【文章內(nèi)容簡介】 所謂科學化過程， 就是指行政領導在其計劃制定、控制與監(jiān)督等方面，要盡可能地依賴科學管理和科學領導的知識資源和體制資源，使領導活動在一種規(guī)范的狀態(tài)中展開。 所謂藝術(shù)化過程，就是指行政領導活動僅僅依靠科學的原則和程序并不能最終實現(xiàn)組織的目標，而必須輔之以各種有效的激勵機制，才能將組織的目標轉(zhuǎn)化為個體的目標，使其為整個組織主動貢獻自己的才智。以激勵為核心的領導過程就具有明顯的藝術(shù)化特征。 領導藝術(shù)具有經(jīng)驗性和非模式化的特點。我們從權(quán)力運用和權(quán)威接受、授權(quán)藝術(shù)和用人藝術(shù)三個方面來分析行政領導活動的藝術(shù)化過程。 在 當今科層化日益嚴重的今天，一個領導者往往是以其對某一職位的占有為前提的。但是掌握職權(quán)的人并非注定擁有權(quán)威，即職權(quán)并不是一個成為優(yōu)秀領導者的充分條件。因為職權(quán)本身只有在靈活、巧妙的運用過程中才能產(chǎn)生權(quán)威并為下屬所接受。因此，領導者所擁有的權(quán)力，并不是賦予其社會優(yōu)勢地位的資源，從其本源上來說其權(quán)力來源于人民，領導者的身份從根本上來說是服務者，而不是一個指揮者和命令者。權(quán)力作為一種現(xiàn)實性的力量，它的來源和構(gòu)成必須依賴于法律和規(guī)章制度、個人威望、多數(shù)人的支持與擁護等資源的支撐和鞏固，否則權(quán)力只能是靜止的，而不是擴展 和增值的。 領導者如何運用權(quán)力才能使其權(quán)威順利地被下屬和組織成員所接受呢？如果從領導者自身的行為方式著眼，可以將領導者運用權(quán)力的方式分為說服、示范、命令三種。其中說服是權(quán)力運用中的一種常見形式，也是最符合領導之本質(zhì)規(guī)定的權(quán)力運用形式。有效說服的一個重要方面是將自己的某些提議與看法同組織的目標聯(lián)系起來，也要盡可能地把即將采取的行動同組織成員的個人利益聯(lián)系起來。示范屬于一種靜止性的權(quán)力運用方式，它不具有說服所具備的擴展性。而命令則是一種強制性的權(quán)力運用方式，是不得不采取的一種形式。一般來說，說服的效果 要比命令好得多，因為組織內(nèi)的成員都有自尊的需要。故命令是一種體制性的結(jié)果，而說服更具有藝術(shù)化的特點。 如果從被領導者所承受的結(jié)果而言，可以分為獎賞、懲罰兩種。獎賞是對那些對組織目標的達成有貢獻者所給予的一種物質(zhì)、精 9 / 37 神的回報，它實際上是領導權(quán)力運作過程中的一種激勵機制。但是，“獎賞不可多與”，更不能隨意給予。懲罰作為權(quán)力運用的一種消極形式，是領導者說服失敗之后所采取的一種補救性領導方法，這是對阻礙完成組織目標作為的一種回報。同獎賞一樣，懲罰不可濫用，更不能隨意采用，因為懲罰會給人帶來物質(zhì)上的受損和精神上的 痛苦。獎賞與懲罰應按照制度化的規(guī)則進行，同時還應把它納入到群體成員的監(jiān)督之下。 受權(quán)的藝術(shù)。授權(quán)是領導者普遍采用的一種領導藝術(shù)，授權(quán)的類型包括四種：（ 1）剛性授權(quán)。（ 2）柔性授權(quán)。（ 3）惰性授權(quán)。（ 4）模糊授權(quán)。 領導者授權(quán)的原則是：（ 1）因事?lián)袢?，視能授?quán)。（ 2）明確權(quán)責，適度授權(quán)。（ 3）授權(quán)留責，監(jiān)督控制。（ 4）防止反向授權(quán)。 用人的藝術(shù)。領導者首先要建立“人人可用”的理念。領導者用人的前提是識人斷人，即對人的判斷?，F(xiàn)代領導活動的一個重要特點就是要在組織內(nèi)部締造激發(fā)人才輩出的競爭機制。 二、 行政領導的方式和類型 （一） 行政領導的方式 首長負責制和合議制 以行政領導的主體為軸心進行劃分，行政領導的方式可分為首長負責制和合議制。首長負責制指的是最高決策權(quán)掌握在一人手中，而合議制則是由兩人或兩人以上掌握。由于行政領導是一種追求效率和速度的活動，因此行政部門一般采用首長負責制的領導方式。領導集體要在以下四個方面成為資源組合得當?shù)乃刭|(zhì)結(jié)構(gòu)。（ 1）老中青相結(jié)合的年齡結(jié)構(gòu)。（ 2）高水平的文化知識結(jié)構(gòu)。（ 3）領導集體的全面能力結(jié)構(gòu)。（ 4）協(xié)調(diào)互助的性格氣質(zhì)結(jié)構(gòu)。 任務 取向的領導方式和人員取向的領導方式 以行政領導的取向為軸心進行劃分，可以將領導方式劃分為任務取向和人員取向兩類。任務取向的領導方式，主要關(guān)心組織效率，重視組織設計，明確職責關(guān)系，確定工作目標和任務。人員取向的領導方式 表現(xiàn)為尊重下屬意見，重視下屬的感情和需要，強調(diào)相互信任的氣氛。領導者只有將任務取向的領導方式和人員取向的領導方式實現(xiàn)有機的結(jié)合，才能保證領導目標的達成。 （二） 行政首長的領導類型 獨斷型的領導行為模式 采用這一領導方式的領導者注重正式組織的結(jié)構(gòu)、組織的規(guī)章制度，以及組 織內(nèi)正式的溝通程序。他以大權(quán)獨攬的方式對下級進行領 導，將決策權(quán)高度集中在自己手中，下屬完全處于被動地位。他還注意避免同下級發(fā)生比較親密的個人關(guān)系，下級因而通常對他敬而遠之。 放任型的領導行為模式 采用這一領導方式的領導者通常不把持決策權(quán)，對下屬采取自由放任的態(tài)度，這是一種彈性或自由度較大的領導方式。 民主型（也稱參與型）的領導行為模式 這是居于以上兩者之間的一種領導行為模式。采用這一領導方式的領導者既注重正式組織結(jié)構(gòu)的作用、規(guī)章制度的作用，又不完全大權(quán)獨攬，在某種程度上又設法使下級 參與一些決策，善于在決策過程中發(fā)揮下屬的作用。 第四章 行政溝通 一、行政溝通的含義、理論基礎、原則及功能 （ 一 ） 行政溝通的含義 行政溝通是指行政組織中，單位與單位之間、工作人員之間，為了達成組織的目標，用語言、文字、圖片、動作等形式交換有關(guān)問題的內(nèi)心感受、觀念、意見、事實與信息，以期獲得相互了解并產(chǎn)生一致行為的過程。 （ 二 ） 行政溝通的理論基礎 10 / 37 行政溝通主要有四個方面的理論為基礎 民主參與理論 該理論強調(diào)，不論組織性質(zhì)如何，組織屬于全體成員的。因而所有成員都有平等的發(fā)言權(quán)，每個人都有參與組織 決策的權(quán)利與機會，組織與其成員共同發(fā)展。 決策理論 組織是一個具有決策功能的有機體，而決策所借助的手段就是溝通。西蒙指出決策有三個主要活動： (1)情報活動； (2)設計活動； (3)選擇活動。 能動組織理論 美國學者巴納德認為，人是組織中最基本的元素，因此，組織必須以人而不是以結(jié)構(gòu)和規(guī)范為中心。然而，人作為一種社會動物，在組織中就會有交往、互動行為，這就是溝通。組織要形成溝通的良好氛圍，組織的主管人員要成為溝通的中心，促進組織成員彼此了解，增進團結(jié)，發(fā)揮組織的能動作用。 人格尊重理論 民主社會 的一個重要特征是人的尊嚴能得到維護。如果在管理上能夠尊重人格，這個組織必然會生產(chǎn)較高的效率。因而保障組織中每個人員交往溝通的自由是組織民主管理的基本內(nèi)涵。 （ 三 ） 行政溝通的原則 行政溝通的原則主要有以下幾種：①巴納德的七項溝通原則。②孔茲和唐納爾就溝通的原則提出三項指南。③美國管理學會提出“良好溝通十誡”。主要內(nèi)容如下： 溝通之前應先澄清觀念。 檢驗每次溝通的真正目的。 溝通時應考慮到整個物質(zhì)和人的環(huán)境因素。 在策劃溝通時，應遵循他人意見。 溝通時，應注意語調(diào)。 對信息接受者有幫助或有 價值的事情，應把握時機，適時表達。 追蹤溝通的效果。 溝通不僅要適合當前的需要，也應顧及長遠的利益和目的。 以實際行動支持溝通。 10 不僅要使他人了解，也要了解他人。 （四）行政溝通的功能 行政溝通的功能主要表現(xiàn)為：第一，收集功能；第二，維持功能；第三，革新功能；第四，監(jiān)控功能；第五，協(xié)調(diào)功能。 二、行政溝通的種類、方式與形態(tài) （一） 行政溝通的種類 行政溝通系統(tǒng)有正式溝通與非正式溝通之分。正式溝通是依循組織的層級制或組織的權(quán)力路線進行的。正式溝通一般分為三種形式：即下行溝通、上行溝通和平行溝通 。 下行溝通 是指行政組織的管理層通過行政層級體系將信息向下級傳遞的過程。 上行溝通 是指在行政組織中，下級人員向上級表達其意見與態(tài)度的過程。 平行溝通 指組織內(nèi)不相隸屬的各單位的溝通。由于這種溝通大多發(fā)生于不同命令系統(tǒng)之間及地位相當?shù)娜藛T之中，故又稱之為交叉溝通。平行溝通旨在增加橫向聯(lián)系，減少層級節(jié)制，尋求部門之間的相互配合，從而達到組織目標。 非正式溝通指不為官方所承認的工作人員之間的各種社交友誼活動或一般的傳聞、謠言等。非正式溝通的方式是不固定的、具有多邊性和動態(tài)性。 （二） 行政溝通的方式 行政溝通的方式主要包括以視為媒介的溝通，以聽為媒介的溝通和以視聽為媒介的溝通。 以視為媒介的溝通是指通過人的視覺來達到溝通的目的。文字、圖畫或各種符號是這種溝通方式的主要媒介，而以文字溝通為主。 以聽為媒介的溝通 11 / 37 即通過人的聽覺來達到溝通的目的。說話、歌唱等是這種溝通所運用的重點，語言是主要的媒介，所以又稱之為口頭溝通?？陬^溝通大致包括面談、會議、演講、廣播及電話聯(lián)絡。 以視聽為媒介的溝通 即運用文字、圖畫、符號、實物、聲音、光線等媒介來從事溝通，融合了前兩者以達到預期 的效果。開會、面談、遠程會議系統(tǒng)等皆具有視聽溝通的雙重效果，因為溝通者與被溝通者之間可以用語言、文字、圖表等來從事溝通，而且可以通過直接觀察對方的反映，以便隨時修正或調(diào)整自己的意見。 （三） 行政溝通的形態(tài) 組織中員工相互間溝通的形態(tài)可分為以下六種： 連串式溝通形態(tài)。組織中各個員工的溝通，排成一條直線，每個人僅與上下或左右兩邊的員工間發(fā)生間接溝通關(guān)系。 放射式的溝通形態(tài)。以一個員工為中心，稱為放射焦點，該員工與其他員工可發(fā)生意見溝通關(guān)系。而其他員工相互間溝通關(guān)系也存在。 循環(huán)式的 溝通形態(tài)。組織內(nèi)每一個員工均有同等機會與其他員工間發(fā)生意見溝通，此乃組織中員工間最大的溝通形態(tài)。 放射連串式的溝通形態(tài)。將放射與連串溝通形態(tài)相結(jié)合。 放射循環(huán)式的溝通形態(tài)。將放射與連串溝通形態(tài)相結(jié)合 連串放射連串式溝通形態(tài)。即由兩個連串式與一個放射式的溝通形態(tài)所聯(lián)結(jié)而成。 三、行政溝通的關(guān)系與過程 （一） 行政溝通的關(guān)系 行政溝通關(guān)系可以從以下五個方面加以考察。 第一，根據(jù)有無溝通中心，可以分為有溝通中心和無溝通中心的溝通關(guān)系。 有溝通中心的溝通關(guān)系：即一個組織 或單位的員工，在溝通意見時，須通過一個作為溝通中心的員工。此人往往就是該組織或單位的主管。 無溝通中心的溝通關(guān)系：即一個組織或單位的員工，在溝通意見時，并無溝通中心的存在，任何員工可以與其他員工溝通。 第二，根據(jù)溝通方向的多少，可以區(qū)分為單向溝通關(guān)系與雙向溝通關(guān)系。 單向的溝通關(guān)系：員工在溝通時，一方只發(fā)送信息，另一方只收受信息，收受信息的一方不再向發(fā)送信息的一方發(fā)送信息。如主管人員只向下屬發(fā)出書面指示，要求下屬按指示行動，不許下屬對指示提不同意見。 雙向的溝通關(guān)系：指員工溝通時，發(fā) 送與接受信息的雙方可相互發(fā)送和接收信息，即發(fā)送的一方在發(fā)送信息后一定要聽取接受者一方對信息的反饋意見。這種發(fā)送與反饋可能會進行多次，直到雙方獲得共同的了解。 第三，根據(jù)溝通與組織的關(guān)系，可分為正式溝通關(guān)系與非正式的溝通關(guān)系。 正式的溝通關(guān)系：如前所述的下行溝通、上行溝通均屬正式的溝通關(guān)系。 非正式的溝通關(guān)系：即溝通的途徑不受組織內(nèi)層級及監(jiān)督關(guān)系的約束，員工可任意選擇溝通途徑。 第四，根據(jù)溝通是否經(jīng)由第三者，可區(qū)分為直接溝通關(guān)系與間接溝通關(guān)系。 直接溝通關(guān)系：由發(fā)送者與接 收者雙方直接溝通，不假借第三者傳遞。 間接溝通關(guān)系：指發(fā)送者將信息發(fā)出后，必須經(jīng)過一個或數(shù)個第三者的傳遞，才能到達接受者。 第五，根據(jù)有無固定的形態(tài)，可分為定形溝通關(guān)系與不定形溝通關(guān)系。 定形溝通關(guān)系：指參與溝通的員工有其一定的范圍，溝通的關(guān)系也有一定的形態(tài)且為外界所了解，如通過開會的方式溝通等。 不定形溝通關(guān)系：指參與溝通的員工范圍并不固定，溝通時沒有一定的形態(tài)，且不易用觀察的方法看出。 12 / 37 （二）行政溝通過程 行政溝通的過程包括以下七個階段： 發(fā)送者意愿的形成。 選 擇發(fā)送意愿的媒介。 將意愿轉(zhuǎn)化為符號。 決定發(fā)送的途徑與時間。 接受者注意并收受信息。接受者對意愿的了解。 接受者采取配合行動。 四、行政溝通的障礙及克服 （一）行政溝通的障礙 行政溝通在行政活動中的溝通往往難以達到預期的效果，其原因主要是： 心理的障礙。 語言符號的障礙； 認識和理解上的障礙。 意識形態(tài)與身份地位的障礙。 組織規(guī)模、層級與專業(yè)化的障礙。 非語言符號的模糊性引起的障礙。 （二）克服行政溝通的障礙 針對以上行政溝通障礙形成的原因，可從以下方面進行變革來克服 行政溝通的障礙： 下行溝通方面。首先，首長要了解部屬的基本背景：其次，領導要主動去溝通；再次，組織內(nèi)要制定完備的溝通計劃；最后，主管人員應努力獲得工作人員的信任。 上行溝通方面。首先，主管必須平等對待部屬；其次，主管應經(jīng)常與工作人員舉行座談會，讓所有的工作人員都有發(fā)言機會，要善于綜合大家的意見；再次，確立建議制度，主管要鼓勵員工提出建 議，并進行獎勵；最后確立公平合理的制度。鼓勵上行溝通最主要的是依賴公平而合理的升遷制度、獎懲制度、考級制度的建立，為此，員工才樂于向上級提出有價值的意見。 語言表達方面。首先，要加強口才訓練，通過各種活動讓員工有表達的機會；其次，對于重要的文件，最好采用語言與文字雙重表達方式；最后，改進運用語言的技巧，校正發(fā)音，言之有物。