刪除該筆資料後重新新增Question_56. 辦理評選案時若不想在正副本中出現(xiàn)委員的名字，只想出現(xiàn)評選委員幾位等的字樣，該如何處理？n 進入受文者對話框後n 先增加各個委員的受文者資料後n 再點選總稱的按鈕n 選擇要出現(xiàn)總稱的本別(正副抄本)頁籤n 將您要出現(xiàn)於文面上的資料輸入進去，按下確定即可Question_57. 若你發(fā)文時只想在正副本出現(xiàn)群組名稱，例如(全國各電臺)，該如何處理？n 點選群組時，可看到後方有一個，表示你可直接點選新增n 在文面上即會顯示全國各電臺n 如果『以群組方式顯示』沒有打勾，在文面上即會顯示屬於全國各電臺這個群組底下的所有資料Question_58. 如何刪除正副本資料?n 進入受文者對話框後n 點選要刪除的資料並按滑鼠右鍵選擇刪除選取資料n 並可用CTRL或是SHIFT鍵多選要刪除的資料Question_59. 若需要發(fā)文時針對受文者與正本一對一時，如受文者:財政部國有財產(chǎn)局，其公文正本處也僅顯示財政部國有財產(chǎn)局n 請進入預(yù)覽列印視窗後n 勾選【受文者與正本一對一分繕列印】即可Question_60. 如何附加檔案於公文中？第一個附加檔案方法(參考資料，不作發(fā)文用)：n 使用【待處理公文】功能選項選取您編輯的公文主旨點下去n 點取畫面中排按鈕的核參資料可加入?yún)⒖几郊?。n 參考附件可為電子檔案或是紙本格式或是其他公文之參考文號(需要經(jīng)過調(diào)案程序)n 開啟公文製作點取畫面中排按鈕的核參資料可加入?yún)⒖几郊诙€附加檔案方法(附加於公文中，發(fā)文用)：n 開啟公文製作，於文面上直接點選附件位置，開啟附件及受文者編輯視窗，選擇『加入電子附件』或『加入實體附件』n 若要將來文相關(guān)電子檔案加入自己要發(fā)文的公文中選擇『加入來文電子檔』即可將來文檔案加入，並可選取是要加入來文本文或是來文的附件n 加入電子附件時可使用CTRL+SHIFT多選附件一次加入n 您亦可以點選『編輯』『附件及受文者』，開啟附件及受文者編輯視窗。Question_61. 如何修改文面上顯示的附件名稱?n 於文面上直接點選附件位置，開啟附件及受文者編輯視窗n 在畫面下方的『文面附件顯示』可以直接修改n 或是在『文面附件顯示』點選滑鼠右鍵有簡易的名稱(例如如主旨、如說明)可以進行輸入Question_62. 如何修改文面右邊電子公文文書清單上的附件名稱n 於文面上直接點選附件位置，開啟附件及受文者編輯視窗n 在【附件說明】處滑鼠直接點選兩下輸入要顯示的附件說明即可Question_63. 如何將附件放置於附件下載區(qū)網(wǎng)站供外部機關(guān)下載？如何處理n 若該份公文所夾帶的附件總TOTAL若超過可電子交換的大小(2048KB＝2MB)，系統(tǒng)會自動跳出訊息告知是否要將附件轉(zhuǎn)貼於附件下載區(qū)。若選擇『否』會將所有受文者的發(fā)文方式改成『郵寄』n 若該份公文所夾帶的附件並未超過2MB，又希望可以將附件轉(zhuǎn)貼到附件下載區(qū)，可勾選，即可強制將該份公文的所有附件轉(zhuǎn)貼至附件下載區(qū)。Question_64. 如何針對不同受文者給予不同的附件?n 於文面上直接點選附件位置，開啟附件及受文者編輯視窗n 切換到【附件受文者組合】以勾選的方式表示不同受文者給予不同的附件n 可用SHIFT或是CTRL鍵作複選(還是用滑鼠右鍵)處理Question_65. 若擔(dān)心繕打文書會不小心遺失該如何處理？n 請於文字工具列中的『系統(tǒng)設(shè)定』n 選擇自動存檔並可設(shè)定每幾分鐘存檔一次Question_66. 如何進行公文簽章?n 請於【簽核資訊】中的意見輸入?yún)^(qū)進行表達後點選確定(請注意此時需插入自然人憑證)Question_67. 若點選【送出】時出現(xiàn)輸入憑證密碼
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