【文章內(nèi)容簡介】 成空間浪費 。 第 44頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件名稱： PZ． DBF 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 憑證號 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代碼 C 10 5 借貸標(biāo)志 C 2 6 金額 N 12 2 7 附件 N 3 8 錄入 C 8 9 審核 C 8 10 記賬 C 8 11 記賬標(biāo)記 C 1 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案二 存儲結(jié)果如下： 憑證號 日期 摘 要 科目代碼 借貸標(biāo)志 金額 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 3131 借 200 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5401 貸 100 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5501 貸 50 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5402 貸 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5502 貸 10 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5503 貸 20 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5405 貸 5 000 1 張三 李平 王新 0005 05/30/01 支出轉(zhuǎn)利潤 5601 貸 5 000 1 張三 李平 王新 說明： 對于一張期末將所有支出科目轉(zhuǎn)入 “ 本年利潤 ”科目的記賬憑證： 第 46頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 方案二總結(jié)： 方案二是對方案一的改進 ， 節(jié)約了存儲空間 。 將 “ 借方金額 ” 和 “ 貸方金額 ” 合并為一個字段 “ 金額 ” ； 增加一個 “ 借貸標(biāo)志 ” 字段 ， 用于區(qū)分金額方向 。 缺點 ： 仍然有很多字段具有重復(fù)記錄值 。 第 47頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證內(nèi)容文件名稱： 序號 字段名 類型 長度 1 憑證號 C 4 2 日期 D 8 3 附件 N 3 4 錄入 C 8 5 審核 C 8 6 記賬 C 8 憑證文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案三 憑證業(yè)務(wù)文件名稱： 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 憑證號 C 4 2 摘要 C 36 3 科目代碼 C 10 4 借貸標(biāo)志 C 2 5 金額 N 12 2 將憑證文件分成兩個文件： 憑證內(nèi)容文件，用于存放與每一筆經(jīng)濟無關(guān)的內(nèi)容，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應(yīng)一條記錄； 憑證業(yè)務(wù)文件，用于存放經(jīng)濟業(yè)務(wù)之間有對應(yīng)關(guān)系的內(nèi)容，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應(yīng)多條記錄； 第 48頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 說明： 對于一張期末將所有支出科目轉(zhuǎn)入 “ 本年利潤” 科目的記賬憑證： 存儲結(jié)果 憑證號 日期 附件 錄入 審核 記賬 0005 05/30/01 1 張三 李平 王新 憑證號 摘 要 科目代碼 借貸標(biāo)志 金 額 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 3131 借 200 000 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 5401 貸 100 000 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 5501 貸 50 000 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 5402 貸 10 000 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 5502 貸 10 000 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 5503 貸 20 000 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 5405 貸 5 000 0005 支出轉(zhuǎn)利潤 5601 貸 5 000 借方金額、貸方金額 第 49頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 憑證文件的存儲 憑證文件是賬務(wù)處理系統(tǒng)中不可缺少的數(shù)據(jù)庫文件 ， 其存儲方案取決于賬務(wù)處理流程 。 憑證文件的組織方式 憑證是按照發(fā)生的時間順序產(chǎn)生的 ， 但可根據(jù)需要直接進行讀寫記錄 ， 因此憑證文件的組織方式為隨機文件 。 （二）憑證文件的存儲策略及組織方式設(shè)計 注意： 上述三種方案中的 憑證文件所列示的字段是基本字段 ， 如果憑證文件需要保存更多的信息 ， 如：支票號 /結(jié)算單據(jù)號 、 外幣金額 、 匯率 、 數(shù)量 、 單價 、 部門代碼等 。 則需要增加若干字段 ， 使憑證文件最大限度保存會計核算和管理所需要的信息 。 第 50頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 匯總文件主要用來存放所有科目 （ 包括一級科目和明細科目 ） 的年初數(shù) ， 累計借方發(fā)生額 、 累計貸方發(fā)生額 、 期末余額 、 每個月的借貸方發(fā)生額等匯總數(shù)據(jù)的文件 。 匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案一 三、匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計 匯總文件名稱： HZ． dbf 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 說明 1 科目代碼 C 10 2 期初余額 N 12 2 3 借貸方向 C 2 4 本月借合計 N 12 2 5 本月貸合計 N 12 2 如果是復(fù)幣所有金額字段 6 本年借方累計 N 12 2 都分成外幣、人民幣 7 本年貸方累計 N 12 2 期末余額 = 期初余額 + 本月借方合計 本月貸方合計 這種結(jié)構(gòu)的 優(yōu)點是結(jié)構(gòu)簡單、清晰。缺點 是匯總文件過多，給編程和管理帶來一定的難度。 這種結(jié)構(gòu)的匯總文件適合于以月為單位存儲的文件，即每月一個匯總文件，一年12個這樣的匯總文件。編制賬簿、報表所需的 “ 期初余額 ” 、 “ 本月借方合計 ” 、“ 本月貸方合計 ” 、 “ 本年借方累計 ” 、 “ 本年貸方累計 ” 等數(shù)據(jù)可以直接獲取，“ 期末余額 ” 可以通過計算得到。 第 51頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 匯總文件名稱： HZ． dbf 序號 字段名 類型 長度 小數(shù)位 1 科目代碼 C 10 2 年初余額 N 12 2 3 借貸方向 C 2 4 1月借合計 N 12 2 5 1月貸合計 N 12 2 6 2月借合計 N 12 2 7 2月貸合計 N 12 2 8 3月借合計 N 12 2 9 3月貸合計 N 12 2 24 12月借合計 N 12 2 25 12月貸合計 N 12 2 匯總文件結(jié)構(gòu)設(shè)計方案二 第 52頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 這種結(jié)構(gòu)的匯總文件適合于以年為單位存儲的文件，即每年一個匯總文件，編制賬簿、報表所需的：“ 本月借方合計 ” 、 “ 本月貸方合計 ” 等數(shù)據(jù)可以直接獲取， “ 期初余額 ” 、 “ 本年借方累計 ” 、 “ 本年貸方累計 ” 、 “ 期末余額 ” 等數(shù)據(jù)可以通過計算得到。 舉例： （ 1） 3月份期初余額。 3月期初余額 = 年初余額＋ 1月借合計＋ 2月借合計 1月貸合計 2月貸合計 （ 2）到 3月份的本年累計。 借方累計 =1月借合計 +2月借合計 +3月借合計 貸方累計 =1月貸合計 +2月貸合計 +3月貸合計 （ 3） 3月份期末余額。 3月期末余額 =3月期初余額 +3月借合計 3月貸合計 這種結(jié)構(gòu)的優(yōu)點是結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)庫文件少，便于管理。缺點是不能直接得到賬簿所需的數(shù)據(jù)，只能通過計算得到。 第 53頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 第四節(jié) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)處理功能設(shè)計 一、賬務(wù)處理子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計 賬務(wù)處理子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計就是以系統(tǒng)分析中設(shè)計的數(shù)據(jù)流圖等為依據(jù)，建立賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖，并按功能劃分為一個個功能相對獨立的模塊。 （一）賬務(wù)子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計方案一 賬務(wù)處理子系統(tǒng) 初始化 憑證處理 賬簿管理 報表處理 銀行對賬 系統(tǒng)服務(wù) 科目設(shè)置 系統(tǒng)設(shè)置 初始數(shù)據(jù) 錄入 審核 查詢 匯總 編輯報表 報表輸出 錄入 對賬單 對 賬 輸出對賬結(jié)果 數(shù)據(jù)備份 數(shù)據(jù)恢復(fù) 權(quán)限設(shè)置 口令設(shè)置 系統(tǒng)維護 查詢總賬 查詢明細賬 期末結(jié)賬 查詢多欄賬 記 賬 第 54頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 （二）賬務(wù)子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計方案二 賬務(wù)處理子系統(tǒng) 初 始 化 憑 證 處 理 往 來 管 理 項 目 管 理 銀 行 對 賬 自 動 轉(zhuǎn) 賬 記 賬 與 結(jié) 賬 賬 簿 輸 出 管 理 系 統(tǒng) 服 務(wù) 注 : 國外也有很多商品化賬務(wù)處理系統(tǒng)（又稱總賬系統(tǒng)），除包括上述功能外，有的總賬系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)管理和會計核算的需要增加了預(yù)算管理，總分公司處理、稅務(wù)處理、組織機構(gòu)變更會計處理等功能模塊。 第 55頁 商業(yè)大學(xué)會計系 《 會計信息系統(tǒng) 》 課件 在進行賬務(wù)處理之前 ， 首先要做的工作就是初始化工作 ， 它是手工會計通向會計信息化的橋梁 ， 是連接手工會計與會計信息化之間的紐帶 。 通過初始化模塊 ， 為賬務(wù)處理子系統(tǒng)的運行準備必要的環(huán)境 。 初始化模塊應(yīng)包括：科目設(shè)置 、 系統(tǒng)設(shè)置 （ 憑證類型、 幣別 、 其他設(shè)置等 ） 、 初始余額裝入等功