【文章內(nèi)容簡介】 動導(dǎo)入。 點擊“取消”按鈕，系 統(tǒng)返回到檔案管理主界面。 說明：模板文件中： Excel 目錄材料模板 1 為第一種導(dǎo)入方式， Excel 目錄材料模板 2為第二種導(dǎo)入方式。 （ 4）更新檔案編號 功能：在用戶批量更新檔案編號的時候使用，系統(tǒng)根據(jù)姓名、性別和出生日期來判斷并批量更新檔案編號，該功能使用的 Excel 模板如下： 單擊【批量處理】菜單，點擊“更新檔案編號”，彈出下面的對話框，選擇要更新的 Excel模板文件，點擊開始更新。 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 14 該功能可在以下情況中用到： 初始采集數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)外已存在檔案編號，而初始數(shù)據(jù) eHR 中無檔案編號，可以利用該功能導(dǎo)入檔 案編號。 兩個單位合并的時候，檔案編號需要發(fā)生變化，可以利用該功能更新檔案編號。 當(dāng)檔案編碼規(guī)則發(fā)生變化的時候，可以利用該功能批量修改檔案編號。 打印輸出 （ 1） 標(biāo)簽 選擇需要打印標(biāo)簽的人 員（可以多選）， 如下圖所示： 單擊【打印輸出】菜單，點擊“標(biāo)簽”，即可預(yù)覽或直接打印當(dāng)前選中人員的檔案袋標(biāo)簽。如下圖所示： 說明：在預(yù)覽狀態(tài)下可以將標(biāo)簽保存成 EXCEL 文件到本機。 打印方式可以分為 1 張紙 1 份、 1 張紙 4 份， 1 張紙 6 份三種打印方式。 （ 2） 目錄 單擊【打印輸出】菜單，選擇“目錄”，即可預(yù)覽或直接打 印當(dāng)前選中人員的“目錄及零散材料接收子集”檔案目錄。如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 15 ? 預(yù)覽 點擊“預(yù)覽”按鈕，即可預(yù)覽當(dāng)前人員選中子集的目錄。 進入預(yù)覽界面后，點擊“保存”按鈕，將當(dāng)前目錄保存成 EXCEL 文件到本機。如下圖所示： 點擊“返回”按鈕，直接返回到檔案管理主界面。 ? 打印 點擊“打印”按鈕，彈出“打印目錄”復(fù)選框。選擇需要打印的目錄，可以多選。如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 16 分類打?。?按目錄類別逐頁進行打印 。 連續(xù)打?。簩⒍鄠€類別打印到同一紙張，類別中間自動產(chǎn)生空行隔開。 注意：用戶在進行目錄打印操作前，必須先對檔案目錄及零 散材料接收子集內(nèi)容進行排序，否則會影響預(yù)覽和打印結(jié)果的正確性。打印時，每頁默認打印二十行。 （ 3） 通知單 功能：檔案在轉(zhuǎn)遞過程中， 用戶使用通知單通知檔案轉(zhuǎn)出單位及接收單位。 選擇需要打印通知單的人員，可以多選。 單擊【打印輸出】菜單，點擊“通知單”，選擇“設(shè)置”，進入通知單回執(zhí)地址設(shè)置界面。如下圖所示： 輸入檔案室名稱及通訊地址后，點擊“確定”按鈕即可。 單擊【打印輸出】菜單，點擊“通知單”，選擇“打印”，進入通知單界面。如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 17 點擊“打印”按鈕，系統(tǒng)對當(dāng)前通知單進行打印。 點擊“保存”按鈕，將當(dāng)前 通知單保存成 EXCEL 文件到本機。 點擊“返回”按鈕，直接返回到檔案管理主界面。 注意：通知單打印之前必須先進行“檔案轉(zhuǎn)遞”操作，規(guī)范填寫“檔案去處”和“轉(zhuǎn)遞編號”等內(nèi)容。操作完畢后，再從“轉(zhuǎn)出庫”中選擇人員，進行通知單打印操作。 檔案轉(zhuǎn)遞 （ 1） 檔案轉(zhuǎn)出 功能：用于將要轉(zhuǎn)出的檔案人員進行檔案轉(zhuǎn)出操作。 進入需要檔案轉(zhuǎn)出的人員庫并選擇人員 （可以多選）， 如下圖所示： 單擊【檔案轉(zhuǎn)遞】菜單，點擊“檔案轉(zhuǎn)出”，或者點擊右鍵的“檔案轉(zhuǎn)出”，進入檔案轉(zhuǎn)出界面，填寫轉(zhuǎn)出信息。如下圖所示： 點擊“瀏覽”按鈕， 選擇檔案轉(zhuǎn) 出數(shù)據(jù)文件的存放位置。 在文件名稱處輸入轉(zhuǎn)出檔案的文件名，點擊“確定”按鈕，轉(zhuǎn)出人員及其檔案自動從當(dāng)前人 員庫內(nèi)轉(zhuǎn)移到“轉(zhuǎn)出庫”內(nèi)。同時系統(tǒng)會自動在指定的存放位置生成后綴為 .dat 的數(shù)據(jù)文件。 說明： 新生成文件較大 ，建議用戶在傳輸前先進行壓縮。 （ 2） 檔案接收 功能： 接收轉(zhuǎn)入人員的檔案電子信息。 先進入需要接收人員檔案的人員庫，然后單擊【檔案轉(zhuǎn)遞】菜單，點擊“檔案接收”，或點擊右鍵的“檔案接收”，如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 18 進入檔案接收界面，維護檔案接收的各項信息。如下圖所示： 點擊“瀏覽”按鈕，選擇需要接收的后綴為 .dat 的文件所在路徑。 點擊“測試”按鈕，系統(tǒng)針對接收文件的格式進行校驗，如不符合，將不允許導(dǎo)入。 測試通過后，點擊“開始導(dǎo)入”按鈕，系統(tǒng)將需要接收的人員及其檔案一并導(dǎo)入到相應(yīng)人員庫中。 說明：接收后的人員檔案編號要根據(jù)實際情況手動進行維護。 點擊“取消”按鈕，系統(tǒng)不進行操作直接返回檔案管理主界面。 查（借）閱提醒 功能：當(dāng)檔案查 (借 )閱時間超過規(guī)定時間，在系統(tǒng)主界面右上角會顯示當(dāng)前超過規(guī)定時間的檔案份數(shù)。用戶可以根據(jù)此記錄查看相應(yīng)報表數(shù)據(jù)。 用戶可以根據(jù)查（借）閱情況靈活設(shè)置歸還時間，具體操作參見 借閱天數(shù)設(shè)定 。 在系統(tǒng)主界面右上角查看是否有檔案借出超過規(guī)定時間的人員記錄，如下圖所示： 點擊 紅字部分，進入到檔案查（借）閱情況報表界面，如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 19 點擊“保存”按鈕，將當(dāng)前報表保存成 EXCEL 文件到本機。 點擊“返回”按鈕，直接返回到檔案管理主界面。 導(dǎo)出到 EXCEL 本功能只在鼠標(biāo)右鍵的功能菜單中顯示。選擇導(dǎo)出主集信息時，則將全部人員的主集信息導(dǎo)出；選擇導(dǎo)出子集信息時，則根據(jù)選擇的子集導(dǎo)出當(dāng)前人員該子集內(nèi)的全部信息。 機構(gòu)管理 功能：主要針對本單位機構(gòu)的各項基本信息進行新增、修改、排 序和刪除等操作。 從主菜單中選擇 進入到機構(gòu)管理主界面，如下圖所示： 在左側(cè)機構(gòu)樹上選擇需要增加下級單位的本級單位名稱，點擊右鍵“新增下級單位”按鈕，系統(tǒng)彈出對話框要求用戶輸入新增單位名稱，如下圖所示： 點擊“確定”按鈕，新增機構(gòu)；點擊“取消”按鈕，返回機構(gòu)管理界面。 用戶可在右側(cè)維護機構(gòu)的各項信息，左側(cè)機構(gòu)樹與右側(cè)機構(gòu)信息同步更新， 左側(cè)機構(gòu)可以實現(xiàn)自動更新 。 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 20 用戶可以根據(jù)不同情況自行調(diào)整排序碼以改變機構(gòu)樹順序。（也可用鼠標(biāo)選中后上下拖動）如下圖所示： 用戶選擇需要刪除的機構(gòu)，點擊右鍵“刪 除”按 鈕。如果當(dāng)前待刪除機構(gòu)下存有下級機構(gòu)，或末級機構(gòu)存在檔案信息時，系統(tǒng)會提示“不能刪除”。 說明：機構(gòu)管理的“機構(gòu)名稱”和檔案管理模塊中的“機構(gòu)名稱”完全一致，此處修改機構(gòu)信息后，檔案管理模塊中的“機構(gòu)名稱”自動更新。 統(tǒng)計報表 根據(jù)檔案管理工作的需要 ，統(tǒng)計報表功能 設(shè)置了 5 張統(tǒng)計報表。 其 名稱和功能分別如下： （ 1） 人事檔案管理人員基本情況統(tǒng)計表，用于統(tǒng)計檔案管理員信息。 （ 2） 干部人事檔案目標(biāo)管理情況統(tǒng)計表，用于統(tǒng)計檔案目標(biāo)管理和計劃信息。 （ 3） 人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施情況統(tǒng)計表，用于統(tǒng)計檔案基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備信息。 （ 4） 人事檔案管 理數(shù)量統(tǒng)計表，用于統(tǒng)計檔案數(shù)量信息。 （ 5） 干部人事檔案查（借）閱情況登記表，該報表可按時間段統(tǒng)計檔案查（借）閱情況。 選擇【統(tǒng)計報表】進入到統(tǒng)計報表主界面。 單擊【報表】菜單，點擊需要查看的報表，如下圖所示： 說明：檔案室名稱的修改在【檔案管理】模塊“通知單設(shè)置”中修改。 綜合管理 檔案綜合管理模塊包括：檔案員管理、基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備、目標(biāo)管理以及計劃管理，四個模塊組成。 檔案員管理 功能：主要是對檔案管理員的基本信息進行新增、修改及刪除等操作。 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 21 點擊“檔案員管理”按鈕，用戶可以在綜合管理界面直接對檔案員信息進行維護。如下圖所示： 刪除人員時，用戶需要選擇所刪除人員整條記錄，單擊右鍵，選擇“刪除記錄”按鈕，即可刪除選中人員及其信息。如下圖所示： 基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備 功能：主要是對當(dāng)前所管轄檔案機構(gòu)設(shè)備的管理，進行設(shè)備新增、修改及刪除等操作。 操作方法與檔案員管理步驟相同，不再贅述。 目標(biāo)管理 功能：主要實現(xiàn)對所管轄檔案機構(gòu)等級目標(biāo)實現(xiàn)情況的維護。 操作方法與檔案員管理步驟相同，不再贅述。 計劃管理 功能：主要實現(xiàn)對所管轄檔案機構(gòu)等級目標(biāo)計劃實現(xiàn)年 限情況的維護。 操作方法與檔案員管理步驟相同，不再贅述。 系統(tǒng)維護 系統(tǒng)維護是檔案系統(tǒng)中對系統(tǒng)功能進行設(shè)置的地方。建議用戶在使用初期仔細閱讀這部分內(nèi)容。 系統(tǒng)維護包括：信息集維護、代碼維護、數(shù)據(jù)備份、庫結(jié)構(gòu)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、修改密碼、人員庫設(shè)置、調(diào)整檔案編碼規(guī)則、借閱天數(shù)設(shè)定和按末級機構(gòu)查詢。界面如下圖所示： 信息集維護 系統(tǒng)目前已定義十三個信息集，并可對各信息集的指標(biāo)項進行維護。系統(tǒng)還設(shè)置了自定人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 22 義檔案業(yè)務(wù)信息集功能，用戶可以自行定義適合本企業(yè)的檔案信息集及指標(biāo)項。如下圖所示： （ 1） 信息集維護 新增：在 左側(cè)信息集列表中單擊右鍵，點擊“新增檔案子集 ”按鈕，彈出信息集新增界面，輸入新增信息集信息，點擊“確定”按鈕即可。如下圖所示： 修改：選擇需要修改的信息集，單擊右鍵，點擊“修改”按鈕可對信息集名稱和顯示順序進行修改。 排序：選擇需要進行排序的檔案子集，單擊右鍵，點擊“檔案子集排序”按鈕可特別對各檔案子集進行排序。用戶直接修改“顯示順序”列里的數(shù)字即可改變子集順序。點擊“保存”按鈕后，信息集左側(cè)檔案子集順序同步更新。如下圖所示： 刪除：選擇需要刪除的自定義信息集，單擊右鍵，點擊“刪除”按鈕即可。 說明 ：系統(tǒng)定義的信息集不要刪除，否則程序出錯。 （ 2） 指標(biāo)維護 在左側(cè)信息集列表中選擇需要維護指標(biāo)的信息集。 在右側(cè)指標(biāo)列表中單擊右鍵，點擊“新增”按鈕，彈出指標(biāo)新增界面，如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 23 點擊“關(guān)聯(lián)代碼”項右側(cè)的“選擇”按鈕，系統(tǒng)彈出“選擇指標(biāo)”對話框。用戶可以在代碼列表中選擇相應(yīng)指標(biāo)， 如需要取消關(guān)聯(lián)代碼 ，點擊“置空”按鈕即可如下圖所示： 輸入指標(biāo)各項信息，點擊“保存”按鈕。 當(dāng)用戶選擇新增或修改指標(biāo)，在“人員庫”選擇中，不指定具體人員庫名 ,則默認在所有人員庫中使用。 代碼維護 功能：對各信息項使用的代碼指標(biāo) 進行維護，實現(xiàn)代碼及其指標(biāo)的新增、修改和刪除等操作。系統(tǒng)允許新增同級指標(biāo)或下一級指標(biāo)。 （ 1）信息項維護 在左側(cè)代碼列表中單擊右鍵，點擊“新增”按鈕，彈出大代碼新增界面，如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 24 輸入代碼信息，點擊“確定”按鈕即可。 點擊“取消”按鈕，系統(tǒng)返回到代碼維護主界面。 選擇需要刪除的代碼，單擊右鍵，點擊“刪除”按鈕即可。 （ 2）代碼項維護 在左側(cè)代碼列表中選擇需要維護指標(biāo)的代碼。 在右側(cè)代碼列表中單擊右鍵。首次新增子代碼時要先點擊“新增下級指標(biāo)”按鈕，彈出指標(biāo)新增界面，如下圖所示： 在右側(cè)代碼列表中 單擊右鍵，點擊“新增同級指標(biāo)”按鈕，可以新增同級指標(biāo)；也可以點擊“新增下級指標(biāo)”按鈕，可以在本級指標(biāo)下新增下級指標(biāo)。 輸入指標(biāo)信息，點擊“確定”按鈕即可。 點擊“取消”按鈕，系統(tǒng)返回到代碼維護主界面。 選擇需要修改的指標(biāo)，單擊右鍵，點擊“修改”按鈕可對指標(biāo)名進行修改。 選擇需要刪除的指標(biāo)，單擊右鍵，點擊“刪除”按鈕即可。 數(shù)據(jù)備份 功能：將系統(tǒng)數(shù) 據(jù)手動備份到用戶指定位置。 點擊 進入數(shù)據(jù)備份界面，如下圖所示： 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 25 點擊“瀏覽”按鈕選擇數(shù)據(jù)備份路徑。 用戶在文件名稱處填寫備 份文件名。 點擊“開始備份”按鈕，系統(tǒng)將自動將整個數(shù)據(jù)全部備份到指定文件路徑。 點擊“取消”按鈕，系統(tǒng)返回到系統(tǒng)維護主界面。 建議 ：采取按月備份機制，以防止數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生 或計算機病毒對數(shù)據(jù)的破壞。 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)備份 功能：此項只對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行備份而不備份檔案數(shù)據(jù)。 點擊 進入庫結(jié)構(gòu)備份界面，如下圖所示： 點擊“瀏覽”按鈕選擇需要備份結(jié)構(gòu)的文件路徑。 點擊“開始備份”按鈕，系統(tǒng)將自動生成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)備份文件到指定文件路徑。 點擊“取消”按鈕，系統(tǒng)返回到系統(tǒng)維護主界面。 數(shù)據(jù) 恢復(fù) 功能：可以將系統(tǒng)已備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到當(dāng)前系統(tǒng)中。 點擊 進入數(shù)據(jù)恢復(fù)界面，如下圖所示： 點擊“瀏覽”按鈕選擇需要恢復(fù)的文件。 點擊“開始恢復(fù)”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)選擇的文件自動還原數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)。 點擊“取消”按鈕，系統(tǒng)返回到系統(tǒng)維護主界面。 說明： 如果選擇恢復(fù)庫結(jié)構(gòu)， 則系統(tǒng)中全部內(nèi)容將會清空。 修改密碼 功能：實現(xiàn)對當(dāng)前用戶重新設(shè)置密碼的功能。 人事檔案系統(tǒng)及輔助工具使用手冊 26 點擊 進入密碼修改界面，如下圖所示： 輸入原密碼。 兩次輸入新密碼，點擊“確定”按鈕即 可。 點擊“取消”按鈕，系統(tǒng)返回