【正文】 起不辦理入庫；發(fā)票退給采購人員，辦理相應(yīng)簽收手續(xù)；采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認；郵寄的應(yīng)在封面上標明所退發(fā)票號并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。供應(yīng)商往來賬分二塊組成一、 （1）采購訂單一（2）采購訂單二二、 （1）銷售訂單一（2） 銷售訂單二2．3 ERP原輔材料系統(tǒng)購貨發(fā)票、退票處理流程 購貨發(fā)票入庫流程財務(wù)材料賬入庫倉庫審核輸出入庫單，ERP完成入庫采 購ERP完成進庫采購發(fā)票入庫界面建立財務(wù)入賬總經(jīng)理批準報支 購貨發(fā)票入賬傳遞流程財務(wù)部材料賬入庫輸入人財務(wù)部入賬輸入人采購部經(jīng)辦人供應(yīng)商 購貨發(fā)票退票傳遞流程 財務(wù)入賬輸入人 材料賬入庫輸入人采購部經(jīng)辦人供應(yīng)商 退票程序(一) 購貨發(fā)票處于未進庫狀態(tài)1) 采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；2) 要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認；郵寄的應(yīng)在封面上標明所退發(fā)票號并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。4） 付款單一經(jīng)確認打印出來即自動勾銷相應(yīng)的入庫單。15) 出庫單輸出能標明材料賬一致的分類名稱。7) 采購人員直接采購回的商品，沒有供應(yīng)商的送貨單的業(yè)務(wù)處理a) 設(shè)計一張“采購人員自購原料進庫通知單”；b) 采購人員填寫“采購人員自購原料進庫通知單”通知倉儲部進庫；c) 倉儲部人員在“采購人員自購原料進庫通知單”上簽收；d) 采購人員憑發(fā)票和“采購人員自購原料進庫通知單”到財務(wù)部報支；e) “采購人員自購原料進庫通知單”和發(fā)票關(guān)系的控制也按照上述第6條中的各條規(guī)定進行。5) 如有一些合同與采購訂單合二為一的，需設(shè)計合同號、訂單號在一張合同上顯示；采用供方合同時，在合同上自己編上合同號和訂單號。 基礎(chǔ)信息1：付款形成模式、運費形成價格等信息錄入。 用戶信息：客戶信息的建檔、查詢，每位客戶產(chǎn)生唯一客戶編號。下面逐一介紹ERP流程的通常做法。所以基本功能模塊的構(gòu)建是ERP流程得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)，流程的構(gòu)建應(yīng)該在關(guān)鍵功能模塊具備的情況下才可以逐步實現(xiàn)。ERP的管理范圍涉及企業(yè)的所有供需過程，是對供應(yīng)鏈的全面管理和企業(yè)運作的供需鏈結(jié)構(gòu)，如下圖所示：物流過程銷售需求市場加工采購供應(yīng)市場整個 資金流過程資金流出 信息流 資金流入完整的ERP系統(tǒng)模塊眾多，模塊間的關(guān)系錯綜復(fù)雜，從軟件的角度看，流程體現(xiàn)了功能模塊之間信息的傳遞，控制的轉(zhuǎn)移。ERP系統(tǒng)是一種管理理論和管理思想，不僅僅是信息系統(tǒng)。第一部分 ERP流程的目的物料流入 信息流 物料流出簡單地講，現(xiàn)代企業(yè)的所有資源包括3大流：物流，資金流和信息流。他利用企業(yè)的所有資源，包括內(nèi)部資源與外部市場資源，為企業(yè)制造產(chǎn)品或提供服務(wù)創(chuàng)造最優(yōu)的解決方案，最終達到企業(yè)的經(jīng)營目標。在現(xiàn)實世界中，流程體現(xiàn)了企業(yè)中各個部門間的協(xié)調(diào)運作。一般來講，流程的實施是ERP實施中的難點，耗時較長，企業(yè)的管理需要經(jīng)過一個重要的轉(zhuǎn)變過程，這個過程通常需要企業(yè)一把手的主導(dǎo)才能得以順利實現(xiàn)。第二部分 ERP工作原理一、系統(tǒng)管理界面：基礎(chǔ)的信息建檔與編號產(chǎn)生、及數(shù)據(jù)產(chǎn)生 部門信息：部門負責(zé)人基礎(chǔ)信息錄入。 供應(yīng)商信息：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的建檔、查詢，產(chǎn)生供應(yīng)商編號。 基礎(chǔ)信息2：包含ERP中其它基礎(chǔ)信息的建檔，包括嘜頭信息錄入、資金控制建檔、交貨方式建檔、付款方式建檔、質(zhì)量信息建檔等等二、原輔采購與倉庫系統(tǒng)的工作原理2．1 ERP系統(tǒng)原輔材料的采購、入庫、報批、付款入賬、應(yīng)付出庫的管理流程原理：采購流程控制圖：(MRP:物料需求計劃)請購單手工生產(chǎn)單客戶訂單MRP供應(yīng)商／物料對照供應(yīng)商合同件 供應(yīng)商詢價單采購單采購單打印送貨單退貨單倉庫接收審核，入庫單批準各種瀏覽報表材料賬入庫庫存入財務(wù)賬 控制程序1) 各部門申購由書面網(wǎng)上申購。6) 送貨單、發(fā)票的控制要求a) 采購人員要求用戶送貨單上應(yīng)注明我公司訂單號，如無訂單號應(yīng)注明合同號。8) 采購物資發(fā)票到公司后由財務(wù)部建立入庫界面，經(jīng)倉儲部確認并打印簽字后送交財務(wù)部，財務(wù)確認后入庫完畢。2． 2 ERP系統(tǒng)付款管理程序1） 所有付款追蹤訂單，無訂單不得支付貨款、工程款及服務(wù)費等。5） 如果沒有發(fā)票但需要付款即為預(yù)付款，付款單要打出則僅能出具預(yù)付款單。(二) 購貨發(fā)票處于已進庫未建立入庫界面狀態(tài)A、發(fā)票采購經(jīng)辦人保管狀態(tài)采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認；郵寄的應(yīng)在封面上標明所退發(fā)票號并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。（和該所退發(fā)票一并入庫的其他發(fā)票也需一并處理）(五) 購貨發(fā)票財務(wù)材料賬入庫已完成，尚未入財務(wù)賬狀態(tài)采購經(jīng)辦人向財務(wù)材料賬入庫人提出購貨發(fā)票退票申請；財務(wù)材料賬入庫人確認該發(fā)票處于購貨發(fā)票財務(wù)材料入庫已完成，尚未入財務(wù)賬狀態(tài)后，啟動退票程序，使該發(fā)票下入庫狀態(tài)退到進庫狀態(tài)，ERP系統(tǒng)輸出紅沖入庫單，由倉庫人員簽字確認交付財務(wù)材料賬入庫人；財務(wù)材料賬入庫人憑紅沖入庫單辦理紅沖入庫；發(fā)票退給采購人員，辦理相應(yīng)簽收手續(xù)；采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認；郵寄的應(yīng)在封面上標明所退發(fā)票號并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。4) 月末結(jié)賬前倉庫庫存數(shù)為：已進庫未入庫數(shù)+上月末入庫數(shù)+本月入庫數(shù)—至本月估價入庫前以前的估價入庫數(shù)—本月出庫數(shù)月末結(jié)賬前的概念是指盤盈、調(diào)撥、估價入庫之前的概念。 在以上調(diào)整處理后對四個公司財務(wù)庫存數(shù)負數(shù)商品進行估價入庫調(diào)整處理。 在某時對系統(tǒng)倉庫庫存數(shù)和倉庫實物庫存數(shù)比對盤庫，并在電腦有記錄、相關(guān)人員確認。2．6 ERP原輔材料采購、倉庫系統(tǒng)查詢、統(tǒng)計功能 a、某一時間段所有合同；b、某一時間段某一供應(yīng)商的合同；c、某一供應(yīng)商某一合同下訂單及訂單內(nèi)容。 庫存情況：庫存數(shù)、已進庫未入庫數(shù)、入庫數(shù) 月末報表a、上月末庫存數(shù)；b、本月末庫存數(shù)；c、本月末入庫數(shù)；d、本月進庫數(shù)；e、本月進庫未入庫數(shù)；f、本月入庫數(shù)。 為配合采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)，在開具需開發(fā)票的原輔料、自制件時應(yīng)獨立成行的送貨單，不能在附件欄中體現(xiàn)，而不需開具發(fā)票的原輔料、自制件則在附件欄中表明。b、設(shè)立附件欄功能 一是開具送貨單 減少倉庫庫存數(shù) 銷售清單輸出 出庫單界面生成 核準輸出“銷售費用”出庫單，價格是“零”自動識別，隨產(chǎn)品附件輸出“銷售費用”。2．9 采購系統(tǒng)退發(fā)票、及退貨功能設(shè)置 退發(fā)票的功能的要求如果相應(yīng)發(fā)票已完成ERP入庫A、 啟動該功能能夠使相應(yīng)入庫單退回到進庫狀態(tài)；B、 能夠輸出相應(yīng)紅沖入庫單；C、 并有相應(yīng)記錄。調(diào)出單位憑手工開具撥出單及ERP輸出撥出清單、銷售清單出庫，調(diào)入單位憑手工開具撥出單及相應(yīng)調(diào)撥入庫單入庫；調(diào)出單位也可以暫時不經(jīng)ERP銷售系統(tǒng)自動完成出庫，而憑手工開具調(diào)出單位撥貨單開具發(fā)票的出庫聯(lián)，相附在一起，輸入采購庫系統(tǒng)，而輸出一個撥貨銷售出庫清單，而完成撥出單位出庫憑撥貨銷售出庫清單，附手工開具撥貨單進行撥出單位出庫（類似于憑領(lǐng)料單輸入系統(tǒng)后輸出領(lǐng)料清單）。 1)已發(fā)出未完工物件名稱、數(shù)量、發(fā)出日期； 2)已申請外加工未發(fā)出情況； 3)已完工未報批情況； 4)已報批未付款情況； 5)各外加工單位應(yīng)付款情況。一張發(fā)票或多張發(fā)票對應(yīng)同一外加工通知單下一張或多張完工單。3) 設(shè)備進廠后，設(shè)備部門辦理設(shè)備進庫驗收單，給采購經(jīng)辦人提供供應(yīng)商開具發(fā)票。 1)、一份訂單下可以由多張設(shè)備驗收單構(gòu)成；2)、一張發(fā)票可以由一張或同一訂單下多張驗收單組成并同時結(jié)算；3)、一份驗收單可以由一張或多張發(fā)票同時結(jié)算；4)、若干張發(fā)票同時結(jié)賬時可以由同一訂單下多張驗收單組成。 ERP系統(tǒng)非標設(shè)備采購非標設(shè)備采購合同訂立 操作流程審核批準決算價合同價允許多次輸出非標設(shè)備預(yù)付款進庫驗收、輸出非標設(shè)備驗收單入庫界面建立、請求入庫允許輸出非標設(shè)備退款進賬單設(shè)備部門審核，輸出入庫單批 準財務(wù)入賬結(jié) 案．2 1）、合同訂立，應(yīng)設(shè)立非標設(shè)備名稱、臺套數(shù)、合同單價、合同總價、訂立日期、要求完工日期、合同編號；2）、合同批準后，允許多次輸出本非標設(shè)備名稱下的預(yù)付款，但預(yù)付款總額小于合同總價，每次本項目下付款單輸出時，會顯示本項目下以前的付款情況下，合計付款情況，本項目合同總價、決算總價。 f入庫單可以由一張或多張驗收單組成。．2 合同批準后，允許多次輸出本合同建設(shè)項目下的預(yù)付款，但預(yù)付款總額小于等于預(yù)算價，每次本項目下付款單輸出時，會顯示本項目下以前的付款情況、合計付款情況、本項目預(yù)算總價、決算總價。 設(shè)計控制管理流程。如有多項物料需添加，點擊進行行增加，否則刪除行。 訂單作業(yè)(一) 訂單作業(yè)功能：采購部根據(jù)各倉庫提交的申購單，以及生產(chǎn)單、客戶訂單中涉及到需提前申購的計劃、以及其它的一些手工的申購單形成訂單。采購部訂單發(fā)出時，需請供應(yīng)商將訂單編號注明在送貨單上，以方便倉庫入庫時的操作。d 請購倉庫：在下拉菜單選擇請購的倉庫。 合同作業(yè)(一) 合同作業(yè)：采購部進行一番詢價后，與最終確定的供應(yīng)商簽訂合同。2）合同內(nèi)容：供方：即供應(yīng)商，點擊右鍵，彈出供應(yīng)商查詢窗口，雙擊選擇。合同產(chǎn)品內(nèi)容：在“產(chǎn)品編號”下的行中，點擊鼠標右鍵，彈出物料查詢添加對話框，找到對應(yīng)物料選擇錄入，如果查找無該物料名，將供應(yīng)商的產(chǎn)品名稱在物料基礎(chǔ)信息中添加，生成唯一產(chǎn)品編號后，再重復(fù)之前操作添加合同產(chǎn)品內(nèi)容。按雙方協(xié)定情況填寫“質(zhì)量要求應(yīng)達到的標準”、“交貨地點”、“交貨方式及費過承提”、“檢驗標準、方法及提出異議期限”、“隨機備品、配件、期盼數(shù)量”、“包裝標準”、“貨款結(jié)算方式”、“成套設(shè)備的安裝和調(diào)試的約定”、解決合同糾紛方式“、”合同訂立方式“、”違約責(zé)任“、”其他約定“、”交貨時間“以及”合同有效期“等等。(二) 主要步驟:1）點擊“庫存管理—采購管理—采購入庫”菜單項，系統(tǒng)彈出如上圖所示的對話框。5）根據(jù)送貨單，輸入“供應(yīng)商送貨單號”。 財務(wù)入庫(一) 財務(wù)入庫：財務(wù)材料員根據(jù)發(fā)票與倉庫入庫數(shù)量進行核對，將核對正確的發(fā)票做相對應(yīng)的財務(wù)入庫，形成財務(wù)材料賬及報表。4）鼠標右鍵點擊訂單號后橫線，會彈出訂單查詢窗口，根據(jù)發(fā)票后所附的訂單號選擇。7）月末結(jié)轉(zhuǎn)后，形成報表。綜合來說，ERP的銷售管理提供的銷售預(yù)測，銷售計劃和銷售合同(訂單)是主生產(chǎn)計劃的需求來源。1） 、當批退回部份貨物，處理措施：a、送貨人員通知生計部 生計部通知經(jīng)辦人，會同質(zhì)管協(xié)商解決方案， 收取未退回貨物，在送貨單上填寫實發(fā)數(shù)量，按實際數(shù)結(jié)算貨款，發(fā)票退回，實收數(shù)重開，不再補貨；b、送貨人員通知生計部 生計部通知經(jīng)辦人，會同質(zhì)管協(xié)商解決方案， 收取未退回貨物，在送貨單上填寫實收數(shù)量，按發(fā)票數(shù)結(jié)算貨款，收取發(fā)票，退回數(shù)由供方補足，補貨后不再開具發(fā)票和收取貨款。c、送貨人員通知生計部 生計部通知經(jīng)辦人，會同質(zhì)管協(xié)商解決方案， 退回全部貨物，收取發(fā)票 補貨并收取貨款。 c、單獨拉回，不要求補貨，要求用戶開具退貨證明，并開具負數(shù)發(fā)票。 c、承運人員裝貨時應(yīng)驗查發(fā)票數(shù)和送貨數(shù)是否一致，如發(fā)現(xiàn)