辦公室事務與管理ppt課件(編輯修改稿)
2024-11-30 18:09 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 地、旅行時間、到達目的地后的商務活動計劃 （ 2）了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉本單位對出差的有關規(guī)定 （ 3）制定旅程表時，索取相關資料，了解具體情況，合理安排時間 （ 4）旅行計劃要按時間順序編排，做到清楚明了。 安排上司的差旅事務的工作程序 （ 1）、制定商務旅行計劃 1）出差的時間、啟程及返回日期，接站安排。 2）出差的路線、終點及途徑地點和住宿安排。 3）會晤計劃（人員、地點、日期和時間） 4）交通工具的選擇 5）需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料 6）上司或接待人的特別要求 7）上司旅行區(qū)域的天氣情況（了解旅行地區(qū)的天氣） 8）行程安排，約會、會議計劃，會晤人員的名單及 背景，會晤主題。 9）差旅費用、現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票 10）上司的住宅電話號碼 制作旅程表 日 期： 時 間： 地 點： 交通工具： 具體事項： 備 注： 工作程序： 制定商務旅行計劃 制作旅程表 準備上司在不同場合的發(fā)言提綱 辦理出國手續(xù) 在上司出行前落實具體工作內(nèi)容 要求： 明確上司意圖及活動內(nèi)容 了解上司對旅行各項事務的具體要求及本單位規(guī)定 向旅行社索取旅行有關資料 旅程表要按時序安排并注意各地時差 擬訂多個方案供領導選擇。 做好信息保密工作 信息保密工作的類別 信息保密工作的措施 按載體分包括 ： 口頭信息的安全及保密工作 紙面信息的安全及保密工作 電子信息的安全及保密工作 做好口頭信息的安全 不要在組織內(nèi)部或外部談論有關單位的保密信息。 沒有確認電話、對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。 向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應向上司匯報。 遵照會議要求傳達會議信息。 做好紙面信息的安全 接受任何保密文件、資料等都要簽收并登記 文件或其他紙質(zhì)信息只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收 在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾中攜帶，以防失密或丟失 機密文件須保存在帶鎖的、防火的柜子里 離開辦公室時不要把信息或機密文件留在辦公桌上，應鎖入抽屜，并鎖好門窗 用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標記 “ 秘密 ” 或“ 保密 ” 為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人 復印完成后，應將保密原件取走，不要留在玻璃板上 當傳真保密信息時，須使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等在傳真機旁即時收取 極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里 1不再需要的保密的文檔要粉碎 做好電子信息安全 計算機顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器 計算機打印保密材料要人不離機 在提交電子信息給他人之前，應向上級核對，不能給未被授權(quán)的人 每個使用者應有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換 應該使用密碼來保護計算機數(shù)據(jù)，并定期更換 計算機必須經(jīng)常進行查毒殺毒，為了安全，不要安裝借來的程序 重要的文件要備份，并存儲在安全加鎖的地方，磁盤不能保存在過熱或過冷的地方 有保密信息的軟盤不應帶出單位 有可能計算機警報系統(tǒng)，防止信息被盜 保密工作應注意 ： 文件保密（自覺做好接受、傳遞和保管） 會議保密（會議內(nèi)容不得隨意擴散和泄漏，是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導確定） 科技保密 做好組織中特定信息的保密工作 人事信息 財務信息 產(chǎn)品信息 客戶信息 三、文書形成、處理程序 收文（簽收－拆封－登記－擬辦－發(fā)辦－傳閱－承辦－催辦－辦復） 發(fā)文（交擬－議擬－撰擬－審核－簽發(fā)－印制－用印－登記－發(fā)文） 立卷、歸檔 銷毀 立卷的范圍 凡是在工作活動中形成和使用，已經(jīng)辦理完畢，具有考察價值的文件材料 文件案卷歸檔 歸檔是指文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管 立卷的工作程序 檢查和整理歸卷文件－ 鑒定區(qū)分保管期限－具體組卷－
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