客服部檔案管理辦法(編輯修改稿)
2024-10-12 14:09 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 行交接 按照《會(huì)員 信息檔案移交清單》核對 核對無誤后有伊舍小鎮(zhèn)客服部簽收 將 會(huì)員 信息檔案及時(shí)建檔、歸檔，并建立《 會(huì)員 檔案資料移交 清 單》 案移交清單》單獨(dú)存檔，以備后查。 第十 條 會(huì)員 入 園 檔案資料管理 會(huì)員 《入 園 通知書》發(fā)送前， 銷售公司 需核查 會(huì)員 資料是否齊全 及通信地址是否有變更或準(zhǔn)確等 ，如缺少資料，應(yīng)在《入 園 通知 書 》 中 注明應(yīng)補(bǔ)交的資料明細(xì)。 入 園 經(jīng)辦人按照《入 園 通知 書 》上應(yīng)補(bǔ)交資料明細(xì)收齊資料，與 會(huì)員簽訂其他資料（《 住 所 實(shí)測面積結(jié)算表》、《授權(quán)委 托書》 等）并復(fù)印留存相關(guān)繳費(fèi)單據(jù)（ 住所費(fèi)用結(jié)算、公維 等），資料齊全后與 會(huì)員 簽訂《入 園會(huì)簽單》，并 與客服部進(jìn)行 移交。 客服部 按照《入 園通知書 》補(bǔ)交資料明細(xì)及《客戶資料接收單》清點(diǎn)核對，如核對有誤退回入 園 經(jīng)辦人催收資料，核對無誤后雙方在《 會(huì) 員 檔案資料移交單》簽字。 會(huì)員 資料當(dāng)日歸檔，并更新入 園 電子臺帳。 第 7 頁 共 16 頁 第十 一 條 會(huì)員 入 園 檔案資料接收流程 資料不齊不予 辦理 入住 第 8 頁 共 16 頁 會(huì)員 辦理入 園 時(shí)，經(jīng)辦人按《入 園 通知 書 》 上的資料明細(xì)收齊資料 經(jīng)辦人與 會(huì)員 簽訂其他資料后簽訂《 入園會(huì)簽單》 核對無誤后在《 會(huì)員 檔案資料移交單》雙方簽字 伊舍小鎮(zhèn)客服部 將 會(huì)員 檔案 資料 當(dāng)日歸檔 會(huì)籍顧問 在 入園 前核查 會(huì)員 資料 如缺資料，在《入 園 通知 書 》上 注明應(yīng)補(bǔ)交的資料明細(xì) 經(jīng)辦 人將所有入 園 資料存入檔案袋， 并在檔案袋上張貼經(jīng)辦人簽字紙條 核對有誤退回經(jīng)辦人，催收資料 與 伊舍小鎮(zhèn) 客服部進(jìn)行交接 伊舍小鎮(zhèn)客服部 按照《入 園 通知 書》《會(huì)員資料接收單》的資料明細(xì)清點(diǎn)核對 第三章 會(huì)員 投訴 /報(bào)修檔案管理 第十二條 會(huì)員 員 投訴 /報(bào) 修 檔案內(nèi)容 主要 為會(huì)員 投訴 /報(bào)修記錄及附件（驗(yàn)房單、索賠 請示、應(yīng)急維修請示、會(huì)員 信函、物業(yè)派工單或函件等）。 第十三條 職責(zé)劃分 會(huì)員投訴 /報(bào)修檔案管理工作由 伊舍小鎮(zhèn)客服部 負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括： 按照客服 工程維保維修處理流程 要求及時(shí)錄入 會(huì)員 投訴保修事件； 按照歸檔材料接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)將結(jié)果錄入 客服 工程維保維修處理流程 。 辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門各崗位及其他相關(guān)部門提供信息； 做好 會(huì)員 信息檔案的安全和保密工作； 第十四條 會(huì)員 投訴檔案管理 會(huì)員 投訴、報(bào)修、索賠及應(yīng)急維修等《 會(huì)員 投訴 /保修記錄單》（簡稱報(bào)修單）經(jīng)相關(guān)部門或經(jīng)辦 人處理完畢后，在報(bào)修單上注明完成過程及結(jié)果后向 伊舍小鎮(zhèn)客服部 返單， 客服部 根據(jù)處理結(jié)果向報(bào)修方回訪，填寫滿意度結(jié)果后將報(bào)修單按任務(wù)編號順序當(dāng)日歸檔。 《入 園 手續(xù)書》《驗(yàn)房單》的接收管理： 會(huì)員 辦理完入 園 手續(xù)并對 住所 進(jìn)行驗(yàn)收后，由物業(yè)公司將 《入 園 手續(xù)書》 第 9 頁 共 16 頁 及《驗(yàn)房單》復(fù)印件當(dāng)日移交客服部， 客服部 復(fù)印驗(yàn)房單留存，同時(shí)將兩單存入 會(huì)員 信息檔案，簽署《 會(huì)員 檔案資料移交單》，并更新 會(huì)員 檔案電子臺帳（含入 園 日期）。 第四章 工程檔案管理 第十五條 工 程檔案內(nèi)容 主要包括 會(huì)員 索賠檔案、應(yīng)急維修檔案、維保處罰檔案、質(zhì)保金檔案
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