【文章內(nèi)容簡介】 這樣 ， 他們向企業(yè)提供的不僅僅是控制系統(tǒng)本身 ， 更大程度上說 ， 是一種控 制的方法和模式 。 因此 ， 經(jīng)過決策之后 ， 就該進行存貨的控制 。 存貨的內(nèi)部控制弱化 ， 控制體系不完整 目前 ， 我國很大一部分經(jīng)濟單位對內(nèi)部控制仍然不重視 ， 習慣于行政指揮 ， 15 家長制管理的現(xiàn)象還普遍存在 。 我國各種類型經(jīng)濟單位未公開制定完整的內(nèi)部控制制度體系 ， 相關內(nèi)部控制制度也散見于各種內(nèi)部文件之中 ， 更談不上科學合理和相互銜接 。 也有不少經(jīng)濟單位有相關的內(nèi)部控制制度 ， 但它缺少一定的方法和措施 。 特別是對內(nèi)部控制的檢查 ， 大多未落實到實處 ， 更沒有定期報告的說法 ，內(nèi)部控制的缺陷未暴露 ， 更新的合理化建議不能及時得到采納 。 還有很多小 型經(jīng)濟單位其內(nèi)部牽制制度尚未建立 ， 更談不上對內(nèi)部控制的履行 。 在現(xiàn)實中 ， 對存貨的控制稍有疏忽 ， 不僅會造成資源的濫用或浪費 ， 而且給貪污盜竊者以可乘之機 。 由于存貨的數(shù)額較大 ， 容易弄虛作假 ， 謊報盈虧 ， 所以在存貨的各個核算環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)作弊現(xiàn)象 。 例如 ， 在存貨的采購過程中的作弊手段有假設采購 、個人吃回扣等 ； 在銷售過程中的有高價購進 ， 低價轉銷產(chǎn)成品等 ； 在保管過程中的有監(jiān)守自盜 、 竊取或轉銷產(chǎn)成品 、 長期占用公物等在記賬過程中的有押金抵物 、混淆差異分攤與調(diào)節(jié)成本費用等 。 四、存貨內(nèi)部控制的對策研究 （一）建立健全內(nèi)部控制制度 企業(yè)可以對存貨采購 、 驗收 、 入庫 、 付款等環(huán)節(jié)實施嚴格控制和監(jiān)督 ， 建立健全存貨內(nèi)部控制制度 ， 明確分工 ， 落實責任 ， 使各項存貨都能夠得到有效管理 。建立健全存貨內(nèi)部控制制度不僅有助于防止存貨業(yè)務的錯誤記錄和舞弊行為的發(fā)生 ， 還能使企業(yè)加強成本控制 ， 實施低成本戰(zhàn)略 ， 促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展 ， 達到以效益為中心 ， 向管理要效益的目的 ， 是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標的重要保證 。 一般情況下，處理存貨中的每項經(jīng)濟業(yè)務的全過程，或在全過程的某個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個或兩個以上部門、兩名或兩名以上的工作人員分工負責，從而起到控制的作用。它由適當 的授權、不相容工作的責任分工、憑證和記錄、控制、獨立檢查等環(huán)節(jié)組成。這種制約包括上下級之間的相互制約、相關部門之間的相互制約。如會計信息收集、歸類過程中，除了制單外，還應規(guī)定須有復核過程并由財務主管審批；現(xiàn)金流轉業(yè)務中，現(xiàn)金收支的審批、收入和支出、印簽的管理、記賬等業(yè)務應分工管理，相互牽制。如在《會計法》第二十七條提出，記賬人員與存貨經(jīng)濟業(yè)務事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員的職責應當明確，相互分離，相互制約。若企業(yè)采用電算化管理，要明確管理人員、維護人員不得兼任企業(yè)會計、出納工作，任何人不得利用軟件直 接對數(shù)據(jù)庫進行操作。企 16 業(yè)管理部門必須做到不兼容的職務要分離即授權和執(zhí)行的職務要分離，執(zhí)行和審查的職務要分離，保管和記錄的職務要分離，對企業(yè)存貨各項業(yè)務的處理應當體現(xiàn)出相互牽制的作用。 （二）存貨采購和付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析 采購和付款業(yè)務是指企業(yè)支付貨幣資金，取得商品或勞務的過程。在市場經(jīng)濟大潮的沖擊下，由于缺乏透明度的采購過程，產(chǎn)生了以權謀私、暗箱操作、弄虛作假、授受回扣、跑冒滴漏等問題，導致企業(yè)采購物品質(zhì)次價高，資金使用效益較低。因此，企業(yè)應加強采購與付款業(yè)務的內(nèi)部控制。 工作程序 采購與付款業(yè)務可 分為請購、審批、采購、驗收、退貨與折讓、付款與記錄等步驟。這些步驟分別授權于領用部門、采購部門、質(zhì)檢部門、倉儲部門和財會部門處理。這樣，既保證了采購貨物或勞務的數(shù)量與質(zhì)量，又使支付貨款的金額正確，從而達到控制的目的。 (1)請購 采購申請一般由使用部門或倉儲部門提出，由部門主管或其授權人員審核是否正確，若合理則簽字認可，交由采購部門采購，若金額巨大或特殊采購應由企業(yè)管理當局審批。 (2)采購 采購部門在接到請購單后，與采購計劃核對，審核采購申請的合理性，對合理的采購申請所需資金進行估算，由采購部門主管或其授 權人員簽字認可；財務部門對采購申請和資金預算進行核對，審核其合理性并由部門主管或其授權人員簽字認可。采購部門接到經(jīng)批準的請購單后，對不同的供應商進行詢價，詢價的內(nèi)容包括價格、質(zhì)量指標、折扣和付款條件及交貨時間等，然后向企業(yè)綜合評價最高的供應商發(fā)出訂購單，并簽訂合同，采購合同應與訂購單內(nèi)容一致。采購合同訂立之后，由采購部門指派采購人員負責采購。大宗原材料的訂購一般金額較大，故而發(fā)出訂單之前還需要實地查看或取樣。 (3)驗收 貨物到達后，由倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，并與貨運單、訂購單進行核對。需要 時由質(zhì)檢部門對貨物進行檢驗。正確無誤后填制收料單。 17 收料單的內(nèi)容包括供應商名稱，收貨日期，貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱，原訂購單編號等。 (4)退貨與折讓 采購部門接到收料單后與采購合同核對，相符則登記采購登記簿；若不相符，如數(shù)量缺少則與供應商聯(lián)系要求補足，如存在質(zhì)量問題則應考慮是退貨還是要求供應商給予折讓。企業(yè)決定退貨時應填制退貨通知單，授權運輸部門退回，供應商在獲得運輸部門返回的退貨單后編制借項憑單，借項憑單連同退貨單送交財務部門。借項憑單的內(nèi)容包括供應商名稱、退貨數(shù)量、價格、日期以及金額等。 (5)付款 財務部門在接到收料單后，應與購貨合同、發(fā)票核對，按照合同規(guī)定的付款條件予以付款并登記有關賬簿。勞務采購應將采購合同、經(jīng)使用部門經(jīng)辦人與部門負責人簽字后的發(fā)票和請購單核對后按合同規(guī)定的付款條件予以付款。 控制重點 (1)采購業(yè)務授權批準程序 在采購之前，購貨必須按照正常的級別批準，即請購單必須經(jīng)有關主管人員簽字，采購部門方可受理；付款時，必須經(jīng)被授權人員在付款憑單上簽字，會計部門方可付款。 (2)相容的職責必須實行職責分離 對于采購業(yè)務涉及的各項經(jīng)濟職責進行合理分工，可預防和及時發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行所 分配的職責時的舞弊行為。采購部門人員應簽發(fā)采購單，會計部門應記錄已收到的貨物，倉庫人員應負責該貨物的保管工作。 (3)嚴格執(zhí)行憑證和記錄控制 采購業(yè)務的憑證 (即請購單、訂購單、驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單等 )在采購業(yè)務的不同階段各自發(fā)揮不同的作用。 (4)限制資產(chǎn)接觸程序 對已驗收的存貨，應由勝任的職工管理，并限制無關人員接近，保護資產(chǎn)的安全和完整。 (5)執(zhí)行內(nèi)部核查程序 有條件的企業(yè)，應執(zhí)行內(nèi)部核查程序。如應獨立檢查訂購單的處理，以確定 18 是否確實收到商品并正確入賬；定期獨立檢查驗收單的順序，以確定每筆業(yè)務都已編制憑單；獨立檢查付款憑單計算的正確性等。綜上所述，建立、健全采購預付款業(yè)務的內(nèi)部控制制度，不僅可以堵塞漏洞，消除隱患，防錯查弊，而且還可以保護企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整，杜絕經(jīng)濟犯罪行為的發(fā)生。 （三）存貨銷售與領用環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制分析 當前在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，應收賬款居高不下或發(fā)生壞賬損失問題，已成為影響一部分企業(yè)發(fā)展乃至生存的一個突出問題。因此，如何在爭取銷售得到發(fā)展的同時，加強企業(yè)應收賬款的管理，控制應收賬款的增加，避免壞賬損失，已成為企業(yè)應該嚴肅對待和認真解決的一個重要問題。因此，企業(yè)必須建立嚴密、有 效的內(nèi)部控制制度，確保銷售和應收賬款業(yè)務的順利進行。 接受訂單、訂立合同 (1)作業(yè)程序 ①接受客戶訂單時，凡外地客戶必須訂立書面合同，本地客戶凡銷售額大于一定標準的也必須訂立書面合同；本地小額客戶或先行付款的客戶可以不訂立書面合同，但必須填報企業(yè)內(nèi)部的銷售審核單。 ②對銷售合同，必須按照銷售權限規(guī)定，由各級負責人進行審核，經(jīng)審核同意后，才能加蓋合同專用章。銷售員填報的銷售審核單，由銷售部門負責人審核簽字。 ③合同正本由銷售部門專人保管，財務部門應有復印件以監(jiān)督合同的執(zhí)行。 (2)控制重點 ①銷售合同是 否在銷售員授權范圍內(nèi)； ②合同內(nèi)容重點審核銷售單位的信用狀況、付款信用期及信用額度是否符合規(guī)定； ③合同履約地要盡可能定在供貨方所在地： ④銷售部門和財務部門應定期檢查合同的執(zhí)行情況。 信用調(diào)查，授信審核 企業(yè)應根據(jù)自身特點建立一套有效的信用評定方法，確定企業(yè)一定時期的信用政策，作為日常授信審核的依據(jù)。銷售部門和財務部門作為授信審核的責任部門，負責在規(guī)定標準和權限內(nèi)的授信審核工作；超過標準和權限的授信審核，由 19 公司銷售經(jīng)理和財務經(jīng)理批準。授信審核主要是確定給予客戶的信用額度上限和信用期限。對新客戶，銷售部 門應負責收集其信用資料，填寫授信審核表，然后按規(guī)定進行初次授信審核；對老客戶應定期進行信用分析，至少每半年一次，由銷售部門負責提出客戶的最新信息資料，財務部門負責分析客戶付款信用情況，在此基礎上，確定是否對給予客戶的信用條件進行變更；對一些信用狀況有爭議或無把握的客戶，要慎重對待，只有當這些客戶能提供足夠的抵押品或擔保時，企業(yè)才可向他們提供相應的信用條件。 開票、發(fā)貨 (提貨、代送 ) (1)作業(yè)程序 ①銷售部門應設專人負責開具銷售發(fā)票。 ②銷售員要求開票時，開票員要審核銷售產(chǎn)品的種類、數(shù)量、價格 、付款方式等是否與合同或銷售審核單一致。發(fā)票上要由銷售員簽名，以確定該銷售業(yè)務的責任人。 ③對銷售部門開具的發(fā)票，由財務部門審核蓋章，留下記賬聯(lián)和存根聯(lián)；其它幾聯(lián)，由開票員交給銷售員簽收后，負責送交客戶辦理發(fā)貨手續(xù)。 ④銷售員憑借提貨聯(lián)到成品倉庫辦理發(fā)貨手續(xù)后，成品倉庫按提貨聯(lián)辦理發(fā)貨手續(xù)，打包、運輸。 ⑤若企業(yè)采用送貨的方式，貨物到達客戶單位時，由客戶單位在送貨回單上簽字蓋章后，再由送貨人將回單交回倉庫；若是代辦托運的，在辦妥手續(xù)后，由經(jīng)辦人將托運憑證交回倉庫；若是客戶自行提貨的，必須由單位提貨人在提貨單上簽字，同時由銷售員簽字，以證實提貨人確實是客戶單位業(yè)務人員。 ⑥倉庫保管員負責催收送貨、發(fā)貨回單，驗收回單是否符合要求，并將回單作為長期保管憑證，同提貨單一起作為登錄存貨明細賬的原始憑證。 ⑦財會部門每月要同倉庫核對所開發(fā)票是否都已在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)貨，以確定是否真正實現(xiàn)銷售。 (2)控制重點 ①產(chǎn)品銷售價格符合企業(yè)規(guī)定； ②銷售員兼辦的銷售業(yè)務在其授權范圍內(nèi)，符合經(jīng)審核的銷售合同或銷售審核單，開票后該客戶欠款總額不超過授信限額； 20 ③開票后，在規(guī)定時間內(nèi)辦妥發(fā)貨； ④送貨回單、發(fā)票憑證保管完善，企業(yè)對客戶的債 權關系確立無誤； ⑤發(fā)票正本及時送交客戶，便于客戶及時入賬、付款和對賬； ⑥有關原始憑證在企業(yè)內(nèi)按規(guī)定形成、傳遞和核對，使銷售、應收賬款和存貨的記賬同步并一致。 存貨的領用也是 企業(yè) 生產(chǎn)管理中的一個重要環(huán)節(jié)。 使用領用單是一項基本的內(nèi)部控制措施 ， 對存貨領用單應當定期進行清點。 存貨在領用的過程中，管理環(huán)節(jié)常見的問題主要有： 商品己做財務入庫，但失去了對實物的控制權。由于財務部門不能對倉儲企業(yè)中的自有存貨進行有效控制， 很少通過實地盤點來核對賬實，所以入庫只是賬面行為，存貨只是以數(shù)據(jù)形式存在，極有可能造成賬實不符。 庫存商品已經(jīng)出庫，在財務賬面沒有反映。商品已經(jīng)提貨或已做倉庫間的轉移卻沒有反映在財務記錄中。如果財務和業(yè)務部門不及時協(xié)調(diào)核對，則賬面和報表的數(shù)字就會失真。 缺乏對商品的期末盤點。因為上述的客觀原因和傳統(tǒng)做法，企業(yè)重視賬面數(shù)字而缺乏實地盤點，勢必加大存貨估價的誤差。在存貨成本的核算上往往只注意總金額，而忽視數(shù)量的核算，一些別有用心的人員往往利用數(shù)量折算來謀取個人私立。 缺少對庫存損耗的判定。同樣 ，由于缺乏盤點，就不能對損耗的數(shù)量和損耗的環(huán)節(jié) (采購、運輸、倉儲等 )做準確的判定。 隨著企業(yè)電算化的應用，存貨的計價的準確性變得日益重要，目前存貨的計價采用 “移動加權平均法 ”， “移動加權平均法 ”雖能反映企業(yè)庫存狀況和成本水平，但其實用性較差。因為存貨每發(fā)生一筆出入業(yè)務， 計算 機會自行計算一次單價，下次發(fā)貨就以此筆業(yè)務為準。但如果用戶不小心輸入出現(xiàn)錯誤，這時系統(tǒng)會自動計算出錯誤單價，今后出庫也將會以錯誤單價計算。如未及時發(fā)現(xiàn) 差錯，下次入庫還會滾動計算出新的錯誤單價。等到發(fā)現(xiàn)差錯時，很可能已經(jīng)發(fā)生很多筆出入庫業(yè)務，這時若要糾正就涉及出入庫業(yè)務的逐筆糾正，其難度就可想而知。發(fā)現(xiàn)差錯越遲，糾正錯誤就越難，有時幾乎無法糾正，所以選擇此法也有局限性。 以上問題影響了企業(yè)資產(chǎn)損益的真實性，影響了對企業(yè)資源配置利用的判斷，影 21 響企業(yè)資金的正常運轉，削弱了企業(yè)對資源的利用程度，導致管理漏洞的產(chǎn)生。 針對以上出現(xiàn)的情況筆者認為應在以下幾個方面做出改進： 存貨領用審批內(nèi)部控制。存貨領用應制定定額，同時經(jīng)批準才能進行。領用的材料應有工藝部門核 定消耗定額，屬于間接費用的消耗、修理用料等，應編制計劃或核定費用定額，生產(chǎn)部門根據(jù)計劃、定額填制限額領料單向庫房領料。存貨領用須經(jīng)部門負責人審批簽字。目前存貨領用部門負責人審批簽字往往由材料員一人蓋章了事，缺乏實質(zhì)上的監(jiān)督，從而造成領用上漏洞。 存貨發(fā)出內(nèi)部控制。應保證存貨領用無誤，手續(xù)齊全。倉庫保管要審核領料單，雙方要檢查數(shù)量和質(zhì)量，并簽字或蓋章。材料發(fā)出后，保管人員要按計劃價格標明金額，登記材料卡片，并轉材料記賬員記賬后隨發(fā)料匯總表定期送往財務部門。 存貨領用核算內(nèi)部控制。應保證存貨領用業(yè) 務記錄真實，領發(fā)無誤。要求倉庫保管員發(fā)貨后及時登記存貨臺帳；財會部門根據(jù)材料記賬員的發(fā)料匯總表按