【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 公司職能部門(mén)章：（一）以部門(mén)名義簽署的向公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告以及其他文件資料。（二）以部門(mén)名義向其他部門(mén)、所屬公司發(fā)送的公函、通知以及其他文件資料。（三）其他應(yīng)當(dāng)以公司職能部門(mén)名義實(shí)施的事項(xiàng)。第五章 印章使用審批第十六條 加蓋公司公章、合同章經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批復(fù)，由綜合部負(fù)責(zé)人批復(fù)后提交經(jīng)總經(jīng)理審批或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他人審批。第十七條 加蓋法人章經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批復(fù)后，綜合部負(fù)責(zé)人批復(fù)，由法人審批后，再交由總經(jīng)理批復(fù) 第十八條 加蓋公司領(lǐng)導(dǎo)簽字章應(yīng)當(dāng)經(jīng)所涉及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及簽字章所有人同意及總經(jīng)理審批或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他人審批。 第十九條 公司合同專(zhuān)用章應(yīng)有審批流執(zhí)行完整的合同審批表作為依據(jù)方可加蓋。 第二十條 加蓋公司職能部門(mén)章應(yīng)當(dāng)經(jīng)該職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。 第二十一條 涉及重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或者其他事項(xiàng)需要加蓋公司其他印章的，其使用均佳燁投管23需由總經(jīng)理審批。第六章 印章使用程序和要求 第二十二條 使用印章應(yīng)當(dāng)先由擬使用印章的部門(mén)或者人員填寫(xiě)使用印章申請(qǐng)單，根據(jù)本規(guī)則第五章印章使用審批制度的規(guī)定報(bào)請(qǐng)審批，經(jīng)審批獲準(zhǔn)后方可使用。未經(jīng)審批或者同意任何人不得擅自使用印章。印章管理員必須認(rèn)真查對(duì)蓋章材料，對(duì)材料文本與申請(qǐng)批準(zhǔn)單研究核對(duì)，并記錄于《蓋章登記表》 第二十三條 加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應(yīng)當(dāng)在印章管理員處保留復(fù)印件備查。在下一年度第一季度內(nèi)，印章管理員應(yīng)當(dāng)將該復(fù)印件連同使用印章申請(qǐng)單作為使用印章的歸檔資料，送交公司綜合部整理后存檔。 第二十四條 加蓋公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等簽字章或者公司職能部門(mén)章的，印章管理員應(yīng)當(dāng)將印章使用情況記錄備查。當(dāng)年印章使用情況記錄，在下一年度第一季度內(nèi)，送交公司綜合部整理后存檔。印章管理員無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀、刪改各種印章使用情況記錄。 第二十五條 印章應(yīng)當(dāng)在公司辦公地使用。遇有特殊情況須將公司公章、合同章帶出公司辦公地使用的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理審批后，由印章管理員攜帶印章隨同經(jīng)辦人員前往辦理，并及時(shí)歸還。 第二十六條 使用印章應(yīng)當(dāng)符合下列要求：（一）加蓋的印章印跡端正、清晰。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。（三）加蓋印章的文件資料清楚、完備。為介紹信、便函、授權(quán)委托書(shū)加蓋印章，應(yīng)當(dāng)留有存根并在落款和騎縫處一并加蓋印章。為對(duì)外簽署的合同或者協(xié)議、各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表以及其他有關(guān)文件資料加蓋印章，應(yīng)當(dāng)在合縫處一并加蓋印章。 第二十七條 因情況變化造成原有印章停用或者作廢的，印章管理人或者保管人應(yīng)當(dāng)將印章送交公司綜合部，由綜合部視具體情況提出封存或者銷(xiāo)毀的處理意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。第七章 附則 第二十八條 各所屬公司需要制定印章管理規(guī)定的，應(yīng)遵循本規(guī)則的原則并報(bào)公司綜合部備案。 第二十九條 本制度自頒布之日起開(kāi)始實(shí)施。第三十條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件：佳燁投管24《印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表》附件一：《印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表》印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表附件二：《印章使用申請(qǐng)表》部 門(mén) 申請(qǐng)人 印章名稱(chēng)領(lǐng)用時(shí)間 歸還時(shí)間 證照名稱(chēng)申請(qǐng)?jiān)颉? 年 月 日部門(mén)負(fù)責(zé)人 綜合部負(fù)責(zé)人法定代表人 總經(jīng)理審批部 門(mén) 申請(qǐng)人 印章類(lèi)別□公章 □法人代表私章 □財(cái)務(wù)專(zhuān)用章□合同專(zhuān)用章□發(fā)票專(zhuān)用章 □其他佳燁投管25印章使用申請(qǐng)表廣州 XX 投資管理有限公司 月印章使用登記表公司名稱(chēng)使用部門(mén) 印章名稱(chēng)使用用途 使用印章文件內(nèi)容頁(yè)數(shù) 使用人使用日期領(lǐng)導(dǎo)審批備注申請(qǐng)?jiān)? 年 月 日部門(mén)負(fù)責(zé)人 綜合部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理審批部 門(mén) 申請(qǐng)人 印章類(lèi)別□公章 □法人代表私章 □財(cái)務(wù)專(zhuān)用章□合同專(zhuān)用章□發(fā)票專(zhuān)用章 □其他申請(qǐng)?jiān)? 年 月 日部門(mén)負(fù)責(zé)人法定代表人佳燁投管26佳燁投管27檔案管理制度第一章 總 則XX 投管第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責(zé)部門(mén) 公司綜合部制度編號(hào) NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注佳燁投管28第一條 為做好廣州XX投資管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動(dòng)，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案工作為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及檔案工作相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本管理制度。 第二條 本制度所稱(chēng)的檔案是指公司從事業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電子文檔、照片、聲像、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 本制度適用于公司及全體員工。 第二章 檔案的分類(lèi) 第四條 檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要求一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等）。 第五條 公司檔案大致分為以下幾類(lèi)： （一）證照類(lèi)目：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照、年檢資料、公司章程、各類(lèi)資質(zhì)、榮譽(yù)證書(shū)等。 （二）文件類(lèi)目：董事會(huì)文件、外部來(lái)文（政府職能部門(mén)往來(lái)文件）和內(nèi)部發(fā)文。 （三）制度、法規(guī)類(lèi)目：各類(lèi)管理制度、業(yè)務(wù)流程、國(guó)家行業(yè)法規(guī)等。 （四）合同類(lèi)目：分內(nèi)部管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。 （五）經(jīng)營(yíng)類(lèi)目：戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、年度月度計(jì)劃及總結(jié)、客戶(hù)信息資料、項(xiàng)目資料、銷(xiāo)售資料等。 （六）會(huì)議紀(jì)要類(lèi)目：各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)例會(huì)及其他重要會(huì)議的紀(jì)要等。 （七）資產(chǎn)管理類(lèi)目：辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)檔案文件等。 （八）會(huì)計(jì)類(lèi)目：各種財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、會(huì)計(jì)賬冊(cè)等。 （九）人力資源類(lèi)目：個(gè)人檔案、招聘、績(jī)效、勞動(dòng)合同文件等。佳燁投管29 （十）法務(wù)審計(jì)類(lèi)目：法務(wù)、風(fēng)控、審計(jì)類(lèi)文件。 （十一）題贈(zèng)性資料類(lèi)目：包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。 （十二）技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料、報(bào)批報(bào)建資料等。 （十三）信息宣傳類(lèi)目：公司各種宣傳及印刷資料、影音文件、實(shí)物資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊、考察資料等，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 （十四）電子文件類(lèi)目：所有檔案的電子文本或錄音文本的檔案。 第六條 檔案編號(hào) （一）檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制《公司檔案編號(hào)管理參照表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 （二）檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表編碼一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。（三）公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)公司各類(lèi)文件材料的收集、整理，按照《公司檔案編號(hào)管理參照表》要求“對(duì)號(hào)入座”進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、歸檔工作，各部門(mén)配合公司檔案管理工作。（四）公司綜合部和公司各部門(mén)需要按照《公司檔案編號(hào)管理參照表》上要求，明確相關(guān)文件的歸檔部門(mén)和管理權(quán)責(zé)，由各部門(mén)負(fù)責(zé)立檔的文件，需由各部門(mén)指定檔案管理員按照管理要求統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、歸檔工作。 第三章 檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求 第七條 公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合部，并設(shè)置專(zhuān)職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。第八條 綜合部根據(jù)公司范圍內(nèi)的檔案性質(zhì)劃分為以下幾個(gè)日常具體管理單位：佳燁投管30（一） 公司檔案室。（二） 各部門(mén)內(nèi)部資料室。（三） 財(cái)務(wù)部。（四） 人力資源部。 綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督此四類(lèi)檔案管理單位的檔案管理，包括檔案的形成、積累、整理和遞交工作。其中公司檔案室、資料室由綜合部直接管理，其他兩個(gè)單位日常自行管理。第九條 實(shí)行維護(hù)檔案完整與安全的原則 各管理單位在經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的所有權(quán)歸公司所有。各部門(mén)內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等必須規(guī)范管理，確保完整、安全，并主動(dòng)提交公司檔案室存檔。綜合部對(duì)上交給公司檔案室的檔案的安全性、完整性負(fù)責(zé)。第十條 實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)同步原則檔案管理應(yīng)按照要求做到規(guī)范、及時(shí)的歸檔，盡力實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理。檔案信息要錄入電腦，并把紙質(zhì)檔案掃描成電子版存檔，實(shí)施檔案的信息化管理。檔案的信息內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于：檔案的名稱(chēng)、生成部門(mén)、生成時(shí)間、類(lèi)別、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、存放位置、借閱記錄、銷(xiāo)毀記錄等。第四章 檔案保管權(quán)限范圍、保管期限第十一條 公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí)。（一）公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，規(guī)范檔案編號(hào)和檔案標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類(lèi)目錄。（二）各部門(mén)資料檔案管理必須設(shè)兼職的檔案管理員，制定明確的各部門(mén)、各公司檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門(mén)、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。佳燁投管31 第十三條 歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為永久和定期，定期按文件材料的保持價(jià)值分為 1 年、5 年、15 年。 （一）永久保存： 公司成立、合并、撤消、更改名稱(chēng)、啟用印章及公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、法人代碼變更；直屬、控股、參股企業(yè)設(shè)立協(xié)議、公司章程、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、股權(quán)證書(shū)、紅利（股）分配的決議、股東會(huì)決議、董事會(huì)紀(jì)要、年度審計(jì)報(bào)告以及公司對(duì)全資、控股企業(yè)的批復(fù)、決定等；直屬、控股、參股企業(yè)的終止、解散、撤并等清算、報(bào)告及終止解散協(xié)議等。公司的歷史沿革、大事記，反映公司重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等材料。公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、重大事項(xiàng)說(shuō)明及公司批復(fù)、決定等。公司及其各職能部門(mén)活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。公司公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、講話(huà)稿等材料；董事會(huì)、會(huì)議紀(jì)要、決議。公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等法律性文件材料；公司與子企業(yè)簽署的各種責(zé)任書(shū)等文件資料；公司批準(zhǔn)的基本建設(shè)工程施工、竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料。公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；公司科研項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、推廣運(yùn)用等反映科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料。各種法律仲裁、糾紛、起訴書(shū)、判決書(shū)等文件材料。公司與國(guó)（境）外合作伙伴簽訂的協(xié)議書(shū)、合同及外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、考察報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、記錄、聲像材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等。 （二）15 年保存：佳燁投管32 預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)。 會(huì)計(jì)憑證。 規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)等資料。法務(wù)審計(jì)文件等。人事部門(mén)文件及其他經(jīng)核定須保存 15 年的文書(shū)。 （三）5 年保存： 員工工作計(jì)劃或非重要內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要等文件。行政、人事非重要性管理文件及其他經(jīng)核定保存 5 年的文書(shū)。 （四）1 年以下暫時(shí)保存： 結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要的文書(shū)。（五）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。 第四章 會(huì)計(jì)檔案、人事檔案的保管第十四條 會(huì)計(jì)檔案管理要求公司各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，按國(guó)家會(huì)計(jì)法及會(huì)計(jì)檔案管理準(zhǔn)則執(zhí)行，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受公司綜合部監(jiān)督和抽查。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、納稅申報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)方案、資金合同、稅務(wù)文件等，此類(lèi)資料由總經(jīng)理審批查閱。外借需由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人員批準(zhǔn)，并于10 日之內(nèi)歸還。 第十五條 公司員工人事檔案公司員工人事檔案的建檔、歸檔和管理由人力資源部負(fù)責(zé)，接受公司綜合部法務(wù)監(jiān)督和抽查。具體要求如下：（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容：?jiǎn)T工應(yīng)聘申請(qǐng)表、一寸照片兩張、錄用審批表、身佳燁投管33份證、學(xué)歷證明、崗位證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)等復(fù)印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動(dòng)/升職審批表、獎(jiǎng)懲文件、勞動(dòng)合同、體檢報(bào)告及其他反映員工工作的信息等。（二）凡正式錄用后的員工，在辦理完入職手續(xù)當(dāng)日，人力資源部負(fù)責(zé)建立員工基礎(chǔ)檔案。員工人事檔案以公司為單位，部門(mén)為類(lèi)別進(jìn)行管理歸檔工作，檔案管理員應(yīng)按員工順序號(hào)進(jìn)行存放保管，每位員工在公司工作期間擁有唯一的一個(gè)檔案順序號(hào)，不重復(fù)。同時(shí)，檔案管理員應(yīng)建立相應(yīng)的電子版員工檔案方便查詢(xún)。（三）離職員工離職時(shí)，其檔案按制度及時(shí)放置到離職人員檔案柜，若要銷(xiāo)毀，需按相關(guān)時(shí)間規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀并報(bào)人事行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（四）人事檔案為保密文件，人事檔案需嚴(yán)