【正文】 司所有的紅頭文件須抄報公司決策層領(lǐng)導(dǎo)。紅頭文件格式基本規(guī)定：公司紅頭文件由公司全稱、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機構(gòu)、正文、印章、發(fā)文時間、附件等部分組成。（1） 公司全稱規(guī)范：紅色字體，宋體加粗，39 字號，居中。（2） 發(fā)文字號（由發(fā)文機構(gòu)代字、年號、編號組成）規(guī)范：黑色字體，宋體，4 號字；“XX”為公司代字，年號使用〔〕表示、文件編號使用四位數(shù)數(shù)順佳燁投管9序編寫。 （3） 標(biāo)題：宋體加粗，小二號。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉(zhuǎn)文件外，一般不加書名號，如“關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知” 。（4） 主送機構(gòu)：宋體，四號字體。 （5） 正文：宋體，四號字體。 （6） 附件：文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。 （7） 印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。 （8） 發(fā)文時間：宋體，四號字體；數(shù)字均采用大寫方式。（二） 內(nèi)部通啟 適用范圍：主要用于公司部門之間或公司與所屬公司之間內(nèi)部日常事務(wù)性工作的溝通、聯(lián)絡(luò)、知會。例如各部門之間工作的相互知會和通告，或公司與所屬公司、所屬公司相互之間的非正式的知會、通告、業(yè)務(wù)溝通往來等所使用的文本。（三） 會議紀(jì)要適用范圍：主要用于記錄公司或各部門重要工作會議的主要內(nèi)容與決議的文本。（四）　工作報告適用范圍：主要用于下級機構(gòu)向上級機構(gòu)定期匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告 3 種。第七條 公文密級公司公文的密級分為“秘密” 、 “機密” 、 “絕密”三級，具體密級參見公司《保密管理制度》 ，公文密級由擬辦部門提出。 第四章 公文撰寫規(guī)范 第八條 公文撰寫規(guī)范（一）公文內(nèi)容應(yīng)符合國家有關(guān)法律、法規(guī)，公文撰寫規(guī)范需符合公司公文管理的相關(guān)制度，如無明確規(guī)范要求的公文，撰寫需符合一般慣例。佳燁投管10 （二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點明確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一” ，第二層為“（一） ”，第三層為“1.” ，第四層為“（1） ”，第五層為“①” 。（五）公文應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（六）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，再加以說明。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第九條 各部門公文經(jīng)綜合部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。 第五章 公文處理程序第十條 公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱辦 、公文反饋與跟蹤等四個階段。（一）　公文簽發(fā) 簽發(fā)權(quán)限：（1）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由公司總經(jīng)理簽發(fā)。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（3）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由主辦部門擬定并報送至公司綜合部，由綜合部審核后執(zhí)行簽發(fā)程序。 簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審批后，蓋本公司公章發(fā)出，佳燁投管11但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。（二）　公文分送　公司主要采用簽收、傳真、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對公司秘密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送） 。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作?！∈占ぷ魅藛T應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應(yīng)立即通知發(fā)文機構(gòu)，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收?！∠嚓P(guān)人員在工作中，應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴(yán)格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。 （三）　公文閱辦 公司正式公文發(fā)文的程序是：主辦部門起草公文（填寫文件閱辦單）→綜合部審核并統(tǒng)一編號→分管領(lǐng)導(dǎo)批示→如需要，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽→總經(jīng)理簽批→綜合部蓋章、歸檔→發(fā)文。 公司收文辦理程序為：綜合部收文登記編號（填寫文件閱辦單）→綜合部負(fù)責(zé)人簽署意見→分管領(lǐng)導(dǎo)批示→按批示交有關(guān)部門辦理→綜合部催辦→辦理完畢歸檔。一般的請示，領(lǐng)導(dǎo)批示后將原件返還請示單位執(zhí)行，不再行文批復(fù)；重大業(yè)務(wù)或人事任免請示，才正式行文批復(fù)。 所屬公司向公司報文程序：所屬公司起草公文（填寫文件閱辦單）→所屬公司領(lǐng)導(dǎo)批示→綜合部審核→有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽→總經(jīng)理簽批。（四） 公文反饋與跟蹤綜合部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復(fù)印件） 。 （五） 公文處理時限除有專門規(guī)定外，公文的處理時限一般為 2 個工作日，每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為 1 個工作日，緊急公文需即時處理。佳燁投管12 第六章 公文清理存檔銷毀第十一條 公文清理存檔銷毀 （一） 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時整理（立卷） 、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 （二） 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。 （三） 公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章證明，視同正式文件妥善保管。 （四） 公司人事檔案、財務(wù)檔案歸相關(guān)職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按《合同管理制度》規(guī)定保管。 （五） 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和公司主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，銷毀秘密公文由 2 人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第七章 附 則第十二條 本制度適用于公司，所屬公司需參照執(zhí)行，如另行制定公文管理制度需報公司綜合部審批后執(zhí)行。第十三條 本制度自頒布之日起開始實施。第十四條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件： 一、《紅頭文件》 　　　　　二、《內(nèi)部通啟》　　　　 三、《會議紀(jì)要》 四、《工作報告》 佳燁投管13五、《總經(jīng)理批示單》六、《文件閱辦單》附件一：《紅頭文頭》廣 州 XX管 理 投 資 有 限 公 司 XX 字〔2022〕第 號 (公司印章)主題詞：抄報：抄送：印發(fā)：綜合部 共印 份，發(fā) 份，存 份附件二：《內(nèi)部通啟》內(nèi)部通啟 XX 投管公司 致： 編號：通啟字〔2022〕第 號 由： 日期： 頁數(shù)： 簽發(fā)：佳燁投管14 主題： 抄報： 抄送：廣州 XX 投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件三：《會議紀(jì)要》XX 投管公司 會議紀(jì)要 會議時間： 年 月 日 會議地點：會議主持： 參會人員： 會議記錄：主 題： 佳燁投管15抄報： 抄送：廣州 XX 投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件四：《工作報告》廣州 XX 投資管理有限公司 管理工作 報周報時間： 年 月 日 匯報員工： 周報整理：佳燁投管16抄報： 抄送：廣州 XX 投資管理有限公司　　　部 　　　　　年 月 日印發(fā)附件五: 《總經(jīng)理批示單》廣州 XX 投資管理有限公司請示 急 普通 秘密 機密 絕密文件性質(zhì) 呈閱緊急程度密級審核人 校對人 擬稿人 文件名稱: 佳燁投管17 總 經(jīng) 理 批 示 單附件六：《文件閱辦單》 廣州 XX 投資管理有限公司文件閱辦單擬辦：主管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 年 月 日總經(jīng)理批示:公文名稱 密級 收文 發(fā)文 擬辦 傳閱 審批 發(fā)起單位（部門）經(jīng)辦人 填報時間佳燁投管18擬辦部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日主管領(lǐng)導(dǎo)批示： 簽名： 年 月 日總經(jīng)理批示： 簽名： 年 月 日 備 注佳燁投管19XX 投管第一部分 行 政 管 理 制 度印章管理制度主責(zé)部門 公司綜合部制度編號 NO. 執(zhí)行日期 2022 年 04 月 01 日 備 注佳燁投管20印章管理制度 第一章 總則 第一條 為健全廣州XX投資管理有限公司(以下簡稱“公司”)印章管理制度，規(guī)范印章管理，統(tǒng)一印章刻制和用印程序，明確用印權(quán)責(zé)歸屬，控制經(jīng)營風(fēng)險，制定本制度。 第二條 公司的印章管理適用本制度。 第三條 下列印章列入管理的范圍：（一） 公司公章。（二） 公司法人章。（三）公司合同專用章。（四）公司董事長、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字章。（五）公司財務(wù)專用章。（六）刻有公司職能部門名稱的印章。（七）其他以公司或所屬公司名義使用的印章。 第二章 印章管理機制 第四條 綜合部為公司印章事務(wù)的主管部門，統(tǒng)一管理公司的印章事務(wù)。公司各職能部門和相關(guān)人員管理印章的具體事務(wù)。公司各職能部門應(yīng)當(dāng)指定專人管理印章，并將名單送交公司綜合部備案。 第五條 公司的印章管理實行下列分工制度：（一）公司公章、合同專用章、法人章由綜合部法務(wù)部門集中管理，董事長、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字章交由財務(wù)部指定出納專人保管。（二）公司財務(wù)專用章由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理。（三）公司職能部門章由各相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。（四）其他以公司名義使用的印章由公司綜合部負(fù)責(zé)管理。佳燁投管21 第六條 印章管理員和保管人員通稱為印章管理員。 綜合部及印章管理部門需指定專人對印章進(jìn)行管理。 第七條 違反本規(guī)則的規(guī)定使用印章，或者發(fā)生印章丟失、盜用、仿制以及其他此類情形給公司帶來損害的，應(yīng)當(dāng)視情節(jié)輕重，追究相關(guān)人員的責(zé)任。第三章 印章刻制和領(lǐng)用 第八條 公司公司各部門刻制印章應(yīng)當(dāng)報經(jīng)公司總經(jīng)理總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理總經(jīng)理審批后，由公司綜合部安排刻制。公司綜合部安排印章刻制，應(yīng)當(dāng)遵守國家相關(guān)規(guī)定，到當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)指定的刻章單位刻制。 第九條 設(shè)立在香港等境外的公司印章按照當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)規(guī)定執(zhí)行。海外公司印章保管由綜合部法務(wù)部門進(jìn)行集中管理。 第十條 印章刻制完畢投入使用前應(yīng)當(dāng)辦理印章啟用手續(xù)。印章啟用手續(xù)由印章使用部門或者人員向公司綜合部辦理。印章首次啟用應(yīng)當(dāng)注明啟用日期、使用部門或者人員，用印實樣留存公司綜合部備案。第四章 印章使用范圍 第十二條 下列事項可以使用公司公章：（一）以公司名義向黨政機關(guān)、社會團體、事業(yè)單位報送或者送達(dá)的文件資料。（二）以公司名義簽署的與公司經(jīng)營有重大關(guān)系的文件資料。（三）以公司名義對外發(fā)送聯(lián)系工作的公函或者介紹信。（四）其他應(yīng)當(dāng)以公司名義實施的事項。佳燁投管22 第十三條 下列事項可以使用公司領(lǐng)導(dǎo)簽字章：（一）以公司領(lǐng)導(dǎo)名義簽署的向黨政機關(guān)、社會團體、事業(yè)單位報送或者送達(dá)的文件資料。（二）公司對外簽署合同時需法定代表人簽字的情形。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)本人授權(quán)秘書使用簽字章簽署的其他文件資料。 第十四條 下列事項可以使用公司合同專用章：（一）以公司名義對外簽署的各類合同、協(xié)議。（二）其他應(yīng)當(dāng)使用公司合同專用章的文件資料。 第十五條 下列事項可以使用