【正文】 每年一月中下旬，各部門需按照綜合部規(guī)范要求將上年度檔案移交到公司檔案室統(tǒng)一編訂案卷，由檔案室進(jìn)行封存（會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門編訂封存，其他機(jī)密檔案另行處理）。 所有電子文件檔案均需備份。 5 年A 辦公設(shè)備類 購置、驗(yàn)收、調(diào)試文件、使用維修文件、舊設(shè)備處理文件 報(bào)廢 清理后保存 1 年B 車輛管理類 車輛管理的材料（采購過程、產(chǎn)權(quán)證、保險(xiǎn)單、維修記錄等） 永久G 資產(chǎn)管理類目C 固定資產(chǎn)類 關(guān)于固定資產(chǎn)申請(qǐng)調(diào)撥、報(bào)廢、封存的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)；固定資產(chǎn)登記表、清單等；固定資產(chǎn)的說明書、使用手冊(cè)等配套材料 報(bào)廢 清理后保存 5 年綜合部佳燁投管40 一級(jí)類目 二級(jí)類目代號(hào) 名 稱 代號(hào) 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 憑證類 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等 15 年現(xiàn)金和銀行存款日記帳 15 年明細(xì)帳 15 年總帳 15 年固定資產(chǎn)臺(tái)帳 報(bào)廢 清理后保存 5 年B 帳簿類輔助帳冊(cè)、備查薄 15 年月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析） 5 年C 報(bào)表類年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析） 永久H 會(huì)計(jì)檔案類目D 其它類 會(huì)計(jì)移交清單、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、 會(huì)計(jì)檔案銷毀清單、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單 15 年財(cái)務(wù)部公司員工檔案 永久A 員工檔案類所屬公司高管員工檔案 永久公司員工勞動(dòng)合同 永久B 勞動(dòng)合同類所屬公司高管員工勞動(dòng)合同 永久公司員工績效考核 15 年C 績效考核類 所屬公司高管員工績效考核 15 年D 日常管理類 人力資源日常管理類文件 15 年E 招聘類 招聘人才庫 5 年F 薪酬類 薪酬文件 15 年G 社保類 社會(huì)保險(xiǎn)類文件 永久I 人力資源類目H 培訓(xùn)類 公司及分公司培訓(xùn)類文件 15 年人力資源部佳燁投管41一級(jí)類目 二級(jí)類目代號(hào) 名 稱 代號(hào) 名 稱歸 檔 范 圍 保管期限 立檔部門A 風(fēng)險(xiǎn)控制類 風(fēng)控日常性管理文件 15 年 　法務(wù)日常性管理文件 15 年B 法務(wù)類判決書、調(diào)解書、裁定書、仲裁決定書等；訴狀、答辯狀、代理詞等 永久審計(jì)日常性管理文件 15 年J 風(fēng)險(xiǎn)管理類C 審計(jì)類 本公司年度財(cái)務(wù)情況審計(jì)報(bào)告；本公司領(lǐng)導(dǎo)任期主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)審計(jì)材料；所屬單位年度經(jīng)營審計(jì)材料 永久法務(wù)風(fēng)控部市場(chǎng)調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊等。 15 年經(jīng)營部公司及所屬公司年度經(jīng)營目標(biāo)； 15 年公司管理層及所屬公司高管月度工作計(jì)劃與總結(jié)； 5 年C 計(jì)劃管理類公司管理層及所屬公司高管年度工作計(jì)劃與總結(jié)。 永久A 董事會(huì)類 董事會(huì)文件；股東大會(huì)文件；董事會(huì)的往來文件、信函；股權(quán)變更；中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)評(píng)估報(bào)告； 永久B 外部來文類 各類和政府事務(wù)關(guān)聯(lián)的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、函等；各類經(jīng)濟(jì)事務(wù)關(guān)聯(lián)的來文、函件等； 15 年B 文件管理類目C 內(nèi)部發(fā)文類 各類公司及所屬公司發(fā)布的通知、決定、辦法、規(guī)定、任免等。第十章 附則其他專項(xiàng)檔案管理制度及保管期限，為本制度的補(bǔ)充。第三十二條 檔案室應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。 《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)當(dāng)永久保存。第二十七條 原則上任何檔案嚴(yán)禁帶出檔案室。利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。對(duì)磁性載體上的歸檔電子文檔，應(yīng)每 4年轉(zhuǎn)存一次。其中邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文檔的管理權(quán)限向檔案室移交的過程。包括但不限于：圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件及相應(yīng)的支持軟件、相關(guān)數(shù)據(jù)等。 《檔案移交清冊(cè)》應(yīng)當(dāng)包括移交部門、接交部門、案卷類別、件數(shù)頁數(shù)、保管期限、移交人、接交人、監(jiān)交人、移交日期、移交人對(duì)準(zhǔn)確性、完整性的聲明等內(nèi)容。對(duì)于權(quán)利證照、設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料、保險(xiǎn)、榮譽(yù)實(shí)物等特別重要的檔案應(yīng)當(dāng)自取得后 24 小時(shí)內(nèi)歸檔。文件材料歸檔后不得更改。第十七條 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。第十九條 歸檔文件的裝訂單位分別是卷、件、頁。第十七條 檔案在整理時(shí)應(yīng)以件為單位進(jìn)行整理、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。（三）離職員工離職時(shí)，其檔案按制度及時(shí)放置到離職人員檔案柜，若要銷毀，需按相關(guān)時(shí)間規(guī)定進(jìn)行銷毀并報(bào)人事行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。具體要求如下：（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容：員工應(yīng)聘申請(qǐng)表、一寸照片兩張、錄用審批表、身佳燁投管33份證、學(xué)歷證明、崗位證書、職稱證書等復(fù)印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動(dòng)/升職審批表、獎(jiǎng)懲文件、勞動(dòng)合同、體檢報(bào)告及其他反映員工工作的信息等。 第四章 會(huì)計(jì)檔案、人事檔案的保管第十四條 會(huì)計(jì)檔案管理要求公司各類會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，按國家會(huì)計(jì)法及會(huì)計(jì)檔案管理準(zhǔn)則執(zhí)行，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受公司綜合部監(jiān)督和抽查。 （三）5 年保存： 員工工作計(jì)劃或非重要內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要等文件。 會(huì)計(jì)憑證。公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；公司科研項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、推廣運(yùn)用等反映科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、重大事項(xiàng)說明及公司批復(fù)、決定等。（二）各部門資料檔案管理必須設(shè)兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。檔案信息要錄入電腦，并把紙質(zhì)檔案掃描成電子版存檔，實(shí)施檔案的信息化管理。第九條 實(shí)行維護(hù)檔案完整與安全的原則 各管理單位在經(jīng)營、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權(quán)歸公司所有。（三） 財(cái)務(wù)部。 第三章 檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求 第七條 公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合部，并設(shè)置專職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。 第六條 檔案編號(hào) （一）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《公司檔案編號(hào)管理參照表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 （十二）技術(shù)性資料。 （八）會(huì)計(jì)類目：各種財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、會(huì)計(jì)賬冊(cè)等。 （四）合同類目：分內(nèi)部管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。附件：佳燁投管24《印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表》附件一：《印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表》印章、證照領(lǐng)用申請(qǐng)表附件二：《印章使用申請(qǐng)表》部 門 申請(qǐng)人 印章名稱領(lǐng)用時(shí)間 歸還時(shí)間 證照名稱申請(qǐng)?jiān)颉? 年 月 日部門負(fù)責(zé)人 綜合部負(fù)責(zé)人法定代表人 總經(jīng)理審批部 門 申請(qǐng)人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財(cái)務(wù)專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他佳燁投管25印章使用申請(qǐng)表廣州 XX 投資管理有限公司 月印章使用登記表公司名稱使用部門 印章名稱使用用途 使用印章文件內(nèi)容頁數(shù) 使用人使用日期領(lǐng)導(dǎo)審批備注申請(qǐng)?jiān)? 年 月 日部門負(fù)責(zé)人 綜合部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理審批部 門 申請(qǐng)人 印章類別□公章 □法人代表私章 □財(cái)務(wù)專用章□合同專用章□發(fā)票專用章 □其他申請(qǐng)?jiān)? 年 月 日部門負(fù)責(zé)人法定代表人佳燁投管26佳燁投管27檔案管理制度第一章 總 則XX 投管第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責(zé)部門 公司綜合部制度編號(hào) NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日備 注佳燁投管28第一條 為做好廣州XX投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動(dòng)，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案工作為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案工作相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本管理制度。 第二十七條 因情況變化造成原有印章停用或者作廢的，印章管理人或者保管人應(yīng)當(dāng)將印章送交公司綜合部，由綜合部視具體情況提出封存或者銷毀的處理意見，報(bào)經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。印章管理員無權(quán)銷毀、刪改各種印章使用情況記錄。印章管理員必須認(rèn)真查對(duì)蓋章材料，對(duì)材料文本與申請(qǐng)批準(zhǔn)單研究核對(duì)，并記錄于《蓋章登記表》 第二十三條 加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應(yīng)當(dāng)在印章管理員處保留復(fù)印件備查。 第二十條 加蓋公司職能部門章應(yīng)當(dāng)經(jīng)該職能部門負(fù)責(zé)人審批。（三）其他應(yīng)當(dāng)以公司職能部門名義實(shí)施的事項(xiàng)。 第十四條 下列事項(xiàng)可以使用公司合同專用章：（一）以公司名義對(duì)外簽署的各類合同、協(xié)議。（四）其他應(yīng)當(dāng)以公司名義實(shí)施的事項(xiàng)。印章首次啟用應(yīng)當(dāng)注明啟用日期、使用部門或者人員，用印實(shí)樣留存公司綜合部備案。 第九條 設(shè)立在香港等境外的公司印章按照當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第七條 違反本規(guī)則的規(guī)定使用印章，或者發(fā)生印章丟失、盜用、仿制以及其他此類情形給公司帶來損害的，應(yīng)當(dāng)視情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）公司職能部門章由各相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。公司各職能部門和相關(guān)人員管理印章的具體事務(wù)。（五）公司財(cái)務(wù)專用章。 第三條 下列印章列入管理的范圍：（一） 公司公章。第十三條 本制度自頒布之日起開始實(shí)施。 （四） 公司人事檔案、財(cái)務(wù)檔案歸相關(guān)職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按《合同管理制度》規(guī)定保管。佳燁投管12 第六章 公文清理存檔銷毀第十一條 公文清理存檔銷毀 （一） 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時(shí)整理（立卷） 、歸檔。一般的請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)批示后將原件返還請(qǐng)示單位執(zhí)行，不再行文批復(fù)；重大業(yè)務(wù)或人事任免請(qǐng)示，才正式行文批復(fù)。對(duì)封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對(duì)公司秘密及以上級(jí)公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送） 。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“（一） ”，第三層為“1.” ，第四層為“（1） ”，第五層為“①” 。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公司工作報(bào)告分工作周報(bào)、工作月報(bào)、年度工作報(bào)告 3 種。（二） 內(nèi)部通啟 適用范圍：主要用于公司部門之間或公司與所屬公司之間內(nèi)部日常事務(wù)性工作的溝通、聯(lián)絡(luò)、知會(huì)。 （5） 正文：宋體，四號(hào)字體。（2） 發(fā)文字號(hào)（由發(fā)文機(jī)構(gòu)代字、年號(hào)、編號(hào)組成）規(guī)范：黑色字體，宋體，4 號(hào)字；“XX”為公司代字，年號(hào)使用〔〕表示、文件編號(hào)使用四位數(shù)數(shù)順佳燁投管9序編寫。（一） 紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)公司內(nèi)部的制度、重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動(dòng)以及對(duì)外的報(bào)告、請(qǐng)示、函件等重要文件。（四） 非正規(guī)公文前述公文均為正規(guī)公文。意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原佳燁投管8則。批復(fù)：適用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。第四條　公司公文的收、發(fā)、蓋章、編號(hào)、傳閱、存檔等相關(guān)工作歸口部門為公司綜合部。第八條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。 走姿：1） 行走時(shí)，身體保持正直，雙肩放松；目光平視，雙臂自然擺動(dòng)，雙手不宜放在口袋里；2） 行走時(shí)，應(yīng)從容自然，男員工步伐矯健、有力，女員工步伐自然、優(yōu)雅；3） 行走時(shí)不宜左顧右盼，腳步不宜及沉重，發(fā)出大的聲響，在通道或走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等；4） 行走時(shí)遇到上司或客戶時(shí)，要讓道，不能橫沖直撞 言行舉止：一言一行，一舉一動(dòng)，都是個(gè)人形象的展示，員工個(gè)人形象是公司整體形象的組成部分，熱情、禮貌、大方得體、不卑不亢不僅體現(xiàn)公司員工的整體素質(zhì)，更體現(xiàn)出公司深厚的文化底蘊(yùn)及精細(xì)的管理。佳燁投管3第五條 辦公日常行為規(guī)范日常行為規(guī)范分為：儀態(tài)舉止規(guī)范、言行規(guī)范、電話規(guī)范、辦公日常工作行為規(guī)范、接待訪客行為規(guī)范。女員工：頭發(fā)整齊、清潔，不染夸張顏色，不帶夸張飾物。 忠誠企業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、務(wù)實(shí)創(chuàng)新；相互尊重、文明禮貌、共謀發(fā)展。本制度匯編為正式版本，公司所有員工的行為參照本制度匯編原則性規(guī)定執(zhí)行。二○一三年四月XX投管本制度匯