【正文】 （如 3 個步驟， 4 個步驟）；對于步驟名稱也可以根據(jù)需要定義（如領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）；同時對用戶角色定義（如總經(jīng)理）；然后涉及用戶為單個或多個；再選擇人員。 ◇ 新增流程 可以對用戶各種發(fā)文流程進(jìn)行新增，只有管理員才有此操作權(quán)限。流程結(jié)束后，也可以返回到呈送人，呈送人再將文件給核簽人員進(jìn)行處理，最后此發(fā)文文件也可以進(jìn)行登記和歸檔。 發(fā)文管理主要處理來文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部制發(fā)的公文。 ◇ 查詢 可以按任意登記項組合方式對文件進(jìn)行模糊條件查詢，也可以打印文件各種信息。 ◇ 發(fā)往其它部門 可以將此收文發(fā)送至其它部門。 21 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 ◇ 傳閱 如果您有足夠的權(quán)限，可以隨時將收文發(fā)送至各部門的人員進(jìn)行內(nèi)部傳閱工作。 ◇ 重定位 管理人員可以對在流轉(zhuǎn)中的收文文件進(jìn)行重新定位，可以不讓流程因為出現(xiàn)某故障而無法正常運(yùn)行。 ◇ 查看意見 在收文文件處理過程中，只要具有權(quán)限，您就可以查看此收文文件的處理過程中的所有 領(lǐng)導(dǎo)的意見。也可以查看到文件整個流轉(zhuǎn)過程，文件的去向（如文件在誰處等等）。 ◇ 顯示文件 在填寫個人意見是，還可以查看文件的所有信息（包括文件的基本項、文件的其它項、文件內(nèi)容等）。 ◇ 個人 意見 填寫您的個人意見。 ◇ 下一步 當(dāng)您完成批閱后，您可以將文件送到下一人員進(jìn)行處理。系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)來文自動登記。 ◇ 打印 如果覺得有需要，您可以隨時打印收文標(biāo)題及其內(nèi)容。 ◇ 編輯 如果您有足夠的權(quán)限，可以對 登記中的收文進(jìn)行修改、更正（如修改一些登記項，文件內(nèi)容等）。 ◇ 文檔格式 公文原文可以通過網(wǎng)絡(luò)接收或調(diào)入不同格式（如 MS Word、 Lotus WordPro、MS PowerPoint 等）的已存在的計算機(jī)文件內(nèi)容，也直接接收掃描文件。 ◇ 擬辦 當(dāng)?shù)怯泦T無法確定此收文的流程，他可以提交某一用戶進(jìn)行擬辦（如某辦公室主任），讓他 來選擇收文的流程，使用起來更加靈活。 ◇ 新建 登記員對已簽收的文件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、文件分類、公文字號、緊急程度、公文種類、主題詞（能夠自動校驗）、秘密等級、公文頁數(shù)等，以及文件其他項、正文內(nèi)容等。 ◇ 新增步驟 每個收文的流程都有若干個步驟組成，您可以隨意定義步驟數(shù)（如 319 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 個步驟， 4 個步驟）；對于步驟名稱也可以根據(jù)需要定義 （如秘書審批）；同時對用戶角色定義（如秘書）；然后涉及用戶為單個或多個；再選擇人員。 ◇ 新增流程 可以對用戶各種收文流程進(jìn)行新增，只有管理員才有此操作權(quán)限。在登記收文過程中提供了四種方式（文件引入、標(biāo)準(zhǔn)字段電子公文調(diào)入、掃描 和直接輸入），并將登記后的收文送領(lǐng)導(dǎo)批示或閱讀（批示的流程完全可以根據(jù)需要自己定義），處理結(jié)束后將文件進(jìn)行歸檔。（請參看“行政辦公”結(jié)構(gòu)圖） 行政辦公“行政辦公”結(jié)構(gòu)圖發(fā)文管理收文管理 會議管理收文登記文件查詢文件歸檔收文辦理檔案管理流程定義發(fā)文擬稿文件查詢文件歸檔發(fā)文辦理流程定義發(fā)文登記未封卷案卷借閱管理案卷管理已封卷案卷待組卷文件查詢會議計劃會議查詢會議記錄會議室管理 167。 系統(tǒng)概述 用戶可通過此模塊完成行政事務(wù)，其中包括收文管理、發(fā)文管理、檔案管理和會議管理。 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 18 167。 ◇ 刪除 17 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 報告管理員 可以刪除他所管的報告類型。 ◇ 修改 報告管理員可以對您管的這類報告的流轉(zhuǎn)流程進(jìn)行修改。刪除報告分為兩個步驟，首先告訴系統(tǒng)哪些報告要刪除，系統(tǒng)會在這些報告旁做一個標(biāo)記，然后系統(tǒng)將做了標(biāo)記的報告刪除。如果要有紙化工作，您可以打印此報告，打印出的報告內(nèi)容包括起草者 、所有審批者的姓名、日期及審批意見等信息。對已經(jīng)提交但尚未批復(fù)的報告，起草者可以撤回報告，并在撤回后對報告進(jìn)行維護(hù)。提交時系統(tǒng)根據(jù)報告類別自動選擇流轉(zhuǎn)流程。那么授權(quán)人就會知道他被授權(quán)，以后可以對此報告進(jìn)行維護(hù)。 ◇ 新增 如果有事要申請，您就可以在此起草報告，然后進(jìn)行申請。 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 16 ◇ 修改 您可以對自己起草的報告進(jìn)行維護(hù)（包括修改報告內(nèi)容、增加或刪除授權(quán)人、提交報告等工作），也可以對其他用戶授權(quán)于您的報告進(jìn)行維護(hù)。 由報告管理員管理有關(guān)報告，定義每類報告的流轉(zhuǎn)流程（每類報告可以有多個報告管理員，每個報告管理員也可以管理多個報告）。 齊全的企業(yè)級通訊錄，達(dá)到信息共享。 用戶可將名片登記并進(jìn)行管理查詢和打印，同時可根據(jù)需要將部分名片共享，供他人使用?？梢赃M(jìn)行約會、工作委托。 通過強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)工作流模式，系統(tǒng)按照用戶定義模式，自動傳遞、提醒用戶有待閱公文、會議文件、事物接洽等工作，實(shí)現(xiàn)真正的輕松而又有序的工作環(huán)境。 ◇ 查閱信件 郵件數(shù)據(jù)庫包括許多文件夾和視圖，允許您用不同的方法查閱信件。要保存信件只須把它留在來信時放置它的收件箱文件夾中就行了。刪除信件分為兩個步驟，首先告訴系統(tǒng)哪些信件要刪除，系統(tǒng)會在這些信件旁做一個標(biāo)記，然后讓系統(tǒng)15 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 將做了標(biāo)記的信件刪除。除此之外，還可以加入您的注釋。 ◇ 轉(zhuǎn)發(fā)來信 讀完信以后，您也許還想讓別人也能看到它。因為收件人的地址正是給您寫信人的地址，回信的主題也是與來信的主題相關(guān)的。回信不像寫信那樣麻煩，得從頭開始?？梢宰屇男偶懈鞣N不同的格式，使它更吸引人，更易懂。 ◇ 寫信 通過電子郵件的功能，您可以與別人交往，您可以將信寄給任何一個通過網(wǎng)絡(luò)和您的 Notes 互聯(lián)的人。任何時候您都可以迅速打開它，盡管有時您會在別的模塊中處理事務(wù)，也不必退出?？陕?lián)結(jié) Lotus CCmail 和各 種 Email。 167。批閱公文和評閱文件時可以使用與實(shí)際工作方式近似的筆輸入方式，也支持聲音輸入方式。 2 個人辦公 167。 ◇ 公文格式 您可以將公司經(jīng)常用的文件格式事先進(jìn)行定義（如“文件稿紙、傳真、發(fā)貨單”），當(dāng)用到此公文格式就可以直接調(diào)用。領(lǐng)導(dǎo)在批示文件時，就可以調(diào)用設(shè)定的常用意見，方便輸入。有了主題詞庫，在收文管理、發(fā)文管理、信息采編等模塊中，主題詞就可以自動校驗。你可以對一些常用的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置，包括主題詞、常用意見、自動編號和公文格式?？梢缘怯浰男彰⑺诓块T、設(shè)置他的公文閱覽權(quán)限、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的權(quán)限等。其中包括部門名稱、部門管理人員的設(shè)置，還包括指定收文管理、發(fā)文管理和檔案管理數(shù)據(jù)庫中的用戶操作權(quán)限。（請參看系統(tǒng)設(shè)置結(jié)構(gòu)圖） 系統(tǒng)設(shè)置“系統(tǒng)設(shè)置”結(jié)構(gòu)圖人員注冊部門設(shè)置 數(shù)據(jù)維護(hù)主題詞公文格式自動編號常用意見 167。 系統(tǒng)概述 在開思 /OA 中設(shè)立了系統(tǒng)設(shè)置模塊，系統(tǒng)管理員可以統(tǒng)一的對系統(tǒng)進(jìn)行管理，設(shè)置將簡便化，管理將更加方便、安全、可靠。 167。 （ 22） 幫助系統(tǒng) 開 思 /OA 提供了一個體貼的在線幫助系統(tǒng)，通過幫助系統(tǒng)，用戶能夠獲得操作指南以及技術(shù)支持信息。 （ 20） 活動安排 可以進(jìn)行個人活動安排、單位活動組織安排、單位接待組織安排、事務(wù)接洽記錄和電話記錄、值班安排、大事記等日常活動管理。 11 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 （ 18） 物品管理 將有關(guān)信息放入物品庫中，用戶就能夠及時、全面了解內(nèi)部物品的各種情況，還可以進(jìn)行申領(lǐng)?？梢缘怯浶旁L內(nèi)容，并可以根據(jù)用戶的需要將信訪進(jìn)行流轉(zhuǎn)，結(jié)果登記，歸檔，數(shù)據(jù)查詢及統(tǒng)計等。 （ 15） 電子公告板 一個靈活易用的網(wǎng)上公告板，用戶可以通過它發(fā)布各類公共信息和通知等。 （ 14） 焦點(diǎn)論談 一個網(wǎng)上 BBS，用戶可以用以熱點(diǎn)討論、經(jīng)驗交流、電子公文板等工作。會議召開后可以做會議記錄、紀(jì) 要和會議查詢，并且可將會議紀(jì)要?dú)w檔。 開思 /OA R5 產(chǎn)品簡介 10 （ 11） 檔案管理 對未組卷的文件進(jìn)行管理、分類，然后將其組入案卷中，可以對案卷進(jìn)行封卷、拆卷、著錄標(biāo)引、案卷檢索、借閱及歸還等工作。 （ 10） 發(fā)文管理 執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。 （ 9） 收文管理 執(zhí)行收文登記、辦理、查詢、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。 （ 7） 報告管理 對各類報告可以流程自定義，在批閱的過程中，還可以對報告進(jìn)行維護(hù)、傳送、辦理等工作。完全實(shí)現(xiàn)了名片