【文章內容簡介】 單 實物運抵各分公司，銷售商務開制 銷售小票 和內容相對應 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對于實物 入庫和小票入庫，采購商務在途崗可以通過單據(jù)上庫別欄信息加以區(qū)分。 〈 2〉每日采購商務在途崗接收商務統(tǒng)計審核后到貨登記單和入庫單，在單據(jù)傳遞交接過程中要有相應交接手續(xù)，記錄在冊。采購商務在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發(fā)運編號等于在途統(tǒng)計息息相關內容，檢驗單據(jù)中各項填制內容是否一致。 〈 3〉審核過程中注重進口商系統(tǒng)發(fā)票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應關系（一張發(fā)票針對一張貨物清單一張發(fā)票對應一張或多張到貨登記單；一張發(fā)票對應一張入庫單；一張 到貨登記單可對應多張入庫單），將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。 〈 4〉錄入到貨登記單后，程序自動核減發(fā)票信息，通過報表顯示在途變化情況。 （ 4）單據(jù)查詢流程。 （ 5）報表預覽、打印流程。 （ 6）在途數(shù)據(jù)傳輸流程。 （ 7）分析流程。 〈 1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。 〈 2〉分析角度：在途時間、在途數(shù)量、金額、進出口商運作能力。 〈 3〉分析重點：統(tǒng)計長期在途商品（在途時間超過一個月），定期向銷售業(yè)務部門反饋，促使銷售業(yè)務部門盡快解決。 1損失調賬：貨物在運輸過程中，因丟失、損壞而產(chǎn)生差異 情況，在途崗與銷售業(yè)務部門協(xié)商后，進行賬面調整。 （ 1）屬于進出口商責任，造成貨物丟失調賬方法。 〈 1〉貨物丟失，銷售業(yè)務部門查清責任，落實賠償事宜。 〈 2〉銷售業(yè)務部門開制銷售小票，將丟失貨物進行銷售，即視同銷售給索賠責任人。 〈 3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫，采購商務在途崗核減在途商品。 （ 2）屬于運輸公司責任，致使貨物丟失調賬方法。 〈 1〉銷售業(yè)務部門在確認貨物丟失的同時通知商務部。 〈 2〉銷售業(yè)務部門落實賠償、獲得索賠款后，將填制索賠通知單，并傳真給商務部（要求通知單有銷售業(yè)務部門經(jīng)理簽 章，附有賠償款的證明資料） 〈 3〉商務部商務統(tǒng)計依據(jù)索賠通知單，核減在途差異。 1代運商品：索賠、贈品、配件、樣機等貨物。 （ 1）辦理原則：所有權屬于集團公司銷售業(yè)務部門，無價格或價格為零代運商品，運抵目的地后，需辦理入庫手續(xù)。 （ 2）具體操作方式：提供該類商品在途信息，同時，定期反饋代運商品在途情況，督促銷售業(yè)務部門盡快辦理入庫。 1匯總分公司商品在途數(shù)量、在途金額一覽表。 （ 1）分公司各銷售業(yè)務部門在途商品一覽表。 控制每批貨物在途時間、在途數(shù)量、在途金額。對于長期未到貨商品，應及時提請銷售業(yè)務 部門重視，確定貨物滯留原因，加速運輸，縮短貨物周轉時間，降低或減少貨物風險。 （ 2）分公司銷售業(yè)務部門主要商品進貨概況（按商品大類）。 按銷售業(yè)務部門主要商品類別匯總、加工、整理商品在途數(shù)量、在途金額，比較不同商品占用資金量大小。 1匯總分公司在途時間一覽表。 （ 1）分公司入庫商品貨運周期一覽表。 （ 2）分公司在途商品在途時間一覽表。 〈 1〉控制入庫商品運輸周期，加快運輸力度。 〈 2〉明確在途商品在途時間，及在途商品占壓資金量大小。 〈 3〉監(jiān)控供貨商發(fā)運能力，加速貨物周轉，降低風險系數(shù)。 第五部分 采 購商務 六、商品到貨、驗收、入庫管理。 （一）商品到貨、接貨和驗收管理。 商品到貨是庫房管理工作開始，是商品驗收前期準備工作，其工作好壞直接影響到商品驗收工作質量。為保證商品到貨和驗收工作及時準確完成，提高驗收效率，要求對商品數(shù)量和規(guī)格及外包裝質量和運輸情況進行檢查和確認。采購商務認真按照要求填寫單據(jù)，保證商品在途管理工作順利開展，為商品保管保養(yǎng)奠定良好的基礎。 接貨規(guī)定：分公司采購商務每天根據(jù)總公司發(fā)送到貨信息，以到貨通知單形式于當日通知儲運商務，以便其及時組織人力、物力，調劑存貨場地。 操作流程 。 （ 1）采購商務必須提前三天將需入庫商品詳細清單交給儲運商務，確定商品編號、數(shù)量、到貨日期。 （ 2）商品抵達指定庫房后，采購商務和儲運商務依據(jù)到達貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規(guī)格、型號核對實物質量和實際到貨數(shù)量及檢查外包裝質量，是否破損，把好入庫前數(shù)量、質量關。 （ 3）商品驗收后，采購商務立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數(shù)據(jù)準確、內容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期，在裝箱單號處填寫供應商全稱。詳細填寫商品的品名及規(guī)格、單位、數(shù)量，備注欄處填寫商品編碼和發(fā)票號 或貨單號。如果發(fā)票未到達，待采購商務拿到發(fā)票后，填寫 入庫單 備注欄 。單獨注明有外包裝破損或質量問題商品及數(shù)量。雙方在《到貨登記單》簽字確認，各分公司內部調撥商品也要填寫《到貨登記單》。 （ 4）《到貨登記單》填寫后，必須由采購商務、儲運商務共同簽字確認后方可有效。 （ 5）商品到庫當日（如晚上到貨，可在次日）必須辦理正式入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。如未能在規(guī)定時間內辦理入庫手續(xù)，儲運商務有權拒絕發(fā)貨并責成當事人寫出書面報告報總經(jīng)理或授權人對其進行處理解決。 （ 6）采購商務和儲運商務應妥善保管好到貨登記單， 以便查詢，商務統(tǒng)計根據(jù)到貨登記單審核入庫單正確性，同時便于核減在途數(shù)量。 《到貨登記單》出現(xiàn)錯誤情況時，儲運商務要求采購商務重新辦理。 （ 1）有涂改痕跡，內容和項目不清楚和不完全。 （ 2）商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。 （ 3）數(shù)量不正確。 （ 4）《到貨登記單》格式、使用說明、單據(jù)辦理和各聯(lián)次留存及傳遞過程。 第一聯(lián)、采購商務，第二聯(lián)、儲運商務，第三聯(lián)、商務統(tǒng)計，第四聯(lián)、財務會計。 （二）商品驗收入庫管理。 入庫目的。 （ 1）為加速商品流通速度，保證工作正常開展和商品入庫環(huán)節(jié)準確性、及時性、完整 性。 （ 2）為商品在途管理和在途控制崗提供基礎數(shù)據(jù)，保證在途控制環(huán)節(jié)暢通，更好地為銷售業(yè)務部門服務。 （ 3）把好審核關，為財務成本核算準確及時提供必要條件。 入庫操作辦法。 （ 1）商品驗收完畢，填寫《到貨登記單》后，采購商務依據(jù)《到貨登記單》內容在當日（特殊情況，如晚間到貨可在次日）按商品批次和發(fā)票內容填寫入庫單（注意不要將相同商品累加），辦理入庫手續(xù)。采購商務在辦理入庫手續(xù)時，根據(jù)《到貨登記單》到商務統(tǒng)計處核對商品編號，無誤后及時填寫《商品入庫單》。 （ 2）入庫單由采購商務填寫，儲運商務簽字。 〈 1〉 按單據(jù)規(guī)定項數(shù)填寫商品種類數(shù)。 〈 2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。 〈 3〉按照《商品入庫單》規(guī)定內容填寫商品編號、數(shù)量、名稱、金額。 〈 4〉填寫《到貨登記單》號和供應商名稱。 〈 5〉《入庫單》備注欄處注明到貨時間，按照商品順序填寫發(fā)票號和金額。 〈 6〉相關人員填寫姓名及人員編號。 〈 7〉特別注意商品編號、名稱及規(guī)格必須與公司保持一致，要求商務員字跡清楚、內容完整、數(shù)據(jù)準確和及時迅速。 （ 3）批量到貨如果到貨數(shù)量不全，采購商務應根據(jù)實際到貨數(shù)量，隨時辦理入庫手續(xù)，做好該批商品收欠登記手續(xù)。 （ 4）儲運商 務先統(tǒng)計到貨前數(shù)量、后統(tǒng)計到貨后數(shù)量，再倒擠出到貨數(shù)量。 （ 5）填寫好入庫單應由儲運商務簽字審核，傳真 FAX件與原件核對，到貨登記單與入庫單核對后，并確認后蓋章 貨收訖 后，方能生效。入庫單不得涂改。 （ 6）消耗品和不必逐個檢驗商品，由采購商務和儲運商務共同清點數(shù)量后，當時辦理入庫手續(xù)，填寫《商品入庫單》。 （ 7）儲運商務依據(jù)庫房情況整齊碼放，及時建立、增加垛卡，登賬。 出現(xiàn)錯誤情況，儲運商務拒絕辦理。 （ 1）有涂改痕跡，項目內容不清楚，不完全。 （ 2）缺少采購商務和總經(jīng)理或授權人簽字。 （ 3）商品項數(shù) 超過單據(jù)規(guī)定要求。 （ 4）商品編碼和規(guī)格名稱與集團公司不一致。 （ 5）《商品入庫單》格式與使用辦法。 第一聯(lián)、儲運商務記賬，第二聯(lián)、財務會計存檔，第三聯(lián)、商務統(tǒng)計記賬，第四聯(lián)、采購商務存查。 入庫核算：商品、材料入庫后，經(jīng)辦人應持入庫單第二聯(lián)（即財務聯(lián)）增值稅發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，及時到財務部辦理付款或報銷手續(xù)。財務根據(jù)入庫資料及發(fā)票、定單信息經(jīng)復核無誤后及時做商品增加賬務處理。 第五部分 采購商務 （三）外購商品管理。 外購商品規(guī)定：由于經(jīng)營需要而到集團外部采購貨物行為屬于外購管理范圍。 操 作流程。 （ 1）采購商務或銷售人員進行采購前，應填寫 請購通知單 由總經(jīng)理或授權人簽字確認后方能到財務借款外購。 （ 2）借款后必須在一周內辦理完驗收、報銷手續(xù)。 （ 3）采購商務或銷售人員在進行賒銷采購前，應由總經(jīng)理或授權人簽字同意，并填寫賒銷采購專用 欠款登記單 ，同時單據(jù)上加蓋本公司公章方能進行欠款采購。 （ 4）一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續(xù)，辦理時必須持入庫單、與之對應銷售單，并持實物進行驗收。 （ 5）特殊情況不能持實物驗收，應經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人審批同意，并持用戶收貨證明，方可辦理入庫手續(xù)。 （ 6）凡外購商品一律辦理入庫手續(xù)，辦理時到儲運商務處驗收后加蓋 貨收訖 章，方能到財務報銷。 （ 7）銷售單與入庫單編號、名稱、數(shù)量必須一致，銷售金額必須大于入庫金額，確保有合理毛利。 （ 8）一次性外購商品不允許有庫存積壓。 （ 9）必須由采購商務或指定專人辦理采購、報銷、驗收手續(xù)。 （ 10）外購商品不允許做欠款銷售。 （ 11）如不符合規(guī)定，應報分公司總經(jīng)理審批后方能辦理驗收手續(xù)。 （ 12）一次性外購為便于統(tǒng)計與管理，應把入庫單與銷售單捏對粘貼，進行入賬和留存。 （ 13）所有外購商品實行比率控制，一般不得超出當期 進貨額（除稅） 7％，特殊情況需報分公司管理部門批準。 （ 14）商務員或銷售人員因違反規(guī)定而帶來一切后果，均視同個人行為，并不代表公司名義，公司不承擔任何責任。 有關一次性外購特殊規(guī)定：非本公司主營產(chǎn)品，為滿足用戶特殊要求或為銷售合同執(zhí)行，而一次性采購商品。 （四）暫存商品管理。 范圍：符合條件，可以辦理暫存手續(xù)。 （ 1）接貨時由于發(fā)現(xiàn)包裝破損或嚴重質量問題暫不能辦理入庫商品。 （ 2）由采購商務負責與供應商交涉聯(lián)系解決某些問題，而暫不能及時辦理入庫手續(xù)。 （ 3）公司已經(jīng)處理后積壓及報廢商品。 （ 4）由 于其他原因經(jīng)總經(jīng)理批準暫時放置庫房里商品。 （ 5）待點驗商品：商品已到，尚待驗收入庫商品，當月份終結，仍應包括在 商品采購 賬戶余額內。 規(guī)定。 （ 1）暫存商品應單獨設置庫區(qū)，與正式商品區(qū)別碼放。 （ 2）進入暫存庫貨物應填寫《暫存入庫單》，領取暫存庫貨物應填寫《暫存出庫單》。 （ 3）對于暫存庫貨物，應設立備查賬，隨時登記入庫、出庫情況。 （ 4）對未按規(guī)定手續(xù)辦理而而造成損失，上報總經(jīng)理或授權人對當事人進行處理解決。 （ 5）單據(jù)格式及使用說明：第一聯(lián)、經(jīng)辦人存查，第二聯(lián)、商務統(tǒng)計記賬，第三聯(lián)、儲運商務記賬 。 （五）購入商品計價：按實際價值入賬：買價＋買方負擔外埠運費、裝卸費、保險費＋途中合理損耗＋關稅估價。 集團公司內購入存貨：其估價入庫依據(jù)應是集團公司提供 發(fā)票清單及銷售記錄 。 集團公司外購入存貨，其估價入庫依據(jù)應以采購訂單注明價格扣除稅后估價入庫。 凡是按估價成本入賬，在收到發(fā)票等結算憑證后均需調整為實際成本。 （ 1）如估價金額與實際金額一致，只做賬務分錄調整，可用原入庫單復印件。說明內容：原入庫單號、估價賬務時間、憑證號。 （ 2）當估價金額與實際金額不一致時，必須沖銷原入庫單，重新辦理入 庫手續(xù)，財務據(jù)此處理賬務。 公司用現(xiàn)金采購進貨要有供應商已收款證明，收取供應商進貨發(fā)票，沒有發(fā)票則不能入賬。 如果供應商不開進項發(fā)票，則公司采購進貨費用不能通過銀行結算，支付現(xiàn)金或通過內部賬戶。 進貨發(fā)票在同一個月內入賬，可不受開票日期限制，否則要用暫估價入賬。 暫估價入賬需要有上一批次進貨發(fā)票復印件或暫估價抵扣憑證。 供應商銷貨清單即本公司進貨清單，需要有發(fā)票專用章和財務專用章，填寫不含稅價。 第一聯(lián)、供應商存根聯(lián)，第二聯(lián)、附發(fā)票聯(lián)、公司記賬使用，第三聯(lián)、記賬聯(lián)、供應商記賬使用，第四聯(lián) 、抵扣聯(lián)、公司交稅務機關。 第六部分 應付賬款管理 一、預付賬款管理和核算程序。 （一）預付賬款管理規(guī)定。 預付賬款僅限于使用情況。 （ 1）各部門采購貨物，經(jīng)驗收入庫后尚未收到發(fā)票對外付款。 （ 2）采購貨物對外預付定金。 預付賬款按部門和供應商或經(jīng)辦人進行分類明細核算。 各公司對外采購付款，堅持貨到付款原則。 公司各部門對外采購付款， 100 萬元以上采購付款，由分公司總經(jīng)理或其在人事部、財務部授權人（最多不超過 2人）簽字、審批。 100 萬元以下采購付款，由各部門自行制定簽字權限，并報人事部、財 務部備案后執(zhí)行。 各經(jīng)營公司對外預付賬款無論金額大小，均需按照原則并經(jīng)總經(jīng)理或其授權副總經(jīng)理審批簽字后方可到財務部辦理審核、付款手續(xù)。 各分公司預付定金、必須提供購貨合同復印件及定單，經(jīng)總經(jīng)理審批后辦理。 100萬元以上由財務總監(jiān)或其授權者審批。 各分公司支付 10 萬元以上采購貨款必須具備條件。 （ 1）入