【文章內容簡介】 錄下來，以便按時序寫入議事日程。擬訂會議議程要遵守有關事務的習慣性順序，如大會主席團和主席的確定和宣布，應是會議的首項事務。大會議事日程應印發(fā)給每一位與會代表。主席的議事日程上要附加有關資料提供其領導會議進行的有關材料。一般與會者的議事日程主要是按時序安排要議定的問題。四是要安排發(fā)言順序。五是要收集整理有關修正案的提議，并及時提供給大會主席，通過提案附議，按慣例交會議討論表決。六是記錄出席人數(shù)。記錄有關表決時投票計票結果，并向與會者公布，投票應在公正公開的監(jiān)督下進行。七是要協(xié)助大會主席排除可能出現(xiàn)的干擾，以保證會議的正常進行。對于不面向公眾召開的秘密進行的會議，秘書應協(xié)助領導者注重以下事項：一是議事應在個人或團體的權限范圍內；二是要限制議事辦法。會議主席有權從一項修正案跳到另一項修正案，略去那些他認為不重要的或重復的修正案；當會議決定對某些問題不行動時，要按會議章程和規(guī)則達到法定的多數(shù)票；四是會議的動議須正式成文，動議要在會前交給主席或秘書，提出動議者就該項動議發(fā)言并有權在討論結束時進行答辯，附議者對該項動議只能發(fā)表一次態(tài)度。如果無人附議，就得放棄該項動議，不得重新再提。動議提到會議上應成為問題，當它通過后，就稱為“決議”。一項不包括在議事日程上的問題的動議須經會議同意“作為緊急事件處理”方可提出，或者包括在“其他事項”這一慣例條目下。五是要妥善處理不信任案，當會議成員感到十分不滿或與主席意見分歧，可對主席投不信任票，此事一量發(fā)生并取得法定票數(shù)時，主席必須辭去主席職位，讓位于他的助手或會議提名的另一個人。六是要組織選舉活動，準備好投票箱和選票，投票進行的方式一般在組織的議事規(guī)則或章程中規(guī)定。七是處理決議事項，決議是會議通過的正式決定，必須按慣例有人提議、附議并提交到會上，決議在會上正式通過后，不得在該會上予以取消，決議后的附加條款或鐵路局是決議的附文，附文不同于修正案，它不是改變決議而附加內容，附文也要有人提議并提交給會上。八是安排提案者行使答辯權，提案已經過了充分討論后，提案者有答辯權，即允許他答辯一次，答辯后將其提議在會上進行表決。？答：英國對秘書人員的品質要求，對數(shù)量眾多的公司秘書而言，主要有商業(yè)品質和個人品質兩方面。對秘書而言，還有政治品質方面的要求。（1）商業(yè)品質。所謂商業(yè)品質，指的是適應公司經營管理需要的秘書工作知識和技能。主要包括，一是秘書工作技巧，要有高標準的速記、打字技能，能夠盡到秘書的職責，具有高明的社交技巧；二是具有良好的組織才能，能妥善地組織一切活動，使辦公室的日常工作準確可靠，無論在什么情況下都能高效地獲得圓滿的結果；三是講究效率，具有強烈的責任感、工作可靠，隨時準備承擔責任，接受領導授權給他的工作，對日常的紛繁的公務能夠仔細、周密、盡職盡責地完成；四是能準確地把握工作權限，在其授權范圍內，能夠積極主動地完成各項工作任務，無需等待領導者的具體指示；五是具有高明的交際藝術，在回答詢問、接待來訪者和接電話等工作中，善于同不同身份的人打交道，善于取得他們的理解、合作與好感，使人們對公司產生良好的印象；六是具有保密意思，在工作和談話中嚴守公司機密；七是準時，秘書人員在完成工作任務、安排約會、組織會議等活動中，有強烈的時限意識，準確地按時完成任務，做好各方面的準備工作；八是要有預見性，能夠按時工作發(fā)展需要，事先做好計劃和各種必要的準備，以保證領導工作順利進行；九是要忠誠。這是品質中最為重要的品質。公司領導者對這一點要求極為嚴格，而秘書人員也應把這一點作為職業(yè)首先中的首要要求。（2）個人品質。英國對秘書個人品質方面的要求，主要指秘書在職業(yè)活動中的行為和表現(xiàn)，要符合秘書職業(yè)要求。其具體內容，一是上班時要穿著入時，整潔大方；二是在接電話和接待客人時要舉止文雅，平易近人，富有幽默感；三是要適應性強，樂于助人特別在他人處于艱難困苦時能主動地熱情地給人以幫助，在改變工作內容、調整工作節(jié)奏或處于繁重工作時，能有很強的適應性；四是要有廣泛的興趣，渴望從讀書、看報中獲取和增加知識，對領導者所從事的工作能主動積極地去學習和提供服務；五是講禮貌，彬彬有禮，富有同情心，能得到周圍的人的理解，支持和合作。？答：（1）辦公行為規(guī)范化。①研究工作的步驟。什么樣的工作都需要一個合理化的步驟，以免徒功和無序，重新干則是最浪費時間的。秘書工作考慮時間和競爭，要專家研究工作的步驟。②測定所需的時間。領導人布置一件工作，問什么時候能完成，回答“不知道，干干看吧”，這樣的秘書是不合格的。平時要測定自己的工作速度，必須進行訓練，找到基本的規(guī)律，養(yǎng)成習慣，使工作時間沒有太大的誤差。③養(yǎng)成計劃習慣。不論從事什么工作，都需要養(yǎng)成有計劃、按步驟進行的習慣。秘書工作的過程也是經營管理的過程，秘書的工作也需要采取經營管理的特點。④認真負責，思考周密。秘書的下班時間，多數(shù)不固定。因為秘書經常和領導人在一起工作，下班時間就不一定能準時離開。如果在領導人之前走時，秘書一定要向領導人說：“還有事嗎？如果沒有什么事，我想先走了?！皥蟾嬉宦曉傧掳?，這是秘書應講的禮節(jié)。下班前還要核對一下清理工作是不是忘了。（2）辦公環(huán)境規(guī)范化。一般應注意以下問題：① 桌子和椅子是否歪斜。② 椅子的扶手上和靠背上的套子臟不臟，有沒有皺折。③ 窗簾臟不臟，拉窗簾的軌道是否好使。④ 煙灰缸和廢紙簍是不是空的。⑤ 日歷上的日子是不是準確。⑥ 鐘表走得準不準。⑦ 物品和電話上是否有灰塵。⑧ 鏡框是否懸掛傾斜。⑨ 插的花是否有枯了的和折斷了的。⑩ 香煙和火柴是否充足。? 報紙、雜志是否擺放整齊。（3）辦事程序規(guī)范化。日本秘書無論做什么事情，都要求從基本程序著手，按照“計劃——實行——檢討”三個基本環(huán)節(jié)，規(guī)范運作。計劃：一是要明確目的；二是要列出幾條可行辦法；三是將各種辦法撰擬出計劃書；四是選擇最適當?shù)挠媱潟?；五是周密思考實施計劃的必要措施、合適的順序、恰當?shù)墓ぞ?、材料、組織以及時間等。實行：一是要按已定計劃實行；二是遇到計劃預料外的情況要進行適當調整；三是遇到有疑問不能自行判斷時，一定要 先請教上司后再實行；四是只要認定計劃目標是正確的，無論遇到怎樣的困難，都要堅決實行，不達到目的的決不罷休。檢討：一是要明確為什么這樣做；二是要明確要做什么；三是要明確由誰來做；四是要明確何時完成；五是要明確在哪里進行；六是要明確采取什么方法；七是要明確要做到什么程度；八是要明確辦理的結果如何。，必須注重哪些方面？答：嚴格自律是日本秘書處理好與領導的關系，實現(xiàn)自我發(fā)展的基礎。日本秘書對自己要求十分嚴格。從一清早起，就全身心地投入工作。（1）清早行事。日本秘書從清早上班起，就開始了一天緊張而繁忙的工作。一般來說，秘書要先于上司上班。要在上司上班之前，打掃辦公室，整理桌、椅、茶幾等，高度檢查辦公室的空調設備和照明系統(tǒng)，整理好辦公室的報紙雜志和其他物品。接著整理郵件，特別將上司的郵件分類處理好。上司踏進公司后秘書要馬上查對預定表，查核預定的事是否變動。要查對辦公室是否整潔，要呈交給上司文獻是否已經清理完畢，可以讓上司節(jié)省閱文時間。上司到達后，秘書已為他開展一天工作做好了準備。秘書可征求上司對行事表的意見。看是否有些項目需要調整。若要調整，要馬上做哪些準備。對有關公司的傳言、聯(lián)絡事項、傳言、行事、典禮、公司資料等，無論大事小事，只在確定無疑后，秘書才向上司報告書秘書還要將公司內的文件瀏覽一遍，若有緊急文件，則要安排優(yōu)先處理。在一整天工作中，秘書必須與上司保持聯(lián)系狀態(tài)，若上司不在公司時，則要與代理人商量，以便有效地處理問題。（2）正確對待自己的過失。在實踐中每個人都會犯錯誤。任何高明的秘書，在處理紛繁的事務中很難不出現(xiàn)疏漏或過失。重要的不是秘書是否犯過錯誤，而是犯錯誤后處理的態(tài)度。秘書工作中出現(xiàn)錯誤或失敗時，一定要誠懇、坦白地道歉，并簡潔地說明事情的經過，而且要說“以后一定會多加注意”，為避免再犯同樣的錯誤，應該有自我反省的態(tài)度，并尊重上司的意見或指示，絕對不可一個人獨自處理。秘書出現(xiàn)錯誤時，要自己向人道歉，要拿出勇氣認錯，主動道歉顯得有魄力有誠意，上司對主動道歉者反而會更為贊許和信任。如果隱藏錯誤或失敗，是絕對不行的，那會導致更加消極的后果。在上司還沒下達指示之前，不論自己多想辯解，都要盡量克制，靜候指示的下達。等到上司指示完畢后，再簡潔地說明原因。是否是因他人的行為才促使工作失敗或錯誤，要態(tài)度客觀地反映情況。要用“實在很抱歉”，“以后多加小心”等話，誠心誠意地認錯和表示愿意改正錯誤。總體來說，日本秘書發(fā)現(xiàn)自己工作中的錯誤失敗時，一是要坦白道歉，二是要反省失敗的原因，三是要說明事實，四是要等待上司的指示和處理。？答：法國專利說明書由索引標頭和正文兩部分組成。索引標頭部分，即專利著錄項目代碼，包括以下幾項：一是文件類別，即用于分類和指定復制的文件號或專利號。二是國內登記項，包括用于支付年金、請求正式副本和國家產權局及各種通訊聯(lián)系的國內登記號，三是日期，包括申請日期、優(yōu)先申請日期、優(yōu)先申請?zhí)?、披露日期，以及未經審查和未獲準專利權的說明書提供公眾閱覽或應要求復制的日期。四是技術項，包括國際專利分類號、發(fā)明題目，以及法律涉及的有關文件。五是人事項，包括專利申請人和專利發(fā)明人。正文部分由四部分構成。一是序言和發(fā)明目的，主要指出發(fā)明屬于哪個專業(yè)，還存在哪些技術問題，并簡單敘述發(fā)明的優(yōu)點以及解決問題的方法。二是詳細闡述發(fā)明的內容。這一部分要結合附圖詳細介紹所發(fā)明的工作原理以及采取的方法、手段和措施。三是列舉事例，即列舉各種事例進行對比，說明實現(xiàn)發(fā)明的最佳方案。四是專利權項，是申請人對發(fā)明要求法律保護，不受他人侵犯的專利權限范圍，專利權不止一項，一般的寫法是，第一寫發(fā)明的總內容，其他各項寫發(fā)明的各個局部特征。這部分在法律上極為重要，要突出法律文件的特征，采用法律條款式的寫法，語言要嚴謹簡潔，要鮮明。法國專利說明書的特點，一是表述中出現(xiàn)的科技語匯、專業(yè)術語、縮略語和外來語較多，而且不同語種還常常通用或借用這些詞語。只有這樣，才能準確地表述科技發(fā)明，適用于在全世界傳播或交流。二是專利說明書中的書面語言較多，一些法律文件書面用語也會用到，使專利說明書更具法律文件的特點。三是專利說明書具有客觀性、條理性和邏輯性。四是語言嚴謹精練，字句準確鮮明。答：法國國立行政院的教學與其他高校不同。該校在第一年不在課堂上課，而是把學生分派到各級行政機構去擔任見習行政人員。大多是到各省市行政區(qū)去擔任省長、市長的“見習行政人員”或“見習秘書”。學生擔任“見習行政人員”，有職有權，甚至在上司不在時，有權處理公務，可以主持一般的“公民接待”，也可以根據有關規(guī)定簽署某種法令、決定。學生智慧、才能和膽識能夠得到發(fā)揮和磨煉，學生實習有法律給予保障。實習的導師就是實習所在單位的最高官員，學院不另派老師指導。這樣“真刀真槍”的實習之后，每人交一篇實習論文，不準空談理論，只能是總結一年中哪些重大問題以及如果處理，進行高度的概括。在校授課時間，這些論文進行廣泛的交流，從專業(yè)知識的角度進行深入的研究。這種獨特的教學方法，真正遵循了“實踐——理論——實踐”的原則，學習和知識扎實，動手能力和理論水平能夠在在校期間得到有效的提高，符合應用學科的教學特點，能在較短的時間內培養(yǎng)出高級秘書人才。法國國立生下學院高級秘書長人才是高起點、小批量的培養(yǎng)模式，是以專業(yè)培養(yǎng)高級秘書人才，進而擇優(yōu)培養(yǎng)中高級行政官員為目的的。這種培養(yǎng)模式，把一般秘書人員與培養(yǎng)高級秘書人員區(qū)分開來，有利于培養(yǎng)更年輕的高級秘書，這比較符合秘書的特點；同時這種“秘書——文官——中高級官員”一體化的培養(yǎng)模式，合理利用了秘書是領導的近身助手，參與領導實踐活動比較多，便于學習領導工作方法、領導藝術和形成全面思考問題，進行決策、指揮等領導科學知識的職業(yè)優(yōu)勢。這種教育模式，對培養(yǎng)優(yōu)秀的中高級年輕官員，是有積極意義的。、發(fā)盤信有何作用？要掌握哪些要領？答：詢盤，即詢問，也叫咨詢函。它是經濟領域特別是商業(yè)上最常用的一種詢問書信。一般在商務往來中，買方向賣方發(fā)出，詢問了解有關貨物價格、商品樣式、質量優(yōu)劣、銷售條件、在同類商品中的特點以及有關商品制造工藝水平等方面的情況等等。詢盤根據需要，內容可繁可簡，無固定限制。如果單純?yōu)榱藘r格，索取目錄單，則可用簡單形式，甚至可用一句話將要求寫在明信片上或公司印好的詢問函上。如果買方要詢問價格行情、付款條件、要求貨單、說明書、價目表、貨樣等，并要求對方提供詳細的發(fā)盤時，就要采用較繁的形式，但一般也不要過長。德國詢盤信由四部分組成，即稱呼、正文、簽署和日期。日期一般寫在右上角，稱呼寫在左上角，正文要注重五個方面的內容：一是獲悉對方地址及商品來源，如“承蒙……為我們提供了你們的地址”?！皬哪銈兛窃凇膹V告中獲悉，你們提供……”；二是發(fā)詢盤的原因。如“我們是……公司，因此需要……”或“我們對……很感興趣”；三是想要了解有關情況，包括商品、性能、價格、數(shù)量、供貨、支付條件等。如“請告訴我貴公司……的價格和售貨條件”、或“如果你們能寄來發(fā)盤……我們深表感謝”；四是證明人或單位。如“你們可通過……公司了解我們”?；颉坝嘘P本公司的情況，你們從……那里可以得到”；五是結束語，如“謹致以親切的問候”，作為詢盤信的結束語。發(fā)盤又叫報盤，是賣方答復對方詢問貨物價格等情況的復函，或者是賣方愿按一定條件賣出某種貨物或物資而主動發(fā)出的函件。發(fā)盤和單項和完備的兩類。單項尾盤是針對買方的某一要求或詢問而發(fā)的復函；完備的發(fā)盤包括許多細節(jié)，如商品種類、品質、規(guī)格等，供貨的數(shù)量、價格、條件、時間、支付條件、履行合同以及受理法院地點等。必要時還得附上說明書、貨單、樣品或抽樣，以便接盤人了解有關情況?！　〉聡陌l(fā)盤按是否主動，分請求發(fā)盤和非請求發(fā)盤。賣方按買方的詢盤而發(fā)出的叫請求發(fā)盤；賣方在未得到詢盤的情況下而主動發(fā)出的叫非請求發(fā)盤。發(fā)盤按是否有約束性，又分為實盤和虛盤。實盤有法律效應，有有效期，在有效期內，發(fā)盤人不得撤回、變更或修改，走出期限，發(fā)盤失效。實盤具有約束力。虛盤沒有約束力，比較自由，可以附加條款，如“保留價格變動的權利”等。這種發(fā)盤有利于業(yè)務聯(lián)系，不利于成交。德國發(fā)盤信件包括發(fā)盤日期、稱呼、正文、簽署四個部分。日期、稱呼、簽署的位置與詢盤信一樣。正文的內容，一