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總部管理手冊(中(編輯修改稿)

2024-09-28 16:54 本頁面
 

【文章內容簡介】 凡總部所有房產、店頭裝潢、營運設備、電氣設備、運輸設備、通訊、事務機器等營業(yè)事業(yè)及辦公等所需一切設備稱為財產。 行業(yè)經典資料 僅供參考 Page 10 5. 6. 1. 2 分類方式 公司財產分六大類,每類分若干小類 第一類 —— 不動產類 辦公室,倉庫,店頭賣場。 第二類 —— 機械設備類 冷氣空調、照明設備、保全系統(tǒng)、電氣用電源配線、保險箱、音響設備、飲水 機、教學用樂器。 第三類 —— 運輸工具類 公司用車、及其他配屑公司名下之個人用車。 第四 類 —— 事務機器類 傳真機、收銀機、電腦、復印機、投影機、碎紙機、幻燈機、電算機、支票機、 電話??等。 第五類 —— 事務用晶類 辦公桌、椅子、柜子、白板、打洞機、汀書機??等。 第六類一一其他及營業(yè)用品類 展示架??未列入的設備用品每件價值 2 0 O 元以上,均可屆之。 5. 6. 2 財產管理、購置及編號 5. 6. 2. 1 財產管理 A總務單位為公司財產的總主管部門。 B 其他各部門,各指定保管人員為輔助行政部門并向主管部門負責。 5. 6. 2. 2 財產購置 連鎖總部內購置原材、物料、用品及各項固定資產,要依循公司采購管理辦法的申請、采購驗收等作業(yè)程序和規(guī)則辦理。 5 6 2 2. 1 公司財產購置除第一類財產,應注意事項 A 購買物品應詳細了解:至政府機關了解該建筑物的所有權、設定抵押情形、 買賣的記錄及都市計劃、使用狀況等。也需實地去了解建筑物占用情形,租賃關系 等。 B 慎選中介公司:建筑物的相關法令很多,專業(yè)性也相當高,故選聘專業(yè)中介公司是有其必要。有信用、合法、有執(zhí)照的費用可能較高,但為避免未來的糾紛和損失,有時仍是值得的。 C 充實相關法律知識:身為公司總務人員,要把工作做好,應該多投入一些時間去了解相關的法令,或請教專家、顧問,學習他們的經驗,這對公司、對自己都是有益無害的。 5 6 2 2 2 由使用部門填寫簽呈,注明設備名稱、規(guī)格廠牌、數量、使用目的、用途、預期效果、需要日期、購置預算金額等,送總主管部門初審。 5 6 2 2 3 總主管部門于初審時,得請財務部門及營業(yè)部門會審。 行業(yè)經典資料 僅供參考 Page 11 5 6 2 2 4 經初審通過的簽呈,依費用申請及核淮程序核淮。 5 6 2 2 5 經核準購置的財產由 使用部門詳填裝置、場所、位置、口期等說明書或圖面送往總務單位如期采購。 5. 6. 2. 3 財產編號 所有編碼的資產均需列人財產清單中,總務單位留存一份總清冊,各保管單位則留存所保管之清單 5 6 2 3 l類號:以英文字大寫字母 A、 B、 C??代表。 第一類 —— 不動產類 第二類 —— 機械設備類 第三類 —— 運輸 T 具類 第四類 —— 事務機器類 第五類 —— 事務用品類 第六類 —— 其他及營業(yè)用品類 5. 6. 2. 3. 2)名稱編號 財產名稱,例 如辦公桌、會議桌、 T 作桌、茶幾等。如辦公桌規(guī)格有好幾種,可將尺寸或特征列入,例如“ 3. 5 辦公桌”、“雙邊抽屜辦公桌”或“經理用辦公桌”來加以區(qū)別,分別編號。名稱編號可視公司內各類財產多少決定。以阿拉伯數字三位數應可夠 J{{,前兩數為小類號,后一位為財產名稱號。 5. 6. 2. 3. 3 數量序號 每一財產名稱在公司內現(xiàn)有的數量,以阿拉伯數字三位數表示,最多可編到 999。如公司內各單項名稱的財產數量并不很多,則兩位數也可。今后有新購相同財產,則依序再編號。 5. 6. 2. 3. 4 保管單位代號 一般所謂保 管單位,即指使用單位。使用單位對該財產有保管之責,保管單位 代號可以阿拉伯數字一位數表示,即 0~ 9。如公司單位較多,可用英文字母 AB??? Z,可容納 26 個,單位代號和財產編號間可以“一”連接。 有此單位代號,我們很容易知道此財產的歸屬,尤其是桌、椅等可以搬動,數 量又多的財產,有助于辯識。在年度盤點時,可由電腦列印盤點表。但要注意,在 財產移轉時,不要忘了將此代號更改為新使用單位的代號。 5. 6. 2. 3. 5 編碼原則 口口口口 口口口 口口 類 名 數 單 號 稱 量 位 類 號 號 號 行業(yè)經典資料 僅供參考 Page 12 5. 6. 2. 4 財產卡 建卡管理是最基礎也是最常見的方式。財產卡應登錄下列資料: A財產名稱及編號 B 規(guī)格或型號、年份 C 附件、配件 D 廠牌或制造廠 E 購買日期 F 購人價格 G 折舊年數 (折舊方式 )或記錄 H 重大維修記錄 I 投保金額或設定抵押記錄 財產卡原則卜一式三份,會計單位保留一份,總務單位一份,使用該財產的單位一份。一般兩份也可,一份由會計單位留存,并隨時記載每年折舊金額、重 大維修或設定抵押記錄等,另一份交財產管理單位,應隨時注意財產的維修及投保情形,并予記錄。 財產卡原則是一件財產一卡,但如果在購時一次采購多數量的相同型式、規(guī)格的相同財產,而在同一單位使用時,為方便起見,用同卡也可,但須分別編號。 5. 6. 2. 5 財產編號標簽 編號標簽一般皆固定于財產表面較不明顯處,早期的標簽多為鋁質,用螺絲釘加以固定。現(xiàn)多以石化材質印刷,用強力膠質粘于財產表面。標簽的目的在于辯識,在盤點時較為方便。由財產管理的總務單位統(tǒng)一印制,于財產購人時貼妥。 5. 6. 2. 6 領 用 A財產購入或取得所有權后,根據購人憑證、說明書等填制財產卡 (一式二份 ),由財會單位及總務單位、保管單位 (人 )各保留一份,另應由總務單位編列財產分類目錄 (一式二份 ),由總務、財務單位各保留一份。 B 另外應將財產編列財產清冊 (一式二份 ),分別由總務單位及所屬保管單位或保管人各留存一份,以備待查及移交。 5. 6. 2. 7 保管 A總務單位應將財產登記卡按財產分類目錄編號、分類、歸檔保管。 B 另設 (財產憑證袋 )將各財產取得有關憑證、文件、圖說等套人保管。 C 財會部所留存的 (財產登記卡 ),是做為會計補助帳冊,按法令規(guī)定,每年填入折舊提列金額及殘值等記錄之用。 D 各部門如需使用總務單位所保管的財產時,使用部門應填財物設備移轉的簽呈,向總主管部門申請使用。 E 移管或借出的財產,應隨 (財產登記卡 )第三聯(lián),由使用部門保管使用。如結束使用,財產 行業(yè)經典資料 僅供參考 Page 13 返還總主管部門時亦同。 F 容易搬動的財產,由各使用部門按放置場所分別填寫財產設備明細表,填人該場所內所有財產設備的編號、名稱、數量,以利保管。 5. 6. 2. 8 清點核查 A總務單位每六個月 (每年 5 月、 11 月 )應指示各財產 使用部門的輔助人員盤 點核查財產,并要求提出盤點表。 B 總務單位得隨時核查使用 {部門的現(xiàn)有財產現(xiàn)狀及數量是否確實。 C 總務單位得隨時核查各財產使用部門,有無管理不善情形,有無有效使用 及閑置情形。 D總務單位如發(fā)現(xiàn)第二、三項的不良情況,應隨即通知使 j{{部門主管改善,如 情形嚴重者應呈報總經理處理。 5. 6. 2. 9 遺失損壞處理 A使用或保管中的財產,如有遺失或故意損壞,應由使 J{j 部門詳細淵查實情,專案報告總主管部門處理。 B 財產如有損壞或需保養(yǎng),除訂有固定保養(yǎng)期 間者,使用部門應即填寫 (財產 修繕申請書 ),申請修理或保養(yǎng)。 5. 6. 2. 10保養(yǎng)及報廢處理 財產隨時在使用狀態(tài),發(fā)揮應有的功用,并延長財產的壽命。這些維修的建筑物費用、重大損壞的原因等,都應在財產卡內留下記錄,供財產管理部門隨時了解及評估。對已不能使用或過剩、舊式的財產,應由使用單位提出報廢的申請。 A不定期性財產保養(yǎng)由各使用部門在使用期間中,發(fā)現(xiàn)需保養(yǎng)及修理時,隨時得以 (財產修繕申請書 )申請。 B 定期性財產由總主管部門按財產定期保養(yǎng)規(guī)定,按期填寫 (財產修繕申請書 )申請。 c 財產的保養(yǎng)及修理,重大的故障,或較精密的儀器、設備、電腦等仍需由原廠商來維修或簽定維護合同。 D財產如已不堪使用須報廢時,使用部門應即填寫 (財產減損單 )向主管部門申請報廢。 E 財產的報廢,無論使用部門因不堪使用申請報廢或總務單位認為必須報廢, 均應將財產報廢的說明詳細載入。 F 財產報廢如使用部門申請者,應由總務單位監(jiān)定財產現(xiàn)狀,確認已不能使 用或修理狀態(tài)時接受,并簽認。 G 總務單位變更財產前,應詳查 (財產卡 )是否仍有折舊余額,如果賣價低于余 額,則為公司的損失。故總 務單位應以公司利益為先,尋求有利的買主,以期獲得 高價,盡量減少公司的損失。 5. 7 文件資料管理 5. 7. 1 適用范圍 行業(yè)經典資料 僅供參考 Page 14 5 7 l 1 公司外來文件:包括郵件、電報、 F A X。 5 7. 1. 2 公司對內的簽呈,檔案歸檔等。 5 7 l 3 公司對外發(fā)文郵件、電報、 F A X 等的處理。 5. 7. 2 對內外行文 5. 7. 2. 1 擬文分類 A人事命令:任免、遷調、獎懲。 B 公告:各單位就主管業(yè)務,向公眾或特定的對象宣布時使用,其方式得 15 長 貼各單位的布告欄或利用報刊等大眾工具廣為宣布,例: 征人稿。 C 函:各單位對所執(zhí)行公務有下列情形時: 上級單位對所屬單位有所指示、交辦、批復時。 b.下級單位對上級單位有所請求或報告時。 c.平行單位或不相隸屬的單位間行文時。 D 簡便行文表:答復簡單公務的業(yè)務,寄送文件、書刊或為一般聯(lián)系、查詢 等事項行文時。 E 行文種類除上述外,尚有報告、便箋、聘書、證明書或聘、雇契約書、紀 錄、提案等,依職務、業(yè)務性質及處理方式等使用。 5. 7. 2. 2 稿面欄位填寫 A文別:依行文的用途書寫。 B 受文者:應書明 全稱、地址。非眾所周知者,并應注明。 C 行文單位或副本收受者,應分別逐一填明。 D 速別:填“最速件”或“速件”等普通件不必填寫。 E 密等:填極機密及解密條件 ?如非密件則不必填寫。 F 附件:應注明名稱及數量。 G 承辦單位:注明主承辦單位。 H 承辦人:由承辦人員簽名或蓋章,注明辦稿的年、月、日。 5. 7. 2. 3 收發(fā)管理 A收文:外來文件由行政部統(tǒng)一收件。 B 發(fā)文:本公司對外發(fā)文,由行政部統(tǒng)一送郵局。 C 分文:行政部應依下列規(guī)定處理收 受的文件: a 公務文件:依主辦單位別編號登記后,由符部門主管批示后分發(fā)各主辦單位。 b 私人函件:普通函件送由所屆單位轉送,掛號函件通知本人簽收。 D 會辦:案件內容涉及其他單位,應分別會商,以免意見分歧。各單位收到 會簽的文件,應在指定時間內處理完妥,送回原會簽單位,以明責任 。 行業(yè)經典資料 僅供參考 Page 15
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