【文章內(nèi)容簡介】 安排，并能自動(dòng)提醒待辦事項(xiàng)。批閱公文和評(píng)閱文件時(shí)可以使用與實(shí)際工作方式近似的筆輸入方式，也支持聲音輸入方式。同時(shí)用戶可以查詢各種信息。 167。 功能介紹 電子郵件引用 Lotus Notes 功能，可制作、發(fā)送、接收、閱讀、回復(fù)、廣播、查詢、打印和保存電子郵件?？陕?lián)結(jié) Lotus CCmail 和各 種 Email。 ◇ 閱讀來信 為了閱讀信件，您必須先打開您的郵件數(shù)據(jù)庫。任何時(shí)候您都可以迅速打開它，盡管有時(shí)您會(huì)在別的模塊中處理事務(wù)，也不必退出。當(dāng)您有新郵件時(shí)，系統(tǒng)立即會(huì)給您聲音和視覺的提示，幫助您閱讀新郵件。 ◇ 寫信 通過電子郵件的功能，您可以與別人交往，您可以將信寄給任何一個(gè)通過網(wǎng)絡(luò)和您的 Notes 互聯(lián)的人。同時(shí)，您還可以把信寄給那些您的網(wǎng)絡(luò)之外的人?？梢宰屇男偶懈鞣N不同的格式，使它更吸引人，更易懂。 ◇ 回轉(zhuǎn) 收到信后，您可能想回封信。回信不像寫信那樣麻煩，得從頭開始。您只需要寫信件的 內(nèi)容，然后發(fā)了就行。因?yàn)槭占说牡刂氛墙o您寫信人的地址，回信的主題也是與來信的主題相關(guān)的。在您的回信中還可以直接引用來信的原文。 ◇ 轉(zhuǎn)發(fā)來信 讀完信以后，您也許還想讓別人也能看到它。不需要重新再寫一封，您只需把原信轉(zhuǎn)發(fā)出去。除此之外，還可以加入您的注釋。 ◇ 刪除信件 刪除一封不需要的信件可以使您更方便地尋找需要的文件，同時(shí)它能夠節(jié)省存放郵件數(shù)據(jù)庫的 Notes 服務(wù)器的硬盤空間。刪除信件分為兩個(gè)步驟，首先告訴系統(tǒng)哪些信件要?jiǎng)h除，系統(tǒng)會(huì)在這些信件旁做一個(gè)標(biāo)記，然后讓系統(tǒng)15 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 將做了標(biāo)記的信件刪除。 ◇ 保存 來信 保存一封信以便以后再讀。要保存信件只須把它留在來信時(shí)放置它的收件箱文件夾中就行了。然而，這樣做有可能會(huì)使信件越來越多，以至于難以查找，所以最好的方法是將它們移到其他的文件夾中，文件夾的個(gè)數(shù)隨您定。 ◇ 查閱信件 郵件數(shù)據(jù)庫包括許多文件夾和視圖，允許您用不同的方法查閱信件。 ◇ 整理信件 信件經(jīng)過整理后，就可以非常容易找到要找的文件。 通過強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)工作流模式，系統(tǒng)按照用戶定義模式，自動(dòng)傳遞、提醒用戶有待閱公文、會(huì)議文件、事物接洽等工作，實(shí)現(xiàn)真正的輕松而又有序的工作環(huán)境。 日程安排可以用于個(gè)人時(shí)間管理、群組日歷的查詢。可以進(jìn)行約會(huì)、工作委托?？梢酝ㄟ^日歷進(jìn)行查看安排好的各種約會(huì)，同時(shí)還提供了時(shí)時(shí)提醒功能。 用戶可將名片登記并進(jìn)行管理查詢和打印，同時(shí)可根據(jù)需要將部分名片共享，供他人使用。查詢分為匹配查詢與模糊查詢，還能全文索引，每個(gè)人只能看到自己的名片集及共享的名片集，對于輸入重復(fù)的名片還給予提示警告，通過 Lotus Notes 復(fù)制技術(shù)，所有由個(gè)人分別收集的名片將匯編成整個(gè)單位的名片總集，可以輕松地找出所有需要聯(lián)系的名片主人，并方便 地通知他們參加產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或郵寄賀年卡等等。 齊全的企業(yè)級(jí)通訊錄，達(dá)到信息共享。并具有上下級(jí)單位結(jié)構(gòu)顯示功能。 由報(bào)告管理員管理有關(guān)報(bào)告，定義每類報(bào)告的流轉(zhuǎn)流程（每類報(bào)告可以有多個(gè)報(bào)告管理員，每個(gè)報(bào)告管理員也可以管理多個(gè)報(bào)告）。起草報(bào)告者可以對其進(jìn)行維護(hù)、查詢、提交此報(bào)告，也可以打印報(bào)告。 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 16 ◇ 修改 您可以對自己起草的報(bào)告進(jìn)行維護(hù)（包括修改報(bào)告內(nèi)容、增加或刪除授權(quán)人、提交報(bào)告等工作），也可以對其他用戶授權(quán)于您的報(bào)告進(jìn)行維護(hù)。但要記住報(bào)告 提交后將不能再做維護(hù)。 ◇ 新增 如果有事要申請，您就可以在此起草報(bào)告，然后進(jìn)行申請。 ◇ 通知授權(quán)人員 在您設(shè)定了授權(quán)人員后，您可以立刻發(fā)個(gè)郵件給授權(quán)人。那么授權(quán)人就會(huì)知道他被授權(quán)，以后可以對此報(bào)告進(jìn)行維護(hù)。 ◇ 提交 每份報(bào)告由報(bào)告起草者自己提交。提交時(shí)系統(tǒng)根據(jù)報(bào)告類別自動(dòng)選擇流轉(zhuǎn)流程。報(bào)告提交后不能再做維護(hù)。對已經(jīng)提交但尚未批復(fù)的報(bào)告，起草者可以撤回報(bào)告，并在撤回后對報(bào)告進(jìn)行維護(hù)。 ◇ 打印 您有兩種工作方式可選擇：有紙化和無紙化。如果要有紙化工作，您可以打印此報(bào)告，打印出的報(bào)告內(nèi)容包括起草者 、所有審批者的姓名、日期及審批意見等信息。 ◇ 刪除 對不要的報(bào)告可以進(jìn)行刪除工作。刪除報(bào)告分為兩個(gè)步驟，首先告訴系統(tǒng)哪些報(bào)告要?jiǎng)h除，系統(tǒng)會(huì)在這些報(bào)告旁做一個(gè)標(biāo)記，然后系統(tǒng)將做了標(biāo)記的報(bào)告刪除。 ◇ 全文索引 每份報(bào)告只有報(bào)告起草者及該類報(bào)告管理員可以查詢，但起草者可以授權(quán)其他用戶查詢此報(bào)告。 ◇ 修改 報(bào)告管理員可以對您管的這類報(bào)告的流轉(zhuǎn)流程進(jìn)行修改。 ◇ 新增 報(bào)告管理員可以新增報(bào)告類型，同時(shí)定義此類報(bào)告的流轉(zhuǎn)流程，還可以設(shè)置此類報(bào)告的適用部門。 ◇ 刪除 17 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 報(bào)告管理員 可以刪除他所管的報(bào)告類型。 綜合查詢系統(tǒng)可對系統(tǒng)中所有信息進(jìn)行信息導(dǎo)航和全文索引。 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 18 167。 3 行政辦公 167。 系統(tǒng)概述 用戶可通過此模塊完成行政事務(wù)，其中包括收文管理、發(fā)文管理、檔案管理和會(huì)議管理。以下是此四個(gè)主要模塊的簡介。（請參看“行政辦公”結(jié)構(gòu)圖） 行政辦公“行政辦公”結(jié)構(gòu)圖發(fā)文管理收文管理 會(huì)議管理收文登記文件查詢文件歸檔收文辦理檔案管理流程定義發(fā)文擬稿文件查詢文件歸檔發(fā)文辦理流程定義發(fā)文登記未封卷案卷借閱管理案卷管理已封卷案卷待組卷文件查詢會(huì)議計(jì)劃會(huì)議查詢會(huì)議記錄會(huì)議室管理 167。 功能介紹 收文管理主要對外來公文進(jìn)行登記和處理，包括權(quán)限設(shè)置。在登記收文過程中提供了四種方式（文件引入、標(biāo)準(zhǔn)字段電子公文調(diào)入、掃描 和直接輸入），并將登記后的收文送領(lǐng)導(dǎo)批示或閱讀（批示的流程完全可以根據(jù)需要自己定義），處理結(jié)束后將文件進(jìn)行歸檔。管理人員可以對收文處理全過程進(jìn)行監(jiān)督、催辦、重定位，也可以隨時(shí)打印文件流程跟蹤表及其所有領(lǐng)導(dǎo)的批示意見。 ◇ 新增流程 可以對用戶各種收文流程進(jìn)行新增，只有管理員才有此操作權(quán)限。（包括流程名稱、此流程的管理員即能夠修改此流程的人員以及簡要說明）。 ◇ 新增步驟 每個(gè)收文的流程都有若干個(gè)步驟組成，您可以隨意定義步驟數(shù)（如 319 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 個(gè)步驟， 4 個(gè)步驟）；對于步驟名稱也可以根據(jù)需要定義 （如秘書審批）；同時(shí)對用戶角色定義（如秘書）；然后涉及用戶為單個(gè)或多個(gè)；再選擇人員。一切都可以根據(jù)您的需要進(jìn)行定義，使用更加靈活。 ◇ 新建 登記員對已簽收的文件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、文件分類、公文字號(hào)、緊急程度、公文種類、主題詞（能夠自動(dòng)校驗(yàn)）、秘密等級(jí)、公文頁數(shù)等，以及文件其他項(xiàng)、正文內(nèi)容等。其中系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)生成一些登記項(xiàng)，如文件流水號(hào)、登記員、登記日期、當(dāng)前處理狀態(tài)等。 ◇ 擬辦 當(dāng)?shù)怯泦T無法確定此收文的流程，他可以提交某一用戶進(jìn)行擬辦（如某辦公室主任），讓他 來選擇收文的流程，使用起來更加靈活。 ◇ 進(jìn)入流程 確定收文流程后，您就可以進(jìn)入選擇的流程，也就是按照您選擇的流程開始進(jìn)行流轉(zhuǎn) ,系統(tǒng)會(huì)幫助您自動(dòng)找到第一個(gè)步驟，不再需要您每次人工地去選擇人員。 ◇ 文檔格式 公文原文可以通過網(wǎng)絡(luò)接收或調(diào)入不同格式（如 MS Word、 Lotus WordPro、MS PowerPoint 等）的已存在的計(jì)算機(jī)文件內(nèi)容，也直接接收掃描文件。 ◇ 意見一覽 在文件處理過程中，只要具有權(quán)限，您就可以查看此文件的處理過程中的所有領(lǐng)導(dǎo)的意見。 ◇ 編輯 如果您有足夠的權(quán)限，可以對 登記中的收文進(jìn)行修改、更正（如修改一些登記項(xiàng)，文件內(nèi)容等）。 ◇ 刪除 如果您有權(quán)限，您可以將一些登記中收文刪除。 ◇ 打印 如果覺得有需要，您可以隨時(shí)打印收文標(biāo)題及其內(nèi)容。 ◇ 電子公文調(diào)入 如果收的文是標(biāo)準(zhǔn)字段的電子公文，您就可以直接調(diào)入。系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)來文自動(dòng)登記。 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 20 ◇ 上一步 當(dāng)您接受到別人提交給你的待批閱的收件，您可以返回上一步驟即將文件退回。 ◇ 下一步 當(dāng)您完成批閱后，您可以將文件送到下一人員進(jìn)行處理。如果您是最后的批閱人員，此批閱流程就會(huì)自動(dòng)結(jié)束。 ◇ 個(gè)人 意見 填寫您的個(gè)人意見?？梢允謱懝P輸入，調(diào)用常用意見，或者是鍵盤輸入。 ◇ 顯示文件 在填寫個(gè)人意見是，還可以查看文件的所有信息（包括文件的基本項(xiàng)、文件的其它項(xiàng)、文件內(nèi)容等）。 ◇ 流程跟蹤 對收文的整個(gè)流程進(jìn)行跟蹤，它會(huì)記錄每一位操作人員和批閱過此文件的人員及其此人員批閱通過的時(shí)間等信息。也可以查看到文件整個(gè)流轉(zhuǎn)過程，文件的去向（如文件在誰處等等）。 ◇ 查看流程 可以查看此待處理收文文件的整個(gè)流程的過程。