采購管理制度(編輯修改稿)
2025-05-30 11:32 本頁面
【文章內容簡介】 行議價。 采購部將下月所需原物料的數(shù)量、價格、可選擇供應商等資料匯總后， 提供采購委員會討論、決策 ,每種原物料的可選擇供應商不得少于兩家 . 核準 采購委員會根據(jù)采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。 采購部根據(jù)采購委員會的決定，向供應商訂貨，開“原料采購申請單” 簽訂采購合同，實施采購作業(yè)。 CT6_08 采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如 遇價格下跌，則適時要求供應商降價，并及時掌握最新價格。 合同 所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份 (一份采購部自存，一份 交供應商，一份交財會部 )。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應注 意互相之間時間和內容的一致性。 如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部經(jīng)理報送總經(jīng)理核準后 才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。 采購合同內容由當事人約定，應將以下內容明確、清楚、具體寫出，不 得含糊 其辭： ⑴標的； (2)數(shù)量； (3)質量； (4)價格； (5)包裝； (6)交貨期限； (7)驗收地點及辦法； (8)交貨方式及地點； (9)付款條件及付款方式； (10)保險； (11)運輸損耗的承擔； (12)違約責任。 所有合同經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，報送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專 用章后生效。合同簽訂后若有異議，應按《合同法》有關規(guī)定處理。 交貨期控制 合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度。 采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填 寫“原料到貨預報表”送生產(chǎn) 部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料采購進度月報表”。 每批料收貨結束，采購部應對其品質、價格及“合同履行情況”、“采 采成本”進行分析評判，登記入供應商資料卡內，作為以后選擇供應商 之依據(jù)。 包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應商后，采購部根據(jù)庫存情況 通知供應商安排交貨日期與數(shù)量。 CT6_09 異常情況處理 如遇供應商送來的原物料品質、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應及時書 面通知供應商處理。 如臨時需采購原物料，則須按以下程序辦理：使用部門申請→總經(jīng)理核準→采購部詢價、比價→總經(jīng)理核準→采購部采購→品管部或使用部門驗收。 因品質不合格而退貨、換貨導致逾期入廠，應以逾期交貨處理。 貨款結算 采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，填報 “原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應提報“付款計劃”報財會 部和總經(jīng)理。 一批原物料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據(jù)，打印 “付款申 請單”一并送財會部做為付款憑證。 原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發(fā)票；物料的 付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。 采購部應在每批原料收貨后一周內及每月底與供應商核對帳務，防止出 現(xiàn)差錯。 帶款提貨及預付貨款管理 （本款提貨人不得是新進員工） 在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因而需 要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經(jīng)理嚴格審查批準 方 能辦理。 帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵 路領貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。 匯票特戶和信用卡轉帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部經(jīng)理審核，呈報 總經(jīng)理批準，由財會部授權辦理。 如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應商欠款，采購部 要責成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。 必要的原物料預付貨款應遵循以下幾點： CT6_010 (1)必須是信用良好的固定供應商，對貿易公司性質的供應商不得采用預 付貨款的結算形式。 (2)信用良好的第三方為供應商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作 任務之一。 (3)必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實地調查供應商的實物 供應，質量保證情況和目前的經(jīng)濟狀態(tài)等情況，并將調查報告提交采 購委員會。 (4)必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國家認可的公證機關予以公 證。在合同中必須有明確的交貨地點 ，交貨期限，質量標準，和在需
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