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erp流程與操作說明培訓資料(編輯修改稿)

2025-05-04 05:39 本頁面
 

【文章內容簡介】 審核批準決算價預算價允許多次輸出基建付款單多次輸出發(fā)票報批單允許輸出基建退款進賬單結案.1 合同訂立,應設立建設項目名稱、合同預算價、合同項目簡述、訂立日期、要求完工日期、合同編號。.2 合同批準后,允許多次輸出本合同建設項目下的預付款,但預付款總額小于等于預算價,每次本項目下付款單輸出時,會顯示本項目下以前的付款情況、合計付款情況、本項目預算總價、決算總價。.3 1)輸入決算價后,付款總款小于等于決算價;2)輸入決算價后,允許輸出本合同建設項目的發(fā)票報批單;4) 輸出報批單自檢本項目下付款情況如果大于決算價,必須辦理本建設項目退款進賬單,憑退款進賬單,總經理批準輸出發(fā)票報批單。 付款總和決算價一致,發(fā)票報批單輸出后,本案結案。 設計基建項目付款單,退款進賬單,發(fā)票報批單。 設計控制管理流程。 查詢統(tǒng)計功能1) 能查詢基建單位應付款情況;2) 能查詢每個基建單位每一個項目應付款情況,合計應付款;3) 能查詢每個項目的預算價、決算價、每筆付款情況、結算情況、合計應付款情況;4) 能統(tǒng)計某一時段所有建設單位 a、合同總額 b、付款總額 c、結算總額 d、決算總額5) 能統(tǒng)計某建設單位某一時段 a、合同總額 b、付款總額 c、結算總額 d、決算總額 ERP系統(tǒng)采購、入庫的界面操作說明 申購作業(yè)(一) 申購作業(yè)功能:倉庫根據各部門的請領單匯總,以及物料需求計劃(MRP),填寫申購作業(yè),待部門審核人審核通過后,形成申購單,提交給采購部。添加查詢添加新物料保存(二) 主要步驟:1)點擊“采購管理—請購管理—申購作業(yè)”菜單項,系統(tǒng)會彈出如上圖所示“采購管理”的對話框。2)添加一個新的申購單,點擊“所屬公司”下拉菜單中選擇申購單所屬的公司名,在“申購倉庫”中選擇對應操作的倉庫;在“物料編碼”下空白行中,點擊鼠標右鍵,會彈出一個查找物料的窗口,然后“雙擊”鼠標左鍵,添加到新物料中,填寫申購數量。如有多項物料需添加,點擊進行行增加,否則刪除行?!吧曩弳尉幪枴迸c開單日期系統(tǒng)會自動生成。3)輸入正確后,點擊保存。經審核人審核后,不可再修改些“申購單”。 訂單作業(yè)(一) 訂單作業(yè)功能:采購部根據各倉庫提交的申購單,以及生產單、客戶訂單中涉及到需提前申購的計劃、以及其它的一些手工的申購單形成訂單。訂單作業(yè)時,將提供同類物料的所有供應商列出進行比價、對照,確定最適合的供應商,如果是新的物料,需詢價確定供應商,并制訂新的合同。訂單中可參考合同中的單價與數量,付款方式、交貨方式以及品質要求、交貨地點等,也可根據具體情況進行調整。訂單形成后,需等待審核人審核后,采購員根據查詢到的已審核訂單進行采購。采購部訂單發(fā)出時,需請供應商將訂單編號注明在送貨單上,以方便倉庫入庫時的操作。(二) 主要步驟:1)點擊“采購管理—申購管理—訂單作業(yè)”菜單項,系統(tǒng)彈出如上圖所示的“采購管理”的對話框。2)a 訂單公司:在下拉菜單選擇采購訂單的公司;b 編號:編號系統(tǒng)自動根據日期順序生成。c 供應商:點擊供應商右鍵,彈出供應商查詢窗口,選擇供應商,該供應商下對應的合同編號后,會彈出“相關采購合同內容”的窗口(包括物料名稱、規(guī)格、數量、單位、單價)作為參考窗口。d 請購倉庫:在下拉菜單選擇請購的倉庫。點擊“申購單號”,會彈出對應申購倉庫所有申購單已審核未做訂單的物料(包括申購單號、物料名稱、規(guī)格、數量),制單員根據所選物料點擊后產生訂單明細,會將申購單中對應的數量顯示在訂單中或可修改,“單價”參照合同中的單價或可修改,填寫“要求到貨日期”。3) 錄入正確后,點擊“保存”。經審核人審核后,此訂單不可修改。 合同作業(yè)(一) 合同作業(yè):采購部進行一番詢價后,與最終確定的供應商簽訂合同。將供應商的基本資料在“系統(tǒng)管理”界面下的供應商信息中錄入(包括稅號,開戶行,公司全稱,聯系方式等)。然后打開合同作業(yè),將雙方協定的事項逐一填入合同表格中。(二) 主要步驟:1)點擊“采購管理—合同管理—合同作業(yè)”菜單項,系統(tǒng)彈出如上圖所示的“采購合同輸入”的對話框。2)合同內容:供方:即供應商,點擊右鍵,彈出供應商查詢窗口,雙擊選擇。需方:即簽訂公司名稱,下拉菜單項中選擇。供應商合同號、采購合同號、簽約地點:根據具體情況填入。簽訂時間為默認當前電腦時間。合同產品內容:在“產品編號”下的行中,點擊鼠標右鍵,彈出物料查詢添加對話框,找到對應物料選擇錄入,如果查找無該物料名,將供應商的產品名稱在物料基礎信息中添加,生成唯一產品編號后,再重復之前操作添加合同產品內容。約定商品牌號商標、生產廠家、數量、單價、金額、供方產品編碼、供方產品名稱等。如有多個產品,點擊進行行增加,否則刪除行。合計:合計所有合同產品的金額,大寫。按雙方協定情況填寫“質量要求應達到的標準”、“交貨地點”、“交貨方式及費過承提”、“檢驗標準、方法及提出異議期限”、“隨機備品、配件、期盼數量”、“包裝標準”、“貨款結算方式”、“成套設備的安裝和調試的約定”、解決合同糾紛方式“、”合同訂立方式“、”違約責任“、”其他約定“、”交貨時間“以及”合同有效期“等等。其中交貨方式有以下幾種情況可以選擇:a、送貨;b、自提;c、自提(運費由需方承擔);d、自提(運費由供方支付給承運司機);e、送貨(運費由供方承擔);f、送貨(運費由需方承擔,貨款內支付給供方);g、送貨(運費由需方承擔,貨到需方后需方將運費結算給承運司機);h、配載(運費包含在桶價內,配載公司與供方結算運費);i、配載(運費由需方根價外付給供方,配載公司與供方結算運費);j、配載(運費由需方承擔,供方代收后轉付給配載公司);k、配載(運費由需方承擔,貨到需方后,需方將運費結算給承運司機);l、配載(運費由需方承擔,裝貨時需方將運費支付給承運司機,貨到需方,司機不再向需方收取運費);m、托運(運費包含在桶價內);n、托運(運費由需方桶價外支付給供方)。其中貨款結算方式由以下幾種付款模式合同情況選擇:a、收貨后付余款定金合同;b、入庫后付余款定金合同;c、余款支付后發(fā)貨定金合同;d、收貨后付余款預付款合同;e、入庫后付余款預付款合同;f、余款支付后發(fā)貨預付款合同;g、收貨后付款合同;h、入庫后付款合同;i、收貨后付余款電匯傳真發(fā)貨定金合同;j、入庫后付余款電匯傳真發(fā)貨定金合同;k、收貨后付余款電匯傳真發(fā)貨合同;l、入庫后付余款電匯傳真發(fā)貨合同;m、收貨后當天付款合同;n、收貨后當天付款后缺貨合同;o、收貨后會余款合同;p、入庫后付余款合同;q、金額定金合同;r、全額預付款合同;s、全額貨款支付后發(fā)貨合同。 入庫作業(yè)(一) 入庫作業(yè):倉庫根據供應商的送貨單及送貨單上我司的訂單號,在查找相應的訂單,核對正確后按實際數量進行入庫作業(yè)。(二) 主要步驟:1)點擊“庫存管理—采購管理—采購入庫”菜單項,系統(tǒng)彈出如上圖所示的對話框。2)點擊“新建”后,會彈出訂單查找窗口,根據查找條件及送貨單上的訂單號,找到相應的訂單做點擊。3)接著會切換到“相關采購單信息”,顯示該訂單下的物料明細,對照送貨單的實際物料與數量進行入庫或修改,但入庫數量不得多于訂單數量。4)入庫時,“實物進庫單”中的供應商、訂單號會自動讀取訂單上的信息。5)根據送貨單,輸入“供應商送貨單號”。6)單據編號根據日期順序自動生成。7)輸出正確,點擊“保存”,由審核人員審核后提交數據庫。8)打印入庫單,并將供應商送貨單附在后面,由財務材料員進行核對后附在發(fā)票后面。 財務入庫(一) 財務入庫:財務材料員根據發(fā)票與倉庫入庫數量進行核對,將核對正確的發(fā)票做相對應的財務入庫,形成財務材料賬及報表。(二) 主要步驟:1)點擊“財務管理—采購財務管理—入庫憑證”菜單,系統(tǒng)會彈一個如上圖所示的對話框。2)點擊 “新建”,單據編號根據日期產生流水號。3)輸入發(fā)票號、財務會計期、下拉菜單選擇作業(yè)公司、查詢選擇供應商。4)鼠標右鍵點擊訂單號后橫線,會彈出訂單查詢窗口,根據發(fā)票后所附的訂單號選擇。核對訂單數量、實際送貨數量及發(fā)票數量,根據發(fā)票查看或修改單價(去稅價)。5)輸入結束后,核對貨物金額是否與發(fā)票總金額,保證符合以下公式金額一致。貨物金額+制造費用+管理費用=發(fā)票總金額6)確定正確后保存,由審核人審核后提交數據庫,此單不能用修改。7)月末結轉后,形成報表。三、產成品系統(tǒng)的銷售、入庫、出庫、送貨工作原理與操作主界面3.1 銷售送貨管理流程設計原理流程圖客 戶客戶主文件客戶/物料對照照合同客 戶生產計劃單銷售訂單送貨單報價單MRP出庫單(裝車單)退貨單成品倉庫工作中心銷售部門在企業(yè)的供需鏈中處于市場與企業(yè)的供應接口位置,主要職能是為客戶與最終用戶提供產品及服務,從而實現企業(yè)的資金轉化并獲取利潤,為企業(yè)提供生存與發(fā)展的動力之源,并由此實現企業(yè)的社會價值。銷售規(guī)劃是ERP的第一個計劃層次,屬于決策層,其業(yè)務包含生產規(guī)劃。銷售計劃是根據市場的信息與情報,同時考慮企業(yè)的自身情況如生產能力,資金能力等制訂的產品系列生產大綱。綜合來說,ERP的銷售管理提供的銷售預測,銷售計劃和銷售合同(訂單)是主生產計劃的需求來源。銷售管理模塊與庫存、成本、應收帳管理和生產管理等模塊有著緊密的聯系。概要地說,銷售的產品從成品庫發(fā)出,銷售成本及利潤由成本會記核算,銷售產品的應收賬款由應收帳管理來結算,銷售訂單(合同)為生產提供了各類產品的計劃數據。3. 2 銷售送貨中出現的幾種情況(一) 送貨給客戶,隨貨帶發(fā)票給客戶,并每次貨款、發(fā)票三清的業(yè)務。1) 、當批退回部份貨物,處理措施:a、送貨人員通知生計部 生計部通知經辦人,會同質管協商解決方案, 收取未退回貨物,在送貨單上填寫實發(fā)數量,按實際數結算貨款,發(fā)票退回,實收數重開,不再補貨;b、送貨人員通知生計部 生計部通知經辦人,會同質管協商解決方案, 收取未退回貨物,在送貨單上填寫實收數量,按發(fā)票數結算貨款,收取發(fā)票,退回數由供方補足,補貨后不再開具發(fā)票和收取貨款。C、送貨人員通知生計部 生計部通知經辦人,會同質管協商解決方案收取未退回貨物,在送貨單上填寫實收數量,發(fā)票收取,退回數由供方補足,余款在補后支付給供方。 2)、當批退回全部貨物,處理措施:a、送貨人員通知生計部 生計部通知經辦人,會同質管協商解決方案,退回全部貨物,不補貨,開具發(fā)票帶回。 b、送貨人員通知生計部 生計部通知經辦人,會同質管協商解決方案,退回全部貨物,開具發(fā)票帶回 補貨隨原發(fā)票給用戶。c、送貨人員通知生計部 生計部通知經辦人,會同質管協商解決方案, 退回全部貨物,收取發(fā)票 補貨并收取貨款。d、發(fā)票帶不回,開負數發(fā)票。3)客戶要求退回以前送貨不合格品。 a、單獨拉回的 根據用戶不同用戶產品分別補貨(由經辦人會同相關部門協商) b、如退回產品和本次送貨一致時,參照1)2)方法執(zhí)行,在本次收貨數扣減。 c、單獨拉回,不要求補貨,要求用戶開具退貨證明,并開具負數發(fā)票。4)、收貨單數和發(fā)票數不符。 a、在公司內糾正好,不予出廠。 b、承運人員裝貨時應驗查發(fā)票數和送貨數是否一致,如發(fā)現不一致,因晚上聯系不到人,到公司上班時間應迅速聯系生計部,并將發(fā)票隨貨帶上 生計部聯系經辦人 和用戶協商 按實數付款,發(fā)票帶回重開,不再補貨。 c、承運人員裝貨時應驗查發(fā)票數和送貨數是否一致,如發(fā)現不一致,因晚上聯系不到人,到公司上班時間應迅速聯系生計部,并將發(fā)票隨貨帶上 生計部聯系經辦人 和用戶協商 按實收數收貨,按發(fā)票數付款,收取發(fā)票,下次補貨。 d、承運人員裝貨時應驗查發(fā)票數和送貨數是否一致,如發(fā)現不一致,因晚上聯系
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