【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 D．公眾區(qū) 8．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（ C ） A．加入自己的主觀意見(jiàn) B．不記錄議題 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論 9．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（ D ）。 A．和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的不便 B．除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料 C．如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間 D．只在便箋上寫好會(huì)議名稱 10．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會(huì)者的心理。 A．社交的能力 B．說(shuō)話的技巧 C．聽(tīng)話的能力 D．聽(tīng)寫的能力 二、判斷題（正確打“√”，錯(cuò)誤打“ 。每小題 1 分，共 10 分） 1．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ ） 2．辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ ） 3．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。 （ √ ） 4．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 （ ） 5．文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （ ） 6 ． 日 常 交 往 中 的 上 下 級(jí) 角 色 關(guān) 系 不 應(yīng) 淡 化 。 （ ） 7．如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表 ，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。 （ ） 8．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。 （ √ ） 9．要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提 出 自 己 的 看 法 。 如 果 上 司 不 加 采 用 ， 應(yīng) 說(shuō) 服 上 司 。 （ ） l0．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。 （ √ ） 三、簡(jiǎn)答題（每小題 10 分，共 20 分） 1．簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？ 會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成 ，擇要反映會(huì)議的精神和情況。 會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。 有兩種形式：（ 1）議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者經(jīng)過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫下的文字依據(jù)。 （ 2）周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。 四、設(shè)計(jì)題（每題 10 分，共 20 分） 1． 某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營(yíng)銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的 社會(huì)形象及合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定組織召開專家座談會(huì)，對(duì)其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會(huì)，你該如何做？ （ 1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者； （ 2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； （ 4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄； （ 5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； （ 6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短； （ 7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕 松。 2． 文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ （ 1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上四審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。 （ 2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。 （ 3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 （ 4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。 （ 5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 五、案例分析題（每小題 20 分，共 40 分） 1．上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國(guó)各地，一天，江蘇某城市報(bào)上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o(wú)人問(wèn)津。奇怪的是廠房卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。 廠房決定派一位副廠長(zhǎng)帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動(dòng)上門訪問(wèn)、調(diào)查。在經(jīng)過(guò)周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細(xì)心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細(xì)小的紅色紙片，便向副廠長(zhǎng)匯報(bào)。副廠長(zhǎng)和戶主進(jìn)行了一整天的耐心、誠(chéng)懇的交談，并主動(dòng)提出了賠償冰箱和為之 保密的條件。戶主終于說(shuō)出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過(guò)年的鞭炮，其他人不知道，取食品時(shí)碰撞所致，幸未傷人。又說(shuō)是因?yàn)猷従勇?tīng)到爆炸后向居委會(huì)報(bào)告，引起了媒介的注意才上了報(bào)的。查清了原因，副廠長(zhǎng)當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會(huì)，向新聞界說(shuō)明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認(rèn)了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說(shuō)明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺(tái)嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。 從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提 供哪些有益的啟示？ （ 1）信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫信，打電話或告上門來(lái)，文秘人員也應(yīng)該注意到社會(huì)上的反饋。 （ 2）有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動(dòng)出擊的方法。 （ 3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問(wèn)題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題。 1． B 2． D 3． B 4． A 5． C 6． A 7． B 8． A 9． B 10． A 試卷代號(hào)： 2180 中央廣播電視大學(xué) 2022— 2022 年度第二學(xué)期“開放專科”期末考試 辦公室管理 試題 2022 年 7 月 一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1 分，共 10 分） 1．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ B ） A．必要時(shí)可形成文字材料， 照本宣科 B．傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思， 榕人自己對(duì)問(wèn)題的意見(jiàn) C．不可在普通電話、普 通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示， 應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍， 以免漏聽(tīng)或漏記 2．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法， 哪一個(gè)是不正確的？（ D ） A．定好目標(biāo)， 把想做或需要做的事情寫下來(lái) B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù) C．開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓 D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 3．有時(shí)應(yīng)上司要求， 文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談， 以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（ B ） A．準(zhǔn)備資料 B．發(fā)表意見(jiàn) C．現(xiàn)場(chǎng)服務(wù) D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗? 4．傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（ A ） A．一般的圖紙 B．機(jī)密文件 C．很長(zhǎng)的文件 D．感謝信 5．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封， 收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（ C ）。 A．國(guó)名、地址、部門、姓名 B．姓名、地址、部門、國(guó)名 C．姓名、部門、地址、國(guó)名 D．姓名、國(guó)名、部門、地址 6．下列接受名片時(shí)唯 一正確的做法是（ A ）。 A．接受名片時(shí)要用雙手 B．大聲念出名片上的頭銜 C．接過(guò)名片馬上放人兜內(nèi) D．傳遞名片將正面朝向自己 7．以下哪一種類型適合自由談話， 或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（ B ） A．口字型 B．圓桌型 C．教室型 D． V 字型 8．按照美國(guó)人類學(xué)家愛(ài)德華霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論， 45CM－ 120CM，應(yīng)該是（ A ）。 A．個(gè)人區(qū) B．社交區(qū) C．親密區(qū) D．公眾區(qū) 9．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)， 不用考慮（ B ）。 A．宴會(huì)的形式與氣氛 B．有無(wú)休息室 C．有無(wú)停車場(chǎng) D．交通是否方便 10．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議， 有時(shí)需要更換服裝， 文員應(yīng)（ A ）。 A．通知上司家人把衣服送達(dá) B．自己 到上司家里去拿 C．讓上司自己去家里更換 D．去買新的服裝 二、判斷題（正確打“√”，錯(cuò)誤打“ 。每小題 1 分，共 10 分） 1．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。 （ √ ） 2．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些， 如果錯(cuò)誤可以再做一遍。 （ ） 3．無(wú)論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過(guò)傳真發(fā)送， 因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （ ） 4．當(dāng)與人擦肩而 過(guò)， 或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面， 或因事中途離坐時(shí)， 都要招呼一聲。 （ √ ） 5．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心， 支票簿與印章應(yīng)該一起收藏， 以避免被盜用冒領(lǐng)。 （ ） 6．受到直屬上司以外的指派時(shí)， 假如是文員自己能夠安排辦理， 而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。 （ √ ） 7．即使是上司私人的應(yīng)酬， 文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。 （ √ ） 8．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出， 以便客人及早安排， 已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。 （ ） 9．如果要拒絕別人， 最好是 依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度， 分別使用表示方法， 以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。 （√ ） 10．介紹信的正本和存根必須一致， 同時(shí)可以出具空白介紹信。 （ ） 三、簡(jiǎn)答題（每小題 10 分，共 20 分） 1．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？ （ 1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸； （ 2） 參謀作用