【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 建立客戶(hù)進(jìn)行資料錄入時(shí) ,所選擇的客戶(hù)單位和聯(lián)系方式 ,并可以設(shè)置的所有項(xiàng)目 ,包括 :客戶(hù)檔案 ,保險(xiǎn)公司 , 供應(yīng) 商檔案 , 快遞公司 ,客戶(hù)分類(lèi) ,銷(xiāo)售區(qū)域 ,客戶(hù)級(jí)別 ,客戶(hù)來(lái)源 客戶(hù)資料 :在往來(lái)客戶(hù)里 ,當(dāng)建立一客戶(hù)檔案后所顯示的資料 ,并可以在建立客戶(hù)檔案時(shí)錄入資料 ,包括 :編號(hào) ,公司名稱(chēng) ,狀態(tài) ,區(qū)域 ,等級(jí) ,來(lái)源和擁有者并有市場(chǎng)和產(chǎn)品范圍 ,還可以建立與之相關(guān)連的聯(lián)系人 (包括 : 往來(lái)郵件、活動(dòng)管理、相關(guān)文檔、傳真 、樣口檔案 、快件 、聯(lián)系人 、統(tǒng)計(jì)分析 ) 客戶(hù)資料 客戶(hù)資料是建立好往來(lái)客戶(hù)信息后某一客戶(hù)在進(jìn)行跟進(jìn)與聯(lián)系時(shí)所包括的內(nèi)容 :往來(lái)郵件 , 活動(dòng)管理 ,相關(guān)文檔 ,傳真 , 樣品檔案以及快件管理并與此客戶(hù)相對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人信息。如圖 : 往來(lái)郵件 ◇ 與之相對(duì)應(yīng)的郵箱地址 ◇ 所有郵件，收、發(fā)及垃圾郵件 ◇ 搜索郵件并進(jìn)行查看與處理 ◇ 刪除郵件并設(shè)置垃圾郵件 ◇ 郵件標(biāo)識(shí)及郵件讀取管理 所有功能與郵件管理模塊相同 活動(dòng)管理 ◇活動(dòng)的主題 ,類(lèi)型及優(yōu)先級(jí)別 ◇相關(guān)客戶(hù)與跟進(jìn)方向以及聯(lián)系人的設(shè)置 ◇開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間以及活動(dòng)結(jié)束設(shè)置 ◇提醒 :選擇提醒時(shí)間 ,關(guān)與任務(wù)管理相接合 ◇活動(dòng)內(nèi)容及文件和目錄管理與添加 活動(dòng)管理與任務(wù)管理可以相結(jié)合 樣品檔案 ◇ 客戶(hù)工廠(chǎng)及收到時(shí)間 ◇ 存放位置和樣品圖片 ◇ 材料 ,工藝及包裝 ◇ 來(lái)源和樣品描述等 快件管理 ◇ 客戶(hù)的收、寄快件信息內(nèi)容一目了然 ◇ 方便查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、跟蹤。 ◇ 編號(hào)及收發(fā)日期、 ◇ 往來(lái)單位和聯(lián)系人 ◇ 郵寄地址和快遞公司 ◇ 貨物描述及重量 ◇ 支付方式 ,跟蹤 ,備注說(shuō)明 相關(guān)文檔 ◇ 相對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人的文檔 ◇ 文檔內(nèi)容可以多樣化 ◇ 可以做為附件直接發(fā)送郵件 相關(guān)文檔可以與文檔管理相結(jié)合 公共與個(gè)人聯(lián)系人 公共聯(lián)系人： 不論是公司以前開(kāi)發(fā)的客戶(hù)資源，還是現(xiàn)在創(chuàng)建的客戶(hù)資源，都應(yīng)視為公司內(nèi)部的共有資源，可以分配或指定給某一用戶(hù)或業(yè)務(wù)員使用；是屬于業(yè)務(wù)上往來(lái)的客戶(hù)聯(lián)系方式，即公共聯(lián)系人。與“個(gè)人地址薄”有一個(gè)很明顯的區(qū)別就是擁有一個(gè)“使用授權(quán)”的功能 TradeMail聯(lián)系人說(shuō)明 說(shuō)明： A、 內(nèi)容： 填入聯(lián)系人的個(gè)人和公司的信息，例如電話(huà)、地址、聊天工具以及聯(lián)系人的公司名稱(chēng) 往來(lái)單位等 B、 使用授權(quán)： 默認(rèn)情況下，誰(shuí)創(chuàng)建的聯(lián)系人誰(shuí)才擁有使用權(quán)；但是，管理員可將此用戶(hù)建立的聯(lián)系人分配給其它的用戶(hù)使用 C、 個(gè)人地址?。?與業(yè)務(wù)上沒(méi)有任何的關(guān)系，純粹是為了方便某一個(gè)用戶(hù)建立自己個(gè)人聯(lián)系人的一種方式 D、 給公共聯(lián)系人發(fā)送和接收的郵件可歸檔到往來(lái)郵件中。見(jiàn)統(tǒng)計(jì)分析 客戶(hù)郵件重新歸檔 例：業(yè)務(wù)員 A把某客戶(hù)的郵箱地址建立為公共聯(lián)系人，那么其他業(yè)務(wù)員就無(wú)法建立相同的聯(lián)系人郵箱地址 郵件歸類(lèi)、統(tǒng)計(jì) 客戶(hù)統(tǒng)計(jì)分析（圖表：餅圖、直方圖、趨勢(shì)線(xiàn)等） TradeMail歸類(lèi)統(tǒng)計(jì)說(shuō)明 說(shuō)明： 對(duì)于 Email地址在系統(tǒng)中不存在的郵件，用戶(hù)可依此創(chuàng)建新的銷(xiāo)售線(xiàn)索，進(jìn)而可以轉(zhuǎn)換為聯(lián)系人 /客戶(hù)和銷(xiāo)售機(jī)會(huì)，或?qū)⒃?Email地址與系統(tǒng)中現(xiàn)有的相應(yīng)聯(lián)系人相關(guān)聯(lián)。 客戶(hù)區(qū)域管理： 可靈活自定義客戶(hù)區(qū)域 客戶(hù)狀態(tài)管理：分線(xiàn)索、潛在客戶(hù)、已下單客戶(hù)、小客戶(hù)、大客戶(hù)。 聯(lián)系活動(dòng)管理： 除郵件外還有電話(huà)、 MSN聊天、傳真聯(lián)系記錄等功能 聯(lián)系人管理： 可以聯(lián)系人的使用進(jìn)行嚴(yán)格的授權(quán) 備注： 對(duì)于所有的往來(lái) Email，業(yè)務(wù)員可以根據(jù)公司的規(guī)定標(biāo)注相關(guān)的屬性，如：報(bào)價(jià)單、訂單、發(fā)票等，從而將可 Email進(jìn)行歸類(lèi)管理，方便進(jìn)行查詢(xún)，節(jié)省業(yè)務(wù)處理的時(shí)間，并建立統(tǒng)一的客戶(hù)往來(lái)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。 ※ 員工工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表 客戶(hù)統(tǒng)計(jì) (按數(shù)量 )分析： 統(tǒng)計(jì)指標(biāo)：客戶(hù)數(shù)、累計(jì)銷(xiāo)售額、累計(jì)銷(xiāo)售毛利、累計(jì)銷(xiāo)售費(fèi)用、累計(jì)凈收益 ※ 按客戶(hù)等級(jí)統(tǒng)計(jì)： 公司所有客戶(hù)按客戶(hù)等級(jí)、重要程度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從客戶(hù)數(shù)量、銷(xiāo)售額等各種統(tǒng)計(jì)指標(biāo)上分析不同等級(jí)客戶(hù)在數(shù)量上所占的比例以及在銷(xiāo)售額上所占的比重。客戶(hù)等級(jí)反應(yīng)了客戶(hù)的重要程度， 20%的高價(jià)值客戶(hù)可能為企業(yè)帶來(lái) 80%的效益 ※ 按市場(chǎng)區(qū)域統(tǒng)計(jì)： 統(tǒng)計(jì)各個(gè)市場(chǎng)區(qū)域的客戶(hù)情況，可按數(shù)量、銷(xiāo)售額等指標(biāo)進(jìn)行分析。對(duì)結(jié)果進(jìn)行分析可找出強(qiáng)勢(shì)區(qū)域和弱勢(shì)區(qū)域，并采取相應(yīng)對(duì)策。 ※ 按銷(xiāo)售代表統(tǒng)計(jì)： 查看各個(gè)銷(xiāo)售代表所負(fù)責(zé)的客戶(hù)分布情況，可按客戶(hù)數(shù)量、銷(xiāo)售額等各種指標(biāo)進(jìn)行分析。如某一銷(xiāo)售代表?yè)碛械目蛻?hù)數(shù)量或銷(xiāo)售額占的比重過(guò)高，應(yīng)審慎評(píng)估該業(yè)務(wù)員離職對(duì)銷(xiāo)售可能造成的影響。 ※ 按潛在客戶(hù)所處的銷(xiāo)售階段統(tǒng)計(jì)： 查看處于各個(gè)銷(xiāo)售階段的準(zhǔn)客戶(hù)情況。 ※ 按客戶(hù)行業(yè)統(tǒng)計(jì)： 公司所有客戶(hù)在各行業(yè)分布比例，累計(jì)銷(xiāo)售額所占比重，從而了解哪些行業(yè)是公司的重點(diǎn)發(fā)展行業(yè)。 ※ 客戶(hù)收益分析： 按客戶(hù)累計(jì)銷(xiāo)售額、銷(xiāo)售毛利、凈收益等指標(biāo)進(jìn)行排行分析，可了解從累計(jì)銷(xiāo)售數(shù)據(jù)的角度分析排名前列的客戶(hù)究竟有哪些。根據(jù)這些數(shù)據(jù)可相應(yīng)調(diào)整客戶(hù)的等級(jí)。 主題目錄 權(quán)限功能 基本功能 主要功能 擴(kuò)展功能 概述 菜單功能 Trade Mail 的菜單功能分為如下幾個(gè)方面： 菜單功能 管理員專(zhuān)區(qū)、工具菜單里的詳細(xì)說(shuō)明（模板、郵件規(guī)則、系統(tǒng)設(shè)置） 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、往來(lái)單位初始化、轉(zhuǎn)到查看業(yè)務(wù)員郵件及客戶(hù)關(guān)系和相關(guān)文檔 服務(wù)器文件夾、垃圾郵件箱、未分發(fā)郵件、收、發(fā)郵件箱 個(gè)人文件夾、 垃圾郵件箱、收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)件箱 服務(wù)器與個(gè)人文件夾的區(qū)別 （其他目錄功能說(shuō)明） 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) A、 本公司設(shè)置 (必須設(shè)置 ,在建立部門(mén)時(shí)要求選擇關(guān)聯(lián)公司 ) B、 離職：如果此員工已經(jīng)離職，請(qǐng)點(diǎn)擊修改后設(shè)置為離職，此員工就無(wú)法進(jìn)次登陸，并可以把他之前所有的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到其他業(yè)務(wù)員或新進(jìn)業(yè)務(wù)員名下，在相互交替與跟進(jìn)客戶(hù)檔案時(shí)讓業(yè)務(wù)員更輕松更方便 C、 允許登陸和登陸名：此時(shí)是對(duì)登陸軟件時(shí)所設(shè)置的登陸名和登陸密碼 D、 國(guó)家城市：因?yàn)槲覀冘浖鎸?duì)的是個(gè)外貿(mào)企業(yè)，而這些企業(yè)是面對(duì)全球，所以在國(guó)家城市選項(xiàng)里有一項(xiàng)自定義新增，開(kāi)啟方法是選國(guó)家和城市點(diǎn)右鍵，然后啟用 TradeMail基礎(chǔ)數(shù)據(jù)說(shuō)明 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是軟件設(shè)置的初始化 備注：公司信息、部門(mén)信息、員工檔案這三項(xiàng)都是相互關(guān)連的，先有公司信息后在建立部門(mén)時(shí)可以關(guān)連，最后才能建立相對(duì)應(yīng)的員工檔案 文檔管理 TradeMail文檔管理說(shuō)明 文件夾管理 A、公共文件夾 公共文件夾是文檔管理的一部分，任何人登陸后都可以訪(fǎng)問(wèn)這個(gè)信息存儲(chǔ)。通常建立公共文件夾是為了使所有人都有讀的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)，但是擁有增加，刪除或改變文件夾內(nèi)容的是以權(quán)限設(shè)置的。然而，一旦你創(chuàng)建了一個(gè)公共文件夾，你就可以以你想用的任何方式設(shè)置 B、私有文件夾 私有文件夾里無(wú)法建立公共文件夾但可以設(shè)置共享 C、文件和文本管理 文件包括圖片 ,音樂(lè) ,電腦里存在的所有類(lèi)型的文件 ,添加成功后會(huì)自動(dòng)保存在服務(wù)器上并以特殊命名方式進(jìn)行存儲(chǔ)，文本可以說(shuō)成建立一些說(shuō)明文檔或要記錄的工作情況 A、復(fù)制： 把選中的文件夾或文件進(jìn)行二次或以上的存貯方式 方法 :選定連續(xù)的文件或文件夾，可以單擊第一個(gè)項(xiàng)目，然后在按住 Shift 的同時(shí)單擊最后一個(gè)項(xiàng)目。要選定不連續(xù)的文件或文件夾，可以在按住 Ctrl 的同時(shí)單擊每個(gè)項(xiàng)目。 B、替換： 只針對(duì)文件 ,不對(duì)文件夾 ,選中文件 ,會(huì)出現(xiàn)一對(duì)話(huà)框這時(shí)選中你想替換的文件 ,打開(kāi)后在軟件里就會(huì)顯示新?lián)Q的文件 竅門(mén) :相互替換的文件類(lèi)型是隨意的 ,例 :圖片類(lèi)型可以替換成音樂(lè)文件類(lèi)型的 C、備注： 選中文件夾或文件 ,在窗口的下方會(huì)顯示選取中文件夾或文件填寫(xiě)說(shuō)明 提示： 給文件或文件夾給個(gè)說(shuō)明備注 ,在查看屬性時(shí)可以看到更多注釋 .并在點(diǎn)中文件或文件夾時(shí)會(huì)在窗口下方顯示備注說(shuō)明 D、共享： 一但有了查看用戶(hù)郵件及文檔權(quán)限時(shí) ,就可以把其他用戶(hù)設(shè)置的共享取消“公共的或私有的文件夾都可以設(shè)共享 ,并會(huì)提示是否包括子目錄 提示： 一但共享了 ,有權(quán)限的用戶(hù)也會(huì)進(jìn)行其他設(shè)置 ,比如 :取消共享 ,刪除共享目錄里的文件或文件夾等 E、設(shè)置密碼： 只對(duì)文件夾 ,包括公共的和私有的 提示： 不針對(duì)文件和文檔進(jìn)行設(shè)置密碼 ,并還可以進(jìn)行密碼修改 F、另存為： 選中想保存的文件夾或文件 ,然后選擇想保存在本地計(jì)算機(jī)什么位置 竅門(mén)： 在公司內(nèi)部新建或添加的文件夾和文件 ,當(dāng)出差或回家時(shí) ,需要這些文件就可以登陸 TradeMail V4文檔管理里 ,進(jìn)行保存 ,以達(dá)到查看使用 G、發(fā)郵件： 選中文件 ,把這個(gè)文件做為附件形式發(fā)郵件方式進(jìn)行傳送 竅門(mén)： 不可以選中目錄 (文件夾 ),因?yàn)榫吞幬募A里也有很多文件 ,在以這種方式發(fā)郵件時(shí)那些文件也不會(huì)自動(dòng)以附件的形式顯示 功能說(shuō)明 任務(wù)及日程安排 任務(wù) ☆ 審核郵件的當(dāng)前等待需處理和任務(wù) ☆ 查看已經(jīng)處理過(guò)的歷史任務(wù)（管理） ☆ 與客戶(hù)關(guān)系的活動(dòng)管理中的任務(wù) ☆ 郵件規(guī)則與提醒的任務(wù)提示 日程安排 ◎ 可以接合客戶(hù)關(guān)系管理中的活動(dòng)管理 ◎ 可以按個(gè)人的工作進(jìn)程提出日程安排 ◎ 不同方式的建立和顯示形式方便查看 任務(wù)和日程安排可以相接合，并可以通過(guò)已建立好的任務(wù)或日程給予工作中的提示和幫助 垃圾郵件處理功能 TradeMail垃圾郵件處理 垃圾郵件處理是軟件主要功能 ： A、 我的黑名單： 所有列為黑名單的郵箱地址是只是設(shè)黑名單的員工阻止接收此郵箱發(fā)過(guò)來(lái)的郵件； B、 公共黑名單： 所有列為公共黑名單的郵箱地址只要使用軟件的所有員工都無(wú)法接收此郵箱發(fā)來(lái)的郵件 C、 可設(shè)為直接刪除（為了正確的查看每封郵件是否可選，建議不直接刪除） 例：部門(mén)經(jīng)理把某封郵件設(shè)為公共黑名單，那么所在使用軟件的所有用戶(hù)都無(wú)法收到黑名單郵箱地址發(fā)過(guò)來(lái)的郵件；公共的只有權(quán)限才可以添加 ? 有效防范垃圾郵件 ? 可以設(shè)定多種過(guò)濾方式 ? 可以分公共郵箱和個(gè)人郵箱過(guò)濾 菜單關(guān)系 軟件菜單目錄關(guān)系說(shuō)明 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立（公司、部門(mén)、人員以及郵件模板等） 收發(fā)郵件的基本功能權(quán)限，對(duì)郵件顯示、刷新的數(shù)據(jù)設(shè)置等 往來(lái)單位的初始化，與聯(lián)系人建立時(shí)的關(guān)連情況，并對(duì)郵件進(jìn)行歸檔等 文檔管理、任務(wù)管理等設(shè)置，可以與郵件以及客戶(hù)關(guān)系相接合 業(yè)務(wù)員操作 (普通功能 ) 業(yè)務(wù)骨干 業(yè)務(wù)主管 (審核與查看未分發(fā)郵件 ) 經(jīng)理 部門(mén)主管 (查看 /審核、添改刪設(shè)置 ) 工廠(chǎng)經(jīng)理 業(yè)務(wù)主管 （收、發(fā)以及查看樣品檔案 管理員 （所有功能，權(quán)限設(shè)置，基礎(chǔ)操作等 ) 軟件的基本初始化設(shè)置管理 （使用軟件的前提數(shù)據(jù)） 接收 /發(fā)送的主要功能設(shè)置 （郵件管理中的基本操作） 客戶(hù)關(guān)系、聯(lián)系相關(guān)設(shè)置 （郵件歸檔與查看權(quán)限） ?合理使用業(yè)務(wù)員權(quán)限操作的各種功能，對(duì)管理者和部門(mén)負(fù)責(zé)人都是最基本的操作步驟 ?部門(mén)管理者，給予適當(dāng)?shù)臋?quán)限，以達(dá)到管理的目的，并充分考慮相互管理權(quán)限的關(guān)系 ?人員及部門(mén)調(diào)整之間的權(quán)限移植，做到數(shù)據(jù)與功能都可以正常運(yùn)行 基 本 功 能 主 要 操 作 發(fā)送 主題目錄 菜單功能 基本功能 主要功能 擴(kuò)展功能 概述 權(quán)限功能 Trade Mail 的權(quán)限功能分為如下幾個(gè)方面： 權(quán)限功能 資料共享權(quán)限、客戶(hù)檔案公用限制權(quán)限、聯(lián)系人使用共享權(quán)限 郵件及文檔權(quán)限、模塊操作權(quán)限、郵件刪除權(quán)限、公共郵箱使用權(quán)限 查看業(yè)務(wù)員郵件及客戶(hù)關(guān)系檔案和文檔管理權(quán)限 往來(lái)單位及聯(lián)系人修改、查看和刪除權(quán)限 各權(quán)限之間的關(guān)系 （其他權(quán)限說(shuō)明） 郵件及文檔權(quán)限