【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 運(yùn)行。 我們建議，由貴公司主管副總經(jīng)理協(xié)調(diào)采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部，制定出一套切實(shí)可行的采購(gòu)欠款付款政策，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。一般情況下，應(yīng)力求保證付 款政策的一致性，出現(xiàn)特殊情況需要優(yōu)先保證某供應(yīng)商付款時(shí)，應(yīng)由采購(gòu)部提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 供應(yīng)商變動(dòng)無審核標(biāo)準(zhǔn)。貴公司的采購(gòu)流程規(guī)定，由采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況選擇所需物資的供應(yīng)商，報(bào)主管采購(gòu)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。在此項(xiàng)制度中，沒有規(guī)定采購(gòu)部根據(jù)什么標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商、副總經(jīng)理根據(jù)什么條件批準(zhǔn)供應(yīng)商、在什么情況下應(yīng)變更供應(yīng)商。由于沒有標(biāo)準(zhǔn)，貴公司在供應(yīng)商的選擇和變更方面存在很大的隨意性，也沒有必要的監(jiān)督，采購(gòu)部經(jīng)常受到以權(quán)謀私的指責(zé)，雖然這些指責(zé)大多沒有確切的證據(jù)，但 貴公司各方面（包括采購(gòu)部）對(duì)供應(yīng)商選擇的隨意性的不滿是很明顯的。產(chǎn)生這個(gè)問題的原因是，供應(yīng)商提供的條件是在不斷變化之中的，采購(gòu)部受信息不對(duì)稱因素的影響，不能絕對(duì)保證所選擇的供應(yīng)商總是最優(yōu)的。從貴公司自身的情況來看，不同時(shí)期對(duì)供應(yīng)商的要求也不同，很難確定一套穩(wěn)定的、具體的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行供應(yīng)商管理。 我們建議，由采購(gòu)部根據(jù)貴公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，擬定一套供應(yīng)商選擇和變更的標(biāo)準(zhǔn)及所需要提供的資料，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。如果出現(xiàn)需要變更標(biāo)準(zhǔn)的情形，應(yīng)由采購(gòu)部提出申請(qǐng)，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核報(bào)總 經(jīng)理后才能進(jìn)行。 已報(bào)銷入帳的單據(jù)文件沒有核銷處理制度。貴公司的采購(gòu)與付款循環(huán)流程中規(guī)定，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)束后，財(cái)務(wù)部應(yīng)依據(jù)有關(guān)單據(jù)的文件記錄應(yīng)付帳款明細(xì)帳。但是，沒有規(guī)定已報(bào)銷入帳的單據(jù)文件必須進(jìn)行核銷。這樣，就存在已報(bào)銷入帳的單據(jù)文件重復(fù)入帳、欠款重復(fù)支付的風(fēng)險(xiǎn)。產(chǎn)生這個(gè)問題的原因，財(cái)務(wù)部對(duì)此問題的重視程度不足，認(rèn)為只要認(rèn)真檢查，是不會(huì)出現(xiàn)問題的，他們也是從沒有在這方面發(fā)生過錯(cuò)誤。 我們建議，貴公司在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢，進(jìn)行帳務(wù)處理時(shí)，應(yīng)將已報(bào)銷入帳的單據(jù)憑證和相關(guān)文件上加蓋 已入帳 標(biāo)記，或在 其上用打孔機(jī)打孔。財(cái)務(wù)部在進(jìn)行付款和帳務(wù)處理時(shí)，只要發(fā)現(xiàn)所處理的單據(jù)或文件上有 已入帳 或已打孔，就應(yīng)拒絕接受并報(bào)財(cái)務(wù)部主管處理。 （二） 現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問題 部分采購(gòu)業(yè)務(wù)沒有采購(gòu)招標(biāo)比價(jià)文件。制度規(guī)定，貴公司一次超過 50，000 元的物資采購(gòu)都必須向已選定的供應(yīng)商招標(biāo)，由這些供應(yīng)商提供投標(biāo)文件，貴公司采購(gòu)部編制采購(gòu)招標(biāo)分析表并確定最終供應(yīng)商。貴公司 2020 年一次金額超過 50,000 元的采購(gòu)業(yè)務(wù) 305 筆，我們采取統(tǒng)計(jì)抽樣的方法，共抽取了其中的85 筆進(jìn)行檢查（可靠程度 95%，總金額 15,045,140 元），發(fā)現(xiàn)有 5 筆沒有已選定供應(yīng)商提供的投標(biāo)書，其采購(gòu)金額合計(jì) 1,385,476 元；有 8 筆沒有物資采購(gòu)招標(biāo)分析表，其采購(gòu)金額合計(jì) 2,556,771 元。不符合規(guī)定的采購(gòu)業(yè)務(wù)占全部采購(gòu)業(yè)務(wù)的 15%，這說明貴公司在這方面的工作存在的問題較大，雖然并沒有造成重大損失，但如此嚴(yán)重地破壞控制制度，長(zhǎng)此以往不經(jīng)處理，必將給貴公司造成重大損失。產(chǎn)生這個(gè)問題的原因是，采購(gòu)部有關(guān)人員認(rèn)為，其實(shí)他們已經(jīng)執(zhí)行了公司制度規(guī)定的程序，只不過是因?yàn)楣ぷ魈?，沒有及時(shí)補(bǔ)充所需的文件，而且他們認(rèn)為，只要是執(zhí)行了規(guī)定的程序，文件資料 只是個(gè)形式，有沒有都沒關(guān)系。 我們建議，必須嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)招標(biāo)文件資料制度，應(yīng)該要求財(cái)務(wù)部，凡是招標(biāo)文件資料不完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)一律不得入帳和付款。 物資入庫(kù)時(shí)清點(diǎn)驗(yàn)收工作流于形式。制度規(guī)定，采購(gòu)的物資 在入庫(kù)時(shí)，應(yīng)由倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)人員進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收，確認(rèn)實(shí)際入庫(kù)物資的品種、規(guī)格、等級(jí)、數(shù)量等項(xiàng)目，以保證入庫(kù)物資的準(zhǔn)確性。我們?cè)跈z查中，觀察了三次實(shí)際的入庫(kù)清點(diǎn)驗(yàn)證過程，發(fā)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)有些人員只對(duì)入庫(kù)物資的品種進(jìn)行檢查確認(rèn)，對(duì)于其他項(xiàng)目沒有按規(guī)定清點(diǎn)驗(yàn)證，而是按照采購(gòu)訂單副聯(lián)和供應(yīng)商提供的貨運(yùn)單直接填寫入庫(kù)單。這樣，一旦供應(yīng)商的貨運(yùn)單發(fā)生錯(cuò)誤，貴公司的入庫(kù)記錄就將隨之發(fā)生錯(cuò)誤，庫(kù)存帳簿的記錄也將出現(xiàn)錯(cuò)誤，庫(kù)存物資管理就會(huì)出現(xiàn)混亂。一旦發(fā)現(xiàn)某種庫(kù)存物資短缺，根本無法確認(rèn)是庫(kù)存保管問題，還是入庫(kù)驗(yàn)收問題，更無法確認(rèn)是哪個(gè)供 應(yīng)商存在問題，所造成的損失，就只能由貴公司自己承擔(dān)。產(chǎn)生這個(gè)問題的原因是，倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)工作人員認(rèn)為，供應(yīng)商是采購(gòu)部通過規(guī)定程序確定的，都是管理方面很規(guī)范的公司，不可能發(fā)生實(shí)際入庫(kù)物資與貨運(yùn)單不符的情況，他們的工作只不過是例行公事而已。 我們建議，必須執(zhí)行嚴(yán)格入庫(kù)物資清點(diǎn)驗(yàn)收制度，對(duì)于在清點(diǎn)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的實(shí)際清點(diǎn)與貨運(yùn)單不符的情況，應(yīng)立即通知采購(gòu)部與該供應(yīng)商溝通，以保證與采購(gòu)訂單相符。同時(shí)，該通知單還可做為采購(gòu)部考核和更換供應(yīng)商時(shí)的重要參考。 已驗(yàn)收入庫(kù)物資暫估入庫(kù)制度執(zhí)行不力。制度規(guī)定，對(duì)于已驗(yàn)收入 庫(kù)但由于單據(jù)文件不完整的業(yè)務(wù)，不得按正常的方式報(bào)銷入帳，必須按估定的價(jià)格做暫估入庫(kù)處理。但在我們的檢查中發(fā)現(xiàn)， 2020 年貴公司共發(fā)生此類業(yè)務(wù) 104 筆，我們按統(tǒng)計(jì)抽樣的要求檢查了 15 筆（可靠程度 95%），發(fā)現(xiàn)有 3 筆沒有辦理暫估入庫(kù)手續(xù)，占所抽查業(yè)務(wù)的 20%。其金額合計(jì)為 784， 329 元。這種情況的發(fā)生，嚴(yán)重影響了庫(kù)存物資核算的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致庫(kù)存物資信息失真，損害管理層決策的準(zhǔn)確性。產(chǎn)生這個(gè)問題的原因是，倉(cāng)儲(chǔ)部有些工作人員認(rèn)為，這些物資入庫(kù)單據(jù)文件不完整是暫時(shí)的，所短缺的單據(jù)文件很快就會(huì)補(bǔ)齊，沒有必要?jiǎng)谏褓M(fèi)力去辦理暫估入庫(kù)手續(xù)，其后，所短缺的單據(jù)文件由于種種原因沒有補(bǔ)齊，他們因忙于其他事務(wù)而忘記了辦理暫估入庫(kù)手續(xù)。 我們建議，必須嚴(yán)格執(zhí)行單據(jù)文件不完整的物資采購(gòu)暫估入庫(kù)手續(xù)制度，倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)不定期觀察物資入庫(kù)業(yè)務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)此種情況，應(yīng)及時(shí)處理并按規(guī)定給予有關(guān)責(zé)任人必要的處理。 庫(kù)存物資定期盤點(diǎn)制度流于形式。制度規(guī)定，倉(cāng)儲(chǔ)部 定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，以便及時(shí)掌握物資的實(shí)際庫(kù)存情況。財(cái)務(wù)部應(yīng)在每年年未前對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行抽查，以確保倉(cāng)儲(chǔ)部有關(guān)庫(kù)存物資的報(bào)告的正確性。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司的庫(kù)存物資定期盤點(diǎn)檢 查制度沒有得到切實(shí)的執(zhí)行。 2020年 12 月 15 日貴公司倉(cāng)儲(chǔ)部編報(bào)的庫(kù)存物資盤點(diǎn)表顯示，貴公司的庫(kù)存物資實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)與帳面庫(kù)存數(shù)完全相符，沒有一點(diǎn)差異。貴公司財(cái)務(wù)部在 2020 年 12 月27 日編報(bào)的庫(kù)存物資抽查表中，反映被抽查的 15 種物資的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與帳面數(shù)量也完全相符。從這兩份文件中，似乎貴公司的庫(kù)存物資管理水平非常高