【正文】 行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程 第一篇：行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程 行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程 職務(wù)：行政前臺(tái) 上級(jí)主管：行政經(jīng)理工作對(duì)象：全司人員主要職責(zé)： ，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。 （轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。3. 公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。 （電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。 司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。 、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。 、個(gè)人辦公區(qū)域的管理。 、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。 9.日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。（日后涉及“使用管理”） 10.公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排； 責(zé)員工外出登記； ，及各類費(fèi)用的支付工作，包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對(duì)應(yīng)單 位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通； 。每季度末，與行政人事專員共同盤點(diǎn)庫存。 。每季度末，向部門經(jīng)理提報(bào)目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。 ； 。 工作流程和工作要求： 一 .接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。 工作流程： 1）客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份 和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。 2）如有必要，安排來訪者前往會(huì)客室或等候處稍坐片刻； 3）準(zhǔn)備招待茶水飲料； 4）通知相關(guān)工作人員有人來訪； 5）每隔 15分鐘左右添加茶水，來客告辭時(shí)起身道別； 6）客人離開后 2 分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔； 7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪 者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注 明； 8）及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復(fù)； 9）及時(shí)將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔。 注意事項(xiàng)： 1)接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會(huì)客室； 2)《客戶來訪登記薄》的詳細(xì)記錄；并及時(shí)將使用完的記錄歸檔； 3)及時(shí)通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)； 4)不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。 二 .公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。 工作流程： 1）電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，嘉年華信息科技”，同時(shí)注意禮貌和商務(wù)用語； 2）接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；但同時(shí)體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和； 3）對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼，切忌立即掛斷電話； 4）通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對(duì)方掛斷后再放下聽筒； 5）沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才來電的目的?6）將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在《電話記錄》上； 7）記錄后 5 分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人 ,通知傳達(dá)的程序見口頭 通知流程 ,并確認(rèn)對(duì)方接收信息正確無誤。 8）及時(shí)將用完的《來電記錄表》歸檔。 注意事項(xiàng)： 1）來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和； 2）了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時(shí)在《來電記錄表》上記錄來電時(shí)間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員； 3）如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”）； 嚴(yán)禁事項(xiàng)： 1)來電接聽不主動(dòng)、不及時(shí)，接聽電話用語粗魯； 2)未及時(shí)和詳細(xì)記錄來電信息，忘記轉(zhuǎn)達(dá)、轉(zhuǎn)達(dá)不及時(shí)或傳達(dá)信息錯(cuò)誤； 3)《來電記錄表》按年度不及時(shí)歸檔。 三、公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。 工作流程（郵件簽發(fā)及費(fèi)用結(jié)算）： 1）公司各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或包裝好，在《郵件發(fā)送登記表》上登記后，交行政前臺(tái)統(tǒng)一寄出。 2）合同、票據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應(yīng)按《郵件發(fā)送登記表》的備注相關(guān)規(guī)定，填寫詳細(xì)的信息，以備日后跟蹤核查。 3）需要通過長途汽車托運(yùn)郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按要求填寫《郵件發(fā)送登記表》，再自行寄出，并在表 格“備注”中注明“托運(yùn)，自行寄出”。 4）根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞 /郵政底單，按月度與快遞 /郵政公司清算費(fèi)用，不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。 5）對(duì)未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過 2 次事件后應(yīng)匯報(bào)部門經(jīng)理，提出解決辦法。 工作流程（郵件簽收）： 1)公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺(tái)簽收，再分發(fā)至各收件人處。 2)收件人在收到行政前臺(tái)分發(fā)的郵件后，應(yīng)在《郵件簽收登記表》上簽字確認(rèn)。 3)郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對(duì)公司郵件、物品承擔(dān)保管責(zé)任；如因簽收人保管不當(dāng)造成公司文件 、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 4)如行政前臺(tái)無人在公司時(shí)，應(yīng)交辦本部門其他人員代做此項(xiàng)工作。 5)如收件人不在公司，行政前臺(tái)應(yīng)將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時(shí)，行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交他人。 6)代收文件后，簽收人應(yīng)第一時(shí)間通知收件人，及時(shí)處理郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承擔(dān)因此延誤的相關(guān)責(zé)任。 7)對(duì)公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報(bào)部門經(jīng)理，提出解決辦法。 嚴(yán)禁事項(xiàng)： 1)收件人未在前臺(tái)確認(rèn)，就擅自領(lǐng)走文件。 2)行政前臺(tái)在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。 3)不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。 四、公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。 工作流程： 1)每天早上 8： 50 總經(jīng)理辦公室、副總辦公室、接待室、會(huì)議室及公共辦公區(qū)茶桌及地面衛(wèi)生的清理，每日的環(huán)境維護(hù)保持清潔； 2)下午 17： 30 檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會(huì)議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無 雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷； 3)保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動(dòng)； 4)廢舊辦公家具及設(shè)備等處理及時(shí)（處理費(fèi)用定期上交財(cái)務(wù)部門） 5）對(duì)保潔、植物做好辦公室全部植物的維護(hù)及澆水、換水工作； 6） .對(duì)空調(diào)設(shè)備遙控板、投影遙控板、個(gè)人辦公區(qū)域的管理 2 注意事項(xiàng)： 1)遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還； 2)人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開； 3)人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。 五、 公司辦公 用品、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理） 工作流程： 1)保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時(shí)補(bǔ)給； 2)購買物品及時(shí)填寫《入庫單》 3)保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補(bǔ)給，保證正常辦公供應(yīng)； 4)依據(jù)《辦公用品領(lǐng)用表》員工簽字領(lǐng)取辦公用品，每個(gè)月底 30 日做好成本分?jǐn)偙斫o財(cái)務(wù)。 5)按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時(shí)歸檔。 6)嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。 六、日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備 的檢查。 工作流程： 1)每天早上上班時(shí)間檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤機(jī)、電話機(jī)等設(shè)備，如出現(xiàn)異常，第一時(shí)間要求信息技術(shù)專員予以維修。 2)保證辦公區(qū)打印紙的及時(shí)補(bǔ)充； 3)做好各類紙張（財(cái)務(wù)單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作； 4)及時(shí)做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機(jī)銷毀）。 注意事項(xiàng)： 、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙； 、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源； 、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修； ，愛惜紙張； 七、公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預(yù)定和安排；臨時(shí)性用車的車輛管理和費(fèi)用結(jié)算。 工作流程： 1)A 住宿預(yù)定：預(yù)定前，需要了解住宿人員的住房要求，內(nèi)容涉及：酒店星級(jí)、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否24 小時(shí)熱水、是否能夠上網(wǎng)、是