【文章內(nèi)容簡介】 每年度終了一月后 ,黨、政、工、團辦公室及有關(guān) (處 )室所核實的文件向檔案室移交 ,然后分類編目 ,卷內(nèi)文件的排列順序確定以后 ,要用阿拉伯數(shù)字編寫文件紙張的順序號碼、填寫卷內(nèi)目錄。 (2) 建立文書檔案的借閱制度和保密制度 ,做到借閱有手續(xù) ,用后按期歸還 ,一般情況要在借閱室查閱 ,特殊 情況需經(jīng)分管經(jīng)理批準，在任何情況下 ,都要堅持保密如命 ,守口如瓶的原則。 (3) 文書檔案要專櫥存放 ,按年度排列整齊 ,擺放先黨政后工團 ,先永久長期、后短期。 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) (四 ) 會計檔案管理 管理范圍 (1) 按照集中統(tǒng)一管理的原則 ,全公司所有會計檔案 ,包括報表、帳簿、憑證、工資單等 ,全部由檔案室統(tǒng)管 ,凡分散在各部門各單位的都要收集、整理、歸檔 ,任何單位個人不準據(jù)為已有。 (2) 本公司凡直接對外發(fā)生貨幣交往的部門 ,如運輸公司等三產(chǎn)承包單位 ,均應(yīng)按本規(guī)定建立會計檔案。 管理標準要求： (1) 會計檔案采取定期歸檔 方式 ,按年度每年三月份歸檔一級和二級核算單位按歸檔的范圍 ,一般自存上一年度的資料 ,按遞推方法交檔案室歸檔。 (2) 檔案室對接收的會計檔案 ,要按照會計檔案保管期限表 ,正確劃分保管期限。 (3) 對各種會計報表要逐頁編號 ,折疊裝訂立卷。 (4) 帳簿按年度組卷 ,帳簿立卷要達到去掉帳皮和空頁 ,帳冊分類編號 ,標注清楚。 (5) 憑證立卷要達到附件折疊整齊 ,裝訂牢固美觀 ,厚度 4－ 6厘米 ,嚴格按時間順序排列 ,裝訂要達到無漏編重頁 ,不壓字 ,無金屬物 ,封面用膠水粘貼 ,書寫字跡清晰工整。 (6) 檔案室對接收的會計檔案 ,應(yīng) 按要求進行分類、編目、登記等必要的加工整理。 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) (五 ) 人事檔案管理 管理范圍 公司所有干部員工花名冊、履歷表、干部統(tǒng)計表、科技人員統(tǒng)計表、戶籍本、勞動合同、就職宣誓書、榮譽證書等一并交檔案室歸檔。為便于工作，人力資源處或個人可保留一份備查。 管理標準要求： (1) 按照集中管理原則，全公司干部員工的上述資料，全部由檔案室統(tǒng)一管理。人力資源處或個人可保留一份備查。 (2) 人事檔案采取定期歸檔方式，按每年七月新進員工入廠上班時，由人力資源處搜集、整理交到檔案室歸檔。 (3) 對上述各種資料要登記 、分類，裝入檔案袋或?qū)９翊娣?，按部門排列整齊。 (4) 對歸檔資料，要辦理借出手續(xù)，禁止私自借出，違反規(guī)定借出檔案室的，追究當事人責任。 (六 ) 檔案統(tǒng)計管理 檔案統(tǒng)計必須遵循國家統(tǒng)計法規(guī)，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，用科學的標準和方法，使檔案統(tǒng)計工作科學化，做到準確、及時。 檔案室對基本情況，每年進行一次年度綜合情況統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容主要是：檔案入庫統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、移交統(tǒng)計、專題統(tǒng)計、檔案財產(chǎn)統(tǒng)計、鑒定情況統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計、裝具統(tǒng)計等。 建立健全種類檔案統(tǒng)計簿，對永久、長期、短期保存的檔案 ，分別進行數(shù)量統(tǒng)計，要做到隨時收進和移出隨時登記。 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 檔案利用情況統(tǒng)計，要包括利用效果統(tǒng)計、利用率統(tǒng)計、利用人次統(tǒng)計。 按有關(guān)規(guī)定每年向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表，如實反映情況，提供數(shù)字要準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報和偽造。 (七 ) 檔案保密工作 檔案管理工作是一項機密性很強的工作，檔案工作人員必須隨時隨地地保護檔案的安全和完整。 檔案工作人員必須遵守保密守則 凡是絕密文件材料應(yīng)妥善保管，不得失密，泄密，絕密文件借閱須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，只能在檔案室內(nèi)使用，不準帶出，借閱機密文件材料須經(jīng)本單位主管批準，不得隨身攜帶，不允許抄在個人筆記本上，用完定期交回。 檔案工作人員不得隨便談?wù)摫Ｃ苄晕募膬?nèi)容，如有失密情況應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)，采取有效措施設(shè)法補救，對失密嚴重者扣除獎金外應(yīng)受到一定處分。 外單位來公司索取保密材料不能自帶，按軍郵局文件發(fā)送，若必須自帶時，要有保密委員會密封方能攜帶。 (八 ) 檔案資料利用 檔案是黨和國家的核心機密和寶貴財富，檔案工作人員，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，提高警惕，加強管理，確保黨和國家機密的安全。 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 各單位在需借（查）閱檔案資料時，寫明查閱者 身份、借用目的、要求和范圍，具體辦理借（查）閱手續(xù)，方可查閱，檔案資料要在接待室查閱，如遇特殊情況非借出不可的，必須按規(guī)定辦理借出手續(xù)，查閱重要的檔案資料，需經(jīng)有關(guān)負責人批準。 借（查）閱黨政機關(guān)的重要文件，必須是黨員干部，按照文件范圍進行閱讀。 凡借出的檔案資料，應(yīng)限期退還，檔案管理部門、管理人員對借出的檔案、資料要進行檢查，并在登記簿上加以注銷立即存入庫房。 借閱檔案資料人員，要愛護檔案，不準私自摘錄，翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準圈注、劃道添減字名，不準污損和折卷，嚴禁失密泄密，如發(fā)現(xiàn)問題予以追究。 借閱時間一般不得超過二天，需要延長借閱時間，必須經(jīng)檔案管理人員同意，重新辦理借閱手續(xù)。 (九 ) 錄音錄像照片檔案管理 聲像檔案是企業(yè)檔案管理工作中的重要內(nèi)容，實行統(tǒng)一保管。 負責收集分散在各單位、個人手中和散失在其它地方的具有保存價值的膠片、磁帶等。 收集后經(jīng)過系統(tǒng)的加工整理、分類編目、注明日期、內(nèi)容、保管期限、編造成冊。 主動協(xié)同黨、政、工、團組織聯(lián)系拍攝、錄制有關(guān)大型會議 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 專題會議等聲像一并歸檔。 建立聲像檔案目錄，積極提供利用聲像檔案，要專櫥存放，櫥號清晰。 (十 ) 檔案鑒定 銷毀 檔案鑒定的內(nèi)容： 檔案鑒定工作就是識別和制定檔案的價值， 鑒定時要以歷史唯物主義的觀點，從利用檔案的需要出發(fā)，根據(jù)統(tǒng)一鑒定的原則標準制定檔案的現(xiàn)實價值，妥善保存起來準確地查出不需要保存的檔案，按照規(guī)定手續(xù)予以銷毀檔案鑒定的內(nèi)容包括反映黨和國家的方針政策和文件，反映主要業(yè)務(wù)活動的文件。 檔案鑒定的方法： 檔案鑒定前首先要分析檔案的完整程度和可靠程序，分析檔案的來源和時間，鑒定的方法用直接鑒定法，在進行鑒定時要以保管期限為依據(jù)，采取直接查檔案內(nèi)容的方法，檔案鑒定工作必須在分管檔案工作的副總經(jīng)理的主 持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進行。 檔案的銷毀： 檔案的銷毀由檔案管理部門負責執(zhí)行，履行嚴格的手續(xù)，編制銷毀清冊送本單位領(lǐng)導(dǎo)批后退檔案部門保存?zhèn)洳?，檔案銷毀時與保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，并派專人銷毀和監(jiān)督。 鑒定工作定為一年一次，如特殊需要，也可以一年數(shù)次。 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 檔案善后處理工作： 檔案善后的處理工作，將銷毀檔案從目錄（包括保管單位目錄、卷內(nèi)目錄和有關(guān)檢查工具）上劃掉、注明，要調(diào)整檔案的排架序列，將鑒定報告銷毀清單、保管期限表等材料，組成檔案鑒定工作卷，妥善保存。 (十一 ) 底圖保管、更改 、曬圖管理 凡屬歸檔范圍內(nèi)底圖應(yīng)做到線條、字跡清楚紙質(zhì)優(yōu)良簽署完備，以利于長久保存。 底圖應(yīng)按順序存放在多層抽屜的底圖柜內(nèi)保管，應(yīng)注明底圖名稱，并填寫備考表。 底圖應(yīng)禁止折疊保管，為保護底圖，需用縫紉機為底圖扎邊，或用貼邊機為底圖貼邊。 底圖更改必須按照一定的規(guī)格和程序進行。根據(jù)不同的更改要求，分別采取劃改刮改和更換底圖的方法。 更改處要用細實線劃掉，但被劃掉部分能清楚地看出更改前的狀況。 凡在大修、二保過程中，現(xiàn)場（當時，臨時）繪制的草圖（即更改后的底圖）也應(yīng)交檔案室實行統(tǒng)一管理。 曬圖要清晰，規(guī)格按要求尺寸規(guī)定。 (十二 ) 檔案、資料借閱管理 檔案是企業(yè)的核心機密和寶貴財富。因此必須提高警惕，絕 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 對保證企業(yè)機密的安全。 凡本公司有關(guān)管理人員，因工作需要可向檔案室借閱檔案資料，應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，同時須填寫 “ 檔案利用效果情況表 ” 。 借閱黨內(nèi)文件，借閱人必須是共產(chǎn)黨員，所借文件資料不得失密、泄密、毀壞、涂改、調(diào)換、污損、翻印、折卷等。 借閱檔案資料時，必須嚴格履行借閱手續(xù)，點交清楚，另行辦理手續(xù)，退還時應(yīng)詳細檢查，查對無誤時，方可辦理注銷手續(xù)。 外單位借閱檔案 資料時，要持本單位介紹信，對口職能部門負責人陪同，方可到檔案室查閱，借檔案資料出公司，由分管經(jīng)理批準。 (十三 ) 檔案人員“四參加”制度 不論是工程建設(shè)，還是日常生產(chǎn)，凡是設(shè)備進公司工程技術(shù)人員設(shè)備人員及專職檔案人員一律統(tǒng)一行動，進行到貨設(shè)備的開箱清點工作，收集設(shè)備說明書裝箱合格證。 重大的改建、擴建工程竣工完畢，建設(shè)單位組織設(shè)計部門施工部門檔案部門進行竣工驗收，將形成的科技文件資料整理歸檔、地質(zhì)勘探、測繪方面的科技文件資料，做出總結(jié)報告后歸檔。 對每一項產(chǎn)品試制定型項目進行鑒定，驗收的時候，應(yīng) 有科技檔案部門參加，對應(yīng)歸檔的科技文件加以驗收，沒有完整準確系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不予驗收。 對每一項科研成果項目進行鑒定，驗收時，將形成的科技文 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 件材料加以整理，組成科技檔案卷，填寫保管期限，注明密級，由各部門負責人審查后，及時歸檔。 (十四 ) 計量、標準、定額、環(huán)保、物質(zhì)消耗定額、經(jīng)濟效益核算文件材料歸檔管理 歸檔范圍：凡本公司在計量、標準定額環(huán)保物質(zhì)消耗定額經(jīng)濟效益核算形成的文件材料，均應(yīng)立卷歸檔。 檔案時間：各部（處）室每年度將上年形成的上述文件材料整理好交檔案室存檔。 歸檔要求： (1) 按照上述各辦 (處 )室形成的文件材料 ,進行鑒定 ,正確劃分保管期限。 (2) 上述文件材料要分類編目 ,標注清晰 ,附件要折整齊 ,嚴格按始止順序排列裝訂 ,杜絕漏編、重頁、裝訂不壓字、無金屬物。 四、收發(fā)管理規(guī)定 為加強文件收發(fā)管理，特制定本規(guī)定。 (一 ) 全公司公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函、電由收發(fā)室負責收發(fā)。 (二 ) 外發(fā)函、電要求。 各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午 2:30 以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報、外發(fā)登 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 記表。 每天下午 3:00 以前，收發(fā)室應(yīng)將 當日外發(fā)函、電清點，累計交付郵局寄發(fā)。 (三 ) 外來郵件管理 外來郵件一律經(jīng)收發(fā)室簽收分發(fā)。 凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽收。 一般公啟函、電和職工私信，由收發(fā)室開具清單分放到各單位報箱內(nèi)。 私人不明平信一律放到信架內(nèi)，由個人自取。 不論公私郵件，收發(fā)室由隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞、擱置、延誤，對國外來函應(yīng)檢封口郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。 凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單的收件人，在收發(fā)室通知，發(fā)出后 應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時郵局取款取件。 (四 ) 報刊訂購與收發(fā) 訂購。服務(wù)員持訂單到財務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)，歸口管理報刊公費訂購的單位除要求填寫預(yù)訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。 報刊收發(fā) (1) 服務(wù)員每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 點，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補缺、退余。 (2) 服務(wù)員收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱、延誤。服務(wù)員清點報刊時間為 1 小時，任何人不得進入收發(fā)室。 (3) 各單位應(yīng)固定專人按時領(lǐng)取報刊和公啟函電。領(lǐng)取時 要對照分發(fā)清單清點、檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應(yīng)當面向服務(wù)員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發(fā)無差錯。 (4) 服務(wù)員應(yīng)堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休息應(yīng)采用輪休形式。 (5) 收發(fā)室內(nèi)外經(jīng)常保持整齊、清潔。 (6) 收發(fā)室由公司辦公室負責管理、檢查、考核，并承擔責任。 五、公司接待管理規(guī)定 接待安排好公司客人是公司辦公室日常工作之一，能否及時、恰當、有理有節(jié)地做好這項工作，直接關(guān)系到公司對外形象。為此，對接待、安排公司來客程序及相關(guān)禮儀等作如下規(guī)定： (一 ) 來客接待程序及 相關(guān)禮儀等規(guī)定 來客接待程序 (1) 凡公司來客須事先請示總經(jīng)理（副總經(jīng)理）批準，由公司辦公室做好統(tǒng)籌安排組織有關(guān)單位協(xié)調(diào)配合或?qū)诮哟?，并為接待工作準備好一切條件。 (2) 未事先聯(lián)系直接來公司的客人，首先由門衛(wèi)人員做好登記， 散發(fā)人性道德光 輝 沉淀人類管理智慧 分享中人網(wǎng)共建中人網(wǎng) 并及時通知公司辦請示總經(jīng)理（副總經(jīng)理）批準后，由公司辦公室安排做好對口接待工作。 (3) 需到車間參觀人員，一律報請總經(jīng)理批