【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 2020）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。嚴(yán)格實(shí)施數(shù)字化加工步驟：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等 基本環(huán)節(jié) 。 檔案 整理 在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。 （ 1） 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備 按照《檔案著錄規(guī)則》 (DA/T18)等的要求， 規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。 （ 2） 調(diào)檔交接 調(diào)卷數(shù)量根據(jù)數(shù)字化加工流程進(jìn)度機(jī)動(dòng)調(diào)控，做到環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任到人，將檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)降到最小。遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案和檔案信息的安全。調(diào)卷工作人員和管理庫(kù)房人員一起到檔案館庫(kù)房，根據(jù)清單搬下相應(yīng)的案卷，對(duì)提取的檔案進(jìn)行案卷內(nèi)容、目錄、數(shù)量的核對(duì)、清點(diǎn)；再交由中標(biāo)方檔案保管人員對(duì)全宗、目錄、數(shù)量的二次核對(duì)、清點(diǎn)后，在檔案調(diào)卷登記本登記，雙方簽 字確認(rèn)；放入臨時(shí)檔案保管柜，鎖好，注意安全保存。 （ 3）整理核對(duì) 由精通檔案業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案管理整理核對(duì)工作，其他核對(duì)人員必須工作認(rèn)真細(xì)致，差錯(cuò)率不得超過(guò) 3%，嚴(yán)禁破損檔案的一切行為，嚴(yán)格遵守保密制度； 整理時(shí)需考慮到紙張易折、易碎等原因，需輕拿輕放； 整理人員到檔案保管人員處領(lǐng)取當(dāng)日需要掃描的檔案，并進(jìn)行登記；同時(shí)派專(zhuān)門(mén)人員，江門(mén)市檔案局第一期數(shù)字化加工項(xiàng)目（采購(gòu)編號(hào)： JM2020A019） 招標(biāo)文件 江門(mén)市公共資源交易中心 第 11 頁(yè) 共 54 頁(yè) 江門(mén)市政府采購(gòu)中心 到目錄室把該批檔案的目錄取出；按照檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)檔案目錄對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)中心的目錄再核對(duì)。對(duì)照目錄逐份逐頁(yè)檢查檔案原件，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤疏漏，在檔案館工作人員的指導(dǎo)下，進(jìn)行改 正或者做出正確標(biāo)識(shí)，如位置錯(cuò)誤的須重新歸類(lèi)，順序不對(duì)的須重新調(diào)整，確定目錄無(wú)誤，最好還須填寫(xiě)差錯(cuò)報(bào)告； 檢查檔案實(shí)體的頁(yè)碼，檔案實(shí)體的頁(yè)碼按順序連續(xù)排列，如有漏頁(yè)碼則可視具體情況處理：中間任意兩頁(yè)之間有需補(bǔ)編頁(yè)碼的，如 P7 與 P8 頁(yè)之間有 4 頁(yè)沒(méi)有編頁(yè)碼，則依次編為“ 0071， 0072， 0073， 0074”。如沒(méi)有頁(yè)碼的是一份文件的首頁(yè)，則將該頁(yè)編為正碼，其它依次編為副碼，如 P7與 P8之間有一頁(yè)未編碼，而該頁(yè)正好是 P8所在文件的首頁(yè)，則將該頁(yè)編為 008，而原 P8編為 0081；出現(xiàn)跳號(hào)，如文件內(nèi)容完整 連貫，編碼時(shí)把第一頁(yè)編為 001，第二頁(yè)編為 004，則需在備注注明 P P3為跳號(hào)，無(wú)實(shí)際內(nèi)容。 檢查案卷目錄和案卷封面所有項(xiàng)目是否正確，包括立檔單位、案卷題名、案卷年度、保管期限、卷內(nèi)文件數(shù)、頁(yè)數(shù)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)；但對(duì)于一些改動(dòng)較大、需要重新排序的案卷則要在檢查時(shí)拆卷，重新整理，理順卷內(nèi)文件。 整理 核對(duì)處理后， 由投標(biāo)人 指定專(zhuān)人對(duì)檔案前處理成果的自檢， 自檢合格后，遞交至采購(gòu)人檢查，同時(shí) 認(rèn)真填寫(xiě)登記表單 。 （ 4）檔案目錄檢查 目錄數(shù)據(jù)修改人員，應(yīng)在檔案館管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督下認(rèn)真核對(duì)，差錯(cuò)率不得超過(guò) 3%； 根據(jù)整理核對(duì)人員的差錯(cuò)報(bào)告，若是目錄室的目錄錯(cuò)誤，則在檔案館目錄管理人員指導(dǎo)下進(jìn)行更正，確保目錄室目錄準(zhǔn)確無(wú)誤； 對(duì)照檔案原件檢查卷內(nèi)文件目錄的所有項(xiàng)（包括案卷號(hào)、順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、保管期限），保證其正確、完整且與實(shí)體文件一一對(duì)應(yīng)，仔細(xì)檢查每份文件，一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，如有漏編目錄則應(yīng)補(bǔ)編。 文件題名：一般照實(shí)抄錄；若文件沒(méi)有標(biāo)題或原標(biāo)題，具體，不能反映文件內(nèi)容（如“通知”），則須重新擬定題名，加擬或重?cái)M的題名附于原題名之后，外加“ [ ]”，以示區(qū)別；“任免”、“表彰”等文件題 名通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名，應(yīng)在原題名之后加上涉及立檔單位的其他有關(guān)人員名字，并外加“ [ ]”。 文件編號(hào)：一般照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略，其中表示年度的數(shù)字不足 4 位的要按公元紀(jì)年的要求補(bǔ)足 4位，年份外側(cè)的括號(hào)一般用中括號(hào)“ [ ]”； 責(zé)任者：全稱(chēng)或通用規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)； 江門(mén)市檔案局第一期數(shù)字化加工項(xiàng)目（采購(gòu)編號(hào)： JM2020A019） 招標(biāo)文件 江門(mén)市公共資源交易中心 第 12 頁(yè) 共 54 頁(yè) 江門(mén)市政府采購(gòu)中心 文件時(shí)間：寫(xiě)全年月日，格式： ； 備注：需要說(shuō)明的情況或參見(jiàn)檔號(hào)； 根據(jù)檔案原件目錄，建立數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)； 對(duì)檔案電子目錄進(jìn)行檢查校對(duì)后，并按照采購(gòu)人的要求進(jìn)行各類(lèi)案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的排版、打印，建立檔案目錄數(shù) 據(jù)庫(kù)，然后投標(biāo)人進(jìn)行自檢，自檢合格后遞交采購(gòu)人審核、驗(yàn)收，同時(shí)填寫(xiě)登記表單。 （ 5）原件拆卷 原件拆卷人員自備拆裝工具一套，嚴(yán)格遵守相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，注意保護(hù)原件，不能損壞； 將檔案原件的裝訂線(xiàn)拆除，排好順序，不能出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò)； 根據(jù)需要，進(jìn)行文件的單張掃描； 多頁(yè)粘貼在一起的，要分開(kāi)處理。注意漿糊黏附的位置，小心處理，避免破壞檔案原件； 一張一張清點(diǎn)核對(duì)，確保文件無(wú)誤，放入指定的檔案袋； 檔案袋上注明文件編號(hào)，由全宗號(hào)＋目錄號(hào)＋案卷號(hào)＋順序號(hào) +頁(yè)號(hào)組成，其中，全宗號(hào)3位，目錄號(hào)，案卷號(hào) 3位，順序號(hào) 4位，頁(yè)號(hào) 3位； 登記造冊(cè)，交付檔案掃描人員。 （ 6）頁(yè)面修整 破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理 (壓平或熨平等 )后再進(jìn)行掃描。 （ 8）檔案整理登記 制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。 （ 9）裝訂 掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。 檔案掃描 根據(jù)檔案幅面的大小 (A A A0 等 )選擇相應(yīng)規(guī)格 的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀 (如工程圖紙可采用 0號(hào)圖紙掃描儀 )進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。 紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔江門(mén)市檔案局第一期數(shù)字化加工項(xiàng)目（采購(gòu)編號(hào)： JM2020A019） 招標(biāo)文件 江門(mén)市公共資源交易中心 第 13 頁(yè) 共 54 頁(yè) 江門(mén)市政府采購(gòu)中心 案可采用高速掃描方式以提高工作效率。 全部文件采用彩色掃描。 圖像文件采用 TIFF 或 JPG 格式存儲(chǔ)。掃描分辨率選擇 200～300dpi。對(duì)個(gè)別不清楚的文件采用灰度掃描；掃描質(zhì)量要求以視覺(jué)清晰為準(zhǔn)，頁(yè)面完整，不得漏頁(yè)，差錯(cuò)率不得超過(guò) 1% ，對(duì)出現(xiàn)偏斜的 圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。 文件名采用檔案局規(guī)定的方式命名，原件紙質(zhì)較差的，不允許采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張掃描。差錯(cuò)率不得超過(guò) 3%； 采用流水線(xiàn)作業(yè)方式，將各臺(tái)電腦、掃描儀進(jìn)行編號(hào)； 掃描人員到拆卷人員處領(lǐng)取文件，當(dāng)面清點(diǎn)，核實(shí)無(wú)誤，雙方進(jìn)行登記； 發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，進(jìn)行原件拆卷的返工； 掃描完成，進(jìn)行清點(diǎn)，按原先秩序放回檔案袋，交付原件裝訂人員； 掃描設(shè)備要求（由中標(biāo)人提供，產(chǎn)權(quán)歸中標(biāo)人）。 在掃描過(guò)程中要認(rèn)真觀(guān)察掃描質(zhì)量，出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。問(wèn)題及處理情況如下： 1. 圖像有雜點(diǎn)。 檔案有污染。找出檔案，觀(guān)察污染情況，可清除的污染物，進(jìn)行清除；對(duì)檔案涂改造成的字跡不清，決不可進(jìn)行處理，按原檔案掃描并做好記錄。 2. 條碼部分圖像不清。條碼印制質(zhì)量不好。找出檔案，調(diào)整亮度參數(shù)后重掃。對(duì)亮度過(guò)高造成的掃描后圖像雜點(diǎn)進(jìn)行處理，但決不可改變?nèi)魏卧泄P跡。對(duì)難以修正的檔案，應(yīng)立即報(bào)告采購(gòu)人方檔案管理人員處理并做好記錄。 3. 圖像有橫向黑線(xiàn)。感光陣列有臟物。打開(kāi)掃描儀，用酒精棉擦凈，然后用風(fēng)球吹干。將有黑線(xiàn)的圖像刪除，按最后一個(gè)圖像的編號(hào)，找到后一張檔案繼續(xù)掃描。每掃一千張左右對(duì)掃描儀進(jìn)行一次清 潔。 4. 圖像標(biāo)題反向。檔案放置反向。將反向檔案找出，重掃并將原圖像替換。 5. 圖像部份內(nèi)容反向。答題者寫(xiě)反。將檔案找出，報(bào)告采購(gòu)人方檔案管理人員處理并做好記錄。 6. 圖像角部、黑邊、檔案折角（邊）。若影響檔案內(nèi)容，找出檔案整理折角后重掃；若不影響檔案內(nèi)容，則用擦涂工具進(jìn)行清除。檔案缺角（邊）。若影響檔案內(nèi)容，找出檔案報(bào)告采購(gòu)人方檔案管理人員處理并做好記錄；若不影響檔案內(nèi)容，則用擦涂工具進(jìn)行清除。 7. 圖像中央有豎向黑線(xiàn)。進(jìn)紙不正，注意夾緊進(jìn)紙器檔板。將黑線(xiàn)用擦涂工具進(jìn)行清除。 8. 圖像重影。將重 影檔案及后一張檔案一并找出重掃，并將原圖像替換。 9. 圖像太淡、不清。檔案用淡藍(lán)色墨水填寫(xiě)或用修正液涂改。找出檔案，調(diào)整亮度參數(shù)江門(mén)市檔案局第一期數(shù)字化加工項(xiàng)目（采購(gòu)編號(hào)： JM2020A019） 招標(biāo)文件 江門(mén)市公共資源交易中心 第 14 頁(yè) 共 54 頁(yè) 江門(mén)市政府采購(gòu)中心 后重掃并將原圖像替換。由于亮度過(guò)高造成圖像雜點(diǎn)，要對(duì)影響影像檔案內(nèi)容的雜點(diǎn)進(jìn)行清除。 認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。 圖像 處理 圖像 數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查： （ 1） 對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。 （ 2） 由 于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。 （ 3） 發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。 （ 4） 發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。 （ 5） 認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。 糾偏： 用計(jì)算機(jī)對(duì)掃描后形成的影像文件進(jìn)行精細(xì)處理，包括糾偏、去污、裁剪、色彩調(diào)整等修飾工作，處理過(guò)程中應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，并按照采購(gòu)人規(guī)定文件格式保存圖像文件。 （ 1）影像糾偏：影像糾偏功能包括自動(dòng)糾偏和手動(dòng)糾偏兩種，自動(dòng)糾偏根據(jù)預(yù)設(shè)角度對(duì)圖像進(jìn)行自動(dòng)糾正，但部分圖像因 為角度糾正后可能會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容變形的情況，因此還需要手動(dòng)進(jìn)行角度的偏轉(zhuǎn)，確保影像糾偏后的傾斜度不大于 1度。 （ 2）頁(yè)面去污：對(duì)于圖像文件進(jìn)行頁(yè)面去污，包括自動(dòng)去污和手動(dòng)去污兩種，自動(dòng)去污功能是根據(jù)預(yù)設(shè)的污點(diǎn)像素大小對(duì)小于設(shè)定值的點(diǎn)進(jìn)行自動(dòng)去除，但超出設(shè)定值的污點(diǎn)需手動(dòng)去除。自動(dòng)去污一般預(yù)設(shè)值都較小，以防止將標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或虛線(xiàn)當(dāng)成污點(diǎn)清除。去污功能類(lèi)似于繪圖軟件中的橡皮擦功能。 （ 3）消除折痕：折痕是由于紙張對(duì)折出現(xiàn)的印跡經(jīng)掃描后在圖像上產(chǎn)生的黑線(xiàn)，由于折痕多覆蓋在內(nèi)容信息的上面，因此必須用手工去痕的方法進(jìn)行處理。去 折痕功能類(lèi)似于繪圖軟件中的自動(dòng)清除選定區(qū)域功能。 （ 4）去除黑邊：系統(tǒng)可以根據(jù)每一批檔案的邊距情況調(diào)整黑邊的出現(xiàn)范圍，由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)設(shè)定范圍進(jìn)行清除黑邊處理。對(duì)于黑邊超過(guò)預(yù)設(shè)范圍的系統(tǒng)也提供了手動(dòng)的擦除黑邊的工具。此功能也類(lèi)似于繪圖軟件中的自動(dòng)清除選定區(qū)域功能。 江門(mén)市檔案局第一期數(shù)字化加工項(xiàng)目（采購(gòu)編號(hào)： JM2020A019） 招標(biāo)文件 江門(mén)市公共資源交易中心 第 15 頁(yè) 共 54 頁(yè) 江門(mén)市政府采購(gòu)中心 （ 5）尺寸調(diào)整：對(duì)于圖像尺寸不一致的情況，我們將對(duì)邊緣空白過(guò)寬的進(jìn)行裁切，對(duì)于過(guò)窄的進(jìn)行補(bǔ)邊，使同幅面檔案大小美觀(guān)、一致。 （ 6）色彩調(diào)節(jié)：針對(duì)圖像中色彩較近，內(nèi)容與底色反差不大，明暗度太淺的情況，我們的系統(tǒng)可以對(duì)圖像進(jìn)行色彩及亮度、對(duì)比度等的任意 調(diào)節(jié)。 （ 7）圖片拼接：對(duì)于同一頁(yè)上粘貼的多頁(yè)紙張?jiān)趻呙韬笊闪吮姸嗟膯蝹€(gè)影像，再通過(guò)此合頁(yè)功能可以將它們合成到同一頁(yè)中來(lái)，但其效果并不同拼接。 （ 8）對(duì)于大型紙張?jiān)趻呙柽^(guò)程中采用局部掃描，拼接工作并在圖像處理節(jié)點(diǎn)進(jìn)行。圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。 （ 9） 裁邊處理 ： 采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。 圖像存儲(chǔ) 存儲(chǔ)格式 ： 紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本一般存儲(chǔ)為無(wú)損壓縮 TIFF格式。也可再存儲(chǔ)一份 JPEG、 JPEG20PDF、 CEB 等格式 的數(shù)字副本， 存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。 圖像文件的命名 ： 紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。 例如： 案卷歸檔：全宗號(hào)（ 3位