【文章內(nèi)容簡介】 17： 30 檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷； 3)保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動； 4)廢舊辦公家具及設備等處理及時（處理費用定期上交財務部門） 5）對保潔、植物做好辦公室全部植物的維護及澆水、換水工作； 6） .對空調(diào)設備遙控板、投影遙控板、個人辦公區(qū)域的管理 2 注意事項： 1)遙控板是否在各辦公室 使用后沒有歸還； 2)人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開； 3)人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。 五、 公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理） 工作流程： 1)保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時補給； 2)購買物品及時填寫《入庫單》 3)保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補給，保證正常辦公供應； 4)依據(jù)《辦公用品領用表》員工簽字領取辦公用品，每個月底 30 日做好 成本分攤表給財務。 5)按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時歸檔。 6)嚴禁鋪張浪費。 六、日常的打印、復印以及相關設備的檢查。 工作流程： 1)每天早上上班時間檢查打印機、復印機、考勤機、電話機等設備，如出現(xiàn)異常，第一時間要求信息技術專員予以維修。 2)保證辦公區(qū)打印紙的及時補充； 3)做好各類紙張（財務單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作； 4)及時做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財務數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機銷毀）。 注意事項： 、復印機，并及時補充用紙； 、復印工作，做到節(jié)約資源； 、復印機等設備出現(xiàn)問題不得私自解決，應及時報修，并聯(lián)系相關專業(yè)人員進行維修； ，愛惜紙張； 七、公司領導、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預定和安排；臨時性用車的車輛管理和費用結算。 工作流程： 1)A 住宿預定：預定前，需要了解住宿人員的住房要求，內(nèi)容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否24 小時熱水、是否能夠上網(wǎng)、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大 小的要求等；費用支付方式（僅預定或掛賬或代墊等）；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。 2)酒店預定后確認：最好有紙質(zhì)（蓋章簽字）的傳真確認，以保證預定成功； 3)酒店預定完畢后，需要短信或郵件告知預定信息： A 內(nèi)容參見第 1條 。B 告知赴前臺后報的信息； C如何抵達酒店路線及酒店電話。 4)酒店預訂單應及時歸檔。《酒店預訂單》文件夾。 5)B 車輛預定：預定前，需要了解：坐車人數(shù)、天數(shù)、車型要求、司機要求；預定時，要保證車況良好、司機駕駛技術嫻熟、職業(yè)習慣良好； 6)車輛使用前確認：必須拿到租賃公司的《派車單》，方可使用車輛 。否則，車輛出現(xiàn)任何事故及引起的一切責任將無法確保承擔責任單位。 7)車輛使用后，需要雙方補充《車輛使用費用表》。 8)租賃費用結算以雙方簽字確認的《派車單》和《車輛使用費用表》 9)C 餐廳預訂。日常中，多了解當?shù)靥厣木频旰筒蛷d，按酒店級別和菜系等進行分類。預定前，需要了解預訂要求，內(nèi)容涉及：酒店消費水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛(wèi)生間、是否有最低消費；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。 八、公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。 工作流程： 1)了解各類費用結算周期和支付標準； 2)按期支付，不得因延遲支付影響辦公區(qū)的正常辦公；嚴禁出現(xiàn)因個人原因，出現(xiàn)公司停水、電，或電話、網(wǎng)絡無法使用的情況； 3)結算時，核對實際使用費用和結算費用是否相符。 九、庫存管理。每季度末，與人事專員共同盤點庫存。 工作流程： 1)每季度末（月度 20 日 30 日），本人作為盤點 人，人事專員作為監(jiān)盤人，進行庫存盤點，簽署庫存盤點確認表，備行政人事部經(jīng)理處。 2)每年末（月度 20 日 30 日），本人作為盤點人，人事專員作為監(jiān)盤人，部門經(jīng)理作為審核人，進行庫存盤點，簽署庫存盤點確認表，備行政經(jīng)理處。 3)盤點合格標準：庫存剩余 =購買總數(shù) 領用總數(shù) 4)所需文件：《入庫單》、《領用單》 十、檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。 工作流程： 每季度末（月度 20 日 30 日），向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表，提報審核； 第三篇：行政前臺 崗位職責及工作要求 行政人事部經(jīng)理 職務：行政前臺 上級主管：行政人事部經(jīng)理 工作對象：全司人員 主要職責： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ，協(xié)助公司負責人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關協(xié)調(diào)工作。公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達工作。公司郵件、郵包的收發(fā)及相應費用的結算工作。公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。對設備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理。 公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。日常的打印、復印以及相關設備的檢查。（日后涉及“使用管理”）行政前臺行政人事專員信息技術專員 、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預定和行程安排； ； ，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公司、 物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通； 。每季度末，與行政人事專員共同盤點庫存。 。每季 度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。 。按日提報工作寫實，按季度提報本人季度工作報告及下季度工作總結，按年提報工作報告；通過定期對本職工作 的總結，以完善和提高現(xiàn)有工作水平； 。 工作流程和工作要求： ，協(xié)助公司負責人及部門經(jīng)理做好日常公關工作。 工作流程： 1）客戶進門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司 領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。 2）如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻； 3）準備招待茶水飲料； 4）通知相關工作人員有人來訪； 5）每隔 15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別； 6）客人離開后 2 分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔； 7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪 者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明； 8）及時轉(zhuǎn)告相關工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復； 9）及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔。 注意事項： 1) 2) 3) 4) ，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄歸檔；及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復；不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達工作。 工作流程： 1）電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，捷時 特物流”，同時注意禮貌和商務用語； 2）接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；但同時體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和； 3）對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話； 4）通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒； 5）沒有接聽到的電話應根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的； 6）將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上； 7）記錄后 5 分鐘內(nèi)及時通知被傳達人 ,通知傳達的程序見口頭通知流程 ,并確認對方接收信息正確無誤。 8）及時將用完的《來電記錄表》歸檔。 注意事項： 1）來電