【文章內(nèi)容簡介】 手工填制 “ 采購訂單 ” ； 采購主管審核 “ 采購訂單 ” ； 采購員將審核過的采購訂單打印，并傳真給供應(yīng)商； 供應(yīng)商按 “ 采購訂單 ” 送貨到店鋪； 收貨員核對貨物，驗(yàn)收入庫（驗(yàn)收入庫時，采用手持盤點(diǎn)機(jī)，掃描 藥品的條碼方式點(diǎn)貨）； 在采購收貨單頁面，根據(jù)采購訂單號調(diào)出采購訂單信息，生成采購 收貨單； 審核并打印 “ 采購收貨單 ” 一式兩份，簽字后一份給供應(yīng)商作結(jié)帳 憑證，另一份留底備查。 第五節(jié) 采購管理 采購業(yè)務(wù)流程 GSP采購 業(yè)務(wù)流程 首先要做“采購訂單”，然后向供應(yīng)商下訂單； 供應(yīng)商備貨送貨后，要向倉庫做“到貨通知單”告知倉庫準(zhǔn)備驗(yàn)收； 倉庫收到藥品后，要做“請驗(yàn)通知單”給藥師，請他們驗(yàn)收藥品是否合格。驗(yàn)收藥品過程中需要對藥品的驗(yàn)收做記錄，如：一般藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄、非藥品類質(zhì)量驗(yàn)收記錄、進(jìn)口藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄等等。 藥師驗(yàn)收合格后，會向倉庫做一張“入庫通知單”，告訴倉庫合格藥品已經(jīng)可以做入庫了。 倉庫接到“入庫通知單”后，就可以把供應(yīng)商送來的藥品做正式入庫了，此時根據(jù)入庫通知單生成一張“采購收貨單”。 在做收貨單的時候，還需要記錄藥品的批次，以便后期查詢。 藥品收貨后，就可以查詢庫存。后期如果有需要給供應(yīng)商退貨的藥品，可以通過“采購?fù)素洝眮磉M(jìn)行退回，并會影響供應(yīng)商結(jié)算數(shù)據(jù)。 采購訂單 １、進(jìn)入 “ 采購管理 ” → “采購訂單” 填制采購訂單，選擇供應(yīng)商，在藥品編碼欄錄入藥品藥品編碼或者自編碼、采購數(shù)量、進(jìn)價等信息對訂單進(jìn)行 “ 保存 ” ； 保存后的訂單可以再次進(jìn)行修改，確認(rèn)無誤后，點(diǎn)工具欄中的“ 審核 ” 按鈕對訂單進(jìn)行審核，生成正式訂單； 第五節(jié) 采購管理 采購訂單 填制采購訂單時可通過 2種方式錄入藥品 : ① 在藥品編碼欄錄入藥品藥品編碼或者自編碼，錄入自編碼時軟件會自動轉(zhuǎn)換為藥品編碼， ② 通過工具欄“藥品”按鈕，在出現(xiàn)的藥品選擇窗口中直接選取藥品 第五節(jié) 采購管理 采購訂單 ? 交貨期限： 即采購訂單的有效期限。若超出交貨期限，則訂單無效?？稍?“ 采購設(shè)置 ” “采購業(yè)務(wù)規(guī)則 ” 中設(shè)置采購訂單的默認(rèn)有效期，一般按大多數(shù)供應(yīng)商在收到訂單后的送貨天數(shù)設(shè)置。 ? 送貨地址： 對于單店版只能送貨到本店倉庫，對于連鎖版可以指定送貨到分店倉庫。 ? 經(jīng)銷方式： 根據(jù)供應(yīng)商自動帶出。 ? 箱數(shù)與件數(shù)： 根據(jù)藥品檔案中的進(jìn)貨規(guī)格換算，如藥品檔案中進(jìn)貨規(guī)格為 10，在采購訂單中 “ 箱數(shù) ” 輸入 1，數(shù)據(jù)欄自動轉(zhuǎn)換為10個件數(shù)進(jìn)行入庫，對于沒有進(jìn)貨規(guī)格的藥品，可任意在箱數(shù)欄或者件數(shù)欄輸入進(jìn)貨的數(shù)量 ? 贈品數(shù)： 約定由供應(yīng)商免費(fèi)贈送的藥品數(shù)量在此輸入。常用于處理搭贈等情況，贈品數(shù)量會累加至藥品庫存； 第五節(jié) 采購管理 采購收貨單 供應(yīng)商送貨到店后，收貨員打開 “ 采購收貨單 ” ， 點(diǎn)下圖所示紅框中的擴(kuò)展按鈕，在彈出的通用選擇窗口選擇對應(yīng)進(jìn)貨的訂單號，系統(tǒng)自動引出訂單中的藥品至采購收貨單； 核對送貨數(shù)量與訂單數(shù)量無誤后，點(diǎn)保存審核按鈕完成采購收貨操作，系統(tǒng)自動產(chǎn)生庫存，并同時增加應(yīng)付賬款； 第五節(jié) 采購管理 采購收貨單 以上為正規(guī)采購流程進(jìn)貨，對于小型的商戶也可直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)貨或者自采的形式，進(jìn)入系統(tǒng)通過 “ 采購收貨 ” 直接填制采購收貨單，錄入藥品藥品編碼、商量 “ 保存 ” 并 “ 審核 ” 后生成藥品庫存，完成藥品的采購入庫工作。 第五節(jié) 采購管理 第五節(jié) 采購管理 采購?fù)素泦? 采購?fù)素泦卧谒幤吠素洺鰩鞎r創(chuàng)建，退貨單中包含供應(yīng)商、倉庫及退貨的藥品信息（如圖所示） 采購?fù)素泦纬送素洉r使用外，還可以用來沖減錯誤的“采購收貨單”，此類退貨單如涉及帳款需要通知供應(yīng)商?？梢约s定對此類錯誤調(diào)整單據(jù)要求調(diào)用原有的“采購收貨單”作為原始單據(jù)，并注明原因 。 第五節(jié) 采購管理 采購?fù)素泦? 采購?fù)素泦慰梢酝ㄟ^選擇采購收貨單，選擇收貨單號軟件自動調(diào)出收貨單中的藥品信息。手工創(chuàng)建采購?fù)素泦蔚姆绞脚c采購訂單相同。 采購?fù)素泦? 采用采購入庫單進(jìn)行退貨時，在采購?fù)素泦沃羞x擇 “ 采購入庫單 ” ，選擇采購單號，系統(tǒng)自動引入采購收貨單的藥品，輸入退貨數(shù)量進(jìn)行保存審核即可。 第五節(jié) 采購管理 第五節(jié) 采購管理 采購查詢 采購查詢從不同角度對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢，并按藥品、類別、 供應(yīng)商匯總、藥品 供應(yīng)商價格分析、藥品進(jìn)貨跟蹤、采購明細(xì) 進(jìn)入 “ 采購管理 ” → “ 采購查詢 ” 可對藥品的采購量等信息進(jìn)行查詢 補(bǔ)貨分析 制作采購計(jì)劃時，采購人員可參照系統(tǒng)提供的“補(bǔ)貨分析”功能 查 看藥品的 綜合銷售分析數(shù)量； 打開“采購管理” — “ 補(bǔ)貨分析”，在補(bǔ)貨分析表中詳細(xì)列出了 各個藥品的 當(dāng)前庫存量、銷量分析等情況 第五節(jié) 采購管理 補(bǔ)貨分析 在補(bǔ)貨分析報表中，其它各字段定義如下： ? 上周銷量： 上周銷量是指查詢當(dāng)天的前一天向前推 6天的銷量； ? 四周日平均銷量： 四周日平均銷量是指不含當(dāng)天前 28天平均銷量； ? 本周銷量： 指含當(dāng)天前七天的銷量； ? 在途量： 指已做訂單但還沒有做收貨入庫單的藥品數(shù)量； ? 可售天數(shù) ：指當(dāng)前庫存藥品的數(shù)量還可銷售幾天； ? 建議訂量： 指系統(tǒng)根據(jù)前面的銷量和當(dāng)前系統(tǒng)庫存生成的訂貨量 。 第五節(jié) 采購管理 導(dǎo)購功能應(yīng)用 “ 導(dǎo)購 ” 是系統(tǒng)提供的自動生成 “ 采購訂單 ” 的一個工具。采購人員可利用補(bǔ)貨按照系統(tǒng)提供的多種方式由系統(tǒng)生成采購訂單，減輕由人工分析數(shù)據(jù)制作采購訂單的繁瑣工作；如下： 在 “ 采購管理 ” —“補(bǔ)貨向?qū)?” 打開補(bǔ)貨向?qū)Т翱冢? 第五節(jié) 采購管理 導(dǎo)購功能 選擇一種自動補(bǔ)貨生成方式，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)可任選一種方式，此示例選擇 “ 按庫存量指標(biāo)自動補(bǔ)貨 ” 來自動生成采購訂單； 點(diǎn)擊 “ 下一步 ” 出現(xiàn)訂單列表，如下圖所示： 第五節(jié) 采購管理 導(dǎo)購功能 用戶選中其中一個訂單雙擊便可打開采購訂單單據(jù)，或者直接點(diǎn)下一步完成導(dǎo)購，根據(jù)需要再打開采購訂單頁面對采購訂單進(jìn)行編輯。 第五節(jié) 采購管理 ? 第一 節(jié)：軟件安裝與升級 ? 第二 節(jié)：軟件結(jié)構(gòu) ? 第三 節(jié)：系統(tǒng)初始設(shè)置 ? 第四 節(jié)：基本檔案建立 ? 第五節(jié)：采購管理 ? 第六節(jié) ：零售管理 ? 第七節(jié)：會員管理 ? 第八節(jié)：倉庫管理 ? 第九節(jié)：連鎖管理 ? 第十節(jié)： GSP管理 ? 第十一節(jié)：其他 教 程 目 錄 第六節(jié)：零售管理 POS設(shè)置 前臺 POS機(jī)登記 POS功能預(yù)設(shè) POS系統(tǒng)設(shè)置 前臺 POS銷售流程 日 結(jié)與報表查詢 促銷活動 第六節(jié) 零售管理 POS設(shè)置 小票設(shè)置 進(jìn)入后臺 “ 零售管理 ” → “ pos設(shè)置 ” → “ pos小票設(shè)置 ” 窗口設(shè)置前臺打印收銀小票信息進(jìn)行設(shè)定； 第六節(jié) 零售管理 POS設(shè)置 小票設(shè)置 ? 票頭： 用來設(shè)置小票標(biāo)題，設(shè)置是否打印店名以及銷售時間、倉庫。 ? 明細(xì)： 設(shè)置小票打印藥品相關(guān)信息格式，如：品名、貨號、規(guī)則等詳細(xì)信息；藥品的輔助信息打印為單選，只能選擇其中一項(xiàng)進(jìn)行打印設(shè)置。 ? 票尾： 設(shè)置小票尾打印信息；一般設(shè)置感謝用語、換貨注意事項(xiàng)、聯(lián)系電話，門店地址等。 ? 軟件供應(yīng)商電話： 可將軟件供應(yīng)商電話設(shè)置在此處 ,在結(jié)賬小票上將會體現(xiàn)軟件供應(yīng)商的電話。 在設(shè)置過程中，可通過 “ 小票預(yù)覽 ”功能 查看調(diào)整后的小票打印效果。 第六節(jié) 零售管理 POS設(shè)置 銷售設(shè)置 “ POS設(shè)置 ” － “ 銷售設(shè)置 ” 選項(xiàng)卡中對 POS使用時的一些參數(shù)進(jìn)行設(shè)置 第六節(jié) 零售管理 POS設(shè)置 銷售設(shè)置 功能： 主要對 POS銷售操作規(guī)則進(jìn)行設(shè)定，下面對常用的設(shè)置說明： ? 會員卡、充值卡號不能用鍵盤輸入 ：主要用于使用刷卡設(shè)備刷卡的客戶，也可防止收銀員作弊； ? 每筆交易都必須輸入營業(yè)員 ：每單開始前提示必須輸入操作員，此設(shè)置可嚴(yán)格關(guān)聯(lián)營業(yè)員準(zhǔn)確計(jì)算提成； ? 按單退貨彈出選擇藥品的窗口 ：在輸入退貨單號后，彈出藥品選擇窗口，可準(zhǔn)確的選擇藥品、按照銷售價退貨； ? 前臺支持助記碼銷售 ：設(shè)置前臺銷售時可輸入助記碼選擇藥品；助記碼一般是由藥品名稱的首字母（大寫）生成的一串字母 ? 前臺允許銷售零（負(fù)）庫存藥品 ：設(shè)置前臺可在系統(tǒng)庫存不足時進(jìn)行銷售，此功能主要用于未入庫先銷售的模式，可能會引起銷售成本、毛利與實(shí)際不符； 第六節(jié) 零售管理 前臺 POS機(jī)登記 前臺收銀系統(tǒng)首次使用時，必須先進(jìn)行 POS機(jī)登記 ,否則無法進(jìn)行用 進(jìn)入 “ 零售管理 ” → “ POS登記 ” 點(diǎn) “ 增加 ” ，錄入 POS機(jī)編號、錄入計(jì)算機(jī)名或 IP地址，軟件會自動根據(jù) IP地址讀取機(jī)器名稱 第六節(jié) 零售管理 POS功能預(yù)設(shè) 在前臺收銀銷售藥品時一般使用鍵盤進(jìn)行操作，這樣就需要在 后臺軟件中將這些功能鍵設(shè)置好，前臺才可以進(jìn)行使用。 進(jìn)入系統(tǒng) ” 零售管理 ” → “ 功能預(yù)設(shè) ” 窗口，對前臺經(jīng)常使用的功能鍵進(jìn)行設(shè)置； 第六節(jié) 零售管理 POS功能預(yù)設(shè) 對功能鍵進(jìn)行選擇，軟件設(shè)置了功能鍵默認(rèn)鍵，用戶可根據(jù)自已的使用習(xí)慣進(jìn)行更改； 對于前臺不需要使用的功能鍵，可取消選擇 “ 是否可用 ” 即可。 注： 功能鍵在設(shè)置時不可重復(fù)，例如“ u” 鍵為刪除，銀行卡鍵不可再設(shè)置為“ u” 前臺應(yīng)用功能鍵時應(yīng)輸入小寫字母，如果輸入為大寫字母，則軟件默認(rèn)會顯示在貨號錄入框中，而不作功能鍵使用。 第六節(jié) 零售管理 POS系統(tǒng)設(shè)置 設(shè)置完功能鍵，進(jìn)入前臺，打開 “POS系統(tǒng)設(shè)置 ” ,可對前臺硬件打印機(jī)、錢箱、客顯、讀卡器等外圍設(shè)備進(jìn)行設(shè)置 第六節(jié) 零售管理 POS系統(tǒng)設(shè)置 POS功能鍵盤設(shè)置 打開 “ POS功能鍵盤設(shè)置 ” ，可對前臺功能鍵進(jìn)行設(shè)置，一般取系統(tǒng)默認(rèn)即可 第六節(jié) 零售管理 POS系統(tǒng)設(shè)置 POS機(jī)外設(shè)設(shè)置 POS機(jī)的外設(shè)一般包括小票打印機(jī)、錢箱、客戶顯示屏 ,詳細(xì)見下頁P(yáng)OS機(jī)外設(shè)設(shè)置說明 POS系統(tǒng)設(shè)置 POS機(jī)外設(shè)設(shè)置 ① POS機(jī)品牌： 如果客戶選用機(jī)器為軟件中支持的 POS機(jī)，則可以簡化小票打印機(jī)、錢箱及客顯的設(shè)置，選擇相對應(yīng) POS機(jī)，稍微調(diào)試即可應(yīng)用；否則可選擇 “ 其它 POS機(jī) ” ，逐一進(jìn)行設(shè)置 ② 小票打印機(jī)： 軟件支持兩種方式的小票打印，一種為驅(qū)動打印，一種為端口打印 驅(qū)動打印 ：打印機(jī)安裝小票打印機(jī)驅(qū)動，軟件調(diào)用驅(qū)動程序進(jìn)行打印，對打印機(jī)型號沒有要求 端口打?。?通過軟件來指定端口，一般是串口向打印機(jī)發(fā)送打印指令，不需要安裝打印機(jī)驅(qū)動，對打印機(jī)有要求，須為軟件中已集成的打印機(jī)型號 如選擇端口方式打印時，在小票打印機(jī)型號下拉框中選擇打印機(jī)對應(yīng)的型號 驅(qū)動打印應(yīng)先安裝打印機(jī)驅(qū)動，選擇 “ 使用 windows驅(qū)動打印 ” 第六節(jié) 零售管理 POS系統(tǒng)設(shè)置 POS機(jī)外設(shè)設(shè)置 ③ 錢箱設(shè)置： 錢箱一般接小票打印機(jī)的錢箱口，故錢箱端口一般選擇打印機(jī)所接的口，比如打印機(jī)接電腦 COM1口，則錢箱端口同樣選擇 COM1口 錢箱指令： 軟件給出了默認(rèn)開錢箱指令，先點(diǎn)測試是否可打開， 如不能打開，請向錢箱廠家詢問開錢箱指令，設(shè)置測試 ④ 客顯設(shè)置： 設(shè)置客顯的端口，常見為 COM口，選擇客顯的類型，一般選擇軟件中已有的客顯，如所使用客顯未在列表中體現(xiàn)，可根據(jù)客顯的特征，比如 8位數(shù)字、 12位數(shù)字，在列表中選擇其它客顯反復(fù)調(diào)試 . 第六節(jié) 零售管理 第六節(jié) 零售管理 POS系統(tǒng)設(shè)置 POS機(jī)小票打印格式設(shè)置 小票打印格式設(shè)置主要是設(shè)置小票的寬度，藥品顯示明細(xì)和付款項(xiàng)目。具體設(shè)置如下圖： 第六節(jié) 零售管理 打印機(jī)類型 紙張寬度 紙張總寬 (字符 ) 漢字?jǐn)?shù) (字 /行 ) 字體標(biāo)準(zhǔn) 80打印機(jī) 80mm 42字符 /行 21個漢字 /行 8 號 76打印機(jī) 76mm 40字符 /行 20個漢字 /行 8 號 58打印機(jī) 58mm 32字符 /行 16個漢字 /行 8 號 POS系統(tǒng)設(shè)置 POS機(jī)小票打印格式設(shè)置 ① 小票總寬： 可采用 58打印機(jī)、 7 80打印機(jī)進(jìn)行小票打印，各種小票打印機(jī)對比見下圖；