【文章內(nèi)容簡介】 一文一事制 ——沿襲至今 公文用紙制 ——皇帝有專用的紙張，相當于今天規(guī)定的公文用紙 公文折疊制 ——現(xiàn)在用裝訂 擬寫謄寫制 ——即現(xiàn)在的謄抄、打印工作 引黃、貼黃制 ——公文摘由和更正 簽押用印判署制 ——現(xiàn)在的簽發(fā)工作 19 封裝與編號制 ——現(xiàn)在的文件封裝和編號方式不同 收文登記和催辦制 ——現(xiàn)在依然由此要求 移交制 ——文件傳遞和歸檔 保密制 ——現(xiàn)在也如此 元代的制度 照刷文卷制 ——公文檢查的一種方式 明代的制度 票擬制 ——即現(xiàn)在的擬辦 行移勘合制 ——防止公文濫發(fā)的一種方式 4．公文投遞網(wǎng)已具相當?shù)囊?guī)模 郵驛網(wǎng)達到相當?shù)囊?guī)模，如元代形成的 “驛傳制 ” 三、半殖民地半封建社會時期 （一）鴉片戰(zhàn)爭期間的變化 1．外交文書的變化： 外交文書增多 科技文書出現(xiàn)都是隨著外來侵略勢力而帶來的 教學(xué)文書產(chǎn)生西方科技文明自然而然出現(xiàn)的變化 電報文書出現(xiàn) 20 2．外交文書制度的變化 行文關(guān)系 ——從至高無上的大清帝國而趨于平等 稱謂形式 ——將 “大 ”字冠于所有列強之前 文書釋義 ——外交文書若有歧義以對方國家的語義為準 3．文書工作組織上的變化 清末成立 “總理各國事務(wù)衙門 ”（后改稱 “外務(wù)部 ”），其中設(shè)立了六個機構(gòu)：翻譯處、清檔房、機要股、司務(wù)廳、電報處、文報局 年成立內(nèi)閣下設(shè)調(diào)查局，專管各項統(tǒng)計，出現(xiàn)了具有近代意義的財務(wù)文書和統(tǒng)計文書。 （二）辛亥革命至國民黨政府時期 1．多次修訂公文程式：三屆政府先后進行過八次公文修訂 2．文書工作組織變更：代之以新的機構(gòu)名稱和組織形式 3．文書工作制度改革： 簡化文種，劃一程式 確定 “公事以敏迅為要，事權(quán)以分任為歸 ”的辦事原則 統(tǒng)一 公元紀年（以公元 1911年 10 月 15日為始，黃歷 4609年 11 月初一） 革除封建惡稱，確定官名稱謂 嚴格收文制度 21 4．國民黨統(tǒng)治時期的改革 改革的中心：以改革文書、檔案工作為中心，提出 “提高行政效率，建立萬能政府 ”的口號，對機關(guān)提倡白話，標點分段 ——1935 以文書、檔案為中心的行政改革，成立研究機構(gòu)，出版雜志，開辦訓(xùn)練班，并推行由適值抗戰(zhàn)，陪都重慶機構(gòu)臃腫，再度進行改革，推行 “行政三聯(lián)制 ” 評價：三次改革起到了一定的積極作用，并在這一時期逐步建 立起了我國的文書學(xué)科研究 四．新民主主義革命時期及建國時期的文書檔案工作 1．有了專職從事文書技術(shù)的工作人員，不再由黨的領(lǐng)導(dǎo)人兼職 2． 1926年中央執(zhí)委會下設(shè)秘書處，后又設(shè)文書科和檔案庫，文書處理和檔案工作分立 3．幾次頒布公文改革章程并實施公文改革 4．推行文書處理部門立卷制度，建立統(tǒng)一的歸檔制度 22 第三章 現(xiàn)行機關(guān)文書 （文書撰制） 一、文書的分類 （一）按文書的流通領(lǐng)域分： 1．通用文書 ——各行各業(yè)機關(guān)單位因行政工作而流通和使用的文件材料。如 13種公 文，機關(guān)內(nèi)部使用的計劃、總結(jié)、大事記、規(guī)章等。 2．專用文書 ——某些專業(yè)機關(guān)或部門使用的文件材料，具有很強的專業(yè)特點。如司法文書中的起訴書、辯護詞、判決書；對外文書中的照會、國書、備忘錄、條約、聲明等。此外如經(jīng)貿(mào)文書、統(tǒng)計文書、會計文書、軍事文書等。 3．科技文書 ——科研、設(shè)計、生產(chǎn)和建設(shè)部門在自然科學(xué)和社會科學(xué)研究、生產(chǎn)和建設(shè)活動中形成和使用的文件材料。如圖紙、技術(shù)圖表、設(shè)計圖、計算書、說明書、科研論文等。 （二）按文書的來源分： 1．內(nèi)部文書 ——內(nèi)部流通 2．外發(fā)文書（發(fā)文）外部 3．收來文書（收文）流通 23 （三）按文書的性質(zhì)分： 1．法規(guī)文書 2．行政文書 3．黨團文書 （四）按文書的行文關(guān)系分： 1．上行文書 2．下行文書 3．平行文書 （五）按文書處理要求分 1．按內(nèi)容處理要求： 需辦文書 ——依 “主送機關(guān) ”來區(qū)分。 參閱文書 ——依 “抄送機關(guān) ”來區(qū)分。 2．按時間處理要求分： 急件類：分別按 “特急 ”和 “急件 ”的規(guī)定時限完成文書的處理工作。 平件類：仍要按一般規(guī)定的時限完成文書的處理工作。 3．按保 密處理要求分： 機要件：一般按 “絕密 ”、 “機密 ”、 “秘密 ”的不同密級要求處理， 24 且密級越高，閱讀范圍越小，反之亦然。 普通件：仍有一定的閱讀范圍限制（公開發(fā)布的文件除外）。 ※ 說明：文書還可以有其他分類方法。同一份文書可能同時具有上述分類中的某一種特征。 二、文書的各種文件名稱及其用法 （一）文件名稱的確立（文種的選用） 文件名稱（文種） =行文目的 +行文權(quán)限 +行文關(guān)系 （二）確立文件名稱的意義 1．不同名稱的文件具有不同的作用 2．擬寫文件時有明確的中 心 3．易于和閱讀處理文件，理解文件的制發(fā)意圖 4．利于準確、迅速的處理和查找文件 5．利于文件材料價值的鑒定和文書立卷（文件名稱是文書立卷的特征之一） （三）公文種類及其用法 （參見《條例》和《辦法》及教材 P15—16， P31—36 熟知每一種公文名稱及其用法，能正確區(qū)分每一種公文的行文方向。） 25 （四）機關(guān)其他常用文書 如：計劃、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告、會議記錄、大事記、商品廣告、經(jīng)濟合同產(chǎn)品說明書、市場調(diào)查報告等（參見教材 P36—42） （五）專用文書、雜體類文書 如： 司法文書（為公安、檢察、法院機關(guān)使用的文書，如立案文書、抗訴文書、辯護詞等） 人事文書（有鑒定類、考核類、履歷類、自傳類、審查類、黨團類、獎勵類、處分類、任免類、其他類如體檢、悼詞等） 會計文書（有會計憑證、會計帳簿、會計報表）、信訪文書（有求決類、申述類、檢控類、批評建議類） 禮儀文書（如歡迎詞、歡送詞、祝酒詞、感謝信、慰問信、祝賀信）、信函文書（如建議書、申請書、倡議書）等 三、公文體式 （一）體式的含義 體式 26 （二）公文格式 ——“國標 ”（ GB）《 國家行政機關(guān)公文格式》的規(guī)定 1．紙型 2．規(guī)格 版心尺寸 排版規(guī)格 3．要素規(guī)則 ——眉首、主體、版記各部分的要素規(guī)則 4．學(xué)習(xí)要求 全面學(xué)習(xí)并掌握 “國標 ”（ GB）《國家行政機關(guān)公文格式》的全部內(nèi)容 （參見教材附錄一和附屬材料） 國務(wù)院主題詞表 (一九九七年十二月修訂 ) 國務(wù)院辦公廳秘書局 使用說明 為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機檢索和管理公文，特編制《國務(wù)院公文主題詞表》(以下簡稱詞表 )。詞表主要用于標引國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門上報國務(wù)院及其辦公廳 的文件。 一、編制原則 (一 )詞表結(jié)構(gòu)務(wù)求合乎邏輯，具有較寬的涵蓋面，便于使用。 (二 )詞表體現(xiàn)文檔管理一體化的原則，即詞表中主題詞的區(qū)域分類別詞可分別作為檔案分類中的大類和屬類。 27 二、體系結(jié)構(gòu) (一 )詞表共由 15類 1049個主題，分為主表和附表兩大部分，主表有 13類 751個主題詞，附表有 2 類 298 個主題詞。詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如 綜合經(jīng)濟 、 財政、金融 類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如 工交、 能源、郵電 類中的 工業(yè) 、 交通 、 能源和 郵電 等。第三層是類屬詞，如 體制 、 職能 、編制 等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。 (二 )1988年 12月和 1994年 4月修訂的詞表中曾列入本詞表中而不再繼續(xù)用作標引的主題詞，用黑體單列在區(qū)域分類的最后部分。 三、標引方法 (一 )一份文件的標引，除類別詞外最多不超過 5個主題詞。主題詞 標在文件的抄送欄之上，頂格寫。 (二 )標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞，如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，先標類別詞 農(nóng)業(yè)，再標類屬詞 水土保持 ，最后標上 通知 。 (三 )一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引；再對第二個主題內(nèi)容進行標引。如《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，先標反映第一個主題內(nèi)容的類別詞 經(jīng)濟管理 ，再標類屬詞 企業(yè)、 破產(chǎn) ；然后標反映第二個主題內(nèi)容的類別詞 勞動 ，再標類屬詞 就業(yè) ；最 28 后標 通知 。 (四 )根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。如《國務(wù)院關(guān)于 九五 期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》，可標 科技、體制、改革、決定 。 (五 )當詞表中找不出準確反映文件主題二 )本詞表自 1998年 2月 1日起執(zhí)行， 1994年 4月修訂的詞表同時廢止。 國務(wù)院公文主題詞表 綜合經(jīng)濟 (77個 ) 01A計劃 規(guī)劃 統(tǒng)計 指標 分配 統(tǒng)配 調(diào)拔 29 01B 經(jīng)濟管理 經(jīng)濟