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正文內(nèi)容

erp流程與操作說明培訓(xùn)資料(編輯修改稿)

2025-05-04 05:39 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 審核批準(zhǔn)決算價(jià)預(yù)算價(jià)允許多次輸出基建付款單多次輸出發(fā)票報(bào)批單允許輸出基建退款進(jìn)賬單結(jié)案.1 合同訂立,應(yīng)設(shè)立建設(shè)項(xiàng)目名稱、合同預(yù)算價(jià)、合同項(xiàng)目簡述、訂立日期、要求完工日期、合同編號(hào)。.2 合同批準(zhǔn)后,允許多次輸出本合同建設(shè)項(xiàng)目下的預(yù)付款,但預(yù)付款總額小于等于預(yù)算價(jià),每次本項(xiàng)目下付款單輸出時(shí),會(huì)顯示本項(xiàng)目下以前的付款情況、合計(jì)付款情況、本項(xiàng)目預(yù)算總價(jià)、決算總價(jià)。.3 1)輸入決算價(jià)后,付款總款小于等于決算價(jià);2)輸入決算價(jià)后,允許輸出本合同建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)票報(bào)批單;4) 輸出報(bào)批單自檢本項(xiàng)目下付款情況如果大于決算價(jià),必須辦理本建設(shè)項(xiàng)目退款進(jìn)賬單,憑退款進(jìn)賬單,總經(jīng)理批準(zhǔn)輸出發(fā)票報(bào)批單。 付款總和決算價(jià)一致,發(fā)票報(bào)批單輸出后,本案結(jié)案。 設(shè)計(jì)基建項(xiàng)目付款單,退款進(jìn)賬單,發(fā)票報(bào)批單。 設(shè)計(jì)控制管理流程。 查詢統(tǒng)計(jì)功能1) 能查詢基建單位應(yīng)付款情況;2) 能查詢每個(gè)基建單位每一個(gè)項(xiàng)目應(yīng)付款情況,合計(jì)應(yīng)付款;3) 能查詢每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算價(jià)、決算價(jià)、每筆付款情況、結(jié)算情況、合計(jì)應(yīng)付款情況;4) 能統(tǒng)計(jì)某一時(shí)段所有建設(shè)單位 a、合同總額 b、付款總額 c、結(jié)算總額 d、決算總額5) 能統(tǒng)計(jì)某建設(shè)單位某一時(shí)段 a、合同總額 b、付款總額 c、結(jié)算總額 d、決算總額 ERP系統(tǒng)采購、入庫的界面操作說明 申購作業(yè)(一) 申購作業(yè)功能:倉庫根據(jù)各部門的請(qǐng)領(lǐng)單匯總,以及物料需求計(jì)劃(MRP),填寫申購作業(yè),待部門審核人審核通過后,形成申購單,提交給采購部。添加查詢添加新物料保存(二) 主要步驟:1)點(diǎn)擊“采購管理—請(qǐng)購管理—申購作業(yè)”菜單項(xiàng),系統(tǒng)會(huì)彈出如上圖所示“采購管理”的對(duì)話框。2)添加一個(gè)新的申購單,點(diǎn)擊“所屬公司”下拉菜單中選擇申購單所屬的公司名,在“申購倉庫”中選擇對(duì)應(yīng)操作的倉庫;在“物料編碼”下空白行中,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,會(huì)彈出一個(gè)查找物料的窗口,然后“雙擊”鼠標(biāo)左鍵,添加到新物料中,填寫申購數(shù)量。如有多項(xiàng)物料需添加,點(diǎn)擊進(jìn)行行增加,否則刪除行?!吧曩弳尉幪?hào)”與開單日期系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成。3)輸入正確后,點(diǎn)擊保存。經(jīng)審核人審核后,不可再修改些“申購單”。 訂單作業(yè)(一) 訂單作業(yè)功能:采購部根據(jù)各倉庫提交的申購單,以及生產(chǎn)單、客戶訂單中涉及到需提前申購的計(jì)劃、以及其它的一些手工的申購單形成訂單。訂單作業(yè)時(shí),將提供同類物料的所有供應(yīng)商列出進(jìn)行比價(jià)、對(duì)照,確定最適合的供應(yīng)商,如果是新的物料,需詢價(jià)確定供應(yīng)商,并制訂新的合同。訂單中可參考合同中的單價(jià)與數(shù)量,付款方式、交貨方式以及品質(zhì)要求、交貨地點(diǎn)等,也可根據(jù)具體情況進(jìn)行調(diào)整。訂單形成后,需等待審核人審核后,采購員根據(jù)查詢到的已審核訂單進(jìn)行采購。采購部訂單發(fā)出時(shí),需請(qǐng)供應(yīng)商將訂單編號(hào)注明在送貨單上,以方便倉庫入庫時(shí)的操作。(二) 主要步驟:1)點(diǎn)擊“采購管理—申購管理—訂單作業(yè)”菜單項(xiàng),系統(tǒng)彈出如上圖所示的“采購管理”的對(duì)話框。2)a 訂單公司:在下拉菜單選擇采購訂單的公司;b 編號(hào):編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)日期順序生成。c 供應(yīng)商:點(diǎn)擊供應(yīng)商右鍵,彈出供應(yīng)商查詢窗口,選擇供應(yīng)商,該供應(yīng)商下對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)后,會(huì)彈出“相關(guān)采購合同內(nèi)容”的窗口(包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、單價(jià))作為參考窗口。d 請(qǐng)購倉庫:在下拉菜單選擇請(qǐng)購的倉庫。點(diǎn)擊“申購單號(hào)”,會(huì)彈出對(duì)應(yīng)申購倉庫所有申購單已審核未做訂單的物料(包括申購單號(hào)、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量),制單員根據(jù)所選物料點(diǎn)擊后產(chǎn)生訂單明細(xì),會(huì)將申購單中對(duì)應(yīng)的數(shù)量顯示在訂單中或可修改,“單價(jià)”參照合同中的單價(jià)或可修改,填寫“要求到貨日期”。3) 錄入正確后,點(diǎn)擊“保存”。經(jīng)審核人審核后,此訂單不可修改。 合同作業(yè)(一) 合同作業(yè):采購部進(jìn)行一番詢價(jià)后,與最終確定的供應(yīng)商簽訂合同。將供應(yīng)商的基本資料在“系統(tǒng)管理”界面下的供應(yīng)商信息中錄入(包括稅號(hào),開戶行,公司全稱,聯(lián)系方式等)。然后打開合同作業(yè),將雙方協(xié)定的事項(xiàng)逐一填入合同表格中。(二) 主要步驟:1)點(diǎn)擊“采購管理—合同管理—合同作業(yè)”菜單項(xiàng),系統(tǒng)彈出如上圖所示的“采購合同輸入”的對(duì)話框。2)合同內(nèi)容:供方:即供應(yīng)商,點(diǎn)擊右鍵,彈出供應(yīng)商查詢窗口,雙擊選擇。需方:即簽訂公司名稱,下拉菜單項(xiàng)中選擇。供應(yīng)商合同號(hào)、采購合同號(hào)、簽約地點(diǎn):根據(jù)具體情況填入。簽訂時(shí)間為默認(rèn)當(dāng)前電腦時(shí)間。合同產(chǎn)品內(nèi)容:在“產(chǎn)品編號(hào)”下的行中,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,彈出物料查詢添加對(duì)話框,找到對(duì)應(yīng)物料選擇錄入,如果查找無該物料名,將供應(yīng)商的產(chǎn)品名稱在物料基礎(chǔ)信息中添加,生成唯一產(chǎn)品編號(hào)后,再重復(fù)之前操作添加合同產(chǎn)品內(nèi)容。約定商品牌號(hào)商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、單價(jià)、金額、供方產(chǎn)品編碼、供方產(chǎn)品名稱等。如有多個(gè)產(chǎn)品,點(diǎn)擊進(jìn)行行增加,否則刪除行。合計(jì):合計(jì)所有合同產(chǎn)品的金額,大寫。按雙方協(xié)定情況填寫“質(zhì)量要求應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)”、“交貨地點(diǎn)”、“交貨方式及費(fèi)過承提”、“檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、方法及提出異議期限”、“隨機(jī)備品、配件、期盼數(shù)量”、“包裝標(biāo)準(zhǔn)”、“貨款結(jié)算方式”、“成套設(shè)備的安裝和調(diào)試的約定”、解決合同糾紛方式“、”合同訂立方式“、”違約責(zé)任“、”其他約定“、”交貨時(shí)間“以及”合同有效期“等等。其中交貨方式有以下幾種情況可以選擇:a、送貨;b、自提;c、自提(運(yùn)費(fèi)由需方承擔(dān));d、自提(運(yùn)費(fèi)由供方支付給承運(yùn)司機(jī));e、送貨(運(yùn)費(fèi)由供方承擔(dān));f、送貨(運(yùn)費(fèi)由需方承擔(dān),貨款內(nèi)支付給供方);g、送貨(運(yùn)費(fèi)由需方承擔(dān),貨到需方后需方將運(yùn)費(fèi)結(jié)算給承運(yùn)司機(jī));h、配載(運(yùn)費(fèi)包含在桶價(jià)內(nèi),配載公司與供方結(jié)算運(yùn)費(fèi));i、配載(運(yùn)費(fèi)由需方根價(jià)外付給供方,配載公司與供方結(jié)算運(yùn)費(fèi));j、配載(運(yùn)費(fèi)由需方承擔(dān),供方代收后轉(zhuǎn)付給配載公司);k、配載(運(yùn)費(fèi)由需方承擔(dān),貨到需方后,需方將運(yùn)費(fèi)結(jié)算給承運(yùn)司機(jī));l、配載(運(yùn)費(fèi)由需方承擔(dān),裝貨時(shí)需方將運(yùn)費(fèi)支付給承運(yùn)司機(jī),貨到需方,司機(jī)不再向需方收取運(yùn)費(fèi));m、托運(yùn)(運(yùn)費(fèi)包含在桶價(jià)內(nèi));n、托運(yùn)(運(yùn)費(fèi)由需方桶價(jià)外支付給供方)。其中貨款結(jié)算方式由以下幾種付款模式合同情況選擇:a、收貨后付余款定金合同;b、入庫后付余款定金合同;c、余款支付后發(fā)貨定金合同;d、收貨后付余款預(yù)付款合同;e、入庫后付余款預(yù)付款合同;f、余款支付后發(fā)貨預(yù)付款合同;g、收貨后付款合同;h、入庫后付款合同;i、收貨后付余款電匯傳真發(fā)貨定金合同;j、入庫后付余款電匯傳真發(fā)貨定金合同;k、收貨后付余款電匯傳真發(fā)貨合同;l、入庫后付余款電匯傳真發(fā)貨合同;m、收貨后當(dāng)天付款合同;n、收貨后當(dāng)天付款后缺貨合同;o、收貨后會(huì)余款合同;p、入庫后付余款合同;q、金額定金合同;r、全額預(yù)付款合同;s、全額貨款支付后發(fā)貨合同。 入庫作業(yè)(一) 入庫作業(yè):倉庫根據(jù)供應(yīng)商的送貨單及送貨單上我司的訂單號(hào),在查找相應(yīng)的訂單,核對(duì)正確后按實(shí)際數(shù)量進(jìn)行入庫作業(yè)。(二) 主要步驟:1)點(diǎn)擊“庫存管理—采購管理—采購入庫”菜單項(xiàng),系統(tǒng)彈出如上圖所示的對(duì)話框。2)點(diǎn)擊“新建”后,會(huì)彈出訂單查找窗口,根據(jù)查找條件及送貨單上的訂單號(hào),找到相應(yīng)的訂單做點(diǎn)擊。3)接著會(huì)切換到“相關(guān)采購單信息”,顯示該訂單下的物料明細(xì),對(duì)照送貨單的實(shí)際物料與數(shù)量進(jìn)行入庫或修改,但入庫數(shù)量不得多于訂單數(shù)量。4)入庫時(shí),“實(shí)物進(jìn)庫單”中的供應(yīng)商、訂單號(hào)會(huì)自動(dòng)讀取訂單上的信息。5)根據(jù)送貨單,輸入“供應(yīng)商送貨單號(hào)”。6)單據(jù)編號(hào)根據(jù)日期順序自動(dòng)生成。7)輸出正確,點(diǎn)擊“保存”,由審核人員審核后提交數(shù)據(jù)庫。8)打印入庫單,并將供應(yīng)商送貨單附在后面,由財(cái)務(wù)材料員進(jìn)行核對(duì)后附在發(fā)票后面。 財(cái)務(wù)入庫(一) 財(cái)務(wù)入庫:財(cái)務(wù)材料員根據(jù)發(fā)票與倉庫入庫數(shù)量進(jìn)行核對(duì),將核對(duì)正確的發(fā)票做相對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)入庫,形成財(cái)務(wù)材料賬及報(bào)表。(二) 主要步驟:1)點(diǎn)擊“財(cái)務(wù)管理—采購財(cái)務(wù)管理—入庫憑證”菜單,系統(tǒng)會(huì)彈一個(gè)如上圖所示的對(duì)話框。2)點(diǎn)擊 “新建”,單據(jù)編號(hào)根據(jù)日期產(chǎn)生流水號(hào)。3)輸入發(fā)票號(hào)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)期、下拉菜單選擇作業(yè)公司、查詢選擇供應(yīng)商。4)鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊訂單號(hào)后橫線,會(huì)彈出訂單查詢窗口,根據(jù)發(fā)票后所附的訂單號(hào)選擇。核對(duì)訂單數(shù)量、實(shí)際送貨數(shù)量及發(fā)票數(shù)量,根據(jù)發(fā)票查看或修改單價(jià)(去稅價(jià))。5)輸入結(jié)束后,核對(duì)貨物金額是否與發(fā)票總金額,保證符合以下公式金額一致。貨物金額+制造費(fèi)用+管理費(fèi)用=發(fā)票總金額6)確定正確后保存,由審核人審核后提交數(shù)據(jù)庫,此單不能用修改。7)月末結(jié)轉(zhuǎn)后,形成報(bào)表。三、產(chǎn)成品系統(tǒng)的銷售、入庫、出庫、送貨工作原理與操作主界面3.1 銷售送貨管理流程設(shè)計(jì)原理流程圖客 戶客戶主文件客戶/物料對(duì)照照合同客 戶生產(chǎn)計(jì)劃單銷售訂單送貨單報(bào)價(jià)單MRP出庫單(裝車單)退貨單成品倉庫工作中心銷售部門在企業(yè)的供需鏈中處于市場與企業(yè)的供應(yīng)接口位置,主要職能是為客戶與最終用戶提供產(chǎn)品及服務(wù),從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資金轉(zhuǎn)化并獲取利潤,為企業(yè)提供生存與發(fā)展的動(dòng)力之源,并由此實(shí)現(xiàn)企業(yè)的社會(huì)價(jià)值。銷售規(guī)劃是ERP的第一個(gè)計(jì)劃層次,屬于決策層,其業(yè)務(wù)包含生產(chǎn)規(guī)劃。銷售計(jì)劃是根據(jù)市場的信息與情報(bào),同時(shí)考慮企業(yè)的自身情況如生產(chǎn)能力,資金能力等制訂的產(chǎn)品系列生產(chǎn)大綱。綜合來說,ERP的銷售管理提供的銷售預(yù)測,銷售計(jì)劃和銷售合同(訂單)是主生產(chǎn)計(jì)劃的需求來源。銷售管理模塊與庫存、成本、應(yīng)收帳管理和生產(chǎn)管理等模塊有著緊密的聯(lián)系。概要地說,銷售的產(chǎn)品從成品庫發(fā)出,銷售成本及利潤由成本會(huì)記核算,銷售產(chǎn)品的應(yīng)收賬款由應(yīng)收帳管理來結(jié)算,銷售訂單(合同)為生產(chǎn)提供了各類產(chǎn)品的計(jì)劃數(shù)據(jù)。3. 2 銷售送貨中出現(xiàn)的幾種情況(一) 送貨給客戶,隨貨帶發(fā)票給客戶,并每次貨款、發(fā)票三清的業(yè)務(wù)。1) 、當(dāng)批退回部份貨物,處理措施:a、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人,會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案, 收取未退回貨物,在送貨單上填寫實(shí)發(fā)數(shù)量,按實(shí)際數(shù)結(jié)算貨款,發(fā)票退回,實(shí)收數(shù)重開,不再補(bǔ)貨;b、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人,會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案, 收取未退回貨物,在送貨單上填寫實(shí)收數(shù)量,按發(fā)票數(shù)結(jié)算貨款,收取發(fā)票,退回?cái)?shù)由供方補(bǔ)足,補(bǔ)貨后不再開具發(fā)票和收取貨款。C、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人,會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案收取未退回貨物,在送貨單上填寫實(shí)收數(shù)量,發(fā)票收取,退回?cái)?shù)由供方補(bǔ)足,余款在補(bǔ)后支付給供方。 2)、當(dāng)批退回全部貨物,處理措施:a、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人,會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案,退回全部貨物,不補(bǔ)貨,開具發(fā)票帶回。 b、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人,會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案,退回全部貨物,開具發(fā)票帶回 補(bǔ)貨隨原發(fā)票給用戶。c、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人,會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案, 退回全部貨物,收取發(fā)票 補(bǔ)貨并收取貨款。d、發(fā)票帶不回,開負(fù)數(shù)發(fā)票。3)客戶要求退回以前送貨不合格品。 a、單獨(dú)拉回的 根據(jù)用戶不同用戶產(chǎn)品分別補(bǔ)貨(由經(jīng)辦人會(huì)同相關(guān)部門協(xié)商) b、如退回產(chǎn)品和本次送貨一致時(shí),參照1)2)方法執(zhí)行,在本次收貨數(shù)扣減。 c、單獨(dú)拉回,不要求補(bǔ)貨,要求用戶開具退貨證明,并開具負(fù)數(shù)發(fā)票。4)、收貨單數(shù)和發(fā)票數(shù)不符。 a、在公司內(nèi)糾正好,不予出廠。 b、承運(yùn)人員裝貨時(shí)應(yīng)驗(yàn)查發(fā)票數(shù)和送貨數(shù)是否一致,如發(fā)現(xiàn)不一致,因晚上聯(lián)系不到人,到公司上班時(shí)間應(yīng)迅速聯(lián)系生計(jì)部,并將發(fā)票隨貨帶上 生計(jì)部聯(lián)系經(jīng)辦人 和用戶協(xié)商 按實(shí)數(shù)付款,發(fā)票帶回重開,不再補(bǔ)貨。 c、承運(yùn)人員裝貨時(shí)應(yīng)驗(yàn)查發(fā)票數(shù)和送貨數(shù)是否一致,如發(fā)現(xiàn)不一致,因晚上聯(lián)系不到人,到公司上班時(shí)間應(yīng)迅速聯(lián)系生計(jì)部,并將發(fā)票隨貨帶上 生計(jì)部聯(lián)系經(jīng)辦人 和用戶協(xié)商 按實(shí)收數(shù)收貨,按發(fā)票數(shù)付款,收取發(fā)票,下次補(bǔ)貨。 d、承運(yùn)人員裝貨時(shí)應(yīng)驗(yàn)查發(fā)票數(shù)和送貨數(shù)是否一致,如發(fā)現(xiàn)不一致,因晚上聯(lián)系
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