【文章內容簡介】 建立客戶進行資料錄入時 ,所選擇的客戶單位和聯系方式 ,并可以設置的所有項目 ,包括 :客戶檔案 ,保險公司 , 供應 商檔案 , 快遞公司 ,客戶分類 ,銷售區(qū)域 ,客戶級別 ,客戶來源 客戶資料 :在往來客戶里 ,當建立一客戶檔案后所顯示的資料 ,并可以在建立客戶檔案時錄入資料 ,包括 :編號 ,公司名稱 ,狀態(tài) ,區(qū)域 ,等級 ,來源和擁有者并有市場和產品范圍 ,還可以建立與之相關連的聯系人 (包括 : 往來郵件、活動管理、相關文檔、傳真 、樣口檔案 、快件 、聯系人 、統(tǒng)計分析 ) 客戶資料 客戶資料是建立好往來客戶信息后某一客戶在進行跟進與聯系時所包括的內容 :往來郵件 , 活動管理 ,相關文檔 ,傳真 , 樣品檔案以及快件管理并與此客戶相對應的聯系人信息。如圖 : 往來郵件 ◇ 與之相對應的郵箱地址 ◇ 所有郵件，收、發(fā)及垃圾郵件 ◇ 搜索郵件并進行查看與處理 ◇ 刪除郵件并設置垃圾郵件 ◇ 郵件標識及郵件讀取管理 所有功能與郵件管理模塊相同 活動管理 ◇活動的主題 ,類型及優(yōu)先級別 ◇相關客戶與跟進方向以及聯系人的設置 ◇開始和結束時間以及活動結束設置 ◇提醒 :選擇提醒時間 ,關與任務管理相接合 ◇活動內容及文件和目錄管理與添加 活動管理與任務管理可以相結合 樣品檔案 ◇ 客戶工廠及收到時間 ◇ 存放位置和樣品圖片 ◇ 材料 ,工藝及包裝 ◇ 來源和樣品描述等 快件管理 ◇ 客戶的收、寄快件信息內容一目了然 ◇ 方便查詢、統(tǒng)計、跟蹤。 ◇ 編號及收發(fā)日期、 ◇ 往來單位和聯系人 ◇ 郵寄地址和快遞公司 ◇ 貨物描述及重量 ◇ 支付方式 ,跟蹤 ,備注說明 相關文檔 ◇ 相對應的聯系人的文檔 ◇ 文檔內容可以多樣化 ◇ 可以做為附件直接發(fā)送郵件 相關文檔可以與文檔管理相結合 公共與個人聯系人 公共聯系人： 不論是公司以前開發(fā)的客戶資源，還是現在創(chuàng)建的客戶資源，都應視為公司內部的共有資源，可以分配或指定給某一用戶或業(yè)務員使用；是屬于業(yè)務上往來的客戶聯系方式，即公共聯系人。與“個人地址薄”有一個很明顯的區(qū)別就是擁有一個“使用授權”的功能 TradeMail聯系人說明 說明： A、 內容： 填入聯系人的個人和公司的信息，例如電話、地址、聊天工具以及聯系人的公司名稱 往來單位等 B、 使用授權： 默認情況下，誰創(chuàng)建的聯系人誰才擁有使用權；但是，管理員可將此用戶建立的聯系人分配給其它的用戶使用 C、 個人地址?。?與業(yè)務上沒有任何的關系，純粹是為了方便某一個用戶建立自己個人聯系人的一種方式 D、 給公共聯系人發(fā)送和接收的郵件可歸檔到往來郵件中。見統(tǒng)計分析 客戶郵件重新歸檔 例：業(yè)務員 A把某客戶的郵箱地址建立為公共聯系人，那么其他業(yè)務員就無法建立相同的聯系人郵箱地址 郵件歸類、統(tǒng)計 客戶統(tǒng)計分析（圖表：餅圖、直方圖、趨勢線等） TradeMail歸類統(tǒng)計說明 說明： 對于 Email地址在系統(tǒng)中不存在的郵件，用戶可依此創(chuàng)建新的銷售線索，進而可以轉換為聯系人 /客戶和銷售機會，或將該 Email地址與系統(tǒng)中現有的相應聯系人相關聯。 客戶區(qū)域管理： 可靈活自定義客戶區(qū)域 客戶狀態(tài)管理：分線索、潛在客戶、已下單客戶、小客戶、大客戶。 聯系活動管理： 除郵件外還有電話、 MSN聊天、傳真聯系記錄等功能 聯系人管理： 可以聯系人的使用進行嚴格的授權 備注： 對于所有的往來 Email，業(yè)務員可以根據公司的規(guī)定標注相關的屬性，如：報價單、訂單、發(fā)票等，從而將可 Email進行歸類管理，方便進行查詢，節(jié)省業(yè)務處理的時間，并建立統(tǒng)一的客戶往來信息數據庫。 ※ 員工工作統(tǒng)計報表 客戶統(tǒng)計 (按數量 )分析： 統(tǒng)計指標：客戶數、累計銷售額、累計銷售毛利、累計銷售費用、累計凈收益 ※ 按客戶等級統(tǒng)計： 公司所有客戶按客戶等級、重要程度進行統(tǒng)計，從客戶數量、銷售額等各種統(tǒng)計指標上分析不同等級客戶在數量上所占的比例以及在銷售額上所占的比重?？蛻舻燃壏磻丝蛻舻闹匾潭?， 20%的高價值客戶可能為企業(yè)帶來 80%的效益 ※ 按市場區(qū)域統(tǒng)計： 統(tǒng)計各個市場區(qū)域的客戶情況，可按數量、銷售額等指標進行分析。對結果進行分析可找出強勢區(qū)域和弱勢區(qū)域，并采取相應對策。 ※ 按銷售代表統(tǒng)計： 查看各個銷售代表所負責的客戶分布情況，可按客戶數量、銷售額等各種指標進行分析。如某一銷售代表擁有的客戶數量或銷售額占的比重過高，應審慎評估該業(yè)務員離職對銷售可能造成的影響。 ※ 按潛在客戶所處的銷售階段統(tǒng)計： 查看處于各個銷售階段的準客戶情況。 ※ 按客戶行業(yè)統(tǒng)計： 公司所有客戶在各行業(yè)分布比例，累計銷售額所占比重，從而了解哪些行業(yè)是公司的重點發(fā)展行業(yè)。 ※ 客戶收益分析： 按客戶累計銷售額、銷售毛利、凈收益等指標進行排行分析，可了解從累計銷售數據的角度分析排名前列的客戶究竟有哪些。根據這些數據可相應調整客戶的等級。 主題目錄 權限功能 基本功能 主要功能 擴展功能 概述 菜單功能 Trade Mail 的菜單功能分為如下幾個方面： 菜單功能 管理員專區(qū)、工具菜單里的詳細說明（模板、郵件規(guī)則、系統(tǒng)設置） 基礎數據、往來單位初始化、轉到查看業(yè)務員郵件及客戶關系和相關文檔 服務器文件夾、垃圾郵件箱、未分發(fā)郵件、收、發(fā)郵件箱 個人文件夾、 垃圾郵件箱、收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)件箱 服務器與個人文件夾的區(qū)別 （其他目錄功能說明） 基礎數據 A、 本公司設置 (必須設置 ,在建立部門時要求選擇關聯公司 ) B、 離職：如果此員工已經離職，請點擊修改后設置為離職，此員工就無法進次登陸，并可以把他之前所有的業(yè)務轉移到其他業(yè)務員或新進業(yè)務員名下，在相互交替與跟進客戶檔案時讓業(yè)務員更輕松更方便 C、 允許登陸和登陸名：此時是對登陸軟件時所設置的登陸名和登陸密碼 D、 國家城市：因為我們軟件所面對的是個外貿企業(yè)，而這些企業(yè)是面對全球，所以在國家城市選項里有一項自定義新增，開啟方法是選國家和城市點右鍵，然后啟用 TradeMail基礎數據說明 基礎數據是軟件設置的初始化 備注：公司信息、部門信息、員工檔案這三項都是相互關連的，先有公司信息后在建立部門時可以關連，最后才能建立相對應的員工檔案 文檔管理 TradeMail文檔管理說明 文件夾管理 A、公共文件夾 公共文件夾是文檔管理的一部分，任何人登陸后都可以訪問這個信息存儲。通常建立公共文件夾是為了使所有人都有讀的訪問權，但是擁有增加，刪除或改變文件夾內容的是以權限設置的。然而，一旦你創(chuàng)建了一個公共文件夾，你就可以以你想用的任何方式設置 B、私有文件夾 私有文件夾里無法建立公共文件夾但可以設置共享 C、文件和文本管理 文件包括圖片 ,音樂 ,電腦里存在的所有類型的文件 ,添加成功后會自動保存在服務器上并以特殊命名方式進行存儲，文本可以說成建立一些說明文檔或要記錄的工作情況 A、復制： 把選中的文件夾或文件進行二次或以上的存貯方式 方法 :選定連續(xù)的文件或文件夾，可以單擊第一個項目，然后在按住 Shift 的同時單擊最后一個項目。要選定不連續(xù)的文件或文件夾，可以在按住 Ctrl 的同時單擊每個項目。 B、替換： 只針對文件 ,不對文件夾 ,選中文件 ,會出現一對話框這時選中你想替換的文件 ,打開后在軟件里就會顯示新換的文件 竅門 :相互替換的文件類型是隨意的 ,例 :圖片類型可以替換成音樂文件類型的 C、備注： 選中文件夾或文件 ,在窗口的下方會顯示選取中文件夾或文件填寫說明 提示： 給文件或文件夾給個說明備注 ,在查看屬性時可以看到更多注釋 .并在點中文件或文件夾時會在窗口下方顯示備注說明 D、共享： 一但有了查看用戶郵件及文檔權限時 ,就可以把其他用戶設置的共享取消“公共的或私有的文件夾都可以設共享 ,并會提示是否包括子目錄 提示： 一但共享了 ,有權限的用戶也會進行其他設置 ,比如 :取消共享 ,刪除共享目錄里的文件或文件夾等 E、設置密碼： 只對文件夾 ,包括公共的和私有的 提示： 不針對文件和文檔進行設置密碼 ,并還可以進行密碼修改 F、另存為： 選中想保存的文件夾或文件 ,然后選擇想保存在本地計算機什么位置 竅門： 在公司內部新建或添加的文件夾和文件 ,當出差或回家時 ,需要這些文件就可以登陸 TradeMail V4文檔管理里 ,進行保存 ,以達到查看使用 G、發(fā)郵件： 選中文件 ,把這個文件做為附件形式發(fā)郵件方式進行傳送 竅門： 不可以選中目錄 (文件夾 ),因為就處文件夾里也有很多文件 ,在以這種方式發(fā)郵件時那些文件也不會自動以附件的形式顯示 功能說明 任務及日程安排 任務 ☆ 審核郵件的當前等待需處理和任務 ☆ 查看已經處理過的歷史任務（管理） ☆ 與客戶關系的活動管理中的任務 ☆ 郵件規(guī)則與提醒的任務提示 日程安排 ◎ 可以接合客戶關系管理中的活動管理 ◎ 可以按個人的工作進程提出日程安排 ◎ 不同方式的建立和顯示形式方便查看 任務和日程安排可以相接合，并可以通過已建立好的任務或日程給予工作中的提示和幫助 垃圾郵件處理功能 TradeMail垃圾郵件處理 垃圾郵件處理是軟件主要功能 ： A、 我的黑名單： 所有列為黑名單的郵箱地址是只是設黑名單的員工阻止接收此郵箱發(fā)過來的郵件； B、 公共黑名單： 所有列為公共黑名單的郵箱地址只要使用軟件的所有員工都無法接收此郵箱發(fā)來的郵件 C、 可設為直接刪除（為了正確的查看每封郵件是否可選，建議不直接刪除） 例：部門經理把某封郵件設為公共黑名單，那么所在使用軟件的所有用戶都無法收到黑名單郵箱地址發(fā)過來的郵件；公共的只有權限才可以添加 ? 有效防范垃圾郵件 ? 可以設定多種過濾方式 ? 可以分公共郵箱和個人郵箱過濾 菜單關系 軟件菜單目錄關系說明 基礎數據建立（公司、部門、人員以及郵件模板等） 收發(fā)郵件的基本功能權限，對郵件顯示、刷新的數據設置等 往來單位的初始化，與聯系人建立時的關連情況，并對郵件進行歸檔等 文檔管理、任務管理等設置，可以與郵件以及客戶關系相接合 業(yè)務員操作 (普通功能 ) 業(yè)務骨干 業(yè)務主管 (審核與查看未分發(fā)郵件 ) 經理 部門主管 (查看 /審核、添改刪設置 ) 工廠經理 業(yè)務主管 （收、發(fā)以及查看樣品檔案 管理員 （所有功能，權限設置，基礎操作等 ) 軟件的基本初始化設置管理 （使用軟件的前提數據） 接收 /發(fā)送的主要功能設置 （郵件管理中的基本操作） 客戶關系、聯系相關設置 （郵件歸檔與查看權限） ?合理使用業(yè)務員權限操作的各種功能，對管理者和部門負責人都是最基本的操作步驟 ?部門管理者，給予適當的權限，以達到管理的目的，并充分考慮相互管理權限的關系 ?人員及部門調整之間的權限移植，做到數據與功能都可以正常運行 基 本 功 能 主 要 操 作 發(fā)送 主題目錄 菜單功能 基本功能 主要功能 擴展功能 概述 權限功能 Trade Mail 的權限功能分為如下幾個方面： 權限功能 資料共享權限、客戶檔案公用限制權限、聯系人使用共享權限 郵件及文檔權限、模塊操作權限、郵件刪除權限、公共郵箱使用權限 查看業(yè)務員郵件及客戶關系檔案和文檔管理權限 往來單位及聯系人修改、查看和刪除權限 各權限之間的關系 （其他權限說明） 郵件及文檔權限