【文章內(nèi)容簡介】 運行。 我們建議，由貴公司主管副總經(jīng)理協(xié)調(diào)采購部和財務部，制定出一套切實可行的采購欠款付款政策，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。一般情況下，應力求保證付 款政策的一致性，出現(xiàn)特殊情況需要優(yōu)先保證某供應商付款時，應由采購部提出申請，經(jīng)財務部審核后報主管副總經(jīng)理批準后執(zhí)行。 供應商變動無審核標準。貴公司的采購流程規(guī)定，由采購部根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況選擇所需物資的供應商，報主管采購的副總經(jīng)理批準后確定供應商。在此項制度中，沒有規(guī)定采購部根據(jù)什么標準選擇供應商、副總經(jīng)理根據(jù)什么條件批準供應商、在什么情況下應變更供應商。由于沒有標準，貴公司在供應商的選擇和變更方面存在很大的隨意性，也沒有必要的監(jiān)督，采購部經(jīng)常受到以權謀私的指責，雖然這些指責大多沒有確切的證據(jù)，但 貴公司各方面（包括采購部）對供應商選擇的隨意性的不滿是很明顯的。產(chǎn)生這個問題的原因是，供應商提供的條件是在不斷變化之中的，采購部受信息不對稱因素的影響，不能絕對保證所選擇的供應商總是最優(yōu)的。從貴公司自身的情況來看，不同時期對供應商的要求也不同，很難確定一套穩(wěn)定的、具體的供應商選擇標準來進行供應商管理。 我們建議，由采購部根據(jù)貴公司生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況，擬定一套供應商選擇和變更的標準及所需要提供的資料，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。如果出現(xiàn)需要變更標準的情形，應由采購部提出申請，經(jīng)主管副總經(jīng)理審核報總 經(jīng)理后才能進行。 已報銷入帳的單據(jù)文件沒有核銷處理制度。貴公司的采購與付款循環(huán)流程中規(guī)定，物資采購業(yè)務結束后，財務部應依據(jù)有關單據(jù)的文件記錄應付帳款明細帳。但是，沒有規(guī)定已報銷入帳的單據(jù)文件必須進行核銷。這樣，就存在已報銷入帳的單據(jù)文件重復入帳、欠款重復支付的風險。產(chǎn)生這個問題的原因，財務部對此問題的重視程度不足，認為只要認真檢查，是不會出現(xiàn)問題的，他們也是從沒有在這方面發(fā)生過錯誤。 我們建議，貴公司在采購與付款業(yè)務執(zhí)行完畢，進行帳務處理時，應將已報銷入帳的單據(jù)憑證和相關文件上加蓋 已入帳 標記，或在 其上用打孔機打孔。財務部在進行付款和帳務處理時，只要發(fā)現(xiàn)所處理的單據(jù)或文件上有 已入帳 或已打孔，就應拒絕接受并報財務部主管處理。 （二） 現(xiàn)行內(nèi)部控制制度遵循方面存在的問題 部分采購業(yè)務沒有采購招標比價文件。制度規(guī)定，貴公司一次超過 50，000 元的物資采購都必須向已選定的供應商招標，由這些供應商提供投標文件，貴公司采購部編制采購招標分析表并確定最終供應商。貴公司 2020 年一次金額超過 50,000 元的采購業(yè)務 305 筆，我們采取統(tǒng)計抽樣的方法，共抽取了其中的85 筆進行檢查（可靠程度 95%，總金額 15,045,140 元），發(fā)現(xiàn)有 5 筆沒有已選定供應商提供的投標書，其采購金額合計 1,385,476 元；有 8 筆沒有物資采購招標分析表，其采購金額合計 2,556,771 元。不符合規(guī)定的采購業(yè)務占全部采購業(yè)務的 15%，這說明貴公司在這方面的工作存在的問題較大，雖然并沒有造成重大損失，但如此嚴重地破壞控制制度，長此以往不經(jīng)處理，必將給貴公司造成重大損失。產(chǎn)生這個問題的原因是，采購部有關人員認為，其實他們已經(jīng)執(zhí)行了公司制度規(guī)定的程序，只不過是因為工作太忙，沒有及時補充所需的文件，而且他們認為，只要是執(zhí)行了規(guī)定的程序，文件資料 只是個形式，有沒有都沒關系。 我們建議，必須嚴格執(zhí)行采購招標文件資料制度，應該要求財務部，凡是招標文件資料不完整的采購業(yè)務一律不得入帳和付款。 物資入庫時清點驗收工作流于形式。制度規(guī)定，采購的物資 在入庫時，應由倉儲部有關人員進行清點和驗收，確認實際入庫物資的品種、規(guī)格、等級、數(shù)量等項目，以保證入庫物資的準確性。我們在檢查中，觀察了三次實際的入庫清點驗證過程，發(fā)現(xiàn)倉儲有些人員只對入庫物資的品種進行檢查確認，對于其他項目沒有按規(guī)定清點驗證，而是按照采購訂單副聯(lián)和供應商提供的貨運單直接填寫入庫單。這樣，一旦供應商的貨運單發(fā)生錯誤，貴公司的入庫記錄就將隨之發(fā)生錯誤，庫存帳簿的記錄也將出現(xiàn)錯誤，庫存物資管理就會出現(xiàn)混亂。一旦發(fā)現(xiàn)某種庫存物資短缺，根本無法確認是庫存保管問題，還是入庫驗收問題，更無法確認是哪個供 應商存在問題，所造成的損失，就只能由貴公司自己承擔。產(chǎn)生這個問題的原因是，倉儲部有關工作人員認為，供應商是采購部通過規(guī)定程序確定的，都是管理方面很規(guī)范的公司，不可能發(fā)生實際入庫物資與貨運單不符的情況，他們的工作只不過是例行公事而已。 我們建議，必須執(zhí)行嚴格入庫物資清點驗收制度，對于在清點驗收過程中發(fā)現(xiàn)的實際清點與貨運單不符的情況，應立即通知采購部與該供應商溝通，以保證與采購訂單相符。同時，該通知單還可做為采購部考核和更換供應商時的重要參考。 已驗收入庫物資暫估入庫制度執(zhí)行不力。制度規(guī)定，對于已驗收入 庫但由于單據(jù)文件不完整的業(yè)務，不得按正常的方式報銷入帳，必須按估定的價格做暫估入庫處理。但在我們的檢查中發(fā)現(xiàn)， 2020 年貴公司共發(fā)生此類業(yè)務 104 筆，我們按統(tǒng)計抽樣的要求檢查了 15 筆（可靠程度 95%），發(fā)現(xiàn)有 3 筆沒有辦理暫估入庫手續(xù)，占所抽查業(yè)務的 20%。其金額合計為 784， 329 元。這種情況的發(fā)生，嚴重影響了庫存物資核算的準確性，導致庫存物資信息失真，損害管理層決策的準確性。產(chǎn)生這個問題的原因是，倉儲部有些工作人員認為，這些物資入庫單據(jù)文件不完整是暫時的，所短缺的單據(jù)文件很快就會補齊，沒有必要勞神費力去辦理暫估入庫手續(xù)，其后，所短缺的單據(jù)文件由于種種原因沒有補齊，他們因忙于其他事務而忘記了辦理暫估入庫手續(xù)。 我們建議，必須嚴格執(zhí)行單據(jù)文件不完整的物資采購暫估入庫手續(xù)制度，倉儲部有關負責人員應不定期觀察物資入庫業(yè)務，一旦發(fā)現(xiàn)此種情況，應及時處理并按規(guī)定給予有關責任人必要的處理。 庫存物資定期盤點制度流于形式。制度規(guī)定，倉儲部 定期對庫存物資進行盤點，以便及時掌握物資的實際庫存情況。財務部應在每年年未前對庫存物資進行抽查，以確保倉儲部有關庫存物資的報告的正確性。但據(jù)我們檢查發(fā)現(xiàn)，貴公司的庫存物資定期盤點檢 查制度沒有得到切實的執(zhí)行。 2020年 12 月 15 日貴公司倉儲部編報的庫存物資盤點表顯示，貴公司的庫存物資實際盤點數(shù)與帳面庫存數(shù)完全相符，沒有一點差異。貴公司財務部在 2020 年 12 月27 日編報的庫存物資抽查表中，反映被抽查的 15 種物資的實際庫存數(shù)量與帳面數(shù)量也完全相符。從這兩份文件中，似乎貴公司的庫存物資管理水平非常高