秘書會議組織與服務課件第三章會議籌備階段的會務操作-文庫吧
2025-04-19 01:38 本頁面
【正文】 題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。 ? 日程是表明會議發(fā)展的進程，同時也是對完成各項議程需要時間的預測和必要的限制，以提高會議的效率。 ? 會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細的活動步驟。會議程序可以讓與會者了解每次具體的會議活動的內(nèi)容及時間順序，同時也是會議主持人掌握會議的操作依據(jù)。 ? 以舉行頒獎、選舉、揭牌等儀式為主的會議活動，一般只制定會議程序。 三、會議程序 會議議程、日程和程序的關(guān)系 ? 會議議程、會議日程和會議程序都是關(guān)于會議活動先后順序的安排。它們之間的區(qū)別在于： ? 會議議程是整個會議活動順序的總體安排，但不包括會議期間的輔助活動，其特點是概括、明了； ? 會議日程是將各項會議活動 (包括輔助活動 )落實到單位時間，凡會期滿一天的會議都應當制定會議日程； ? 會議程序則是一次具體會議活動的詳細順序和步驟，是會期較短、議題較少并且較為靈活的會議只需制定一份會議議程即可。以舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，一般只制定會議程序。 案例分析 ? ： 2021年福建省旅游工作會議議程 ? ： ? （ 1）美國某公司董事會會議議程 ? （ 2） 2021中國營銷領(lǐng)袖年會會議議程 ? （ 3） 大學 “終身教授獎”頒獎大會程序 第三節(jié) 制發(fā)會議通知 ? 一、會議通知的概念 ? 會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。制發(fā)會議通知是會前準備的重要環(huán)節(jié)。 ? 二、會議通知的內(nèi)容 ? 包括標題、通知對象、正文、落款與日期四大項。正文主要包括會議的背景、議題、時間、地點、參加對象等事項。 ? 1． 按通知的形式可分為： 口頭通知和書面通知 ? 2． 按通知的性質(zhì)可分成： 預備性通知和正式通知 ? 3． 按通知的名稱分為： 會議通知 、 邀請信 (函 、 書 )、 請柬 、海報 、 公告等 三、會議通知的種類與方式 四、會議通知的內(nèi)容 ? 1．標題。 第一種，主辦機關(guān)名稱十會議名稱十“通知”。第二種，只寫“會議通知”或“通知”。 ? 2．通知對象。 通知對象可以是單位或個人。 ? 3．正文。 包括 （ 1） 會議的目的；（ 2）名稱和主題；（ 3）會議的時間；（ 4）會議的地點，必要時畫出交通簡圖，標明地理方位及抵達的公交線路，以方便與會者；（ 5）參加對象；（ 6）其他事項。 ? 4．落款與日期。 寫明主辦單位的全稱，并注明發(fā)出通知的日期。 五、會議通知的發(fā)出 ? （ 1）要恰當把握發(fā)送時間，應讓與會者在接到通知后，能夠從容做好赴會準備，并能準時到達會議場所為宜。 ? （ 2）如需要回復的會議通知或預備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。 ? （ 3）重要會議的通知發(fā)出以后，還要及時用電話與對方聯(lián)系，詢問對方是否收到和是否赴會。 案例分析 ? ：尷尬的總經(jīng)理秘書 ? ： ? （ 1）中國信息經(jīng)濟學會 2021年會議通知 ? （ 2）山東魯西化工股份有限公司關(guān)于召開2021年第一次臨時股東大會的通知 ? （ 3）備忘錄式會議通知、請柬式會議通知、張貼式會議通
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