【正文】 起不辦理入庫；發(fā)票退給采購人員，辦理相應(yīng)簽收手續(xù)；采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認(rèn)；郵寄的應(yīng)在封面上標(biāo)明所退發(fā)票號(hào)并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認(rèn)；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。供應(yīng)商往來賬分二塊組成一、 （1）采購訂單一（2）采購訂單二二、 （1）銷售訂單一（2） 銷售訂單二2．3 ERP原輔材料系統(tǒng)購貨發(fā)票、退票處理流程 購貨發(fā)票入庫流程財(cái)務(wù)材料賬入庫倉庫審核輸出入庫單，ERP完成入庫采 購ERP完成進(jìn)庫采購發(fā)票入庫界面建立財(cái)務(wù)入賬總經(jīng)理批準(zhǔn)報(bào)支 購貨發(fā)票入賬傳遞流程財(cái)務(wù)部材料賬入庫輸入人財(cái)務(wù)部入賬輸入人采購部經(jīng)辦人供應(yīng)商 購貨發(fā)票退票傳遞流程 財(cái)務(wù)入賬輸入人 材料賬入庫輸入人采購部經(jīng)辦人供應(yīng)商 退票程序(一) 購貨發(fā)票處于未進(jìn)庫狀態(tài)1) 采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；2) 要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認(rèn)；郵寄的應(yīng)在封面上標(biāo)明所退發(fā)票號(hào)并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認(rèn)；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。4） 付款單一經(jīng)確認(rèn)打印出來即自動(dòng)勾銷相應(yīng)的入庫單。15) 出庫單輸出能標(biāo)明材料賬一致的分類名稱。7) 采購人員直接采購回的商品，沒有供應(yīng)商的送貨單的業(yè)務(wù)處理a) 設(shè)計(jì)一張“采購人員自購原料進(jìn)庫通知單”；b) 采購人員填寫“采購人員自購原料進(jìn)庫通知單”通知倉儲(chǔ)部進(jìn)庫；c) 倉儲(chǔ)部人員在“采購人員自購原料進(jìn)庫通知單”上簽收；d) 采購人員憑發(fā)票和“采購人員自購原料進(jìn)庫通知單”到財(cái)務(wù)部報(bào)支；e) “采購人員自購原料進(jìn)庫通知單”和發(fā)票關(guān)系的控制也按照上述第6條中的各條規(guī)定進(jìn)行。5) 如有一些合同與采購訂單合二為一的，需設(shè)計(jì)合同號(hào)、訂單號(hào)在一張合同上顯示；采用供方合同時(shí)，在合同上自己編上合同號(hào)和訂單號(hào)。 基礎(chǔ)信息1：付款形成模式、運(yùn)費(fèi)形成價(jià)格等信息錄入。 用戶信息：客戶信息的建檔、查詢，每位客戶產(chǎn)生唯一客戶編號(hào)。下面逐一介紹ERP流程的通常做法。所以基本功能模塊的構(gòu)建是ERP流程得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，流程的構(gòu)建應(yīng)該在關(guān)鍵功能模塊具備的情況下才可以逐步實(shí)現(xiàn)。ERP的管理范圍涉及企業(yè)的所有供需過程，是對(duì)供應(yīng)鏈的全面管理和企業(yè)運(yùn)作的供需鏈結(jié)構(gòu)，如下圖所示：物流過程銷售需求市場(chǎng)加工采購供應(yīng)市場(chǎng)整個(gè) 資金流過程資金流出 信息流 資金流入完整的ERP系統(tǒng)模塊眾多，模塊間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，從軟件的角度看，流程體現(xiàn)了功能模塊之間信息的傳遞，控制的轉(zhuǎn)移。ERP系統(tǒng)是一種管理理論和管理思想，不僅僅是信息系統(tǒng)。第一部分 ERP流程的目的物料流入 信息流 物料流出簡單地講，現(xiàn)代企業(yè)的所有資源包括3大流：物流，資金流和信息流。他利用企業(yè)的所有資源，包括內(nèi)部資源與外部市場(chǎng)資源，為企業(yè)制造產(chǎn)品或提供服務(wù)創(chuàng)造最優(yōu)的解決方案，最終達(dá)到企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。在現(xiàn)實(shí)世界中，流程體現(xiàn)了企業(yè)中各個(gè)部門間的協(xié)調(diào)運(yùn)作。一般來講，流程的實(shí)施是ERP實(shí)施中的難點(diǎn)，耗時(shí)較長，企業(yè)的管理需要經(jīng)過一個(gè)重要的轉(zhuǎn)變過程，這個(gè)過程通常需要企業(yè)一把手的主導(dǎo)才能得以順利實(shí)現(xiàn)。第二部分 ERP工作原理一、系統(tǒng)管理界面：基礎(chǔ)的信息建檔與編號(hào)產(chǎn)生、及數(shù)據(jù)產(chǎn)生 部門信息：部門負(fù)責(zé)人基礎(chǔ)信息錄入。 供應(yīng)商信息：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的建檔、查詢，產(chǎn)生供應(yīng)商編號(hào)。 基礎(chǔ)信息2：包含ERP中其它基礎(chǔ)信息的建檔，包括嘜頭信息錄入、資金控制建檔、交貨方式建檔、付款方式建檔、質(zhì)量信息建檔等等二、原輔采購與倉庫系統(tǒng)的工作原理2．1 ERP系統(tǒng)原輔材料的采購、入庫、報(bào)批、付款入賬、應(yīng)付出庫的管理流程原理：采購流程控制圖：(MRP:物料需求計(jì)劃)請(qǐng)購單手工生產(chǎn)單客戶訂單MRP供應(yīng)商／物料對(duì)照供應(yīng)商合同件 供應(yīng)商詢價(jià)單采購單采購單打印送貨單退貨單倉庫接收審核，入庫單批準(zhǔn)各種瀏覽報(bào)表材料賬入庫庫存入財(cái)務(wù)賬 控制程序1) 各部門申購由書面網(wǎng)上申購。6) 送貨單、發(fā)票的控制要求a) 采購人員要求用戶送貨單上應(yīng)注明我公司訂單號(hào)，如無訂單號(hào)應(yīng)注明合同號(hào)。8) 采購物資發(fā)票到公司后由財(cái)務(wù)部建立入庫界面，經(jīng)倉儲(chǔ)部確認(rèn)并打印簽字后送交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)確認(rèn)后入庫完畢。2． 2 ERP系統(tǒng)付款管理程序1） 所有付款追蹤訂單，無訂單不得支付貨款、工程款及服務(wù)費(fèi)等。5） 如果沒有發(fā)票但需要付款即為預(yù)付款，付款單要打出則僅能出具預(yù)付款單。(二) 購貨發(fā)票處于已進(jìn)庫未建立入庫界面狀態(tài)A、發(fā)票采購經(jīng)辦人保管狀態(tài)采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認(rèn)；郵寄的應(yīng)在封面上標(biāo)明所退發(fā)票號(hào)并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認(rèn)；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。（和該所退發(fā)票一并入庫的其他發(fā)票也需一并處理）(五) 購貨發(fā)票財(cái)務(wù)材料賬入庫已完成，尚未入財(cái)務(wù)賬狀態(tài)采購經(jīng)辦人向財(cái)務(wù)材料賬入庫人提出購貨發(fā)票退票申請(qǐng)；財(cái)務(wù)材料賬入庫人確認(rèn)該發(fā)票處于購貨發(fā)票財(cái)務(wù)材料入庫已完成，尚未入財(cái)務(wù)賬狀態(tài)后，啟動(dòng)退票程序，使該發(fā)票下入庫狀態(tài)退到進(jìn)庫狀態(tài)，ERP系統(tǒng)輸出紅沖入庫單，由倉庫人員簽字確認(rèn)交付財(cái)務(wù)材料賬入庫人；財(cái)務(wù)材料賬入庫人憑紅沖入庫單辦理紅沖入庫；發(fā)票退給采購人員，辦理相應(yīng)簽收手續(xù)；采購人員將所需退的發(fā)票退給供應(yīng)商；要求供應(yīng)商收票人在登記簿上簽字確認(rèn)；郵寄的應(yīng)在封面上標(biāo)明所退發(fā)票號(hào)并交檔案室存檔，開具退票單由供應(yīng)商簽收確認(rèn)；其他方式交付均要保留相關(guān)證據(jù)入檔。4) 月末結(jié)賬前倉庫庫存數(shù)為：已進(jìn)庫未入庫數(shù)+上月末入庫數(shù)+本月入庫數(shù)—至本月估價(jià)入庫前以前的估價(jià)入庫數(shù)—本月出庫數(shù)月末結(jié)賬前的概念是指盤盈、調(diào)撥、估價(jià)入庫之前的概念。 在以上調(diào)整處理后對(duì)四個(gè)公司財(cái)務(wù)庫存數(shù)負(fù)數(shù)商品進(jìn)行估價(jià)入庫調(diào)整處理。 在某時(shí)對(duì)系統(tǒng)倉庫庫存數(shù)和倉庫實(shí)物庫存數(shù)比對(duì)盤庫，并在電腦有記錄、相關(guān)人員確認(rèn)。2．6 ERP原輔材料采購、倉庫系統(tǒng)查詢、統(tǒng)計(jì)功能 a、某一時(shí)間段所有合同；b、某一時(shí)間段某一供應(yīng)商的合同；c、某一供應(yīng)商某一合同下訂單及訂單內(nèi)容。 庫存情況：庫存數(shù)、已進(jìn)庫未入庫數(shù)、入庫數(shù) 月末報(bào)表a、上月末庫存數(shù)；b、本月末庫存數(shù)；c、本月末入庫數(shù)；d、本月進(jìn)庫數(shù)；e、本月進(jìn)庫未入庫數(shù)；f、本月入庫數(shù)。 為配合采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)，在開具需開發(fā)票的原輔料、自制件時(shí)應(yīng)獨(dú)立成行的送貨單，不能在附件欄中體現(xiàn)，而不需開具發(fā)票的原輔料、自制件則在附件欄中表明。b、設(shè)立附件欄功能 一是開具送貨單 減少倉庫庫存數(shù) 銷售清單輸出 出庫單界面生成 核準(zhǔn)輸出“銷售費(fèi)用”出庫單，價(jià)格是“零”自動(dòng)識(shí)別，隨產(chǎn)品附件輸出“銷售費(fèi)用”。2．9 采購系統(tǒng)退發(fā)票、及退貨功能設(shè)置 退發(fā)票的功能的要求如果相應(yīng)發(fā)票已完成ERP入庫A、 啟動(dòng)該功能能夠使相應(yīng)入庫單退回到進(jìn)庫狀態(tài)；B、 能夠輸出相應(yīng)紅沖入庫單；C、 并有相應(yīng)記錄。調(diào)出單位憑手工開具撥出單及ERP輸出撥出清單、銷售清單出庫，調(diào)入單位憑手工開具撥出單及相應(yīng)調(diào)撥入庫單入庫；調(diào)出單位也可以暫時(shí)不經(jīng)ERP銷售系統(tǒng)自動(dòng)完成出庫，而憑手工開具調(diào)出單位撥貨單開具發(fā)票的出庫聯(lián)，相附在一起，輸入采購庫系統(tǒng)，而輸出一個(gè)撥貨銷售出庫清單，而完成撥出單位出庫憑撥貨銷售出庫清單，附手工開具撥貨單進(jìn)行撥出單位出庫（類似于憑領(lǐng)料單輸入系統(tǒng)后輸出領(lǐng)料清單）。 1)已發(fā)出未完工物件名稱、數(shù)量、發(fā)出日期； 2)已申請(qǐng)外加工未發(fā)出情況； 3)已完工未報(bào)批情況； 4)已報(bào)批未付款情況； 5)各外加工單位應(yīng)付款情況。一張發(fā)票或多張發(fā)票對(duì)應(yīng)同一外加工通知單下一張或多張完工單。3) 設(shè)備進(jìn)廠后，設(shè)備部門辦理設(shè)備進(jìn)庫驗(yàn)收單，給采購經(jīng)辦人提供供應(yīng)商開具發(fā)票。 1)、一份訂單下可以由多張?jiān)O(shè)備驗(yàn)收單構(gòu)成；2)、一張發(fā)票可以由一張或同一訂單下多張驗(yàn)收單組成并同時(shí)結(jié)算；3)、一份驗(yàn)收單可以由一張或多張發(fā)票同時(shí)結(jié)算；4)、若干張發(fā)票同時(shí)結(jié)賬時(shí)可以由同一訂單下多張驗(yàn)收單組成。 ERP系統(tǒng)非標(biāo)設(shè)備采購非標(biāo)設(shè)備采購合同訂立 操作流程審核批準(zhǔn)決算價(jià)合同價(jià)允許多次輸出非標(biāo)設(shè)備預(yù)付款進(jìn)庫驗(yàn)收、輸出非標(biāo)設(shè)備驗(yàn)收單入庫界面建立、請(qǐng)求入庫允許輸出非標(biāo)設(shè)備退款進(jìn)賬單設(shè)備部門審核，輸出入庫單批 準(zhǔn)財(cái)務(wù)入賬結(jié) 案．2 1）、合同訂立，應(yīng)設(shè)立非標(biāo)設(shè)備名稱、臺(tái)套數(shù)、合同單價(jià)、合同總價(jià)、訂立日期、要求完工日期、合同編號(hào)；2）、合同批準(zhǔn)后，允許多次輸出本非標(biāo)設(shè)備名稱下的預(yù)付款，但預(yù)付款總額小于合同總價(jià)，每次本項(xiàng)目下付款單輸出時(shí)，會(huì)顯示本項(xiàng)目下以前的付款情況下，合計(jì)付款情況，本項(xiàng)目合同總價(jià)、決算總價(jià)。 f入庫單可以由一張或多張驗(yàn)收單組成。．2 合同批準(zhǔn)后，允許多次輸出本合同建設(shè)項(xiàng)目下的預(yù)付款，但預(yù)付款總額小于等于預(yù)算價(jià)，每次本項(xiàng)目下付款單輸出時(shí)，會(huì)顯示本項(xiàng)目下以前的付款情況、合計(jì)付款情況、本項(xiàng)目預(yù)算總價(jià)、決算總價(jià)。 設(shè)計(jì)控制管理流程。如有多項(xiàng)物料需添加，點(diǎn)擊進(jìn)行行增加，否則刪除行。 訂單作業(yè)(一) 訂單作業(yè)功能：采購部根據(jù)各倉庫提交的申購單，以及生產(chǎn)單、客戶訂單中涉及到需提前申購的計(jì)劃、以及其它的一些手工的申購單形成訂單。采購部訂單發(fā)出時(shí)，需請(qǐng)供應(yīng)商將訂單編號(hào)注明在送貨單上，以方便倉庫入庫時(shí)的操作。d 請(qǐng)購倉庫：在下拉菜單選擇請(qǐng)購的倉庫。 合同作業(yè)(一) 合同作業(yè)：采購部進(jìn)行一番詢價(jià)后，與最終確定的供應(yīng)商簽訂合同。2）合同內(nèi)容：供方：即供應(yīng)商，點(diǎn)擊右鍵，彈出供應(yīng)商查詢窗口，雙擊選擇。合同產(chǎn)品內(nèi)容：在“產(chǎn)品編號(hào)”下的行中，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出物料查詢添加對(duì)話框，找到對(duì)應(yīng)物料選擇錄入，如果查找無該物料名，將供應(yīng)商的產(chǎn)品名稱在物料基礎(chǔ)信息中添加，生成唯一產(chǎn)品編號(hào)后，再重復(fù)之前操作添加合同產(chǎn)品內(nèi)容。按雙方協(xié)定情況填寫“質(zhì)量要求應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)”、“交貨地點(diǎn)”、“交貨方式及費(fèi)過承提”、“檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、方法及提出異議期限”、“隨機(jī)備品、配件、期盼數(shù)量”、“包裝標(biāo)準(zhǔn)”、“貨款結(jié)算方式”、“成套設(shè)備的安裝和調(diào)試的約定”、解決合同糾紛方式“、”合同訂立方式“、”違約責(zé)任“、”其他約定“、”交貨時(shí)間“以及”合同有效期“等等。(二) 主要步驟:1）點(diǎn)擊“庫存管理—采購管理—采購入庫”菜單項(xiàng)，系統(tǒng)彈出如上圖所示的對(duì)話框。5）根據(jù)送貨單，輸入“供應(yīng)商送貨單號(hào)”。 財(cái)務(wù)入庫(一) 財(cái)務(wù)入庫：財(cái)務(wù)材料員根據(jù)發(fā)票與倉庫入庫數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，將核對(duì)正確的發(fā)票做相對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)入庫，形成財(cái)務(wù)材料賬及報(bào)表。4）鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊訂單號(hào)后橫線，會(huì)彈出訂單查詢窗口，根據(jù)發(fā)票后所附的訂單號(hào)選擇。7）月末結(jié)轉(zhuǎn)后，形成報(bào)表。綜合來說，ERP的銷售管理提供的銷售預(yù)測(cè)，銷售計(jì)劃和銷售合同(訂單)是主生產(chǎn)計(jì)劃的需求來源。1） 、當(dāng)批退回部份貨物，處理措施：a、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人，會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案， 收取未退回貨物，在送貨單上填寫實(shí)發(fā)數(shù)量，按實(shí)際數(shù)結(jié)算貨款，發(fā)票退回，實(shí)收數(shù)重開，不再補(bǔ)貨；b、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人，會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案， 收取未退回貨物，在送貨單上填寫實(shí)收數(shù)量，按發(fā)票數(shù)結(jié)算貨款，收取發(fā)票，退回?cái)?shù)由供方補(bǔ)足，補(bǔ)貨后不再開具發(fā)票和收取貨款。c、送貨人員通知生計(jì)部 生計(jì)部通知經(jīng)辦人，會(huì)同質(zhì)管協(xié)商解決方案， 退回全部貨物，收取發(fā)票 補(bǔ)貨并收取貨款。 c、單獨(dú)拉回，不要求補(bǔ)貨，要求用戶開具退貨證明，并開具負(fù)數(shù)發(fā)票。 c、承運(yùn)人員裝貨時(shí)應(yīng)驗(yàn)查發(fā)票數(shù)和送貨數(shù)是否一致，如發(fā)現(xiàn)