【文章內(nèi)容簡介】 單 實(shí)物運(yùn)抵各分公司，銷售商務(wù)開制 銷售小票 和內(nèi)容相對應(yīng) 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對于實(shí)物 入庫和小票入庫，采購商務(wù)在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。 〈 2〉每日采購商務(wù)在途崗接收商務(wù)統(tǒng)計(jì)審核后到貨登記單和入庫單，在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應(yīng)交接手續(xù)，記錄在冊。采購商務(wù)在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進(jìn)行再次審核重點(diǎn)。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運(yùn)編號等于在途統(tǒng)計(jì)息息相關(guān)內(nèi)容，檢驗(yàn)單據(jù)中各項(xiàng)填制內(nèi)容是否一致。 〈 3〉審核過程中注重進(jìn)口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應(yīng)關(guān)系（一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應(yīng)一張或多張到貨登記單；一張發(fā)票對應(yīng)一張入庫單；一張 到貨登記單可對應(yīng)多張入庫單），將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。 〈 4〉錄入到貨登記單后，程序自動核減發(fā)票信息，通過報表顯示在途變化情況。 （ 4）單據(jù)查詢流程。 （ 5）報表預(yù)覽、打印流程。 （ 6）在途數(shù)據(jù)傳輸流程。 （ 7）分析流程。 〈 1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。 〈 2〉分析角度：在途時間、在途數(shù)量、金額、進(jìn)出口商運(yùn)作能力。 〈 3〉分析重點(diǎn)：統(tǒng)計(jì)長期在途商品（在途時間超過一個月），定期向銷售業(yè)務(wù)部門反饋，促使銷售業(yè)務(wù)部門盡快解決。 1損失調(diào)賬：貨物在運(yùn)輸過程中，因丟失、損壞而產(chǎn)生差異 情況，在途崗與銷售業(yè)務(wù)部門協(xié)商后，進(jìn)行賬面調(diào)整。 （ 1）屬于進(jìn)出口商責(zé)任，造成貨物丟失調(diào)賬方法。 〈 1〉貨物丟失，銷售業(yè)務(wù)部門查清責(zé)任，落實(shí)賠償事宜。 〈 2〉銷售業(yè)務(wù)部門開制銷售小票，將丟失貨物進(jìn)行銷售，即視同銷售給索賠責(zé)任人。 〈 3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫，采購商務(wù)在途崗核減在途商品。 （ 2）屬于運(yùn)輸公司責(zé)任，致使貨物丟失調(diào)賬方法。 〈 1〉銷售業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)貨物丟失的同時通知商務(wù)部。 〈 2〉銷售業(yè)務(wù)部門落實(shí)賠償、獲得索賠款后，將填制索賠通知單，并傳真給商務(wù)部（要求通知單有銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽 章，附有賠償款的證明資料） 〈 3〉商務(wù)部商務(wù)統(tǒng)計(jì)依據(jù)索賠通知單，核減在途差異。 1代運(yùn)商品：索賠、贈品、配件、樣機(jī)等貨物。 （ 1）辦理原則：所有權(quán)屬于集團(tuán)公司銷售業(yè)務(wù)部門，無價格或價格為零代運(yùn)商品，運(yùn)抵目的地后，需辦理入庫手續(xù)。 （ 2）具體操作方式：提供該類商品在途信息，同時，定期反饋代運(yùn)商品在途情況，督促銷售業(yè)務(wù)部門盡快辦理入庫。 1匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。 （ 1）分公司各銷售業(yè)務(wù)部門在途商品一覽表。 控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品，應(yīng)及時提請銷售業(yè)務(wù) 部門重視，確定貨物滯留原因，加速運(yùn)輸，縮短貨物周轉(zhuǎn)時間，降低或減少貨物風(fēng)險。 （ 2）分公司銷售業(yè)務(wù)部門主要商品進(jìn)貨概況（按商品大類）。 按銷售業(yè)務(wù)部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額，比較不同商品占用資金量大小。 1匯總分公司在途時間一覽表。 （ 1）分公司入庫商品貨運(yùn)周期一覽表。 （ 2）分公司在途商品在途時間一覽表。 〈 1〉控制入庫商品運(yùn)輸周期，加快運(yùn)輸力度。 〈 2〉明確在途商品在途時間，及在途商品占壓資金量大小。 〈 3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運(yùn)能力，加速貨物周轉(zhuǎn)，降低風(fēng)險系數(shù)。 第五部分 采 購商務(wù) 六、商品到貨、驗(yàn)收、入庫管理。 （一）商品到貨、接貨和驗(yàn)收管理。 商品到貨是庫房管理工作開始，是商品驗(yàn)收前期準(zhǔn)備工作，其工作好壞直接影響到商品驗(yàn)收工作質(zhì)量。為保證商品到貨和驗(yàn)收工作及時準(zhǔn)確完成，提高驗(yàn)收效率，要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質(zhì)量和運(yùn)輸情況進(jìn)行檢查和確認(rèn)。采購商務(wù)認(rèn)真按照要求填寫單據(jù)，保證商品在途管理工作順利開展，為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎(chǔ)。 接貨規(guī)定：分公司采購商務(wù)每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息，以到貨通知單形式于當(dāng)日通知儲運(yùn)商務(wù)，以便其及時組織人力、物力，調(diào)劑存貨場地。 操作流程 。 （ 1）采購商務(wù)必須提前三天將需入庫商品詳細(xì)清單交給儲運(yùn)商務(wù)，確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。 （ 2）商品抵達(dá)指定庫房后，采購商務(wù)和儲運(yùn)商務(wù)依據(jù)到達(dá)貨物清單共同清點(diǎn)商品種類、拆包、分包點(diǎn)驗(yàn)。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實(shí)物質(zhì)量和實(shí)際到貨數(shù)量及檢查外包裝質(zhì)量，是否破損，把好入庫前數(shù)量、質(zhì)量關(guān)。 （ 3）商品驗(yàn)收后，采購商務(wù)立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期，在裝箱單號處填寫供應(yīng)商全稱。詳細(xì)填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量，備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號 或貨單號。如果發(fā)票未到達(dá)，待采購商務(wù)拿到發(fā)票后，填寫 入庫單 備注欄 。單獨(dú)注明有外包裝破損或質(zhì)量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認(rèn)，各分公司內(nèi)部調(diào)撥商品也要填寫《到貨登記單》。 （ 4）《到貨登記單》填寫后，必須由采購商務(wù)、儲運(yùn)商務(wù)共同簽字確認(rèn)后方可有效。 （ 5）商品到庫當(dāng)日（如晚上到貨，可在次日）必須辦理正式入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內(nèi)辦理入庫手續(xù)，儲運(yùn)商務(wù)有權(quán)拒絕發(fā)貨并責(zé)成當(dāng)事人寫出書面報告報總經(jīng)理或授權(quán)人對其進(jìn)行處理解決。 （ 6）采購商務(wù)和儲運(yùn)商務(wù)應(yīng)妥善保管好到貨登記單， 以便查詢，商務(wù)統(tǒng)計(jì)根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性，同時便于核減在途數(shù)量。 《到貨登記單》出現(xiàn)錯誤情況時，儲運(yùn)商務(wù)要求采購商務(wù)重新辦理。 （ 1）有涂改痕跡，內(nèi)容和項(xiàng)目不清楚和不完全。 （ 2）商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。 （ 3）數(shù)量不正確。 （ 4）《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。 第一聯(lián)、采購商務(wù)，第二聯(lián)、儲運(yùn)商務(wù)，第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)，第四聯(lián)、財務(wù)會計(jì)。 （二）商品驗(yàn)收入庫管理。 入庫目的。 （ 1）為加速商品流通速度，保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準(zhǔn)確性、及時性、完整 性。 （ 2）為商品在途管理和在途控制崗提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保證在途控制環(huán)節(jié)暢通，更好地為銷售業(yè)務(wù)部門服務(wù)。 （ 3）把好審核關(guān)，為財務(wù)成本核算準(zhǔn)確及時提供必要條件。 入庫操作辦法。 （ 1）商品驗(yàn)收完畢，填寫《到貨登記單》后，采購商務(wù)依據(jù)《到貨登記單》內(nèi)容在當(dāng)日（特殊情況，如晚間到貨可在次日）按商品批次和發(fā)票內(nèi)容填寫入庫單（注意不要將相同商品累加），辦理入庫手續(xù)。采購商務(wù)在辦理入庫手續(xù)時，根據(jù)《到貨登記單》到商務(wù)統(tǒng)計(jì)處核對商品編號，無誤后及時填寫《商品入庫單》。 （ 2）入庫單由采購商務(wù)填寫，儲運(yùn)商務(wù)簽字。 〈 1〉 按單據(jù)規(guī)定項(xiàng)數(shù)填寫商品種類數(shù)。 〈 2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。 〈 3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內(nèi)容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額。 〈 4〉填寫《到貨登記單》號和供應(yīng)商名稱。 〈 5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間，按照商品順序填寫發(fā)票號和金額。 〈 6〉相關(guān)人員填寫姓名及人員編號。 〈 7〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致，要求商務(wù)員字跡清楚、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時迅速。 （ 3）批量到貨如果到貨數(shù)量不全，采購商務(wù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際到貨數(shù)量，隨時辦理入庫手續(xù)，做好該批商品收欠登記手續(xù)。 （ 4）儲運(yùn)商 務(wù)先統(tǒng)計(jì)到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計(jì)到貨后數(shù)量，再倒擠出到貨數(shù)量。 （ 5）填寫好入庫單應(yīng)由儲運(yùn)商務(wù)簽字審核，傳真 FAX件與原件核對，到貨登記單與入庫單核對后，并確認(rèn)后蓋章 貨收訖 后，方能生效。入庫單不得涂改。 （ 6）消耗品和不必逐個檢驗(yàn)商品，由采購商務(wù)和儲運(yùn)商務(wù)共同清點(diǎn)數(shù)量后，當(dāng)時辦理入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。 （ 7）儲運(yùn)商務(wù)依據(jù)庫房情況整齊碼放，及時建立、增加垛卡，登賬。 出現(xiàn)錯誤情況，儲運(yùn)商務(wù)拒絕辦理。 （ 1）有涂改痕跡，項(xiàng)目內(nèi)容不清楚，不完全。 （ 2）缺少采購商務(wù)和總經(jīng)理或授權(quán)人簽字。 （ 3）商品項(xiàng)數(shù) 超過單據(jù)規(guī)定要求。 （ 4）商品編碼和規(guī)格名稱與集團(tuán)公司不一致。 （ 5）《商品入庫單》格式與使用辦法。 第一聯(lián)、儲運(yùn)商務(wù)記賬，第二聯(lián)、財務(wù)會計(jì)存檔，第三聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬，第四聯(lián)、采購商務(wù)存查。 入庫核算：商品、材料入庫后，經(jīng)辦人應(yīng)持入庫單第二聯(lián)（即財務(wù)聯(lián)）增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，及時到財務(wù)部辦理付款或報銷手續(xù)。財務(wù)根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復(fù)核無誤后及時做商品增加賬務(wù)處理。 第五部分 采購商務(wù) （三）外購商品管理。 外購商品規(guī)定：由于經(jīng)營需要而到集團(tuán)外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。 操 作流程。 （ 1）采購商務(wù)或銷售人員進(jìn)行采購前，應(yīng)填寫 請購?fù)ㄖ獑? 由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字確認(rèn)后方能到財務(wù)借款外購。 （ 2）借款后必須在一周內(nèi)辦理完驗(yàn)收、報銷手續(xù)。 （ 3）采購商務(wù)或銷售人員在進(jìn)行賒銷采購前，應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字同意，并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ，同時單據(jù)上加蓋本公司公章方能進(jìn)行欠款采購。 （ 4）一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù)，辦理時必須持入庫單、與之對應(yīng)銷售單，并持實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收。 （ 5）特殊情況不能持實(shí)物驗(yàn)收，應(yīng)經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意，并持用戶收貨證明，方可辦理入庫手續(xù)。 （ 6）凡外購商品一律辦理入庫手續(xù)，辦理時到儲運(yùn)商務(wù)處驗(yàn)收后加蓋 貨收訖 章，方能到財務(wù)報銷。 （ 7）銷售單與入庫單編號、名稱、數(shù)量必須一致，銷售金額必須大于入庫金額，確保有合理毛利。 （ 8）一次性外購商品不允許有庫存積壓。 （ 9）必須由采購商務(wù)或指定專人辦理采購、報銷、驗(yàn)收手續(xù)。 （ 10）外購商品不允許做欠款銷售。 （ 11）如不符合規(guī)定，應(yīng)報分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗(yàn)收手續(xù)。 （ 12）一次性外購為便于統(tǒng)計(jì)與管理，應(yīng)把入庫單與銷售單捏對粘貼，進(jìn)行入賬和留存。 （ 13）所有外購商品實(shí)行比率控制，一般不得超出當(dāng)期 進(jìn)貨額（除稅） 7％，特殊情況需報分公司管理部門批準(zhǔn)。 （ 14）商務(wù)員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果，均視同個人行為，并不代表公司名義，公司不承擔(dān)任何責(zé)任。 有關(guān)一次性外購特殊規(guī)定：非本公司主營產(chǎn)品，為滿足用戶特殊要求或?yàn)殇N售合同執(zhí)行，而一次性采購商品。 （四）暫存商品管理。 范圍：符合條件，可以辦理暫存手續(xù)。 （ 1）接貨時由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴(yán)重質(zhì)量問題暫不能辦理入庫商品。 （ 2）由采購商務(wù)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉聯(lián)系解決某些問題，而暫不能及時辦理入庫手續(xù)。 （ 3）公司已經(jīng)處理后積壓及報廢商品。 （ 4）由 于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時放置庫房里商品。 （ 5）待點(diǎn)驗(yàn)商品：商品已到，尚待驗(yàn)收入庫商品，當(dāng)月份終結(jié)，仍應(yīng)包括在 商品采購 賬戶余額內(nèi)。 規(guī)定。 （ 1）暫存商品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置庫區(qū)，與正式商品區(qū)別碼放。 （ 2）進(jìn)入暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存入庫單》，領(lǐng)取暫存庫貨物應(yīng)填寫《暫存出庫單》。 （ 3）對于暫存庫貨物，應(yīng)設(shè)立備查賬，隨時登記入庫、出庫情況。 （ 4）對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失，上報總經(jīng)理或授權(quán)人對當(dāng)事人進(jìn)行處理解決。 （ 5）單據(jù)格式及使用說明：第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查，第二聯(lián)、商務(wù)統(tǒng)計(jì)記賬，第三聯(lián)、儲運(yùn)商務(wù)記賬 。 （五）購入商品計(jì)價：按實(shí)際價值入賬：買價＋買方負(fù)擔(dān)外埠運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險費(fèi)＋途中合理損耗＋關(guān)稅估價。 集團(tuán)公司內(nèi)購入存貨：其估價入庫依據(jù)應(yīng)是集團(tuán)公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。 集團(tuán)公司外購入存貨，其估價入庫依據(jù)應(yīng)以采購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。 凡是按估價成本入賬，在收到發(fā)票等結(jié)算憑證后均需調(diào)整為實(shí)際成本。 （ 1）如估價金額與實(shí)際金額一致，只做賬務(wù)分錄調(diào)整，可用原入庫單復(fù)印件。說明內(nèi)容：原入庫單號、估價賬務(wù)時間、憑證號。 （ 2）當(dāng)估價金額與實(shí)際金額不一致時，必須沖銷原入庫單，重新辦理入 庫手續(xù)，財務(wù)據(jù)此處理賬務(wù)。 公司用現(xiàn)金采購進(jìn)貨要有供應(yīng)商已收款證明，收取供應(yīng)商進(jìn)貨發(fā)票，沒有發(fā)票則不能入賬。 如果供應(yīng)商不開進(jìn)項(xiàng)發(fā)票，則公司采購進(jìn)貨費(fèi)用不能通過銀行結(jié)算，支付現(xiàn)金或通過內(nèi)部賬戶。 進(jìn)貨發(fā)票在同一個月內(nèi)入賬，可不受開票日期限制，否則要用暫估價入賬。 暫估價入賬需要有上一批次進(jìn)貨發(fā)票復(fù)印件或暫估價抵扣憑證。 供應(yīng)商銷貨清單即本公司進(jìn)貨清單，需要有發(fā)票專用章和財務(wù)專用章，填寫不含稅價。 第一聯(lián)、供應(yīng)商存根聯(lián)，第二聯(lián)、附發(fā)票聯(lián)、公司記賬使用，第三聯(lián)、記賬聯(lián)、供應(yīng)商記賬使用，第四聯(lián) 、抵扣聯(lián)、公司交稅務(wù)機(jī)關(guān)。 第六部分 應(yīng)付賬款管理 一、預(yù)付賬款管理和核算程序。 （一）預(yù)付賬款管理規(guī)定。 預(yù)付賬款僅限于使用情況。 （ 1）各部門采購貨物，經(jīng)驗(yàn)收入庫后尚未收到發(fā)票對外付款。 （ 2）采購貨物對外預(yù)付定金。 預(yù)付賬款按部門和供應(yīng)商或經(jīng)辦人進(jìn)行分類明細(xì)核算。 各公司對外采購付款，堅(jiān)持貨到付款原則。 公司各部門對外采購付款， 100 萬元以上采購付款，由分公司總經(jīng)理或其在人事部、財務(wù)部授權(quán)人（最多不超過 2人）簽字、審批。 100 萬元以下采購付款，由各部門自行制定簽字權(quán)限，并報人事部、財 務(wù)部備案后執(zhí)行。 各經(jīng)營公司對外預(yù)付賬款無論金額大小，均需按照原則并經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)副總經(jīng)理審批簽字后方可到財務(wù)部辦理審核、付款手續(xù)。 各分公司預(yù)付定金、必須提供購貨合同復(fù)印件及定單，經(jīng)總經(jīng)理審批后辦理。 100萬元以上由財務(wù)總監(jiān)或其授權(quán)者審批。 各分公司支付 10 萬元以上采購貨款必須具備條件。 （ 1）入