【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ？ 答：只要為需要的單元格或工作表設(shè)置數(shù)據(jù)有效性檢查即可。先選擇需要進(jìn)行該設(shè)置的單元格，然后在“數(shù)據(jù)”菜單中找到“有效性”命令，單擊執(zhí)行它。在彈出的對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡。再?gòu)摹霸试S”下拉列表框中選擇要設(shè)置的類型，如“整數(shù)”、“小數(shù)”、“日期”等。如果對(duì)數(shù)據(jù)輸入的大小或范圍有要求的話，還可以對(duì)“數(shù)據(jù)”項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，如圖 22 所示。 圖 22 檢測(cè)數(shù)據(jù)有效性 當(dāng)然還可以在“出錯(cuò)警告”和“輸入法模式”選項(xiàng)卡中為單元格設(shè)置提示的類型和默認(rèn)的輸入法等。最后單擊“確定”按鈕。這樣設(shè)置后，當(dāng)用戶輸入的數(shù)據(jù)不符合你的設(shè)置要求時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)“輸入值非法”的提示對(duì)話框來(lái)提醒用戶。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 通過(guò)剪貼板為單元格添加數(shù)據(jù) 為什么利用“復(fù)制”和“粘貼”命令來(lái)為單元格中添加信息時(shí)，在菜單中的“粘貼”命令項(xiàng)有時(shí)是灰色的，沒(méi)辦法操作？請(qǐng)問(wèn)該怎么辦？ 答：想通過(guò)“粘貼”對(duì)單元格內(nèi)容進(jìn)行添加數(shù)據(jù)是無(wú) 法實(shí)現(xiàn)的。但是可以利用“剪貼板”來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先要通過(guò)“編輯”菜單中的“ Office 剪貼板”命令，調(diào)出剪貼板查看程序，然后將要添加的數(shù)據(jù)“復(fù)制”到剪貼板上，這時(shí)可以在右邊的剪貼板上看到該數(shù)據(jù)。接著將光標(biāo)定位到要添加的單元格中，再單擊剪貼板中剛才復(fù)制好的數(shù)據(jù)條目，數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)的添加到單元格中了。 直接公式輸入法 在輸入公式或函數(shù)時(shí)，每次都要在前面帶個(gè)“＝”號(hào)，實(shí)在麻煩。請(qǐng)問(wèn)可以直接輸入公式嗎？ 答：當(dāng)然可以，只要稍微設(shè)置一下就可以實(shí)現(xiàn)了。具體步驟如下：先單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令。再在彈出的 選項(xiàng)對(duì)話框中選擇“ 123 的幫助”選項(xiàng)卡，選擇“轉(zhuǎn)換 Lotus 123 公式”復(fù)選框，如圖 23所示。 圖 23 直接公式輸入 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 最后單擊“確定”按鈕即完成設(shè)置。不過(guò)需要注意的是，這樣設(shè)置后必須保證輸入的公式全部都是數(shù)字，不能包含有引用單元格的其他符號(hào)。否則必須加上“＝”號(hào)。 讓文本輸入自動(dòng)適應(yīng)單元格長(zhǎng)度 在 Excel 單元格中輸入文字時(shí)，即使輸入的文字長(zhǎng)度超過(guò)單元格長(zhǎng)度，系統(tǒng)也不會(huì)自動(dòng)換行，而只是顯示為一行。請(qǐng)問(wèn)可以讓系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)單元格長(zhǎng)度來(lái)調(diào)整文本的行數(shù)嗎？ 答：其實(shí)這就是文本的自動(dòng)換行問(wèn)題，要實(shí)現(xiàn)起來(lái)是很容易的。 在輸入文本時(shí)，當(dāng)?shù)竭_(dá)單元格最右邊時(shí)，同時(shí)按下“ Alt＋ Enter”組合鍵，這樣系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加寬單元格的寬度，而文本也會(huì)自動(dòng)換到下一行。如果覺(jué)得每次按組合鍵太麻煩，可以執(zhí)行如下設(shè)置來(lái)一勞永逸：首先單擊工作表最左上角的行、列相交的空白處，選擇工作表中的所有單元格（當(dāng)然也可 以按下“ Ctrl＋ A”組合鍵來(lái)選擇）。然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再在彈出的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選擇“自動(dòng)換行”復(fù)選框，如圖 24所示。 圖 24 文本自動(dòng)換行 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 最后單擊“確定”按鈕即可完成。如果只要實(shí)現(xiàn)部分單元格的自動(dòng)換行，可以先選定這些單元格，再執(zhí)行上述操作 就可以了。 利用“填充柄”快速輸入相同數(shù)據(jù) 在編輯工作表時(shí)，有時(shí)整行或整列需要輸入的數(shù)據(jù)都一樣，很顯然如果一個(gè)一個(gè)單元格的輸入實(shí)在太麻煩了。請(qǐng)問(wèn)有什么快捷的方法嗎？ 答：可以利用鼠標(biāo)拖動(dòng)“填充柄”來(lái)實(shí)現(xiàn)快速輸入。具體操作如下：首先在第一個(gè)單元格中輸入需要的數(shù)據(jù)，然后單擊選中該單元格，再移動(dòng)鼠標(biāo)指針至該單元格右下角的填充柄處，當(dāng)指針變?yōu)樾〉暮谏?+”字型時(shí)，按住左鍵，同時(shí)根據(jù)需要按行或者列方向拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中所有要輸入相同數(shù)據(jù)的行或者列的單元格，最后松開鼠標(biāo)即可。這樣數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)復(fù)制到剛才選中的 所有單元格了。不過(guò)上述方法只適用于輸入的是文本信息。如果要重復(fù)填充時(shí)間或日期數(shù)據(jù)時(shí)，使用上述方法填充的將會(huì)是一個(gè)按升序方式產(chǎn)生的數(shù)據(jù)序列。這時(shí)可以先按住“ Ctrl”鍵，然后再拖動(dòng)填充柄，填充的數(shù)據(jù)才不會(huì)改變。 利用組合鍵在單元格中快速定位 在修改工作表中的單元格數(shù)據(jù)時(shí)，如果要在單元格中增加數(shù)據(jù)的話，每次都要先用鼠標(biāo)定位，然后再用鍵盤輸入，這樣來(lái)回地切換很不方便。請(qǐng)問(wèn)有什么鍵盤組合鍵嗎？ 答：當(dāng)然有，可以用鍵盤的方向鍵來(lái)選擇單元格，然后按下“ F2”鍵。這樣單元格就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換輸入模式，同時(shí)光標(biāo) 也自動(dòng)定位在該單元格的最后面，直接輸入數(shù)據(jù)就可以了。 在信息輸入前就給予提示 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 希望在用戶為單元格輸入信息時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)的給予一些必要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯(cuò)誤，還可以減少修改所花費(fèi)的時(shí)間。請(qǐng)問(wèn)該如何實(shí)現(xiàn)？ 答：可以按如下操作：首先選擇需要給予輸入提示信息的所有單元格。然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“輸入信息”選項(xiàng)卡。接著在“標(biāo)題”和“輸入信息”文本框中輸入提示信息的標(biāo)題和內(nèi)容即可。 正確顯示百分?jǐn)?shù) 在單元格中輸入一個(gè)百分?jǐn)?shù)（如 10％ ），按下回車鍵后顯示的卻是 。請(qǐng)問(wèn)該如何設(shè)置才能正確顯示百分?jǐn)?shù)？ 答：出現(xiàn)這種情況的原因是因?yàn)樗斎雴卧竦臄?shù)據(jù)被強(qiáng)制定義成數(shù)值類型了，只要更改其類型為“常規(guī)”或“百分?jǐn)?shù)”即可。操作如下：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。 巧做設(shè)置，使公式更加明了 在工作表的公式中，我們經(jīng)常是通過(guò)單元格標(biāo)號(hào)來(lái)引用數(shù)據(jù)的，如 “ F2=A2+B2+C2+D2”。這樣很難一下子了解公式具體的內(nèi)容。有沒(méi)有方 法用文字來(lái)取代單元格的符號(hào)，讓公式更直觀些呢？ 答：這個(gè)想法的確很不錯(cuò)，當(dāng)然也是可以實(shí)現(xiàn)的?？梢园聪铝胁襟E來(lái)操作：例如在一個(gè)特定的數(shù)據(jù)庫(kù)工作表中，一般每一列數(shù)據(jù)都是同一個(gè)字段下的?？梢韵葹槊恳涣袛?shù)據(jù)設(shè)置好相應(yīng)字段名（如：語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、外語(yǔ)、總分等）。再單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，選擇“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡。在“工作簿選項(xiàng)”區(qū)域中選擇“接受公式標(biāo)志”復(fù)選框，如圖 25 所示。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 25 “重新計(jì)算”選項(xiàng)卡 最后單擊“確定”按鈕。這樣如果要利用公式計(jì)算時(shí)，可以直接在公式中輸入字段名稱來(lái)表示了，例如：總分 =語(yǔ)文＋數(shù)學(xué)＋外語(yǔ)。 在連續(xù)單元格中自動(dòng)輸入 等比數(shù)據(jù)序列 請(qǐng)問(wèn)有什么好的方法來(lái)輸入一個(gè)較大的等比序列嗎？ 答：可以通過(guò)填充的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。具體操作如下：首先在第一個(gè)單元格中輸入該序列的起始值，然后通過(guò)拖動(dòng)操作選擇要填充的所有單元格。再依次單擊“編輯”菜單中的“填充”項(xiàng)下的“序列”命令。在彈 出的“序列”對(duì)話框中，再選擇“類型”中“等比序列”單選按鈕，再在“步長(zhǎng)”文本框中輸入等比序列的比值。最后還要在“終止值”文本框中輸入一個(gè)數(shù)字。不一定要是該序列的最后一個(gè)值，只要是一個(gè)比最后一個(gè)數(shù)大的數(shù)字就可以了。如圖 26所示。 圖 26 自動(dòng)輸入等比序列 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 最后單擊“確定”按鈕即可。這樣系統(tǒng)就自 動(dòng)將序列按照要求填充完畢。 選擇大范圍的單元格區(qū)域 由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標(biāo)拖動(dòng)操作，總是無(wú)法一次性準(zhǔn)確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元格區(qū)域。請(qǐng)問(wèn)有什么別的好方法嗎？ 答：當(dāng)然有。可以試試如下操作：首先在“名稱”框（就是公式輸入欄 fx 左邊的輸入框）中輸入該操作區(qū)域的起始單元格名稱代號(hào)，然后輸入該操作區(qū)域的最后一個(gè)單元格名稱代號(hào)，中間用“：”冒號(hào)分開。最后按下“ Enter”鍵，這樣以這兩個(gè)單元格為對(duì)角的長(zhǎng)方形區(qū)域就會(huì)被快速的選定。 為修改后的工作表添加批注 想在對(duì)工作表 文檔進(jìn)行修改的同時(shí)，在修改處添加批注，以方便日后查閱。請(qǐng)問(wèn)該如何操作？ 答：為修改添加批注是很容易實(shí)現(xiàn)的。具體操作如下：首先選擇已經(jīng)修改過(guò)的單元格，然后單擊“插入”菜單中的“插入批注”命令。這時(shí)在該單元格旁邊會(huì)彈出一個(gè)黃色的文本輸入框，輸入框最上邊會(huì)自動(dòng)顯示系統(tǒng)安裝時(shí)使用的用戶名字，當(dāng)然也可以改為當(dāng)前使用者的名字。在光標(biāo)處就可以輸入要添加的批注了。輸入完成后鼠標(biāo)單擊任意位置，批注文本框就會(huì)自動(dòng)隱藏起來(lái)。這時(shí)在該單元格的右上角部位會(huì)多出一個(gè)紅色的小三角形符號(hào)，當(dāng)鼠標(biāo)移動(dòng)至該單元格上時(shí)，會(huì)自動(dòng)彈出剛才添加的批注 內(nèi)容。同時(shí)還可以用鼠標(biāo)右鍵單擊該單元格，在彈出的菜單中通過(guò)“編輯批注”和“清除批注”命令來(lái)進(jìn)行其他的修改操作。 隱藏行或列的其他方法 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 請(qǐng)問(wèn)要實(shí)現(xiàn)行或者列的隱藏有什么其他好的方法嗎？ 答：要實(shí)現(xiàn)行或者列的隱藏除了利用“隱藏”命令外，還有以下幾種方法可以實(shí)現(xiàn)。其中最簡(jiǎn)單的就是直接拖動(dòng)鼠標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)。先移動(dòng)鼠標(biāo)指針至要隱藏的行或者列的最下邊或最右邊，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成了一個(gè)黑色的帶有上下箭頭的“ +”字狀時(shí)。按下鼠標(biāo)左鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)使其不可以見(jiàn)即可。當(dāng)然也可以通過(guò)鍵盤組合鍵來(lái)操作完成：按下組合鍵“ Ctrl+9”隱藏的是行；按下組合鍵“ Ctrl+0”隱藏列。如果要取消隱藏，只需要再同時(shí)按下“ Shift”鍵，即同時(shí)按下“ Ctrl+Shift+9”、“ Ctrl+Shift+0”組合鍵。 當(dāng)然如果要隱藏的行或者列比較多時(shí)，用這上述兩種方法還是顯得有點(diǎn)麻煩，這時(shí)可以試試?yán)谩?Shift+Alt+→（右方向鍵）”組合鍵來(lái)隱藏。首先利用“ Ctrl”鍵來(lái)選擇所有要隱藏的行或者列，然后同時(shí)按下“ Shift+Alt+→（右方向鍵）”組合鍵，這時(shí)會(huì)彈出“創(chuàng)建組”對(duì)話框，如圖 27所示。 圖 27 “創(chuàng)建組”對(duì)話框 詢問(wèn)要?jiǎng)?chuàng)建的組是行還是列。如何隱藏的是行就選擇“行”單選按鈕，如果隱藏的是列就選擇“列”單選按鈕。最后單擊“確定”按鈕完成。這時(shí)在工作表中行或者列的序號(hào)處會(huì)產(chǎn)生一條黑線，它將剛才選擇的所有行或列連接起來(lái)，同時(shí)在末端會(huì)有一個(gè)“－”符號(hào)。單擊該符號(hào)，則所選的行或者列就會(huì)組成一個(gè)組，從而達(dá)到隱藏的效果。同時(shí)“－”號(hào) 會(huì)變成“ +”號(hào)。要恢復(fù)隱藏，只要再單擊該“ +”號(hào)即可。或者按下數(shù)字“ 1”或“ 2”也可以實(shí)現(xiàn)。如果要取消分組模式。只需同時(shí)按下“ Shift+Alt+←（左方向鍵）”組合即可。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 恢復(fù)被隱藏的行或列的快捷方式 請(qǐng)問(wèn)除了使用“取消隱藏”命令外，還有什么更快捷的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)找出已經(jīng)被隱藏的行或列嗎？ 答：要取消隱藏的行其實(shí)有更簡(jiǎn)單的方法。例如要恢復(fù)被隱藏的第 2 行，可以執(zhí)行如下操作：首先將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到第 1行和第 3行之間的位置，當(dāng)鼠標(biāo)的指針變成橫向?yàn)椤埃健碧?hào)，縱向?yàn)楹谏珜?shí)心雙箭頭的十字形狀時(shí)，執(zhí)行用鼠標(biāo) 左鍵雙擊操作，這樣被隱藏的行就會(huì)顯示出來(lái)了。這種方法比用“取消隱藏”命令要快捷的多。取消列的隱藏方法同上所述。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 在常規(guī)格式下輸入分?jǐn)?shù) 當(dāng)在工作表的單元格中輸入如“ 2/ 6/7”等形式的分?jǐn)?shù)時(shí)。系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為日期格式。所以每次都要先將單元格格式設(shè)置為“分?jǐn)?shù)”后才可以正確顯示。難道就沒(méi)有辦法可以在常規(guī)格式下直接輸入分?jǐn)?shù)嗎？ 答：在“常規(guī)”模式實(shí)現(xiàn)分?jǐn)?shù)的輸入是可以實(shí)現(xiàn)的，而且還是非常簡(jiǎn)單的。只要在輸入分?jǐn)?shù)前，先輸入“ 0＋空格符”。然后再在后面輸入分?jǐn)?shù)即可，如輸入“ 0□ 2/3”（□表示空 格）即正確顯示為“ 2/3”。需要注意的是，利用此方法輸入的分?jǐn)?shù)的分母不能超過(guò) 99，否則輸入結(jié)果顯示將被替換為分母小于或等于 99 的分?jǐn)?shù)。如輸入“ 2/101”，系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)換為近似值“ 1/50”。 在單元格中自動(dòng)輸入時(shí)間和日期 日期和時(shí)間的輸入形式太麻煩，而且有時(shí)記不清楚。請(qǐng)問(wèn)有什么方法讓系統(tǒng)自動(dòng)輸入時(shí)間和日期嗎？ 答：可以執(zhí)行以下方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：選中需輸入的單元格，直接按下“ Ctrl+；”組合鍵可輸入當(dāng)前日期；如果直接按下“ Ctrl+Shift+；”組合鍵即可輸入當(dāng)前時(shí)間；當(dāng)然也可以在單元格中先輸 入其他文字然后再按以上組合鍵，如先輸入“當(dāng)前時(shí)間為：”再按下“ Ctrl+ Shift+；”組合鍵，就會(huì)在單元格中顯示“當(dāng)前時(shí)間為： 16： 27”這樣的結(jié)果。 以上方法美中不足的是輸入的時(shí)間和日期是固定不變的。如果希望日期、時(shí)間隨當(dāng)前系統(tǒng)的日期、時(shí)間自動(dòng)更新，則可以利用函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。輸入“ =today()”得到當(dāng)前系統(tǒng)日期的函數(shù)，輸入“ =now()”得到當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間和日期的函數(shù)。 移動(dòng)單元格中公式計(jì)算的結(jié)果 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 一般地，可以通過(guò)在單元格中輸入公式自動(dòng)計(jì)算出數(shù)據(jù)的結(jié)果。但是將這個(gè)計(jì)算結(jié)果移動(dòng)到其他單元格 時(shí)，結(jié)果都變成了“ 0”，這是怎么回事？該如何解決？ 答：可以通過(guò)以下操作來(lái)解決：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”命令，再選擇“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡。選擇“手動(dòng)重算”復(fù)選框，同時(shí)取消選擇“保存前自動(dòng)重算”復(fù)選框，使其無(wú)效，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣就可以通過(guò)“復(fù)制”和“粘貼”命令來(lái)正確移動(dòng)公式計(jì)算出的結(jié)果了。 以圖片格式插入 Word中的文本內(nèi)容 請(qǐng)問(wèn)在不用截圖軟件的情況下，可以直接將 Word 文檔中的某些文本內(nèi)容以圖片格式插入工作表的單元格中嗎？ 答：當(dāng)然可以，可以直接利用系統(tǒng)的內(nèi)置功能實(shí)現(xiàn)文本內(nèi)容 到圖片格式的轉(zhuǎn)換。具體操作如下：在 Word 編輯界面，先選定需要插入的文字內(nèi)容，然后利用“復(fù)制”命令將其復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板中。然后在 Excel 環(huán)境下，選定要插入該圖片的單元格，再按住“ Shift”鍵，同時(shí)單擊“編輯”菜單中的“粘貼圖片”命令。這樣即可將剪