【文章內(nèi)容簡介】 碼。既可以手工直接輸入，也可利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。 ? 金額不能為“零” 。 紅字以“－”號(hào)表示。 ? 可按“ =”鍵取當(dāng)前憑證借貸方金額的差額到當(dāng)前光標(biāo)位置。 修改憑證 ? 例 23 修改記賬憑證。 將上張憑證中“管理費(fèi)用 招待費(fèi)”科目的輔助核算部門改為“采購部”，借貸方金額修改為4000。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“總賬→憑證→填制憑證”，進(jìn)入“填制憑證”窗口。 (2) 單擊“ ”按鈕，找到要修改的憑證。 (3) 修改憑證的基本信息（如金額等），將光標(biāo)放在要修改的位置就可以直接修改，這里將借貸方金額修改為 4000。 (4) 修改憑證的輔助項(xiàng)信息，首先選中有輔助核算的“管理費(fèi)用 招待費(fèi) ”科目行，然后將光標(biāo)置于備注欄輔助項(xiàng)，待鼠標(biāo)變形為“ ”時(shí)雙擊，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話框，在對(duì)話框中修改部門為“ 采購 部”，單擊“確認(rèn)”按鈕。 (5) 單擊“保存”按鈕，保存相關(guān)信息。 如圖 23 所示。 27 圖 23 修改憑證 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 ? 說 明 雖然在憑證錄入環(huán)節(jié)系統(tǒng)提供了多種確保憑證 輸入正確的控制措施，但仍然避免不了發(fā)生錯(cuò)誤。為此，系統(tǒng)提供了憑證修改功能，但僅限于對(duì)已輸入未審核狀態(tài)的憑證。 修改憑證時(shí)需要在填制憑證狀態(tài)下找到需要修改的憑證，直接修改即可。可修改的內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。 未經(jīng)審核的錯(cuò)誤憑證可直接修改；已審核的憑證應(yīng)先取消審核后，再修改。 查詢憑證 ? 例 24 查詢 記賬憑證。 查詢 2020 年 1 月“收 0001 號(hào)”記賬憑證并顯示。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“總賬→憑證→查詢憑證”，打開“憑證查詢”查詢條件對(duì)話框。 (2) 選擇“收款憑證”憑證類別，輸入憑證號(hào)“ 0001”。 (3) 單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多輔助查詢條件。如圖 24 所示。 28 圖 24 查詢憑證 輸入查詢條件 (4) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證查詢”的憑證列表窗口。 (5) 雙擊要查詢的憑證或單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“查詢憑證”的憑證窗口。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 ? 說 明 總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能。具體體現(xiàn)在： （ 1）豐富靈活的查詢條件 既可設(shè)置憑證類 別、制單日期等一般查詢條件，也可設(shè)置摘要、科目、等輔助查詢條件。各查詢條件也可組合設(shè)置。 （ 2）聯(lián)查明細(xì)賬、輔助明細(xì)及原始單據(jù) 當(dāng)光標(biāo)位于憑證某分錄科目時(shí)，選擇“聯(lián)查明細(xì)賬”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的明細(xì)賬。如該科目有輔助核算，選擇“查看輔助明細(xì)”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的輔助明細(xì)賬。若當(dāng)前憑證是由外幣系統(tǒng)制單生成，選擇“聯(lián)查原始單據(jù)”命令，系統(tǒng)將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。 審核憑證 29 ? 例 25 審核已填制的記賬憑證。 ? 操作步驟 以賬套主管 趙偉 的身份重新注冊(cè) 信息 門戶 。 用戶名“ 101”；密碼 為空 ； 賬套“ 900”；會(huì)計(jì)年度“ 2020”；日期“ 20200131”。 (1)執(zhí)行“總賬→憑證→審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對(duì)話框。 (2)輸入查詢條件，可采用默認(rèn)值。 (3)單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的憑證列表窗口。 (4)雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的審核憑證窗口。 (5)檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動(dòng)簽上審核人姓名。 如圖 25 所示。 圖 25 審核憑證 (6)單擊“下張”按鈕，對(duì)其他憑證簽字。 或執(zhí)行“審核 → 成 批審核簽字”命令，將其他憑證成批審核。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 ? 說 明 為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須 30 經(jīng)過審核員的審核。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。 注意事項(xiàng)： ? 所有填制的憑證必須經(jīng)過審核。 ? 審核人必須具有審核權(quán)。 ? 審核人和制單人不能是同一個(gè)人 。 ? 憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標(biāo)記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標(biāo)記后才能審核。 ? 憑 證可以單張審核也可以成批審核 。 記賬 ? 例 26 將已審核憑證全部記賬。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“總賬→憑證→記賬”命令，進(jìn)入“記賬”窗口。 (2) 第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。如圖 26 所示。 圖 26 記賬 選擇憑證 (3) 單擊“下一步”按鈕。 (4) 第二步顯示記賬報(bào)告，如果需要打印記賬報(bào)告，可單擊“打印”按鈕。如果不打印記賬報(bào)告，單擊“下一步”按鈕。 (5) 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對(duì)話框。如圖 27 所示。 31 圖 27 記賬 期初試 算平衡表 (6) 單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)開始登錄有關(guān)的總賬和明細(xì)賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完畢”信息提示對(duì)話框。 (7) 單擊“確定”，記賬完畢。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 ? 說 明 計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理中的記賬過程首先是一個(gè)數(shù)據(jù)傳遞的過程，把經(jīng)過審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從錄入憑證數(shù)據(jù)庫文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中，這一工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。經(jīng)過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的，由此形成了會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。 系統(tǒng)記賬過 程： (1)選擇記賬憑證 即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。確定記賬范圍時(shí)可以單擊“全選”按鈕選擇所有未記賬憑證，可以輸入連續(xù)編號(hào)范圍如“ 19”表示對(duì)該類別第 1?9號(hào)憑證進(jìn)行記賬，也可以輸入不連續(xù)的編號(hào)如“ 3， 7”表示僅對(duì)第 3 張和第 7 張憑證記賬。 （ 2）記賬報(bào)告 系統(tǒng)自動(dòng)記賬前，需要相應(yīng)的檢查，檢查完成后，系統(tǒng)顯示記賬報(bào)告，呈現(xiàn)檢驗(yàn)的結(jié)果，如期初余額不平或哪些憑證未審核或出納未簽字等。 （ 3）記賬 32 記賬之前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行硬盤備份，保存記賬前的數(shù)據(jù)，一旦記賬過程異常中斷，可以利用這個(gè) 備份將系統(tǒng)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。 注意事項(xiàng)： ? 第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 ? 上月未記賬，本月不能記賬。 ? 未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。 ? 每月可多次記賬。 查詢賬簿 ? 例 27 查詢“ 1403 原材料”總賬，然后聯(lián)查明細(xì)賬。 ? 操作步驟 (1) 執(zhí)行“總賬→賬簿查詢→總賬”命令，打開“總賬查詢條件”對(duì)話框。 (2) 輸入查詢科目“ 1403”。 (3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“總賬”窗口。如圖 28 所示。 圖 28 查詢總賬 (4) 單擊本月 合計(jì)行，單擊“明細(xì)”按鈕，查看明細(xì)賬信息。 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 ? 說 明 33 查詢賬簿包括基本賬簿查詢和輔助賬簿查詢。 基本賬簿查詢 基本賬簿查詢包括總賬、余額表、明細(xì)賬、日記賬的賬簿的查詢。 打開“總賬→賬簿查詢”菜單，可查詢總賬、余額表、明細(xì)賬等賬簿。 打開“現(xiàn)金→現(xiàn)金管理→日記賬”菜單，可查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 輔助賬簿查詢 輔助核算賬簿包括個(gè)人往來、部門核算、客戶往來和供應(yīng)商往來的總賬、明細(xì)賬查詢輸出。 打開“總賬→輔助查詢”菜單，可查詢個(gè) 人往來、部門核算輔助賬。 打開“往來→輔助”菜單，可查詢客戶往來、供應(yīng)商往來輔助賬。 結(jié)賬 ? 例 28 對(duì)本賬套進(jìn)行 結(jié)賬。 ? 操作步驟 執(zhí)行“ 總賬→ 期末→結(jié)賬”命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口。 (2) 單擊要結(jié)賬月份“ 。 (3) 單擊“下一步”按鈕。單擊“對(duì)賬”按鈕，系統(tǒng)對(duì)要結(jié)賬的月份進(jìn)行賬賬核對(duì)。 (4) 單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)顯示“ 01 月工作報(bào)告”。 如圖 29 所示。 圖 29 結(jié)賬 顯示工作報(bào)告 （ 5） 查看工作報(bào)告后，單擊“下一步”按鈕。 （ 6） 單擊“結(jié)賬”按鈕，若符合結(jié)賬要求 ，系統(tǒng)將進(jìn)行結(jié)賬，否則不予結(jié)賬。 34 ? 操作演示 參見“操作演示 \2\”。 ? 說 明 通用賬務(wù)處理子系統(tǒng)都設(shè)有結(jié)賬功能。根據(jù)有關(guān)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各個(gè)會(huì)計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時(shí)結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作。計(jì)算機(jī)的結(jié)賬工作也應(yīng)按此辦理，稍有不同的是：計(jì)算機(jī)每次記賬時(shí)均已結(jié)出各科目的發(fā)生額和余額，因此結(jié)賬工作主要是計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)改變某些狀態(tài)，確定本月的數(shù)據(jù)已處理完畢，不再增加新的憑證。 結(jié)賬工作應(yīng)由具有結(jié)賬權(quán)的人員進(jìn)行。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專人進(jìn)行結(jié)賬工作。 通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟： （ 1）停止本月的記賬工作。 （ 2）進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過程與記賬基本相同。 （ 3）進(jìn)行試算平衡。 （ 4）將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。 期末結(jié)賬時(shí)應(yīng)注意的問題： （ 1）各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。 （ 2）當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。 （ 3）上月未結(jié)賬，本月無法結(jié)賬。 （ 4） 每月只能結(jié)賬一次，因此一般結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份。 操作注意事項(xiàng)： 在啟 用多個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，必須先對(duì)應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)結(jié)賬，總賬系統(tǒng)最后結(jié)賬。因此，總賬結(jié)賬操作在 900 賬套中不能進(jìn)行練習(xí)，相關(guān)操作可參見結(jié)賬視頻演示。 3 編制財(cái)務(wù)報(bào)表 35 會(huì)計(jì)報(bào)表是綜合反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量信息的書面文件，是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的總結(jié)。作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告核心內(nèi)容的會(huì)計(jì)報(bào)表，它為企業(yè)內(nèi)部各管理部門及外部相關(guān)部門提供了最為重要的會(huì)計(jì)信息，有利于報(bào)表使用者進(jìn)行管理和決策。 報(bào)表系統(tǒng)的主要任務(wù)是設(shè)計(jì)報(bào)表的格式和編制公式，從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中取得有關(guān)會(huì)計(jì)信息自動(dòng)編制 各種會(huì)計(jì)報(bào)表，對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核、匯總、生成各種分析圖，并按預(yù)定格式輸出各種會(huì)計(jì)報(bào)表。 財(cái)務(wù)報(bào)表編制概述 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 報(bào)表 編制 分為兩大部分來處理，即報(bào)表 定義 以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。 ① 格式狀態(tài)。在報(bào)表格式狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式 和公式 設(shè)計(jì)的操作， 報(bào)表格式 如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，也可進(jìn)行報(bào)表公式的設(shè)計(jì)，如單元公式（計(jì)算公式）、審核公式及舍位平衡公式 等 。 ② 數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、 審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。 報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè) “格式 /數(shù)據(jù) ”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在 “ 格式狀態(tài) ” 和 “ 數(shù)據(jù)狀態(tài) ” 之間切換。 單元 單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如： C8 表示第 3 列第 8行交匯的那個(gè)單元。 UFO 的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元 3 種。 ① 數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的 數(shù)值型 數(shù)據(jù)。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單 元的缺省類型為數(shù)值型。 ② 字符單元。 用于存放報(bào)表的 字符型 數(shù)據(jù) 。 字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。 ③ 表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào) 36 或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。 一個(gè)報(bào)表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。 關(guān)鍵字是可以 引起 報(bào)表數(shù)據(jù) 發(fā)生變化 的項(xiàng)目。 共有 六種關(guān)鍵字，它們是 “單位名稱 ”、 “單位編號(hào) ”、 “年 ”、 “季 ”、 “月 ”、 “日 ”，除此之外， 還可 自 定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為 “周 ”和 “旬 ”時(shí)有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。 關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每 張 報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。 企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁取數(shù)。報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的 （ 1）自 賬簿 取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為： 函數(shù)名（ “科目編碼 ”,會(huì)計(jì)期間 ,[“方向 ”],[賬套號(hào) ],[會(huì)計(jì)年度 ],[編碼 1],[編碼 2]） ●科目編 碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號(hào)括起來。 ●會(huì)計(jì)期間可以是 “年 ”、 “季 ”、 “月 ”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數(shù)字。 ●方向即 “借 ”或 “貸 ”，可以省略。 ●賬套號(hào)為數(shù)字 。