【正文】 任命以及向政府有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。（3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。（4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。（5）、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（6）、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管。 公文的存檔與保管（1）、綜合部檔案管理員每年3月底以前將上年度的公文整理歸卷。對(duì)未及時(shí)歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負(fù)責(zé)向有關(guān)部門清理搜集，各部門應(yīng)予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對(duì)特殊時(shí)期形成的檔案資料全部收回歸檔。（2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定實(shí)施銷毀。各部門、各單位要按上訴規(guī)定書寫公文；凡上報(bào)公司的各類報(bào)告、請(qǐng)示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內(nèi)部發(fā)布各類信息的文字材料均按上訴規(guī)定辦理。附件:山西煤炭運(yùn)銷集團(tuán)錦華后勤服務(wù)有限公司文件版面格式要求一、頁(yè)面設(shè)置（一）使用A4打印紙，設(shè)置為縱向。（二）頁(yè)邊距：，。（三）在“頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)卡”中的“文檔網(wǎng)絡(luò)選項(xiàng)卡”中將每頁(yè)設(shè)置為42行。二、字體（一）標(biāo)題標(biāo)題用2號(hào)宋體加粗。（二）正文和小標(biāo)題正文用3號(hào)仿宋GB2312。一級(jí)小標(biāo)題用3號(hào)黑體，二級(jí)小標(biāo)題用3號(hào)楷體GB2312加粗，三、四級(jí)小標(biāo)題用3號(hào)仿宋GB2312。小標(biāo)題級(jí)別為：“ 一 ”，“ （一） ”，“ 1 ”，“ （1） ”?！案郊倍钟?號(hào)黑體，附件內(nèi)容用3號(hào)仿宋GB2312。三、格式（一）頁(yè)碼位于底部居中，格式為：“ 1 ”、“ 2 ”。（二）標(biāo)題應(yīng)設(shè)置為居中。若超過(guò)一行則用字符間距86%縮進(jìn)；若縮進(jìn)后仍超過(guò)一行，則不必縮進(jìn)直接變?yōu)閮尚?。（三）除?biāo)題外所有內(nèi)容均設(shè)置為左端對(duì)齊。（四）小標(biāo)題和段落首字之前空2個(gè)字符，即4個(gè)空格。（五）若小標(biāo)題獨(dú)立成行，其后不加標(biāo)點(diǎn)。（六）標(biāo)題與正文之間用3號(hào)字體空一行，正文與落款之間用3號(hào)字體空兩行。（七）附件與正文之間用3號(hào)字體空一行?！案郊倍种翱?個(gè)字符，即4個(gè)空格。（附件在正文和落款之間）（八）日期從右向左空4個(gè)字符，即8個(gè)空格。單位落款應(yīng)處于日期正中；若落款超過(guò)一行，用字符間距86%縮進(jìn)；若縮進(jìn)后仍超過(guò)一行，用字符間距80%縮進(jìn)。（九）選中所有內(nèi)容，在“段落選項(xiàng)卡”中的“縮進(jìn)和間距選項(xiàng)卡”中，將行距設(shè)置為單倍行距；在“換行和分頁(yè)選項(xiàng)卡”中，取消孤行控制。（十）文件存儲(chǔ)格式：Word 9703“.doc”格式。綜合管理部2015年11月16日錦華后勤公司辦公用品管理制度第一章 總 則第一條 目的為加強(qiáng)本公司辦公用品管理，規(guī)范公司辦公用品的申購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤點(diǎn)、交接程序,并使日常辦公做到節(jié)約成本，提高效率，流程規(guī)范，責(zé)任明確，同時(shí)倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式 ，特制定本制度。第二條 管理部門辦公用品的管理責(zé)任部門是綜合管理部，公司辦公用品的申購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤點(diǎn)、交接等均必須在綜合管理部工作人員監(jiān)管下執(zhí)行。第二章 具體規(guī)定第一條 辦公用品分類辦公用品按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和固定資產(chǎn)低值易耗品：主要指簽字筆、鉛筆、圓珠筆、固體膠、膠帶、橡皮擦、直尺、夾子、剪刀、裁紙刀、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、筆記本、文件夾、賬冊(cè)、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、信箋、信封、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印泥、釘書針、大頭針、回形針、圖釘、紙杯、電池、訂書機(jī)、插線板、計(jì)算器、電話機(jī)等容易損耗的日常辦公用品。固定資產(chǎn)：辦公桌椅、文件柜、電腦、空調(diào)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等單價(jià)金額大于2000元的辦公用品，屬于固定資產(chǎn)，同時(shí)需要遵守固定資產(chǎn)管理制度。第二條 采購(gòu)管理公司所有辦公用品的采購(gòu)工作，統(tǒng)一由綜合管理部負(fù)責(zé)。各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，在OA辦公系統(tǒng)填寫《辦公用品領(lǐng)用審批表》并由分管領(lǐng)導(dǎo)同意審批，如需采購(gòu)固定資產(chǎn)的，須上報(bào)公司經(jīng)理同意審批；綜合管理部根據(jù)各部門申報(bào)的《辦公用品領(lǐng)用審批表》，填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)單》（附表一），交于綜合管理部分管副經(jīng)理進(jìn)行審核，綜合管理部根據(jù)審核結(jié)果，制定《物品采購(gòu)計(jì)劃表》（附表二），由資產(chǎn)物資管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)。辦公用品采購(gòu)的一般程序?yàn)椋海?）綜合管理部對(duì)各部門在OA辦公系統(tǒng)提報(bào)的《辦公用品領(lǐng)用審批表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，并填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)單》（附表一）；（2）綜合管理部分管副經(jīng)理對(duì)《物品采購(gòu)申請(qǐng)單》（附表一）中所有項(xiàng)目進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)庫(kù)存且無(wú)可替代物品的項(xiàng)目將列入物品采購(gòu)計(jì)劃，由綜合管理部填寫《物品采購(gòu)計(jì)劃表》（附表二），報(bào)予資產(chǎn)物資管理部采購(gòu)人員。（3）得到采購(gòu)許可簽字后，資產(chǎn)物資管理部采購(gòu)人員需經(jīng)過(guò)詢價(jià)、議價(jià)、確定、采購(gòu)、入庫(kù)。（4）倉(cāng)庫(kù)管理員將物品發(fā)放給所需部門。第三條 用品入庫(kù)辦公用品入庫(kù)前須進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于符合規(guī)定要求的物品，由綜合管理部工作人員登記入庫(kù)，填寫《辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)登記表》（附表八）；對(duì)不符合要求的，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。物品采購(gòu)發(fā)票應(yīng)由綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)入庫(kù)后，方可報(bào)銷。綜合管理部倉(cāng)庫(kù)管理人員須對(duì)辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。認(rèn)真做好新購(gòu)物品入庫(kù)前的檢查、驗(yàn)收工作，建立辦公用品管理臺(tái)帳，做到入庫(kù)有手續(xù)、發(fā)放有登記。第四條 辦公用品的領(lǐng)用領(lǐng)用一般辦公用品，領(lǐng)取人須在OA辦公系統(tǒng)填寫《辦公用品領(lǐng)用審批表》，并寫明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量等，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可領(lǐng)取。領(lǐng)取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計(jì)算器、剪刀等)若重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說(shuō)明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。特殊辦公用品的發(fā)放，應(yīng)由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)，經(jīng)使用部門辦理有關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后，交予使用部門使用管理。領(lǐng)取原則：工作任務(wù)清楚，使用目的明確，一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。辦公用品管理部門及人員應(yīng)恪盡職守，堅(jiān)持原則，照章辦事，嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對(duì)于消耗品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)；明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，領(lǐng)取人應(yīng)作解釋。第五條 辦公用品的保管辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一保管。庫(kù)存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)合理，嚴(yán)格控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公用品可適量庫(kù)存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過(guò)量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。批量購(gòu)入的辦公用品應(yīng)即時(shí)入庫(kù)存儲(chǔ)，資產(chǎn)物資管理部物品采購(gòu)員和倉(cāng)庫(kù)保管員要搞好驗(yàn)收交接，在《辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)登記表》（附表八）上如實(shí)填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量，并簽字。加強(qiáng)對(duì)辦公舊物的管理。階段性使用和暫時(shí)閑置的物品要妥善保管，隨時(shí)待用；替換下的各類辦公設(shè)備交由綜合管理部統(tǒng)一保管，要及時(shí)回收。登記造冊(cè)，修舊利廢，充分利用。須每季度進(jìn)行辦公用品庫(kù)房盤點(diǎn)，確保帳物相符。隨時(shí)掌握庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時(shí)增加庫(kù)存，保障供給。第六條 辦公用品的使用辦公用品的使用應(yīng)樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。員工要愛(ài)護(hù)所有公司的公共設(shè)備，離開辦公室，要檢查關(guān)閉設(shè)備電源及容易發(fā)生危險(xiǎn)的器具，保證安全。精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時(shí)關(guān)閉電源。定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長(zhǎng)辦公設(shè)備、用品的使用壽命。任何人未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能將專用辦公設(shè)備帶出辦公地點(diǎn)，否則一切后果自負(fù)；公共財(cái)產(chǎn)發(fā)生損壞時(shí)，使用人或責(zé)任人需負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復(fù)使用；紙張可雙面利用等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。印制文件材料要有科學(xué)性和計(jì)劃性，并力求使印制數(shù)與需要數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪費(fèi)。辦公用品如分配為個(gè)人使用的，由個(gè)人自己負(fù)責(zé)管理，如計(jì)算機(jī)、筆類、尺類、橡皮等；如為部門業(yè)務(wù)共同使用的，由部門負(fù)責(zé)人指定專人管理，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。對(duì)于固定資產(chǎn)，部門之間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購(gòu)置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。第七條 用品轉(zhuǎn)移員工離職時(shí)應(yīng)依《辦公用品領(lǐng)用表》（附表三）所領(lǐng)物品一并退回（消耗品除外），由綜合管理部填寫《辦公用品移交表》（附表七），離職員工簽字確認(rèn)。桌椅、公文柜、電話機(jī)、電腦、打印機(jī)等的遷移，需經(jīng)綜合管理部辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。第八條 物品維修電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公用品出現(xiàn)故障及需維護(hù)（加碳粉）時(shí)由使用部門向綜合管理部提出維修申請(qǐng)。 綜合管理部若發(fā)現(xiàn)用品損壞為人為故障，應(yīng)追究使用人或責(zé)任人的責(zé)任。如有需要，可由綜合管理部負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員聯(lián)系供應(yīng)商或外部維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修，并填寫《辦公用品維修記錄單》（附表四）。維修經(jīng)綜合管理部和使用部門驗(yàn)收后在維修單上簽字作為報(bào)銷憑證，相關(guān)費(fèi)用由財(cái)務(wù)管理部按規(guī)定報(bào)銷。如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費(fèi)用較高，需淘汰或新品替換，則需對(duì)該物品進(jìn)行報(bào)廢處理，填寫《辦公用品報(bào)廢憑證》（附表六）說(shuō)明情況，并說(shuō)明是直接淘汰還是需要購(gòu)置新設(shè)備，該表將提交綜合管理部，由綜合管理部負(fù)責(zé)人決定是否進(jìn)行報(bào)廢處理。第九條 遺失物品管理公司員工應(yīng)愛(ài)護(hù)和節(jié)約辦公用品，同時(shí)應(yīng)承擔(dān)良好保管的義務(wù)。如辦公物品出現(xiàn)人為遺失，應(yīng)由保管人員、使用人員及其部門負(fù)責(zé)人共同承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如辦公室出現(xiàn)被盜、搶劫等情況，導(dǎo)致貴重辦公物品及公司機(jī)密文件被盜，遺失部門應(yīng)積極配合警察偵破案件，如能追回遺失物品和遺失文件，相關(guān)人員應(yīng)被處口頭警告，同時(shí)被警告人應(yīng)加強(qiáng)防盜、防劫觀念，積極改進(jìn)防盜措施；如遺失物品及文件不能追回，則由相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人對(duì)該事件負(fù)責(zé)，具體處罰措施由公司領(lǐng)導(dǎo)商議決定。如公司出現(xiàn)內(nèi)盜情況，一經(jīng)查出，馬上報(bào)送公安機(jī)關(guān)。該人員應(yīng)歸還被盜物品，并對(duì)公司及公司員工所受損失負(fù)責(zé)，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，公司視情節(jié)給予嚴(yán)厲處罰。附表一：《物品采購(gòu)申請(qǐng)單》附表二：《物品采購(gòu)計(jì)劃表》附表三：《辦公用品領(lǐng)用表》附表四：《辦公用品維修記錄單》附表五：《辦公用品遺失單》附表六：《辦公用品報(bào)廢憑證》附表七：《辦公用品移交表》 附表八：《辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)登記表》附表一物品采購(gòu)申請(qǐng)單日期：年月日 審批人： 序號(hào)物料名稱規(guī)格單位所需數(shù)量所需部門簽字確認(rèn)備注12345678910111213141516附表二：物品采購(gòu)計(jì)劃表采購(gòu)人： 審批人： 日期：年月日序號(hào)物料名稱單位規(guī)格價(jià)格數(shù)量庫(kù)存采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)確認(rèn)備注12345678910111213141516附表三：辦公用品領(lǐng)用表部門:序號(hào)領(lǐng)用物品物料型號(hào)領(lǐng)用數(shù)量備注123456領(lǐng)用人： 審批人簽字確認(rèn)： 日期 ：附表四：辦公用品維修記錄單編號(hào)申請(qǐng)部門門申請(qǐng)人維修品名數(shù)量維修內(nèi)容損壞性質(zhì)維修時(shí)間是否已維修備注12345678910111213