秘書會(huì)議組織與服務(wù)課件第三章會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作(編輯修改稿)
2025-06-14 01:38 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 知 第四節(jié) 準(zhǔn)備會(huì)議材料 一、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類 （ 1）會(huì)議的指導(dǎo)文件如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署性文件、上級(jí)指示文書、本次開會(huì)起因文書等。 （ 2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。 （ 3）會(huì)議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。 （ 4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、與會(huì)代表來信和各類來訪等的書面材料。 （ 5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、開會(huì)須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。 二、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施 ? 1. 常用文具。如筆、墨、紙、簿冊等常用文具。 ? 2. 印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。 ? 3. 會(huì)場基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等等。 ? 4. 會(huì)場裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、標(biāo)語口號(hào)。 ? 5. 視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑 (白 )板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。 三、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿 1．開幕詞 開幕詞是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在會(huì)議開始時(shí)，由會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。 開幕詞的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面： ? 標(biāo)題：會(huì)議名稱加“開幕詞”，或只寫“開幕詞”。 ? 日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題正下方。 ? 稱謂：“女士們，先生們”、“同志們”、“各位來賓”等。 ? 正文：宣布會(huì)議開幕，簡述會(huì)議的背景、目的、主要任務(wù)等；提出對與會(huì)者的希望與要求；最后是祝詞。 2．祝酒詞 祝酒詞是在重大慶典、友好往來的宴會(huì)上發(fā)表的講話。 ? 祝酒詞的寫法 開頭部分或表歡迎、問候或表感謝。主體部分根據(jù)宴請的對象、宴會(huì)的性質(zhì)，簡略地表述主人必要的想法、觀點(diǎn)、立場和意見，既可以追述已經(jīng)獲得的成績，也可以暢敘友情發(fā)展的歷史，還可以展望未來。結(jié)尾可用“讓我們?yōu)?…… 干杯”或以“為了 …… 讓我們干杯”表達(dá)禮節(jié)性的祝愿。 3．講話稿 ? 講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會(huì)議的指示和關(guān)心，往往是會(huì)議的補(bǔ)充報(bào)告。 講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： ? 肯定會(huì)議的重要性； ? 評(píng)價(jià)過去的工作； ? 點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問題； ? 指明今后的方向和目標(biāo)； ? 評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題； ? 提出原則性的意見，向大會(huì)提出希望。 ? 就形式來講應(yīng)分標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分。 4．閉幕詞： 閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。 一般來說，閉幕詞主要包括以下內(nèi)容： ? 對會(huì)議完成任務(wù)的概括 ? 對會(huì)議的評(píng)價(jià) ? 對服務(wù)部門與人員的感謝 ? 會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會(huì)議所做的工作匯報(bào)。 ? 會(huì)議報(bào)告的內(nèi)容主要包括： ? （ 1）標(biāo)題：可采用正、副標(biāo)題的形式 (正標(biāo)題概括報(bào)告的中心內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)出會(huì)議名稱，作者名稱置于其下 )；或?qū)憺椤? 在 工作會(huì)議上所做的報(bào)告”。 ? （ 2）成文日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題之下 (如作者單列，則標(biāo)于作者之下 )。 ? （ 3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。 ? （ 4）正文：闡述會(huì)議的性
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