【文章內容簡介】 。 26 會計職責描述 27 出納職責描述 27 人事行政部 28 秘書職責描述 28 行政主管職責描述 29 人力資源主管職責描述 29 前臺職責描述 30 1 現實中存在的問題 中金國建在管理中存在的突出問題是執(zhí)行力低下，公司下達的工作任務往往不能按時按要求完成，具體體現在： 1． 人員不作為，沒有切實履行自己應該履行的責任； 2． 工作效率低下，包括辦事效率、會議效率、溝通效率，甚至影響到了工程項目的進度； 3． 控制不力。 4． 員工缺乏工作熱情和對企業(yè)的認同感。 從職位體系的角度看問題的原因 中金國建在管理中存在的問題，從職位體系的角度來看，主要原因是員工不知道自己應該干什么，除了自身的素質 還需進一步提高外，下面也是造成工作效率低下的重要原因： 1． 工作職責界定不明，造成了員工不知道自己應該干什么； 2． 工作邊界不清，造成了工作中的推諉、扯皮，效率低下； 3． 在日常工作中，不按照工作分工工作的情況時有發(fā)生。 解決的思路與步驟 解決中金國建的問題，不能按照一般的做法就職責寫職責，那樣只能陷入到具體的細節(jié)中去而忽視了公司的整體業(yè)務走向，結構化的解決方式的基本思路與步驟如下： 第一步，根據中金國建的業(yè)務狀況，進行職能分解，直至明確各個部門的主要職責； 第二步，將部門的主要職責分配到部門中的各個職位上去。 就目前 的情況來看，中金國建的“職責不清”更多的體現在部門與部門之間的職責不清，因此，職能分解是職位體系咨詢的重中之重。 職能分解 職能分解是根據企業(yè)的業(yè)務情況，將支撐企業(yè)業(yè)務的各項活動進行羅列、歸并和分解，以期對企業(yè)的各項工作做到有限度的“窮舉”，在將這些窮舉出的工作按照相應的原則，分配到各個部門中 2 去。 職能分解是一種結構化的組織設計方式，可以有效的解決組織設計中只見樹木、不見森林的問題。 職能分解的方式有很多種，在本項目中，我們采取價值鏈分析法，即從分析、分解中金國建的主價值鏈入手，逐步實現各項職能分解的目的。 主價值鏈 中金國建的價值是通過一個個工程項目來實現的，因此所有有價值的活動都應該包含在其主價值鏈中，或者為主價值鏈的實現提供支持。中金國建的主價值鏈如下： 市場營銷 → 前期商務 →施工準備→施工→驗收交工與結算→后續(xù)服務 主價值鏈上的六個環(huán)節(jié)，是中金國建實現價值的六個階段，每個階段都有特定的工作目標，為了實現工作目標，每個階段都有相應的主要工作，而這些主要工作是需要相應的功能來實現的，對這些主要工作進行概括或者分解，就可以看到中金國建實現價值所需要的職能，對這些職能再進行進一步的分解，就是各個崗位所應承但的各 項職責。 施工項目總流程 管理階段 管理目標 主要工作 市場營銷階段 獲取參加工程項目投標機會 制定市場策略 市場信息管理 市場推廣 商務階段 中標簽訂工程承包合同 獲取企業(yè)本身、相關單位、市場、現場等方面的信息 編制《施工項目管理規(guī)劃大綱》 編制投標書，并發(fā)出投標函 同招標方談判，簽訂工程承包合同 選擇分包方 選擇供應商 施工準備階段 使工程具備施工 組建項目部，配備項目管理人員 3 和連續(xù)施工的條件 公司同項目部相關人員簽訂《施工項目管理目標責任書》 編制《施工項目管理實施規(guī)劃》 完成施工準備的各項工作，達到開工要求 編寫開工申請報告，上報，待批開工 施工階段 完成合同規(guī)定的全部施工任務，達到驗收、交工標準 動態(tài)控制施工，保證質量、進度、成本、安全目標的全面實現 協(xié)調同分包方、監(jiān)理方、業(yè)主方、設計方的關系 處理合同變更及索賠 做好記錄，檢查、分析和改進工作 驗收交工與結算階段 對項目成果進行總結、評價，結清債權債務，結束交易關系 工程收尾 進行試運轉 正式驗收 移交竣工文件 結算工程款 編 制竣工報告 辦理工程交接手續(xù)，簽訂《工程質量保修書》 項目部解體 根據《工程質量保修書》的約定進行保修工作 為保證正常使用提供必要的技術咨詢和服務 后續(xù)服務階段 解決工程施工階段沒有發(fā)現的問題，提高客戶滿意度 進行工程回訴，聽取用戶意見，總結經驗教訓，發(fā)現問題，及時維修和保修 根據上述對中金國建主價值鏈的主要活動的分析，中金國建圍繞的主價值鏈的一級職能包含下列 9 項： 1． 市場營銷 2． 商務管理 4 3． 工程預結算管理 4． 工程進度管理 5． 工程技術管理 6． 工程質量管理 7． 安全生產 8． 現場管理 9． 物資供應管理 同 時，在中金國建的支持性價值鏈上，還有 3 個一級職能是不可或缺的： 1． 組織人事管理 2． 財務管理 3． 行政后勤管理 因此，對中金國建的 12項一級職能進行分解，就能得到若干項二級職能，對這些二級職能再進行分解，就得到若干項具體的工作職責。 職能分解后，按照部分分配的結果如下： 市場營銷部 一級職能 二級職能 工作職責 市場營銷 市場規(guī)劃與策略 擬訂公司市場策略、規(guī)劃、計劃，在公司批準后，執(zhí)行市場策略、規(guī)劃、計劃，并監(jiān)督檢查其他相關部門市場計劃的執(zhí)行情況 市場信息管理 收集政府信息、行業(yè)信息、競爭對手信息、潛在客戶信息 、目標客戶信息，并進行整理、分析 從公司內部獲取以往客戶信息 建立和維護公司市場信息庫 營銷推廣 維護公司的公共關系 向潛在客戶及其他相關單位傳遞有關公司的信息 向目標客戶進行營銷推廣，獲取參加工程項目競標機會 客戶關系管理 對以往客戶進行定期回訪 5 合同管理部 一級職能 二級職能 工作職責 商務管理 合同管理 建立健全合同管理制度，包括客戶管理制度、合同考核制度、合同用章管理制度等。 管理合同臺賬 整理和保管合同、附件、工程洽商資料、補充協(xié)議、變更記錄及與業(yè)主 及其委托的監(jiān)理方之間的往來信函等文件 合同期滿，工程竣工結算后，將全部合同文件整理歸檔 對合同管理人員、項目經理以及其他有關人員進行合同法律知識教育 投標管理 進行市場調研，了解有關項目、業(yè)主以及競爭對手的情況與信息 接到招標單位邀請或者公開招標通知并經公司決策參加投標后，制定投標策略與實施方案 根據工程預算部提供的工程預算制定報價策略 根據招標文件的要求編制投標文件 接受客戶對投標文件的質詢 接到中標通知書后，組成項目談判小組，依據招標文件和中標書草擬合同條款 組織談判小組與發(fā)包人就工程項目的具體問題進行實質性的談判 通過協(xié)商達成一致后，形成正式的合同條款 辦理合同的簽署手續(xù)，并在合同規(guī)定的期限內完成履約保函、預付款保函、有關保險等保證手續(xù) 招標管理 組織招標工作小組 編制招標文件 組織招標過程中的標前會議、澄清會議和標后談判 了解投標單位的背景情況 6 在招標工作小組決定中標單位后，辦理相關手續(xù) 合同履行 辦理合同履行過程中的變更、解除等事項 按照合同節(jié)點要求，檢查合同執(zhí)行情況，對出現合同執(zhí)行不到位的情況督促 項目部、工程技術部及其他相關部門在一定期限內提出解決方案 合同終止后，對合同進行簽訂情況評價、執(zhí)行情況評價、管理工作評價和條款分析 索賠 辦理施工中與業(yè)主之間的索賠、與分包商之間的索賠以及其他方面的索賠事項 工程預算部 一級職能 二級職能 工作職責 工程 預結算管理 制度建設 建立并完善公司工程預結算管理制度 預算管理 編制工程總包投標預算 編制工程專業(yè)分包、工程勞務分包招標預算 根據施工合同和各項編制依據，編制工程施工圖預算 根據設計變更等依據，編制補充預算、措施預算和預 算外費用簽證 監(jiān)督檢查預算執(zhí)行情況，定期編制預算執(zhí)行情況報告 結算管理 以工程合同、工程竣工圖、補充預算和預算外費用簽證為依據，編制工程竣工結算 編制工程年度結算及跨年度轉預算 工程技術部 一級職能 二級職能 工作職責 工程 進度管理 進度計劃管理 審核項目部根據工程合同要求編制的施工進度目標，審核計劃開工日期、計劃總工期和計劃竣工日期，審核項目各階段的開竣工 7 日期 審核項目部根據施工進度目標編制的施工進度計劃，主要內容包括： 1． 施工進度計劃的全面性 2． 施工程序和作業(yè)順序安排的合理性 3． 施工 中的各類資源供應計劃是否能滿足施工進度要求，是否均衡 4． 總分包之間和各專業(yè)之間，在施工時間和位置上的合理性 5． 保障施工進度的各項措施的可行性與有效性 審核項目部根據項目周例會和月例會協(xié)調結果編制的周、月作業(yè)計劃 進度控制 檢查工程項目的施工任務單 檢查工長落實施工任務的情況 督促和檢查項目施工記錄 對項目的施工調度工作進行檢查、監(jiān)督和支持 采用項目部施工進度報告和定期召開進度工作會議的方式，檢查施工計劃的執(zhí)行情況 對進度延期提出分析意見和處理建議 工程 技術管理 技術基礎 工作 建立并逐步完善技術管理體系 建立并逐步完善施工項目技術管理制度 建立技術責任制度 管理工程項目技術資料 施工組織設計 編制施工組織設計大綱 編制施工組織總設計 編制單項（單位）工程施工組織設計 編制分部（分項）工程施工設計 過程技術管理 組織圖紙會審，并編制會議記要 8 組織由設計單位的設計人員向施工項目技術負責人的技術交底 根據施工組織設計和施工方案，編制施工技術措施計劃 進行施工預檢工作 工程 質量管理 質量計劃 審核項目部編制的施工質量計 劃 質量控制 督促項目部按照施工質量計劃，從生產要素和施工工序等方面控制施工質量 對施工中出現的包括工程質量缺陷、工程質量通病、工程質量事故在內的工程質量問題進行分析，并提出處理意見 質量驗收 對工程進行分部、分項質量驗收 安全 生產管理 安全生產 建立安全生產責任制度，編制施工項目安全生產保證計劃 定期召開安全生產例會，消除安全生產的隱患 組織施工安全教育 不定期的檢查施工安全情況 分析安全事故原因，處理安全事故 進行施工安全驗收 現場管理 現場管理 建立施工 現場管理制度和責任制，制定包括環(huán)境保護、防火、安全、衛(wèi)生防疫、文明施工等方面內容的現場管理措施計劃 設立現場標志 檢查施工現場管理措施計劃的執(zhí)行情況 督促檢查各分項、分部施工結束后的清場工作 物資管理部 一級職能 二級職能 工作職責 物資 供應管理 制度與標準管理 建立并完善公司供應商管理、材料采購、工程機械租賃、物資管理等方面的制度 完善工程項目材料定額標準 供應商管理 搜集相關供應商信息，考查備選供應商 9 建立供應商名錄和供應商檔案 定期對供應商進行評估，實行分級 管理和動態(tài)管理 供應商選擇 根據供應商檔案，選擇參加工程材料競標的供應商 參加工程材料招標，提出供應商選擇方案報公司批準 采購管理 依據施工圖紙、工程預算，編制工程材料需求量計劃 編制工程主要材料月度、季度需求量計劃及材料平衡表 編制構配件加工訂貨計劃 編制施工設施用料計劃 編制周轉材料、施工工具與設備租賃計劃 根據計劃，采購工程材料，租賃周轉材料施工工具與設備 物資現場管理 根據施工現場平面圖，規(guī)劃和建設材料堆放場所 定期維護材料計量工具 根據進 料計劃、送料憑證、質量保證書或材質證明、產品合格證復驗材料的取樣送檢報告等文件驗收進場材料，記錄驗收情況， 根據檢驗情況，辦理驗收、退貨手續(xù)，或提出更換、退步接收等要求 對驗收入庫的材料按型號、品種分區(qū)堆放，并編號，設立標示，建立臺賬 采取防火、防雨、防潮、防盜、防風、防變質、防損壞的措施保管現場材料 采用 ABC 分類法，對庫存材料進行分類管理 現場材料日清、月結、定期盤點 根據領料單發(fā)放材料，辦理余料退庫手續(xù)，記錄領料臺賬 成本管理部 一級職能 二級職能 工作職責 財務管理 成本管理 根據工程預算部提供的工程總包投標預算和分包招標預算，預測 10 項目成本 審核工程技術部提供的降低成本的技術組織措施 會同工程預算部、工程技術部、項目部確定項目目標成本，并對成本進行逐級分解