【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 檔案管理制度 15 收的歸口管理部門(mén) ，負(fù)責(zé)武漢乙烯建設(shè)項(xiàng)目文件的驗(yàn)收工作，并提出考核建議。 項(xiàng)目部各部門(mén)負(fù)責(zé)其管理范圍內(nèi)形成 的 檔案 （包括電子檔案）的整理、立卷、歸檔工作。 工程過(guò)程中產(chǎn)生的聲像檔案，如重大會(huì)議、事件、施工關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)由形成部門(mén) 按聲像檔案管理細(xì)則向檔案室 歸檔 。 總體要求 項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確 、系統(tǒng)。 設(shè)計(jì)管理部、施工管理部、采購(gòu)管理部、 HSE 管理部 等單位在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理、物資采購(gòu)、環(huán)評(píng)等合同協(xié)議時(shí) ，應(yīng)明確有關(guān)方提交相應(yīng)的項(xiàng)目文件（包括電子文檔），以及提供的版本、套數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量要求和所提交文件的整理、歸檔責(zé)任要求。 明確設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)編制竣工圖及設(shè)計(jì)修改單總目錄、圖紙總目錄（包括電子文檔）。 在簽訂合同 (協(xié)議 )時(shí)，應(yīng)在條款中明確乙方 在辦理 結(jié)算前，必須完成合同 (協(xié)議 )所約定的文件材料的移交并經(jīng) 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 驗(yàn)收簽字合格。 在簽訂施工 合同 (協(xié)議 )時(shí)， 應(yīng)明確 ：工程施工 (材料、設(shè)備質(zhì)量證明 )卷由施工單位或總承包單位負(fù)責(zé)匯總、立卷 ，其中材料質(zhì)量文件原件（加蓋物裝采購(gòu)管理部門(mén)材料章的復(fù)印件等同原件）由采購(gòu)管理部隨材料發(fā)放時(shí)發(fā)給，設(shè)備文件（指最終版文件，包 括設(shè)備質(zhì)量證明文件 、隨機(jī)資料 及產(chǎn)品技術(shù)文件） 由采購(gòu)管理部匯編，檔案部門(mén)組卷。 武漢乙烯項(xiàng)目管理部 檔案管理制度 16 電子文檔 交付的形式：通過(guò)項(xiàng)目部電子文檔或 OA 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全部圖紙資料的在線提交，并以光盤(pán)介質(zhì)形式提交正式歸檔資料。 電子文檔 交付的格式： 圖紙目錄應(yīng)是可編輯的 WORD 或 EXCEL格式，其它設(shè)計(jì)及施工圖應(yīng)是 非掃描圖形式的 PDF 格式，并 按裝置、圖紙類(lèi)別、專(zhuān)業(yè)的三級(jí)目錄編排（編碼規(guī)則參見(jiàn)項(xiàng)目基礎(chǔ)設(shè)計(jì)統(tǒng)一規(guī)定中的編碼規(guī)定）。 項(xiàng)目 部 內(nèi)部各相關(guān)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和設(shè)備、材料供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同 (協(xié)議 )約定的項(xiàng)目文件的編制、整理、歸檔工作。 項(xiàng)目文件的歸檔范圍及歸檔時(shí)間 項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)的計(jì)劃、及相關(guān)單位和部門(mén)工作人員的職責(zé)范圍、崗位責(zé)任制，同時(shí)要有相應(yīng)的檢查和考核的控制措施。 凡是 反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。項(xiàng)目文件的歸檔范圍：包括工程前期文件、項(xiàng)目竣工文件 (包括施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件，下同 )和竣工驗(yàn)收文件等，具體內(nèi)容見(jiàn)附錄 A《建設(shè)項(xiàng) 目文件歸檔范圍及保管期限表》 。 項(xiàng)目文件歸檔程序：由歸檔單位整理文檔 、立卷 ，列出移交清單（包括電子版文件），單位蓋章，移交人簽字后交檔案室審核合格后，檔案室蓋章簽字，完成移交。清單一式二份，雙方各執(zhí)一份 備 查。 項(xiàng)目前期文件的管理 項(xiàng)目建議書(shū)、可行性 研究報(bào)告、任務(wù)書(shū)等前期文件和總體規(guī)劃、征地 、 方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、概算 、 專(zhuān)項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)等 技術(shù) 文件由設(shè)計(jì)管理部 、生產(chǎn)準(zhǔn)備部 負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在編制完成三個(gè)月內(nèi)向檔案室歸檔。 上級(jí)下發(fā)的有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的文件、紀(jì)要 等 、項(xiàng)目部的管理性武漢乙烯項(xiàng)目管理部 檔案管理制度 17 文件、與地方政府達(dá)成的協(xié)議、 IMPT 會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目部會(huì)議紀(jì)要等、由 綜合管理部 負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在次年第一季度內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 項(xiàng)目的 詢(xún)價(jià)書(shū)、招標(biāo)文件、合同等 文件 應(yīng)在合同 簽訂后一個(gè)月內(nèi)向檔案室提交副本，在合同執(zhí)行 完畢 三個(gè)月內(nèi) 向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 正式 歸檔。 項(xiàng)目設(shè)備物資采購(gòu)、監(jiān)造的招投標(biāo)文件及合同協(xié)議、監(jiān)造文件等由采購(gòu)管理部負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在合同內(nèi)容完成后三個(gè)月內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 、積累、整理，并在完成三個(gè)月內(nèi)或次年第一季度內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 項(xiàng)目竣工文件的管理 施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件分別由施工、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位在中交后 2 個(gè)月 內(nèi) ，向施工管理部 提交 ；施工管理部負(fù)責(zé) 組織 審核、督促整改、匯總， 合格后 在 中交后 6 個(gè)月 內(nèi) ，完成向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 移交工作。 a) 凡項(xiàng)目實(shí)行總承包的 又分包的 ，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目竣工文件的編制、整理、立卷，并提交總承包單位審核、匯編，并由總承包單位統(tǒng)一提交給監(jiān)理單位進(jìn)行審查后再提交施工管理部審核 合格后 、 向檔案室 移交。 b) 凡由建設(shè)單位直接 發(fā) 包的工程項(xiàng)目，由各 承包單位負(fù)責(zé)并完成 項(xiàng)目竣工文件的編制、整理、立卷后，先提交監(jiān)理單位進(jìn)行審核、匯總，再提交給施工管理部進(jìn)行審核 合格后 、 向檔案室 移交。 c) 凡是實(shí)行 EPC 總承包的 工 程項(xiàng)目， EPC 項(xiàng)目需要移交的檔案武漢乙烯項(xiàng)目管理部 檔案管理制度 18 有： 交工技術(shù) 文件 、固定資產(chǎn)清冊(cè)、 壓力容器和安全 閥使用許可證、設(shè)計(jì) 總結(jié)、施工總結(jié)、 采購(gòu)合同、分交報(bào)告與批復(fù)、請(qǐng)購(gòu)文件等。 材料質(zhì)量證明文件，由采購(gòu)管理部加蓋確認(rèn)章后隨材料發(fā)放給施工單位；設(shè)備文件由采購(gòu)管理部 收集、積累、整理，并在設(shè)備開(kāi)箱或文件資料到達(dá)一周內(nèi)向檔案室移交 。 重大設(shè)備開(kāi)箱，采購(gòu)管理部須通知檔案室人員到開(kāi)箱現(xiàn)場(chǎng)參加開(kāi)箱并歸檔原件；其它設(shè)備 開(kāi)箱資料 由采購(gòu)管理部收取原件，并向檔案室歸檔。 a) 設(shè)備文件 份數(shù)要求：根據(jù) 中國(guó) 石化股份物計(jì)〔 2020〕 13號(hào)《關(guān)于發(fā)布 中國(guó)石化物資采 購(gòu)技術(shù)文件交付辦法 的通知》規(guī)定執(zhí)行，即要求為 8 份紙質(zhì)文件， 2 份電子文件。 其中歸檔 2 份紙質(zhì)文件， 2 份電子文件。 歸檔份數(shù)不足且不能滿足常規(guī)發(fā)放的，由采購(gòu)管理部負(fù)責(zé)復(fù) 制 。 b) 設(shè)備文件質(zhì)量要求：要強(qiáng)調(diào)書(shū)寫(xiě)用筆規(guī)范、文件齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、簽章手續(xù)完備、并要求提供原件；所提交設(shè)備、材料和半成品的質(zhì)量證明文件 (合格證 )，必須具有證明其合格的必要的技術(shù)數(shù)據(jù)。 設(shè)備文件 、隨機(jī)資料 的原件由檔案室保存，待中交后轉(zhuǎn)交施工單位或總承包單位編制交工技術(shù)文件，編制完成后隨其它交工技術(shù)文件一并向檔案室歸檔。各單位辦證 、驗(yàn)收時(shí)所需原件可向檔案室借用。 科研項(xiàng)目文件由 主管部門(mén) 負(fù)責(zé)收集、積累、整理、立卷，并在工作完成后三個(gè)月內(nèi)或次年第一季度向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 移交。 涉外文件由 綜合管理部、 設(shè)計(jì)管理部、采購(gòu)管理部等承辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在工作完成后三個(gè)月內(nèi)或次年第一季度內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 武漢乙烯項(xiàng)目管理部 檔案管理制度 19 竣工驗(yàn)收文件的管理 項(xiàng)目試運(yùn)行中形成的文件管理 。 項(xiàng)目生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件，由生產(chǎn)準(zhǔn)備部及項(xiàng)目所在單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在文件形成三個(gè)月內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔 。 工程預(yù)算、決算等文件由 項(xiàng)目控制 部負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在工作完成后三個(gè)月內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 工程財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)收集、積累、整理 ，并在工作完成后三個(gè)月內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件管理 責(zé)收集、積累、整理，并在該項(xiàng)工作完成后三個(gè)月內(nèi)或檔案專(zhuān)業(yè)驗(yàn)收前一個(gè)月向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 項(xiàng)目施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)工作總結(jié)及質(zhì)量評(píng)審文 件由 項(xiàng)目部各主管 部 門(mén) 負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在該項(xiàng)工作完成后三個(gè)月內(nèi)或檔案專(zhuān)業(yè)驗(yàn)收前 二 個(gè)月向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)聲像文件的管理 施工管理部應(yīng)將 項(xiàng)目的重大施工節(jié)點(diǎn)、事件 (如開(kāi)工、隱蔽工程、大型設(shè)備吊裝、安全事件、中交等 )通知 綜合管理部 ，由 綜合管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目聲像文件的拍攝、整理，并于次年第 1 季度內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 （施工單位拍攝的聲像資料在交工文件里提交） 項(xiàng)目部竣工驗(yàn)收管理部門(mén) 負(fù)責(zé)收集、積累、整理，并在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向 武漢 乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔。 項(xiàng)目文件的歸檔份數(shù) 、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，武漢乙烯項(xiàng)目管理部 檔案管理制度 20 應(yīng)同時(shí)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔紙質(zhì)原件和電子文件；外單位形成的文件，除歸檔紙質(zhì)原件外，如果形成了電子文件的或者合同要求提供電子文件的，也應(yīng)提供電子文件。 項(xiàng)目竣工文件 (包括項(xiàng)目施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件 )，必須向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 歸檔紙質(zhì)原件和電子文件或掃描文件 (專(zhuān)指用掃描儀掃描而成的電子文件 )各 2 套。 解決了電子印章及電子簽名技術(shù)的單位可以提供電子文件，沒(méi)有解決電子印章 及電子簽名技術(shù)的單位須提供掃描文件。 不能實(shí)施電子文件或掃描文件的單位，可以委托 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 指定的單位代制作。 電子文件及掃描文件的具體要求見(jiàn)《武漢乙烯電子文件歸檔管理 細(xì)則 》。 歸檔的電子文件必須保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容相一致，且提供具有檢索功能的可編輯的電子版交工技術(shù)文件總目錄和交工技術(shù)文件目錄 (目錄與文件之間要建立鏈接 )。 需向市城建檔案 館 移交項(xiàng)目檔案的，其整理要求、份數(shù)應(yīng)符合市城建檔案 館 的有關(guān)規(guī)定；國(guó)外引進(jìn)工程交工文件的內(nèi)容、格式及份數(shù)，除有特殊要求外，應(yīng)按 本《 細(xì)則 》執(zhí)行。 項(xiàng)目所在單位若需要項(xiàng)目竣工文件的，由 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室復(fù)制一份電子文件 (或掃描文件 )提供利用，施工單位不再向其提供紙質(zhì)文件。 項(xiàng)目文件質(zhì)量要求 字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況。 武漢乙烯項(xiàng)目管理部 檔案管理制度 21 項(xiàng)目文件不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料 (紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等 )書(shū)寫(xiě)、繪制。 復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。打印材料應(yīng) 用噴墨、激光打印機(jī)打印，不能用針式打印機(jī)打印。 錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性及長(zhǎng)久存貯要求。 長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件須使用不可擦除型光盤(pán)存貯。 ，無(wú)漏項(xiàng)，未發(fā)生的項(xiàng)目應(yīng)劃上斜杠“ /”；當(dāng)表格中“數(shù)據(jù)”填寫(xiě)不滿時(shí)，應(yīng)在最后一行數(shù)據(jù)下面填寫(xiě)“以下空白”。 如果是外文資料，移交單位須將外文資料的題名、章節(jié)目錄等主要內(nèi)容直接在原文上標(biāo)上中文后，再移交。 項(xiàng)目竣工文件的編制 竣工文件編制要求 項(xiàng)目竣工文件應(yīng)按照《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文 件規(guī)定》 (SH/T35032020)編制。不執(zhí)行 SH/T35032020 標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目或?qū)I(yè)，應(yīng)在合同中明確，并要求在簽訂合同二周內(nèi)向 武漢乙烯項(xiàng)目檔案室 辦理《建設(shè)項(xiàng)目文件管理網(wǎng)絡(luò)登記表》時(shí)進(jìn)行登記。 竣工文件歸檔審查 項(xiàng)目竣工文件在收集、編制和整理后，編制單位應(yīng)依次提交監(jiān)理單位和施工管理部對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查確認(rèn)，完成整改后移交檔案部門(mén)審查確認(rèn)，合格后方可組卷、掃描及辦理歸檔手續(xù)。 竣工圖的編制 竣工圖編制應(yīng)符合下列要求： 武漢乙烯項(xiàng)目管理部 檔案管理制度 22 a) 按圖施工無(wú)變動(dòng)的，設(shè)計(jì)單 位可用原詳細(xì)工程設(shè)計(jì)文件作為竣工圖； b) 在施工中發(fā)生過(guò)設(shè)計(jì)變更的，設(shè)計(jì)單位應(yīng)按最終修改狀況繪制竣工圖； c) 竣工圖完成后應(yīng)加蓋竣工圖章，用章位置宜在圖紙標(biāo)題欄上方空白處，并由監(jiān)理單位會(huì)簽； 竣工圖章的要求 竣工圖章內(nèi)容、尺寸如下： 單位：毫米 竣 工 圖 設(shè)計(jì)單位 編 制 人 審核人 年 月 日 監(jiān)理單位 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理 總 監(jiān) 年 月 日 圖 1 竣工圖章 所有竣工圖應(yīng)使用清晰 干凈的新圖，逐張加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內(nèi)容填寫(xiě)應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。其中設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位名稱(chēng)可以直接刻在圖章上，其它欄目必須本人手簽，且編制人與審核人、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理與總監(jiān)均不能為同一人。 竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。 凡列入國(guó)家、集團(tuán)公司、省、市重點(diǎn)