【文章內(nèi)容簡介】 定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。檔案館應按收集范圍隨時征集對國家和社會具有保存價值的重要照片。 ? 收集照片檔案時，檔案部門應遵循無償接收與有償征集相結合、接收征集歷史照片與接收征集現(xiàn)實照片并重的原則，積極、主動地與照片檔案形成單位聯(lián)系，宣傳照片檔案的重要性及有關照片檔案的規(guī)定和要求，取得有關單位的協(xié)助與配合。必要時，檔案管理部門還可以直接參與重大活動、重要事件照片的拍攝于制作，完善照片檔案的收集工作。 （四）照片檔案的整理 ? 按照 《 照片檔案管理規(guī)范 》 的要求，照片檔案的底片應單獨整理和存放，照片和說明文字應一同整理和存放。 ? ? （ 1）底片的分類。 底片的分類方法有三種： ①按規(guī)格、尺寸分類；②按年度或按歷史時期分類；③按內(nèi)容分類，如會議、活動、項目、產(chǎn)品、時間等。對于底片數(shù)量較少的單位，也可以不分類，按收到底片的先后順序進行流水號編號。 （ 2）照片的分類 ? 照片一般是以全宗為單位，按年度 –內(nèi)容／專題進行分類；有時也可以與相關文書檔案的分類方法一致。如果單位的照片檔案數(shù)量較多，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式等出發(fā)將照片分為記錄性照片和藝術性照片。 ? 照片檔案的文字說明是反映照片內(nèi)容和相關情況、幫助人們利用照片的重要信息，通常應包括事由、時間、地點、人物、背景和攝影者六個要素。單張照片的文字說明置于照片的下方或左右兩側；大幅照片的文字說明可另紙書寫，與照片一同保存。 ? 照片檔案的案卷一般按照內(nèi)容進行立卷；照片檔案數(shù)量較少的單位，一年的照片也可以組合成一卷。卷內(nèi)照片檔案一般按照重要程度或時間順序排列；成套的照片檔案應排列在一起。 ? 照片檔案的編號方法是：案卷按順序編制流水號碼；卷內(nèi)順序編制頁號；每套照片編一個總號；一套中各張分別編號；每張照片檔案的底片、照片、說明詞應同編一號。例如：一套照片檔案的總號為 15，其所含各張照片的編號一次為 15–15– 15–3…… 照片的分類號、底片號、參見號應在文字說明欄中注明，以便于查找。 ? 應按照 《 照片檔案管理規(guī)范 》 的要求，填寫照片檔案案卷的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷目錄。 ? 對底片進行分類、編號后，要對其進行登記。一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個底片號。底片號按收到或發(fā)出的順序編號。底片目錄登記簿包括的項目有：分類號、底片號、照片號、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、底片數(shù)量、技術狀況、底片來源、收到或發(fā)出日期、備考等。其中底片號為最重要的一個項目，它編寫在膠片乳劑面的右上角。由于底片保存在紙袋中，因此，要在紙袋外面同時寫明底片號。底片目錄登記簿格式如圖所示： 底片目錄登記簿 分類號 底片號 照片號 內(nèi)容 拍攝者 拍攝時間 拍攝地點 底片數(shù)量 技術狀況 備注 （五）照片檔案的鑒定 ? 對于形成時間較為久遠的照片檔案，為了準確判定其內(nèi)容、背景、人物、事件及可靠性等，我們需要對其進行考證鑒別工作，考證鑒別的主要途徑和方法有：通過文字檔案和史料考證鑒別，通過調(diào)查走訪考證鑒別，實地考察鑒別，以及照片之間進行比較鑒別等。 ? 照片檔案價值的鑒定，應遵循檔案價值鑒定的原則和要求，參照照片形成的年代、內(nèi)容、技術質量等因素來判定。 ? 照片檔案的保管期限一般劃為永久或長期保存比較合適。如果某些照片的內(nèi)容與本單位、本地區(qū)的工作沒有直接的關系，只是用于學習、宣傳、交流情況，則作為資料保存。 （六）照片檔案的保管 ? ? 底片袋應使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙質材料制作，其 PH值應在 – ， ɑ 纖維素含量應高于 87%，使用中性膠粘劑，接縫應在袋邊。底片冊、照片冊所用封面、封底、芯頁均應采用中性偏堿性紙質材料制作，其 PH值應在– ，化學性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。底片、照片應放入存儲柜、抽屜、有門的書架或文件架內(nèi)。貯存柜架應采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。因為木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應穩(wěn)定耐用，且對貯存的底片、照片無有害影響。 類型 中期貯存 長期貯存 最高溫度／ ℃ 相對濕度／ % 最高溫度／ ℃ 相對濕度／ % 黑白底片 25 2050 21 15 10 2030 2040 2050 彩色底片 25 2050 2 ﹣ 3 ﹣ 10 2030 2040 2050 黑白照片 25 2050 18 3050 彩色照片 25 2050 2 3040 注： 、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存 10年。 長期貯存是指膠片、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存 100年。 、濕度環(huán)境，更能延長膠片、照片的壽命。 ? 底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境， 24小時內(nèi)溫度的周期變化不應大于 177。 2℃ ，相對濕度變化不應大于177。 5℃ ，中期貯存環(huán)境， 24小時內(nèi)溫度的周期變化不應大于 177。 5℃ ，相對濕度變化不應大于 177。 10℃ 。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應設緩沖間。在提供利用前先將照片檔案放在緩沖間內(nèi)渡過幾個小時。 ? 照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。接觸底片的人員應戴潔凈的棉質薄手套，輕拿底片的邊緣。 ? 底片冊、照片冊應立放，不應堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應進行拷貝，異地保存。每隔兩年應對底片、照片進行一次抽樣檢查，五年內(nèi)進行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴重波動，應縮短檢查的間隔期。檢查中應密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應注意包裝材料的變質問題，并做好檢查記錄。若發(fā)現(xiàn)問題，應查明原因，及時采取補救措施。 （七）照片檔案的利用 ? ? 即為滿足利用者需要，直接向利用者提供檔案借閱服務。這種方式服務的主要對象是本單位行政也業(yè)務人員。所借照片主要用于制作音像制品、宣傳資料等，對照片質量的要求比較高，需要直接借閱照片檔案原件。照片原件的外借應嚴格履行批準制度和借閱手續(xù)，并注意及時催還。底片一般不外借。確有需要借用的，可提供拷貝片借閱，母片一律不外借。 ? 即根據(jù)利用者需要，采用復印、掃描、翻拍等方式，為用戶提供照片檔案復制件。這種方式既有利于保護檔案原件，又可提高照片檔案的利用率，是目前檔案部門開展照片檔案利用服務的主要方式。各單位檔案部門應配備必要的復制設備，不斷提高照片檔案復制件的質量，改進服務手段。如，可通過網(wǎng)絡直接將照片檔案的復制件發(fā)送給用戶，為利用者提供高效便捷的服務。 ? 即利用館藏中反映本單位某一時期、某一方面工作的照片編輯出版宣傳畫冊，主動、系統(tǒng)地位本單位和社會各方面工作提供照片檔案，擴大照片檔案的利用范圍。編輯出版畫冊要注意版權問題。 ? ? 即利用館藏照片檔案舉辦各種專題圖片展，包括網(wǎng)上展覽，充分發(fā)揮照片檔案存史育人的重要功能。 二、錄音、錄像檔案 ? 錄音、錄像檔案目前有兩種形式：一種是采用錄音機和錄像機在磁帶上記錄單位或個人現(xiàn)場工作活動情況所形成的檔案；它在形成以后，需要利用音像視聽設備才能收聽和觀看。另一種是采用數(shù)碼錄音、攝像技術來拍攝單位或個人工作活動情況，成像于磁盤上的數(shù)字化信息；它屬于電子檔案，需要借助于計算機設備才能收聽和閱覽。錄音、錄像檔案分為紀實性和制作性兩種類型。紀實性錄音、錄像檔案指在本單位工作活動過程中錄制的材料。制作性錄音、錄像檔案指經(jīng)過策劃、錄制、編輯而有目的地制作的作品。 ? 錄音、錄像檔案的特點是可以再現(xiàn)當事人講話、現(xiàn)場的各種聲音，以及動態(tài)的歷史活動景象，具有很強的現(xiàn)場感，生動、直觀，因此，它是人們了解真實的歷史面貌、證明歷史事實的可靠憑據(jù)。 （一）錄音、錄像檔案的收集 ? 對于紀實性錄音、錄像檔案，我們應按照