【文章內(nèi)容簡介】 但只是相對劃分。 從所在的部門看，秘書所在機關(guān)內(nèi)部的不同級別： 如省級， 高級秘書：秘書長、辦公廳（室）主任； 中級秘書：文字秘書； 基層秘書：通訊秘書； （二）、英國秘書層次的劃分（四個 ） 行政級 (administrative level) ： 政府首腦和部長的主要顧問和助手；專業(yè)出身，名牌大學(xué)畢業(yè)，政治中立，不參與政黨活動； 執(zhí)行級 (executive level)： 直接領(lǐng)導(dǎo)一定范圍內(nèi)的日常 事務(wù)，一般畢業(yè)于行 政學(xué)院 文書級 (paperwork level) ： 記錄撰寫、制定文件、統(tǒng) 計資料；大專畢業(yè)； 助理文書級 (assistant paperwork level) ： 打字、速記、繕印、接待等工作，高中畢業(yè) 或經(jīng)過短期訓(xùn)練者即可； 四、 秘書的職業(yè)特征 服務(wù)的直接性： Direct （ 1）、 秘書工作內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容保持直接和一致 ； （ 2）、 秘書的工作內(nèi)容由領(lǐng)導(dǎo)直接指派和安排， 秘書直接向領(lǐng)導(dǎo)做請示和匯報 ； （ 3）、 秘書工作直接對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，成敗得失與領(lǐng)導(dǎo)直接相關(guān) ； 服務(wù)的穩(wěn)定性： Stability 同時具備“業(yè)緣關(guān)系”與“人情關(guān)系” 知識化： Based on Knowledge “白領(lǐng)” White Collar、“參謀” Brain man 、“外腦” External Brain、“智囊” Brainpower 信息處理 、現(xiàn)代辦公設(shè)施、扎實的知識背景。 女性化： Based on Feminization 我國的男性秘書居多； 世界范圍，女性居多；善于并樂于做程序性、重復(fù)性工作，西方初級女秘書達到 90%，職業(yè)化程度較高； 年輕化： Based on Juvenscence 發(fā)達國家一般為 20至 35歲之間； （ 1）、主觀上：秘書工作可以看作是從操作層向管理層過渡的階梯； （ 2）、客觀上：工作繁重，對體力、腦力要求較高，記憶力、靈敏性、反應(yīng)性； 秘書人員的助手作用 五、秘書人員的重要價值和作用 文 件 處 理 文 字 把 關(guān) 事 務(wù) 處 理 檢 查 督 促 助 手 作 用 秘書人員的參謀作用 ?提供依據(jù) ?出謀劃策 秘書人員的耳目作用 秘書人員的橋梁作用 不管部作用 窗口作用 ——有什么樣的領(lǐng)導(dǎo)就有什么樣的秘書 上情下達 內(nèi)情外達 下情上達 外情內(nèi)達 下情上達 外情內(nèi)達 上情下達 內(nèi)情外達 ? 接電話 ? 轉(zhuǎn)達留言 ? 收郵件 ? 資料管理 ? 備茶 ? 起草文書 ? 接待來客，轉(zhuǎn)達留言 ? 日程管理 ? 會議準(zhǔn)備 ? 清掃辦公室 上司不在擅自預(yù)約日程安排 擅自改動日程安排 就單位發(fā)展提出意見 對上司工作提問 擅自代理上司接待來賓 詢問會議內(nèi)容 詢問出差理由、目的 領(lǐng)導(dǎo)者 替身 職責(zé) 履行人 事務(wù) 執(zhí)行者 服務(wù)員 報告人 參 謀 助手 下 級 角 色 角色認知 ?秘書人員常扮演的六種角色 角色認知 ?秘書角色的重要意識 ——心理意識 A、主動工作意識 B、參謀助手意識 C、樂于奉獻意識 ——行為意識 A、服從意識 B、服務(wù)意識 C、保密意識 六、秘書的角色定位 秘書角色與領(lǐng)導(dǎo)角色 ?與領(lǐng)導(dǎo)相處的基本原則 ——思想一致原則 ——知識互補原則 ——相互信任原則 ——相互適應(yīng)原則 ——人格平等原則 ——維護團結(jié)原則 容易出現(xiàn)的誤區(qū) ?主觀態(tài)度上的問題 ——服從和服務(wù)意識淡薄 ——沒有敬業(yè)精神，工作態(tài)度不佳 ——保密意識差，導(dǎo)致泄密事件 ——向上錯位，擅作主張 ?客觀能力上的問題 ——專業(yè)技能水平差 ——各類知識較淺薄 ——概念、判斷、概括能力差 ? 案例分析： ? 小組討論，給出選擇，并說明原因： ? 小于是某公司的秘書，今天她遇到了這樣一件事，該如何處理？ ? 上午先去經(jīng)貿(mào)部送了份材料，剛回到辦公室，姜總讓我馬上到他的辦公室去一趟。聽姜總的口氣，事情似乎挺急。心里有些緊張。 來到姜總的辦公室，姜總倒還是像平時一樣隨和，聊了幾句后，姜總問我：“小于，近來公司似乎有人在議論王總的事，你常去他的辦公室，知不知道一些這方面的情況？” 王總是公司負責(zé)市場銷售的副總經(jīng)理，四十歲剛出頭，他的工作能力是無可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美國的原因，公司不時流傳一些他的風(fēng)流韻事。 ? 上個星期四下午，王總突然讓我去他的辦公室，說：“小于，我馬上要去一趟香港，麻煩你明天幫我辦一件事，你去王府井某某大廈的首飾柜臺，我剛才已給對方打過電話，你只要提我的名字人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下。”說著，遞給我一張寫著地址和乘車路線的紙條。第二天下班后，我取了東西正準(zhǔn)備離開，柜臺里年紀(jì)像是值班經(jīng)理的人對我說：“你是打出租嗎？這包東西很貴重，在路上注意一點?！蔽耶?dāng)然明白，在首飾柜臺前說的貴重東西，不是幾百元甚至幾千元能買得起的。根據(jù)王總的紙條，我找到了亞運村一座高層公寓１６層的三門。出來給我開門的是一位看上去不到三十歲的漂亮小姐；她還穿著睡衣，接過東西，她高興得幾乎跳了起來，“啊！王哥連我的生日都還記得，真是太好了，謝謝王哥！謝謝王哥送給我的生日禮物！” 姜總問的肯定是這件事。 選項： A“前幾天王總的老師過生日，王總要出差，讓我?guī)退土它c禮物給他的老師。 B“最近一個時期王總從未找過我，對王總的事我一點也不知道！” C “上個星期五下午，我?guī)屯蹩偹土思诛椊o住在亞運村的一位年輕女性?！? D“上個星期五下午，我?guī)屯蹩偹土思诛椊o住在亞運村的小姐，看她那打扮，肯定是哪個歌廳里的小姐?！? E“對王總我似乎不太了解?！? ? 正確的答案是第三個。 ? 其理由很簡單，作為秘書，如實向上司匯報是其天職，既不能掐頭去尾，也不能添油加醋。 ? 在一般的情況下，作為職業(yè)秘書的操守，對于領(lǐng)導(dǎo)的隱私，看到了的要當(dāng)作沒看見，聽到了的等于沒聽見；只有這樣，領(lǐng)導(dǎo)才能真正放心讓你協(xié)助他的工作。正是因為王總信任于雪，才會讓她去幫他辦私事。從這個意義上來說，于雪有義務(wù)為王總保密，所以，于雪想幫王總掩蓋過去，似乎也沒有錯。 ? ? 但是，在現(xiàn)代企業(yè)中，職業(yè)經(jīng)理人與職業(yè)秘書的關(guān)系，本質(zhì)上是一種工作關(guān)系。既然是一種工作關(guān)系，那就必須優(yōu)先考慮公司利益，而不是個人之間的關(guān)系。姜總在工作時間問起了這件事，而王總也是在工作時間以副總的名義讓于雪去辦這件事的，所以送禮這件事不再單純是件私事，因此，推說自己不清楚，甚至撒謊欺騙姜總，都是絕對錯誤的。當(dāng)然，也不能