【文章內(nèi)容簡介】 證 錄 入憑 證 過 賬憑 證 查 詢現(xiàn) 金 日 記 賬銀 行 存 款 日記 賬銀 行 對 賬總 賬 查 詢 與 輸 出明 細 賬 查 詢 與 輸 出日 記 賬 查 詢 與 輸 出輔 助 賬 查 詢 與 輸 出余 額 表 查 詢 與 輸 出結(jié) 轉(zhuǎn) 損 益期 末 結(jié) 賬更 改 密 碼現(xiàn) 金 初 始 余額 錄 入銀 行 存 款 初始 余 額 錄 入操 作 員 權(quán) 限 設 置碼 表 初 始 設 置輔 助 核 算 設 置圖 27賬務處理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖 ? ? 初始設置 ? 賬套設置 ? 利用計算機進行賬務處理工作 ， 首先必須進行賬套文件設置 ， 以存放企業(yè)開展會計工作的全部信息 。 賬套中存放的內(nèi)容包括：會計科目 、 記賬憑證 、 賬簿 、 會計報表等 。 一個賬套只能保存一個公司或一個獨立核算單位的會計資料 。 在實際工作中可以根據(jù)需要建立多個賬套 ， 通過合理組織賬套文件 ， 及時掌握各子公司或下屬獨立核算單位的財務狀況 ， 為加強企業(yè)管理和經(jīng)濟核算提供必要的信息 。 建立賬套通常是在建賬向?qū)е敢逻M行的 ， 主要確定：賬套文件名 、 賬套名稱 、 企業(yè)所屬行業(yè) 、 記賬本位幣 、 會計科目體系結(jié)構(gòu) 、 會計期間的劃分和設置賬套啟用期間 。 ? ? 初始設置 ? 憑證類型設置 ? 憑證類型設置功能用于定義賬務處理系統(tǒng)軟件所用的各種憑證類型及其編碼 。 即定義制單時允許使用的記賬憑證類型 。 如收款 、 付款 、 轉(zhuǎn)賬憑證三類憑證；現(xiàn)收 、 現(xiàn)付 、 銀收 、 銀付 、 轉(zhuǎn)賬五類等等 。 凡是在 “ 憑證處理 ”功能中所涉及到的憑證類型 ， 都應在該功能中定義相應的憑證類型編碼 。 該功能的運行時序應是在 “ 輸入憑證 ”功能前進行 。 ? ? 初始設置 ? 會計科目設置 ? ① 設置會計科目編碼 。 科目編碼必須唯一 ， 科目編碼必須按照其級次的先后次序建立科目編碼用數(shù)字 、 英文字母等表示 ， 并且一級科目編碼應當按照會計制度的規(guī)定統(tǒng)一編制 。 ? ? 初始設置 ? 會計科目設置 ? ②設置會計科目名稱?？颇棵Q不能為空，與科目編碼有一一對應的關(guān)系。 ? ③設置科目性質(zhì)。根據(jù)會計制度中規(guī)定的科目類型（如工業(yè)企業(yè)科目類型包括資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益），定義每個科目的性質(zhì)。 ? ? 初始設置 ? 會計科目設置 ? ④ 設置科目輔助核算 。 根據(jù)核算和管理的需要設置科目輔助核算項目 。 如是否按外幣核算 ， 外幣核算的幣種 ，是否核算數(shù)量 、 計量單位 ， 是否按部門 、 個人 、 往來客戶 、 往來供應商 、 項目等進行輔助核算 。 只有正確定義科目的輔助核算項目 ， 才能在日常的業(yè)務中完成外幣核算 、 數(shù)量核算等業(yè)務的處理 。 ? ? 初始設置 ? 會計科目設置 ? ⑤ 設置會計科目的余額方向 。 根據(jù)會計科目的性質(zhì)確定該科目的余額是 “ 借 ” 或 “ 貸 ” 。 ? ? 初始設置 ? 期初余額的設置 ? 期初余額的錄入功能用于輸入所有明細科目的年初余額和啟用會計期間月份前各月的發(fā)生額和累計發(fā)生額 ， 并按照會計制度的要求進行余額試算平衡 。 該功能的運行時序應是在 “ 憑證錄入 ” 功能前 “ 科目設置 ” 后進行 ，并且只能在建賬會計期間使用一次 。 ? ? 初始設置 ? 碼表初始設置 ? 碼表初始設置是第一次啟用系統(tǒng)的時候?qū)λ写a表的操作 ， 其中分為公共碼表和輔助核算碼表兩個模塊 ， 公共碼表中又包括幣別 、 權(quán)限 、 部門等等碼表的初始化 。 主要功能是把初始的值放在各個碼表里面去 ， 賬套啟用后使用根據(jù)需要可以使用 。 ? ? 憑證管理 ? 憑證錄入 ? 憑證錄入是賬務處理系統(tǒng)中使用最頻繁的功能 ， 應該通過全屏幕憑證編輯功能輸入和修改未審核的憑證數(shù)據(jù) 。會計人員通過鍵盤錄入記賬憑證 ， 與手工方式不同之處是：在錄入過程中 ， 系統(tǒng)會對會計科目及輔助項目進行正確性檢查 ， 憑證錄入完畢存盤時系統(tǒng)自動對借貸方金額是否相等進行檢查 ， 如果借貸不平衡 ， 拒絕保存 ，等待會計人員修改后再進行保存 。 ? ? 憑證管理 ? 憑證錄入 ? 憑證修改可分為兩種：記賬前修改，記賬后修改。 ? 記賬前修改，如果憑證沒有審核，錄入人員可直接在憑證上進行修改；如果憑證已審核，只有取消審核標記后才可以進行修改，取消審核標記只能由審核人自己進行。 ? ? 憑證管理 ? 憑證錄入 ? 憑證修改可分為兩種：記賬前修改，記賬后修改。 ? 記賬后修改，憑證記賬后就不能進行修改，如果發(fā)現(xiàn)有錯，只能用補充憑證法和紅字沖銷法進行修改。 ? ? 憑證管理 ? 憑證審核 ? 審核憑證是實現(xiàn)對輸入的會計憑證在計算機中確認審核和取消審核功能 。 審核人員應該按照會計制度的要求 ，對錄入人員填制的記賬憑證進行審核 ， 主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符 ， 會計分錄是否正確 、 記賬憑證內(nèi)容是否完整無缺等 。 審核人員和錄入人員不能為同一個人 ， 審核人員不能直接修改會計憑證 ， 如發(fā)現(xiàn)有錯 ，應先取消審核 ， 然后交由錄入人員修改 。 只有經(jīng)過審核無誤的記賬憑證 ， 才能作為記賬的依據(jù) 。 ? ? 憑證管理 ? 憑證記賬 （ 過賬 ） ? 記賬 （ 過賬 ） 實現(xiàn)對已審核過的會計憑證進行批量或單張記賬的功能 。 記賬 ， 即記賬人員發(fā)指令 ， 計算機自動將憑證文件中已審核憑證進行記賬 ， 分別更新總帳 、 明細賬 、 日記賬 。 當所有憑證都記賬后 ， 計算機自動計算出本月合計 、 本年累計數(shù)據(jù) 。 ? ? 憑證管理 ? 查詢憑證 ? 查詢憑證功能是實現(xiàn)以某種查詢條件為基礎的查詢?nèi)魏文暝碌娜魏晤愋蛻{證的查詢 。 ? ? 出納管理 ? 由于企業(yè)銀行存款和現(xiàn)金比較重要 ,所以單獨設計出納管理模塊，對其進行重點控制和管理。出納管理的有關(guān)模塊有：“現(xiàn)金初始余額錄入”、“銀行存款初始余額錄入”、“現(xiàn)金日記賬”、“銀行日記賬”、“銀行對賬”等。 ? 出納管理 ? 1． 現(xiàn)金初始余額錄入中由出納錄入企業(yè)現(xiàn)金初始金額 。 ? 出納管理 ? 2． 銀行存款初始余額錄入中由出納錄入企業(yè)銀行存款日記賬初始金額 ， 并對存在的未達賬項進行相應的處理 。 ? 出納管理 ? ? 現(xiàn)金是流動性最強的一種貨幣性資產(chǎn)，加強現(xiàn)金的管理和控制是至關(guān)重要的。企業(yè)通過設置現(xiàn)金日記賬，隨時掌握現(xiàn)金收付的動態(tài)和庫存余額，保證現(xiàn)金的安全。每日終了現(xiàn)金日記賬的結(jié)余數(shù)應與實際庫存數(shù)進行核對，做到賬實相符。月份終了，現(xiàn)金日記賬的余額必須與現(xiàn)金總賬的余額核對相符 。 ? ? 出納管理 ? 銀行日記賬 ? 銀行存款日記賬是用來反映銀行存款增減變化和結(jié)余情況的賬簿 。 銀行日記賬由出納人員進行登記 。其依據(jù)是銀行存款收付款憑證 。 ? ? 出納管理 ? 銀行對賬 ? 一般來說，銀行對賬模塊必須包括以下幾項內(nèi)容功能：（１）輸入對賬單；（２）初始化日記賬；（ 3）自動對賬；（ 4）手工核銷未達賬項；（ 5）余額調(diào)節(jié)表輸出。 ? ? 賬表管理 ? 賬表管理主要包括“總賬查詢與輸出”、“明細賬查詢與輸出”、“日記賬查詢與輸出”、“輔助賬查詢與輸出”、“余額表查詢與輸出”功能模塊。 ? 這些功能不僅要實現(xiàn)相應賬簿的查詢和顯示，還應提供相應的查詢條件供用戶篩選賬簿數(shù)據(jù)和賬簿、賬簿與憑證之間的關(guān)聯(lián)查詢。 ? ? 賬表管理 ? 總賬 ? 在計算機環(huán)境下 ， 總賬數(shù)據(jù)是根據(jù)會計人員指定的會計科目 、 日期等查詢條件由系統(tǒng)自動生成的 。 輸入查詢條件就可顯示查詢結(jié)果 。 ? ? 賬表管理 ? 明細賬 ? 明細賬一般有三欄式 、 數(shù)量金額式等形式 ， 其格式與手工明細賬基本一致 。 此外還可輸出多欄式明細賬 。 ? ? 賬表管理 ? 日記賬 ? 日記賬輸出格式與手工會計的基本一樣 。 現(xiàn)金日記賬既可以輸出某一天的現(xiàn)金數(shù)據(jù)也可以輸出任一個會計月份的現(xiàn)金數(shù)據(jù)；銀行存款日記賬可以輸出銀行存款科目某一天的或任一個會計月份的發(fā)生額 、 余額情況 。 ? ? 賬表管理 ? 輔助核算賬表 ? 賬務處理系統(tǒng)除了提供基本會計核算功能外 ， 一般還具有輔助核算功能 。 輔助核算通過核算項目可以全方位 、多角度地反映企業(yè)的會計信息 ， 并且核算項目可以在多個會計科目中存在 。 利用系統(tǒng)提供的核算項目賬表輸出功能 ， 可以輸出核算項目總賬 、 明細表等 。 ? ? 賬表管理 ? 余額表 ? 科目余額表數(shù)據(jù)是根據(jù)會計人員指定的會計科目 、 日期等查詢條件由系統(tǒng)自動生成的 。 輸入查詢條件就可顯示查詢結(jié)果 。 ? 綜上所述 ， 賬務處理系統(tǒng)的賬表管理模塊 ， 支持多種會計信息輸出功能 ， 可以方便快速地輸出各種賬表 。 ? ? 期末處理 ? 結(jié)轉(zhuǎn)損益 ? 期末時，應將各損益類科目的余額轉(zhuǎn)入“本年利潤”科目，以反映企業(yè)在一個會計期間內(nèi)實現(xiàn)的利潤或虧損總額。 ? ? 期末處理 ? 期末結(jié)賬 ? 期末結(jié)賬是賬務處理系統(tǒng)中相當重要的一項功能，該功能主要實現(xiàn)將本月各會計科目的余額轉(zhuǎn)入下個月會計期間，作為其期初余額，以便開始下一個月會計期間的賬務處理工作?！捌谀┙Y(jié)賬”功能有相當嚴格的時序限制，只能每月進行一次，結(jié)賬后本月不能再作憑證的處理工作。月末結(jié)賬時會產(chǎn)生一些結(jié)賬憑證，并且計算機控制系統(tǒng)會改變某些狀態(tài)，如做月結(jié)標識等。 ? ? 系統(tǒng)維護 ? 更改密碼 ? 操作員成功進入系統(tǒng)后可以根據(jù)自身的需要，對密碼進行修改。 ? ? 系統(tǒng)維護 ? 操作員及其權(quán)限設置 ? 操作員及其權(quán)限設置是按照會計信息化的要求，設置操作人員，并規(guī)定其操作權(quán)限。會計信息化必須建立崗位責任制、操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、會計檔案管理制度。凡是允許操作計算機系統(tǒng)的會計人員應該首先設置為操作員，成為系統(tǒng)的合法用戶，然后按照內(nèi)部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同操作員相應的權(quán)限。每個操作員進入系統(tǒng)時，系統(tǒng)將根據(jù)其編號、密碼及操作權(quán)限限制其操作內(nèi)容，從而避免無權(quán)操作、越權(quán)操作情況的發(fā)生，保證系統(tǒng)的安全性、保密性。 ? ? 系統(tǒng)維護 ? 設置輔助核算項目 ? 設置輔助核算項目功能是輸入賬務處理系統(tǒng)所有的輔助編碼數(shù)據(jù)。為了便于管理和控制，輔助核算項目一般都歸類設置。所以預設了核算類別，如往來單位、部門等。 ? ? 賬務處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖 28所示： 輸 入 記 賬 憑 證P 2審 核 記 賬 憑 證P 3原 始 憑 證編 制 各 種 報 表P 9登 記 總 賬P 4登 記 現(xiàn) 金 日 記 賬P 6登 記 明 細 賬P 5各 類 明 細賬現(xiàn) 金 日 記賬銀 行 存 款日 記 賬銀 行 對 賬 單未 審 核 憑證S5S6S7已 審 憑 證賬 套科 目 信 息初 始 化 設 置P 1總 賬賬 套 信 息E 1 系 統(tǒng) 管 理人 員E 2 業(yè) 務 人 員E 4 信 息 需 求者登 記 銀 行 存 款 日 記賬P 7S1S2S3S4S8各 種 報 表S9對 賬P 8E 3 銀 行 余 額 調(diào) 節(jié) 表S8圖 28賬務處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖 ? ? 首先，在系統(tǒng)啟用時由系統(tǒng)管理人員對企業(yè)新建的賬套進行初始化設置，也就是會計信息系統(tǒng)初次使用時，系統(tǒng)管理人員根據(jù)單位的實際情況進行參數(shù)設置的過程。主要包括“賬套設置”、“憑證類型設置”、“科目設置”、“初始余額設置”等，將相關(guān)的賬套信息存入賬套信息表中。 ? ? 業(yè)務人員利用建立好的賬套信息，根據(jù)原始憑證輸入記賬憑證，生成未審核的記賬憑證。 ? ? 憑證審核人員根據(jù)原始憑證或其他信息對未審核的記賬憑證進行審核，未通過審核的憑證并保留在憑證信息表中，等待業(yè)務人員去進一步修改或是重新輸入等；通過審核的憑證注上審核標記，生成已審核憑證。 ? ? 系統(tǒng)將根據(jù)已通過審核的憑證生成各種賬簿，這里省略了對賬的過程，因為數(shù)據(jù)都是由