【文章內(nèi)容簡介】 定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。檔案館應(yīng)按收集范圍隨時征集對國家和社會具有保存價值的重要照片。 ? 收集照片檔案時，檔案部門應(yīng)遵循無償接收與有償征集相結(jié)合、接收征集歷史照片與接收征集現(xiàn)實(shí)照片并重的原則，積極、主動地與照片檔案形成單位聯(lián)系，宣傳照片檔案的重要性及有關(guān)照片檔案的規(guī)定和要求，取得有關(guān)單位的協(xié)助與配合。必要時，檔案管理部門還可以直接參與重大活動、重要事件照片的拍攝于制作，完善照片檔案的收集工作。 （四）照片檔案的整理 ? 按照 《 照片檔案管理規(guī)范 》 的要求，照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說明文字應(yīng)一同整理和存放。 ? ? （ 1）底片的分類。 底片的分類方法有三種： ①按規(guī)格、尺寸分類；②按年度或按歷史時期分類；③按內(nèi)容分類，如會議、活動、項(xiàng)目、產(chǎn)品、時間等。對于底片數(shù)量較少的單位，也可以不分類，按收到底片的先后順序進(jìn)行流水號編號。 （ 2）照片的分類 ? 照片一般是以全宗為單位，按年度 –內(nèi)容／專題進(jìn)行分類；有時也可以與相關(guān)文書檔案的分類方法一致。如果單位的照片檔案數(shù)量較多，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式等出發(fā)將照片分為記錄性照片和藝術(shù)性照片。 ? 照片檔案的文字說明是反映照片內(nèi)容和相關(guān)情況、幫助人們利用照片的重要信息，通常應(yīng)包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景和攝影者六個要素。單張照片的文字說明置于照片的下方或左右兩側(cè)；大幅照片的文字說明可另紙書寫，與照片一同保存。 ? 照片檔案的案卷一般按照內(nèi)容進(jìn)行立卷；照片檔案數(shù)量較少的單位，一年的照片也可以組合成一卷。卷內(nèi)照片檔案一般按照重要程度或時間順序排列；成套的照片檔案應(yīng)排列在一起。 ? 照片檔案的編號方法是：案卷按順序編制流水號碼；卷內(nèi)順序編制頁號；每套照片編一個總號；一套中各張分別編號；每張照片檔案的底片、照片、說明詞應(yīng)同編一號。例如：一套照片檔案的總號為 15，其所含各張照片的編號一次為 15–15– 15–3…… 照片的分類號、底片號、參見號應(yīng)在文字說明欄中注明，以便于查找。 ? 應(yīng)按照 《 照片檔案管理規(guī)范 》 的要求，填寫照片檔案案卷的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷目錄。 ? 對底片進(jìn)行分類、編號后，要對其進(jìn)行登記。一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個底片號。底片號按收到或發(fā)出的順序編號。底片目錄登記簿包括的項(xiàng)目有：分類號、底片號、照片號、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝時間、拍攝地點(diǎn)、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、底片來源、收到或發(fā)出日期、備考等。其中底片號為最重要的一個項(xiàng)目，它編寫在膠片乳劑面的右上角。由于底片保存在紙袋中，因此，要在紙袋外面同時寫明底片號。底片目錄登記簿格式如圖所示： 底片目錄登記簿 分類號 底片號 照片號 內(nèi)容 拍攝者 拍攝時間 拍攝地點(diǎn) 底片數(shù)量 技術(shù)狀況 備注 （五）照片檔案的鑒定 ? 對于形成時間較為久遠(yuǎn)的照片檔案，為了準(zhǔn)確判定其內(nèi)容、背景、人物、事件及可靠性等，我們需要對其進(jìn)行考證鑒別工作，考證鑒別的主要途徑和方法有：通過文字檔案和史料考證鑒別，通過調(diào)查走訪考證鑒別，實(shí)地考察鑒別，以及照片之間進(jìn)行比較鑒別等。 ? 照片檔案價值的鑒定，應(yīng)遵循檔案價值鑒定的原則和要求，參照照片形成的年代、內(nèi)容、技術(shù)質(zhì)量等因素來判定。 ? 照片檔案的保管期限一般劃為永久或長期保存比較合適。如果某些照片的內(nèi)容與本單位、本地區(qū)的工作沒有直接的關(guān)系，只是用于學(xué)習(xí)、宣傳、交流情況，則作為資料保存。 （六）照片檔案的保管 ? ? 底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其 PH值應(yīng)在 – ， ɑ 纖維素含量應(yīng)高于 87%，使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其 PH值應(yīng)在– ，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。底片、照片應(yīng)放入存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架內(nèi)。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。因?yàn)槟局撇牧弦兹紵⒁赘g，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對貯存的底片、照片無有害影響。 類型 中期貯存 長期貯存 最高溫度／ ℃ 相對濕度／ % 最高溫度／ ℃ 相對濕度／ % 黑白底片 25 2050 21 15 10 2030 2040 2050 彩色底片 25 2050 2 ﹣ 3 ﹣ 10 2030 2040 2050 黑白照片 25 2050 18 3050 彩色照片 25 2050 2 3040 注： 、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存 10年。 長期貯存是指膠片、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存 100年。 、濕度環(huán)境，更能延長膠片、照片的壽命。 ? 底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境， 24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于 177。 2℃ ，相對濕度變化不應(yīng)大于177。 5℃ ，中期貯存環(huán)境， 24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于 177。 5℃ ，相對濕度變化不應(yīng)大于 177。 10℃ 。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間。在提供利用前先將照片檔案放在緩沖間內(nèi)渡過幾個小時。 ? 照片檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查。對受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣。 ? 底片冊、照片冊應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存。每隔兩年應(yīng)對底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，五年內(nèi)進(jìn)行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，并做好檢查記錄。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時采取補(bǔ)救措施。 （七）照片檔案的利用 ? ? 即為滿足利用者需要，直接向利用者提供檔案借閱服務(wù)。這種方式服務(wù)的主要對象是本單位行政也業(yè)務(wù)人員。所借照片主要用于制作音像制品、宣傳資料等，對照片質(zhì)量的要求比較高，需要直接借閱照片檔案原件。照片原件的外借應(yīng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)制度和借閱手續(xù)，并注意及時催還。底片一般不外借。確有需要借用的，可提供拷貝片借閱，母片一律不外借。 ? 即根據(jù)利用者需要，采用復(fù)印、掃描、翻拍等方式，為用戶提供照片檔案復(fù)制件。這種方式既有利于保護(hù)檔案原件，又可提高照片檔案的利用率，是目前檔案部門開展照片檔案利用服務(wù)的主要方式。各單位檔案部門應(yīng)配備必要的復(fù)制設(shè)備，不斷提高照片檔案復(fù)制件的質(zhì)量，改進(jìn)服務(wù)手段。如，可通過網(wǎng)絡(luò)直接將照片檔案的復(fù)制件發(fā)送給用戶，為利用者提供高效便捷的服務(wù)。 ? 即利用館藏中反映本單位某一時期、某一方面工作的照片編輯出版宣傳畫冊，主動、系統(tǒng)地位本單位和社會各方面工作提供照片檔案，擴(kuò)大照片檔案的利用范圍。編輯出版畫冊要注意版權(quán)問題。 ? ? 即利用館藏照片檔案舉辦各種專題圖片展，包括網(wǎng)上展覽，充分發(fā)揮照片檔案存史育人的重要功能。 二、錄音、錄像檔案 ? 錄音、錄像檔案目前有兩種形式：一種是采用錄音機(jī)和錄像機(jī)在磁帶上記錄單位或個人現(xiàn)場工作活動情況所形成的檔案；它在形成以后，需要利用音像視聽設(shè)備才能收聽和觀看。另一種是采用數(shù)碼錄音、攝像技術(shù)來拍攝單位或個人工作活動情況，成像于磁盤上的數(shù)字化信息；它屬于電子檔案，需要借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能收聽和閱覽。錄音、錄像檔案分為紀(jì)實(shí)性和制作性兩種類型。紀(jì)實(shí)性錄音、錄像檔案指在本單位工作活動過程中錄制的材料。制作性錄音、錄像檔案指經(jīng)過策劃、錄制、編輯而有目的地制作的作品。 ? 錄音、錄像檔案的特點(diǎn)是可以再現(xiàn)當(dāng)事人講話、現(xiàn)場的各種聲音，以及動態(tài)的歷史活動景象，具有很強(qiáng)的現(xiàn)場感，生動、直觀，因此，它是人們了解真實(shí)的歷史面貌、證明歷史事實(shí)的可靠憑據(jù)。 （一）錄音、錄像檔案的收集 ? 對于紀(jì)實(shí)性錄音、錄像檔案，我們應(yīng)按照