【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 部門立即處理投訴內(nèi)容 對(duì)投訴處理的實(shí)際效果 ， 直接關(guān)聯(lián)到物業(yè)管理單位的聲譽(yù)及整體管理水平 。 投訴處理的關(guān)鍵是盡快分析投訴內(nèi)容 ， 查清原因 ， 督促有關(guān)部門限時(shí)進(jìn)行處理 ， 達(dá)到預(yù)計(jì)結(jié)果 ， 并使用戶滿意；要確保不再發(fā)生同樣問(wèn)題 ， 堅(jiān)決杜絕 “ 二次投訴 ” 的發(fā)生 。 投訴的常規(guī)應(yīng)對(duì)策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 43 策略六 把投訴處理結(jié)果盡快以電話或信函形式反饋給用戶 盡快處理投訴 ， 并給用戶以實(shí)質(zhì)性答復(fù) ， 這是物業(yè)管理投訴工作中的重要一環(huán) 。用戶口頭投訴可以電話回復(fù) ， 一般應(yīng)不超過(guò)一個(gè)工作日；用戶來(lái)函投訴則應(yīng)回函答復(fù) ， 一般不應(yīng)超過(guò)三個(gè)工作日 。 投訴的常規(guī)應(yīng)對(duì)策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 44 回復(fù)用戶可以向用戶表明其投訴已得到重視，并已妥善處理，同時(shí)及時(shí)的函復(fù)可顯示物業(yè)管理公司的工作時(shí)效。 投訴的常規(guī)應(yīng)對(duì)策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 45 “一對(duì)一” 處理機(jī)制 有效解決投訴問(wèn)題的法寶 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 46 現(xiàn)象： 接到住戶的直接投訴時(shí)，往往是這樣的情況：投訴者氣憤地說(shuō)：“投訴多少次了，你們就是沒(méi)有結(jié)果”?？僧?dāng)被詢問(wèn)到底是什么時(shí)候，對(duì)誰(shuí)投訴的時(shí)候，我們的業(yè)主卻什么也說(shuō)不出來(lái)。其結(jié)果必然導(dǎo)致住戶與管理處乃至發(fā)展商關(guān)系緊張，投訴升級(jí)。 有效解決投訴問(wèn)題的法寶 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 47 任何瑕疵的存在，都是必然的。但是如果在沒(méi)有人投訴時(shí)（或者有人提出建議后）就主動(dòng)修改，那會(huì)得到贊賞；如果在有人投訴后才來(lái)改正，那就是應(yīng)該的、必須的；如果在多次投訴后才改正，那非但得不到任何獎(jiǎng)賞，而且還要做得更好才能讓投訴者饒??；如果多次投訴后仍然不能改變，那么接下來(lái)的將是極端的舉動(dòng)或者無(wú)賴的行為。 有效解決投訴問(wèn)題的法寶 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 48 實(shí)施： 建立“ 誰(shuí)受理、誰(shuí)跟進(jìn)、誰(shuí)回復(fù) ”的處理機(jī)制。 ?要有明確的、量化的服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ?嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行制度 有效解決投訴問(wèn)題的法寶 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 49 一、完善制度 不斷建立和完善各項(xiàng)管理和服務(wù)制度，并嚴(yán)格按工作規(guī)程和規(guī)范開(kāi)展工作，這是減少投訴的關(guān)鍵。 完善的管理制度和嚴(yán)格的工作流程為服務(wù)和管理提供了量化標(biāo)準(zhǔn)，既有利于管理公司提高管理水平；完善各項(xiàng)服務(wù)，也利于用戶以客觀的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)價(jià)監(jiān)督管理公司的工作。 減少投訴策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 50 二、強(qiáng)化溝通 加強(qiáng)與業(yè)主或用戶的聯(lián)系與溝通，經(jīng)常把有關(guān)的規(guī)定和要求通過(guò)各種渠道傳達(dá)給用戶，使業(yè)主或用戶理解、支持和配合，這是減少投訴的重要條件。 減少投訴策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 51 物業(yè)管理屬于感情密集型服務(wù)行業(yè)，用戶在物業(yè)中停留時(shí)間較長(zhǎng)，與物業(yè)管理公司合作時(shí)間也較長(zhǎng)，因此與業(yè)主的感情交流尤為重要。 物業(yè)管理公司應(yīng)積極通過(guò)聯(lián)誼等形式，開(kāi)展社區(qū)文化建設(shè)，促進(jìn)與業(yè)主的交流，可以消除與業(yè)主之間的感情隔閡，使業(yè)主對(duì)物業(yè)管理公司產(chǎn)生一定的信任度。 減少投訴策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 52 三、加強(qiáng)培訓(xùn) 利用各種形式，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)從業(yè)人員的培訓(xùn)，提高員工的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)技能以及預(yù)見(jiàn)能力，這是減少投訴的保證。 物業(yè)管理服務(wù)的過(guò)程往往是“ 生產(chǎn) ”與“ 消費(fèi) ”同步完成的。因此，每位員工的服務(wù)都有一定的不可補(bǔ)救性，用戶對(duì)某位員工惡劣態(tài)度所產(chǎn)生的壞影響，會(huì)延及整個(gè)管理公司。 減少投訴策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 53 所以，減少投訴應(yīng)加強(qiáng)員工培訓(xùn)，不僅培養(yǎng)員工使用規(guī)范用語(yǔ)、進(jìn)行規(guī)范操作的能力，還要培訓(xùn)員工的靈活服務(wù)技巧和應(yīng)變能力，更要加強(qiáng)員工的服務(wù)意識(shí)和職業(yè)道德教育，并配以獎(jiǎng)懲機(jī)制，督促、激勵(lì)員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 減少投訴策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 54 四、及時(shí)控制 加大巡查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，把事態(tài)控制在萌芽狀態(tài)，這是減少投訴的根本。 加強(qiáng)日常管理，“防范于未然”，通過(guò)巡視檢查等手段，盡量減少事故發(fā)生，加強(qiáng)管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，杜絕管理中的漏洞，使管理趨于“ 零缺點(diǎn) ”或“ 無(wú)缺陷 ”的盡善盡美狀態(tài)。 減少投訴策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 55 五、提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù) 適應(yīng)社會(huì)不斷的發(fā)展，尋找新的服務(wù)方式和方法，這是減少投訴的前提，如果物業(yè)管理公司不進(jìn)行創(chuàng)新 ，保持舊的服務(wù)優(yōu)勢(shì)和質(zhì)量，還是會(huì)招致用戶的不滿。物業(yè)管理公司應(yīng)注重研究用戶的潛在的需要，具超前、創(chuàng)新思維，提供更完善的管理和更便利的服務(wù)，才能獲得用戶長(zhǎng)久的滿意和支持，減少投訴的發(fā)生。 減少投訴策略 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 56 遇到任何問(wèn)題時(shí)，你一般的處理方式是以下哪一種？ 做法 1：否定問(wèn)題的存在 否定問(wèn)題的存在，試著說(shuō)服自己，困難并不存在。 小思考 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 57 做法 2：期待問(wèn)題自動(dòng)消失 期待問(wèn)題自動(dòng)消失，即使不是馬上，至少也會(huì)”及時(shí)“消失。 小思考 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 58 做法３：意識(shí)到不久便須面對(duì)一個(gè)問(wèn)題，先 在沙盤上演練答案 先在沙盤上演練，以避免任何困擾，或任何可能攻擊你的言語(yǔ)。 該方法的缺點(diǎn)總是在客人動(dòng)怒以后才有反應(yīng)，而不是在怒氣出現(xiàn)之前便采取行動(dòng)． 小思考 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 59 做法４：當(dāng)你一開(kāi)始意識(shí)到問(wèn)題，立即主動(dòng) 去溝通 由你主動(dòng)開(kāi)展對(duì)話，可以借此決定對(duì)話形式，在某種程度上化解敵意，且將負(fù)面因素轉(zhuǎn)化有利因素。 小思考 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 60 你可以給自己很多理由去讓前三種理由成立． 但是，處理顧客問(wèn)題的方法只有第四種． 小思考 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 61 S發(fā)言者（一般是業(yè)主）； L聆聽(tīng)者（服務(wù)人員） １、聆聽(tīng) 80： 20（ S:L）的對(duì)話比例 L并沒(méi)有打擾 S 將已離主題太遠(yuǎn)的業(yè)主帶回主題討論 筆錄 學(xué)會(huì)聆聽(tīng)業(yè)主意見(jiàn) 自我校正 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 62 ２、檢查你在了解的事 弄清楚有關(guān)問(wèn)題 作簡(jiǎn)單的結(jié)論 聆聽(tīng)不愿意接受的事情 學(xué)會(huì)聆聽(tīng)業(yè)主意見(jiàn) 自我校正 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 63 ３、表現(xiàn)你在聆聽(tīng) 保持兩個(gè)人眼睛的接觸 身體語(yǔ)言（扭動(dòng)、不自然、急躁） 說(shuō)話的音調(diào) 學(xué)會(huì)聆聽(tīng)業(yè)主意見(jiàn) 自我校正 永基物業(yè)管理培訓(xùn)教材 64 建立關(guān)系 容許發(fā)言者發(fā)泄不滿情緒 表現(xiàn)出已明白發(fā)言者的出發(fā)點(diǎn) 使用發(fā)言者的名字 集中在