【正文】 。 ? 互聯(lián)網(wǎng)用于開放檔案的提供利用，其具體形式包括：提供開放的檔案目錄，公布檔案原件，舉辦網(wǎng)上檔案展覽，介紹檔案館館藏等。 ? 辦公自動(dòng)化的單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通常用于提供開放期限未滿和暫時(shí)不宜公開的檔案信息。 （ 2）檔案在線提供利用方式 ? 檔案在線提供利用的方式是指通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為用戶提供檔案信息。 ? ③復(fù)制 ? 復(fù)制是指檔案室（館）依照有關(guān)法律法規(guī)向用戶提供復(fù)印文件和圖紙以及拷貝的膠片、光盤等各種載體的電子檔案復(fù)制件的提供利用的方式。 ? ② 出借 ? 出借是指在單位內(nèi)部，因工作需要將電子檔案磁盤和光盤借給有關(guān)人員在工作崗位上利用的方式。 ? （ 1）文件下載的提供利用方式 ? 文件下載的提供利用是指檔案部門向用戶提供電子檔案軟硬磁盤、光盤等版本的利用方式，一般包括： ? ①閱覽室閱覽 ? 一般情況下，不便在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上閱覽的以及具有機(jī)密性的電子檔案，應(yīng)在檔案室（館）的閱覽室中提供利用。 （ 2）電子檔案信息的安全保護(hù) ? 與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案信息的完整性和真實(shí)性面對著來自于載體自身和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中一些不安全因素的威脅，因此，應(yīng)利用現(xiàn)有的電子信息安全防護(hù)的技術(shù)手段，如信息加密、電子簽名、身份識(shí)別、防止計(jì)算機(jī)病毒、信息備份、信息遷移技術(shù)等，維護(hù)電子檔案信息的安全。 《 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 》 規(guī)定：光盤檔案的保管溫度應(yīng)是 14℃~24℃ ，相對濕度為45%~60%。在電子檔案的整理、保管和利用過程中，禁止用手直接觸摸載體表面，更不允許使用其他物品捆綁、固定載體，以防止劃傷載體。 ? （ 1）電子檔案載體的保護(hù) ? 電子檔案的載體包括磁帶、硬磁盤、軟磁盤、光盤等，它們比紙質(zhì)載體檔案的壽命短，并且對保管環(huán)境的要求高。數(shù)字檔案館的信息源是各個(gè)機(jī)構(gòu)的電子檔案。 （ 2）檔案館電子檔案的管理模式 ? 檔案館管理階段的電子檔案管理模式有兩種：①“集中保管的模式”，即立檔單位失去現(xiàn)行效用，將具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的電子文件移交給檔案館集中保管；②“分布保管的模式”，即電子文件始終由立檔單位自己負(fù)責(zé)保存，檔案館對電子文件具有一定的控制權(quán)利，并對其管理進(jìn)行指導(dǎo)。該系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)，單位日常管理經(jīng)營活動(dòng)中生成的數(shù)據(jù)、文件、表格、單據(jù)等均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞、交換、處理和管理；同時(shí)，電子檔案的目錄、索引自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔。 （三）電子檔案的管理 ? ? （ 1）單位內(nèi)部的文檔一體化管理模式 ? 單位內(nèi)部的電子文檔一體化管理主要是通過計(jì)算機(jī)管理軟件來實(shí)現(xiàn)。實(shí)行邏輯歸檔或網(wǎng)絡(luò)歸檔時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可自動(dòng)生成 《 歸檔電子文件登記表 》 ，打印輸出后，移交雙方簽字蓋章、留存?zhèn)洳?。移交文件均一式兩份，交接雙方留存?zhèn)洳?。檢驗(yàn)的結(jié)果應(yīng)填寫 《 電子檔案接收檢驗(yàn)登記表 》 。重要部門或有條件的單位，最好對電子檔案實(shí)行雙套異地保存，以便于在突發(fā)災(zāi)難性事故發(fā)生是確保單位核心文件的完整與安全。歸檔時(shí)，應(yīng)將有關(guān)的目錄和登記表同時(shí)移交給檔案部門。 ? （ 2）真實(shí)有效 ? 真實(shí)有效是指歸檔的電子檔案應(yīng)該是經(jīng)簽發(fā)生效的定稿，圖形文件如果經(jīng)過更改，則應(yīng)將最新的版本連同更改記錄均予歸檔。一般情況下，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)歸檔的電子檔案應(yīng)采取實(shí)時(shí)歸檔；介質(zhì)歸檔可以采用定期歸檔。 歸檔電子檔案移交、接收檢驗(yàn)登記表 檢驗(yàn)項(xiàng)目 單位名稱 移交單位： 接收單位： 載體外觀檢驗(yàn) 病毒檢驗(yàn) 真實(shí)性檢驗(yàn) 完整性檢驗(yàn) 有效性檢驗(yàn) 技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗(yàn) 填表人（簽名） 年 月 日 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 年 月 日 單位（印章） 年 月 日 年 月 日 歸檔電子文件登記表（首頁） 文件特征 形成部門 完成日期 載體類型 載體編號(hào) 通訊地址 電話 聯(lián)系人 設(shè)備環(huán)境特征 硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等） 軟件環(huán)境（型號(hào)、版本等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 文件記錄特征 記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯） 記錄類型 □ 定長 □可變長 □其他 記錄總數(shù) 總字節(jié)數(shù) 記錄字符及圖形音頻、視頻文件格式 文件載體 型號(hào)： 數(shù)量： 備份數(shù)： □ 一件一盤 □多件一盤 □一件多盤 □多件多盤 文件交接 送交部門 通訊地址 電話 聯(lián)系人 送交人（簽名） 年 月 日 接收部門 通訊地址 電話 聯(lián)系人 接收人（簽名） 年 月 日 ? 電子檔案的歸檔時(shí)間分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種的情況。目前，采取“雙套制”歸檔主要是為了在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)意外故障時(shí)能夠確保電子檔案信息的完整性和真實(shí)性。經(jīng)邏輯歸檔后，一方面，電子檔案的物理存在位置不會(huì)改變；另一方面，文件形成部門可以利用該文件，但是卻不能對其進(jìn)行修改和刪除。物理歸檔可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理。 （二）電子檔案的歸檔 ? ? （ 1）物理歸檔方式 ? 物理歸檔包括介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種。電子檔案在線利用的方式對于用戶來說基本上擺脫了地域和時(shí)間限制，調(diào)閱文件的主動(dòng)性強(qiáng)、批量大和表現(xiàn)方式多種，使文件查找速度快，可以實(shí)現(xiàn)信息或數(shù)據(jù)的共享，因此這種方式能夠充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)越性。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，電子檔案信息可以同時(shí)以不同的形態(tài)分流，即電子檔案歸檔的同時(shí)，那些具有數(shù)據(jù)價(jià)值的信息被數(shù)據(jù)庫采集，有資料價(jià)值的進(jìn)入資料庫，又成為新的電子文件的來源。傳統(tǒng)檔案信息在現(xiàn)行活動(dòng)中的轉(zhuǎn)化方式有兩種：①在單位使用檔案的過程中將有關(guān)信息提取出來，融入現(xiàn)行文件當(dāng)中；②檔案部門編輯一些檔案參考資料，提供給單位使用。對上述三個(gè)方面因素進(jìn)行管理和控制的艱巨性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)檔案的管理方式，是信息化環(huán)境下原始記錄保管的重大課題。它們之所以能夠構(gòu)成完整的電子文件或電子檔案，是人們通過一定的技術(shù)手段將其聯(lián)結(jié)在一起的。 ? 電子檔案的生命是由載體、信息和系統(tǒng)三個(gè)部分所構(gòu)成的。而電子檔案則不可能按照上述方式集中管理，它的相當(dāng)一部分是通過檔案部門掌握其邏輯地址而進(jìn)行控制；有些部分是通過下載將信息轉(zhuǎn)移到保存介質(zhì)上而集中于檔案部門；還有一些電子檔案時(shí)采用在線集中，即將信息轉(zhuǎn)移到檔案部門指定的地址中進(jìn)行管理。因此，在管理上它與傳統(tǒng)檔案有很大差別。它的作用主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：①對于管理或經(jīng)營活動(dòng)來說，它是重要的原始憑證，是單位工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的記錄，是單位歷史面貌的一個(gè)組成部分；②對于單位的信息系統(tǒng)來說，電子檔案是這個(gè)系統(tǒng)信息資源的組成部分，它可以直接轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)庫、資料庫中的信息，它是各種信息補(bǔ)充、更新或再生產(chǎn)的重要來源，是系統(tǒng)正常運(yùn)行的信息保障。 ? 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案是具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。這種方式能充分發(fā)掘錄音、錄像檔案的內(nèi)在價(jià)值和社會(huì)效用，展示錄音、錄像檔案的魅力，增進(jìn)人們對檔案盒檔案工作的理解與認(rèn)識(shí)。這種方式方便、易行，既能最大限度滿足利用者需求，又可保護(hù)錄音、錄像檔案原件，是檔案部門提供利用錄音、錄像檔案的主要方式。 （四）錄音、錄像檔案的利用 ? ? 即設(shè)立專門的視聽室或在固定的展室內(nèi)開辟視聽區(qū)，為利用者播放 錄音、錄像檔案資料。重繞磁帶應(yīng)注意采用正常轉(zhuǎn)速，卷繞的松緊度要適當(dāng)，邊端要平整，不能出現(xiàn)褶皺、彎曲，防止帶體損壞。 ? 錄音、錄像檔案應(yīng)避免平放保存，其正確存放方式為豎放，這樣可使其受力均勻，避免磁帶變形。庫房溫度過高易使磁性介質(zhì)變脆；濕度過大，則易導(dǎo)致磁性裝置受潮變形。不具備上述條件的單位，亦應(yīng)避免在錄音、錄像檔案保管場所同時(shí)放置電動(dòng)機(jī)、電視機(jī)、變壓器等設(shè)備，或避免將錄音、錄像檔案存放在這類電器附近。為此，大量產(chǎn)生和保存錄音、錄像檔案的單位，應(yīng)該修建專用的防磁檔案庫房，以徹底隔絕外界磁場對錄音、錄