【文章內(nèi)容簡介】 付款結(jié)算 驗收結(jié)束后庫管員辦理入庫手續(xù)，錄入員錄入到貨商品信息，儲運結(jié)算員根據(jù)驗收入庫的數(shù)量匯總對帳，準確無誤后每月 25日前上報財務(wù)部； 到達約定的結(jié)算期后，供應(yīng)商提交發(fā) 票，由結(jié)算員審查發(fā)票臺頭、商品名稱數(shù)量、金額及其它內(nèi)容是否準確無誤，是否需要扣款等。經(jīng)儲運主管和部門經(jīng)理審批，到財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。采購款項由財務(wù)部統(tǒng)一安排支付。 價格管理 價格管理職責 采購委員會負責確定和調(diào)整公司采購所有原料和物料的價格。 采購儲運部跟蹤市場價格變化，組織共同采價詢價，及時準確提供價格變動的信息，提出價格調(diào)整建議。 廚政系統(tǒng)派人與采購人員共同市場采價，及時了解市場行情，保證原料價格的監(jiān)督和透明。 定價機制 果蔬鮮活類原料采用每周為一個周期確定該類原料的供貨價格。采購儲運部根據(jù)市場行情 的變化情況，向供應(yīng)商發(fā)送報價通知。每周一采購委員會確定本周的供貨價格，從周二至下周一執(zhí)行。 干貨凍品類原料每月重新確定一次價格。上月末最后一周周一確定下一月該原料價格，價格從 1日至 31 日執(zhí)行。 酒水類原料價格相對穩(wěn)定，一般年度內(nèi)保持價格不變，在采購合同中確定采供價格。但如遇市場不可預(yù)測因素價格發(fā)生較大的波動（一般上下 10％之內(nèi)）。本著雙方共盈的宗旨，另行議定價格，重新簽訂合同。 物料類價格每半年重新確定一次。確定的程序方法同上。 臨時采購的各種材料，采取議價采購方式，由采購儲運部與供應(yīng)商商議確定，確定后直接 采購實施，后報采購委員會備案。 表 4－ 1 原料分類 種 類 價格特征 定價周期 果蔬鮮活類 水果、蔬菜、海鮮肉禽等 經(jīng)常變化上下幅度大 每周重新確定一次價格 干貨冰凍糧油調(diào)味品類 冰凍、干貨、糧油、調(diào)味品等 價格變化緩慢 每月確定一次價格 酒水煙茶 酒水飲料、咖啡煙酒、茶糖等 價格基本穩(wěn)定 合同約定 物料類 廚具餐具、筷子紙巾、臺布餐布、電器桌椅等 價格基本穩(wěn)定 每半年確定一次價格 臨時需求 各種材料 － 議價采購 價格的確定 采購人員要建 立和跟蹤自己的市場價格信息渠道（農(nóng)業(yè)部信息中心、北京市大型農(nóng)批市場、大型蔬菜生產(chǎn)基地等），掌握即時市場價格信息。 每周四需要定價的原料供應(yīng)商提出下一周原料的報價。采購人員審查供應(yīng)商的報價，選出價格較高的品種作為重點調(diào)查品種。 采購人員組織采價小組共同到市場采價。采價小組的人員由采購人員、廚政部人員和單店后廚人員共同組成，各單店輪流派人參與采價，便于單店及時了解原料市場行情。 采價小組設(shè)定一些原料品種，作為市場抽查采價品種，選擇的原則為： 單店需要數(shù)量較大品種； 單店比較關(guān)心的品種； 市場價格較為敏感 的品種； 供應(yīng)商報價較高的品種 設(shè)定采價的品種數(shù)量一般為所采購品種的 20％～ 30％。采價結(jié)束后，填制《原料采價單》（見附件 12），參與采價人員聯(lián)合簽字。 采購人員根據(jù)采價結(jié)果比價，分析抽查品種市場價與供應(yīng)商報價之間差異比率，與供應(yīng)商進行價格磋商，初步確定供貨價格。確定的價格與采集到的價格最高不得超過 ％。 采購管理員將采價人員聯(lián)簽的《采價單》、原料供應(yīng)商報價及價格磋商結(jié)果、市場價格跟蹤信息、定價建議等，一并提交采購委員會審批，作為確定價格的參考。 規(guī)劃經(jīng)營部 經(jīng)理作為采購委員會的牽頭組織者，決定召集委員會定價會議或采用聯(lián)簽形式，確定采購價格。如其公事外出，提前委托其他人員主持。 例行的采購委員會會議安排在每周公司總經(jīng)理辦公會后進行。 如果采購儲運部提供的價格信息、供應(yīng)商報價之間存在較大差距，磋商無法達成意見時。采購委員會應(yīng)分析價格差異原因，協(xié)助采價人重新確定采價渠道、采價方法。 采購招標管理 需要引進新的供應(yīng)商時，又滿足本章第一節(jié)第十六條條件，一般應(yīng)通過招標確定供應(yīng)商。有些情況不適合招標采購時，視實際情況由采購儲運部征得公司總經(jīng)理批準后，可以不經(jīng)招標直接通過詢價 比價方式確定供應(yīng)商。 招標的具體工作由采購儲運部負責組織，采購委員會負責招標過程中的評標決策等。 招標程序 招標前，采購儲運部組織做好招標準備工作，做好招標工作計劃，向上級主管領(lǐng)導提交組織招標活動的申請，經(jīng)批準后實施。 招標申請包括：招標采購內(nèi)容、招標方式、分標方案、招標計劃安排、投標人資質(zhì)（資格）條件、評標方法、以及開標、評標的工作具體安排等； 編制招標文件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后生效； 發(fā)布招標信息（招標公告或投標邀請書），接受和處理投標人對招標文件有關(guān)問題進行咨詢； 接收招標報名，組織對欲投標人資格進行 審核，向預(yù)審資格合格的發(fā)售招標文件； 采購儲運部在規(guī)定時間和地點，接收符合招標文件要求的投標文件； 采購委員會舉行開標評標會，確定中標單位； 采購儲運部將中標結(jié)果通知所有投標人。 進行合同洽談，確定合同細節(jié)，與中標人訂立書面合同。 招標方式的選擇 招標采購分為公開招標采購、邀請招標采購。 招標文件的制作與發(fā)出 招標文件內(nèi)容包括： 招標公告或投標邀請書； 投標說明書，主要包括如下內(nèi)容： 招標項目概況、名稱、規(guī)格、型號、產(chǎn)地廠家、數(shù)量和批次、質(zhì)量標準和技術(shù)要求、運輸方式、包裝方式、交貨時間地點、 驗收方式等； 有關(guān)招標文件的澄清、修改的規(guī)定； 投標人須提供的有關(guān)資格和資信證明文件的格式、內(nèi)容要求； 投標樣品及報價的要求、報價編制方式及須隨報價單同時提供的資料； 標底的確定方法，評標的標準、方法和中標原則； 投標文件的編制要求、密封方式及報送份數(shù)，遞交投標文件的方式、地點和截止時間； 投標聯(lián)系人員的姓名、地址、電話號碼、電子郵件； 投標保證金的金額及交付方式，履約擔保； 開標的時間安排、程序和地點，投標有效期限等。 合同條件（通用條款和專用條款）； 技術(shù)規(guī)定及規(guī)范（標準）； 貨物量、采購及報價 清單； 其他需要說明的事項。 招標文件的發(fā)出 公開招標時應(yīng)當在相關(guān)媒介或網(wǎng)上發(fā)布招標公告，公告應(yīng)載明公司的名稱、地址、招標項目的性質(zhì)、數(shù)量、實施地點和時間及獲取招標文件的辦法等事宜。發(fā)布招標公告至發(fā)售資格預(yù)審文件或招標文件的時間間隔一般不少于 10 日。招標公告不限制投標人的數(shù)量。采購儲運部接受招標咨詢，對投標人進行資格審查。合格者發(fā)售標書，不合格者不得參加投標。 采用邀請招標方式時，采購儲運部應(yīng)提交三個或以上具有投標資格和項目能力的候選廠家名單，經(jīng)采購委員會批準后，向其發(fā)出投標邀請書。 招標文件應(yīng)當按其 制作成本確定售價。 審查標書接收 按本制度規(guī)定必須進行招標的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不少于十日。 投標人在遞交投標文件的同時，應(yīng)當遞交履約保證金（采購儲運部視情況而定）。公司與中標人簽訂合同后 10個工作日內(nèi)，應(yīng)當退還投標保證金。 投標人應(yīng)按照招標文件的要求編寫投標文件，并在招標文件規(guī)定的投標截止時間之前密封送達招標人。在投標截止時間之前，投標人可以撤回已遞交的投標文件或進行更正和補充，但應(yīng)當符合招標文件的要求。 采購儲運部在接受投標人投標文件的同時，接收其樣品，并委 托廚政部進行樣品質(zhì)量檢驗。 開標 開標由采購儲運部指定人員主持，開標人員至少由主持人、監(jiān)標人、開標人、唱標人、記錄人組成，上述人員對開標負責。開標應(yīng)當按招標文件中確定的時間和地點進行。邀請所有投標人參加。 有下列情況之一的投標文件，可以拒絕或按無效標處理： 投標文件密封不符合招標文件要求的； 逾期送達的； 投標人法定代表人或授權(quán)代表人未參加開標會議的； 未按招標文件規(guī)定加蓋單位公章和法定代表人（或其授權(quán)人）的簽字（或印鑒）的； 招標文件規(guī)定不得標明投標人名稱，但投標文件上標明投標人名稱或有任何可能透露投 標人名稱的標記的； 未按招標文件要求編寫或字跡模糊導致無法確認關(guān)鍵內(nèi)容、關(guān)鍵質(zhì)量保證措施、投標價格的； 未按規(guī)定交納投標保證金的； 投標人提供虛假資料的。 評標 評標工作由采購委員會負責。招標中涉及技術(shù)性問題如有必要，可再邀請其他有關(guān)專家參加。 在一個項目中，對所有投標人評標標準和方法必須相同。評標標準一般包含以下內(nèi)容：投標價格和評標價格、質(zhì)量標準及質(zhì)量管理措施、組織供應(yīng)計劃、售后服務(wù)、投標人的業(yè)績和資信、財務(wù)狀況。 如果采購委員會經(jīng)過評審，認為所有投標文件都不符合招標文件要求時，可以否決所有投標。采 購儲運部重新組織招標。對已參加本次投標的單位，重新參加投標不應(yīng)當再收取招標文件費。 采購委員會的成員不得泄露評審過程、中標候選人的推薦情況以及與評標有關(guān)的其他情況。 采購委員會按招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，確定中標候選人推薦順序。在評標過程中，采購委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內(nèi)容采取書面方式作出必要的澄清或說明，但不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質(zhì)性內(nèi)容。 采購委員會完成評標后，在采購委員會三分之二以上成員同意的情況下 ,通過評標結(jié)果，形成評標報告。采購委員 會成員必須在評標報告上簽字，若有不同意見，應(yīng)明確記載并由其本人簽字作為評標報告附件。 中標 采購委員會經(jīng)過評審，從合格的投標人中直接確定中標人和候補中標人。 中標人（供應(yīng)商）的投標應(yīng)當符合下列條件之一： 能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的各項綜合評價標準； 能夠滿足招標文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格最低。 中標人確定后，采購儲運部應(yīng)當在招標文件規(guī)定的有效期內(nèi)以書面或口頭形式通知中標人，并將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。 中標通知發(fā)出之日起 10 日內(nèi)，采購儲運部和中標人應(yīng)當按照招標文件和中標 人的投標文件訂立書面合同。 當確定的中標人拒絕簽訂合同時，經(jīng)公司采購委員會討論決定，可與確定的候補中標人簽訂合同。 采購管理流程 原料采購申請流程圖 流程說明 流程 步驟 工作內(nèi)容的簡要描述 重要輸入 重要輸出 相關(guān)表單 1 單店每天需要采購果蔬鮮活類原料時，提出原料采購申請 原料采購申請單 原料采購申請單 2 高檔原料報總經(jīng)理審批 高檔原料采購申請 批準采購申請單 采購申請單 3 原料如果有庫存，單店直 接去領(lǐng)用 采購申請 提貨單 提貨單 4 沒有庫存的原料（包括鮮活果蔬類和其他原料），報采購主管審核后采購 采購申請 訂貨通知 5 供應(yīng)商接到訂貨通知后，組織貨品并送貨 訂貨通知 送貨單 物料采購申請流程 流程說明 流程 步驟 工作內(nèi)容的簡要描述 重要輸入 重要輸出 相關(guān)表單 1 物料采購由使用部門根據(jù)經(jīng)營狀況和需要，提出采購申請 物料采購申請單 物料采購申請單