【正文】 具體實現(xiàn)方法如下：首先在 Word 中根據(jù)需要繪制好表頭 ，然后單擊表頭部分，當(dāng)該斜線表頭四周出現(xiàn)幾個小圓圈形狀的表結(jié)構(gòu)控制點時，再執(zhí)行“復(fù)制”操作，將其復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板中。選擇“顯示數(shù)據(jù)表”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕完成，如圖222 所示。要建立其他連接，請重復(fù)以上操作。接著再移動鼠標(biāo)至要建立連接的圖表區(qū)，這時鼠標(biāo)指針就會變成了一個中間為正方形并帶有四條放射線的形狀。如圖 221 所示。 讓圖表也能繪制隱藏單元格中的數(shù)據(jù) 在為工作表單元格數(shù)據(jù)繪制圖表時發(fā)現(xiàn)，如果單元格中的數(shù)據(jù)被隱藏起來，則無法在圖表中表示。 為圖表添加文字說明 為了更好地讓別人理解所建立的圖表，需要對圖表進行一些必要的說明。請問可以用什么辦法讓各個項目都清晰可見，而且又不會影響圖表的結(jié)構(gòu)嗎 ? 答：這主要是由于坐標(biāo)軸設(shè)置引起的問題，可以通過為圖表建立次坐標(biāo)軸的方法來解決。單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后選擇“命令”選項卡，在“類別”列表中選擇“制作圖表”項，再在“命令”列表中找到“默認(rèn)圖表”項，將其拖動到工具欄的適當(dāng)位置。先選擇好要創(chuàng)建圖表 的單元格，然后按下“ F11”鍵或按下“ Alt＋ F1”組合鍵，都可以快速建立一個圖表。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 219 設(shè)置系統(tǒng)默認(rèn)的圖表 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 準(zhǔn) 確選擇圖表中元素的技巧 圖表中的元素是很多的，而且它們的位置常常連接緊密，元素的覆蓋范圍又小，所以用鼠標(biāo)直接單擊選取實在不容易選中。此時在圖表中會自動生成一個文本框，內(nèi)容就是剛才選中的單元格中的內(nèi)容。否則在該單元格前的所有單元格數(shù)據(jù)都不會參與求和。然后單擊工具 欄上的“∑”按鈕。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 218 數(shù)據(jù)統(tǒng)計 這樣統(tǒng)計出的結(jié)果將作為一個新的工作表保存在當(dāng)前文件中，方便隨時查閱。接著會彈出第二個對話框，直接單擊“下一步”按鈕。具體操作如下：首先打開工作表，選擇整個工作表數(shù)據(jù)，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖?”命令項。一般情況我們都是使用菜單命令或函數(shù)來進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計 的。然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，在下面的“選擇函數(shù)”對話框中就會列出好幾條用于排序的函數(shù)。如果要再次顯示隱藏的公式，只要再按一次上述組合鍵即可重新恢復(fù)顯示。這時會發(fā)現(xiàn)，所有被選擇的單元格都自動的填入了函數(shù)中，并用“，”自動分隔開。請問有什么簡捷的方法嗎？ 答：遇到這種情況時，可以試試下面的方法，利用鼠標(biāo)直接選取引用的單元格。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 216 公式求值 通過“求值”按鈕，可以一步步地執(zhí)行公式，同時觀察下劃線表達(dá)式的運算結(jié)果是否正確，從而找出公式的錯誤之處。單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，在彈出的對話框中的選擇“命令”選項卡。 利用單步執(zhí)行檢查公式錯誤 Excel 中提供的函數(shù)是十分豐富的。首先在空白單元格中輸入要執(zhí)行運算的操作數(shù)“ 1”，再利用“復(fù)制”按鈕將其添加到剪貼板。 函數(shù)應(yīng)用技巧 如何在公式中引用其他工作表 單元格數(shù)據(jù) 公式中一般可以用單元格符號來引用單元格的內(nèi)容，但是都是在同一個工作表中操作的。 在多個工作表中同時輸入相同數(shù)據(jù) 如果要在不同的工作表中輸入相同的內(nèi)容，有什么快捷的方法嗎？ 答：可以試試以下方法來實現(xiàn)：先按住“ Ctrl”鍵，然后用鼠標(biāo)單擊左 下腳的工作表名稱來選定所有的工作表。如果要設(shè)置的一個等差比為“ 1”的數(shù)據(jù)序列，只要輸入起始的第一個數(shù)據(jù)，然后按住“ Ctrl”鍵，再移動鼠標(biāo)這至填充柄處，這時鼠標(biāo)指針會變成兩個小的黑色十字狀。然后在第二個單元格中Excel 使用技巧－吳艷芬整理 輸入第二個數(shù)據(jù)，如輸入“ 3”，這兩個數(shù)據(jù)的大小差 就是這個數(shù)據(jù)序列等差比。這樣設(shè)置后，當(dāng)用鼠標(biāo)單擊單元格時，在單元格右邊會出現(xiàn)一個向下的黑色箭頭，單擊該箭頭就會彈出一個選擇輸入列表了。這時對話框會增加“來源”項，在其下面的輸入框中，輸入供用戶選擇的序列。 為數(shù)據(jù)輸入設(shè)置下拉選擇列表 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 為了統(tǒng)一輸入的格式，有時希望用戶在輸入數(shù)據(jù)時，只需要選擇設(shè)置好的單元格內(nèi)容即可，而不要自行重新輸入。為什么出現(xiàn)這種問題？該如何解決呢？ 答：出現(xiàn)這種問題的原因是，在默認(rèn)情況下，系統(tǒng)對中間運算得出的帶有小數(shù)結(jié)果的顯示都是經(jīng)過了四舍五入操作后給出的近似值。最后單擊“確定”按鈕完成即可。如果只希望隱藏部分單元格中的“ 0”，可以執(zhí)行以下操作：首先選擇要隱藏的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。這樣，所有的單元格都會轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式了。 利用“選擇性粘貼”命令將文本 格式轉(zhuǎn)化為數(shù)值 在通過導(dǎo)入操作得到的工作表數(shù)據(jù)中，許多數(shù)據(jù)格式都是文本格式的，無法利用函數(shù)或公式來直接進行運算。請問在 Excel 的單元格數(shù)據(jù)輸入有這種功能嗎？ 答：這種功能叫做自動記憶功能。再在右邊的“類型”列表選擇框中選擇適合的數(shù)字格式（例如：如果是小數(shù)形式，則選擇“ ”），在“類型”文Excel 使用技巧－吳艷芬整理 本框中的該數(shù)字格式后添加“單位名稱”（如： 元 ，注意是英文輸入法中的引號），如圖 210所示。請問有什么辦法實現(xiàn)嗎？ 答：可以選擇要計算結(jié)果的所有單元格，然后看看編輯窗口最下方的狀態(tài)欄上，是不是自動顯示了 “求和 =？”的字樣呢？如果還想查看其他的運算結(jié)果，只需移動鼠標(biāo)指針到狀態(tài)欄任意區(qū)域，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的菜單中單擊要進行相應(yīng)的運算操作命令，在狀態(tài)欄就會顯示相應(yīng)的計算結(jié)果。在數(shù)據(jù)輸入時，不能用“ Enter”鍵來跳轉(zhuǎn)到下一個空白單元格，因為如果按此鍵，系統(tǒng)會跳轉(zhuǎn)到下一行來輸入數(shù)據(jù)，但是可以用“ Tab”鍵來跳轉(zhuǎn)。 輸入完成后，按“ Enter”鍵自動跳轉(zhuǎn)至下一空白單元格中（當(dāng)然也可以單擊滾動條 下邊的黑色三角符號來跳轉(zhuǎn)），繼續(xù)輸入數(shù)據(jù)。 圖 28 設(shè)置定位條件 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 利用“記錄單”為行或列添加數(shù)據(jù) 如果工作表文檔中數(shù)據(jù)較多，由于屏幕大小的限制， 在輸入超過顯示區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)時，一般都是要利用滾動條來定位顯示區(qū)域。接著會彈出一個“定位條件”對話 框，根據(jù)需要，選擇設(shè)置好要查找的單元格類型。同時還可以通過“設(shè)置”命令來對加注的拼音進行字體大小、對齊方式等相關(guān)的設(shè)置。方法就是先按住“ Shift”鍵，然后再單擊工具欄上的下劃線按鈕。同樣的再選擇該矩陣，移動指針到該矩陣的右下角填充柄處，當(dāng)鼠標(biāo)再次變成一個實心的黑色十字狀時，延列方向執(zhí)行拖動操作至第 M行。先在 A1 單元格中輸入矩陣的第一個數(shù)據(jù)元素，再在 A2單元格中輸入下一個數(shù)據(jù)元素。請問有什么好辦法來快速輸入嗎？ 答：其實“ SUM”函數(shù) 不必每次都直接輸入的，可以單擊工具欄中的“ ∑ ”符號按鈕來快速輸入。然后在 Excel 環(huán)境下，選定要插入該圖片的單元格，再按住“ Shift”鍵，同時單擊“編輯”菜單中的“粘貼圖片”命令。選擇“手動重算”復(fù)選框，同時取消選擇“保存前自動重算”復(fù)選框，使其無效，最后單擊“確定”按鈕即可。如果希望日期、時間隨當(dāng)前系統(tǒng)的日期、時間自動更新，則可以利用函數(shù)來實現(xiàn)。如輸入“ 2/101”，系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)換為近似值“ 1/50”。難道就沒有辦法可以在常規(guī)格式下直接輸入分?jǐn)?shù)嗎？ 答：在“常規(guī)”模式實現(xiàn)分?jǐn)?shù)的輸入是可以實現(xiàn)的，而且還是非常簡單的。取消列的隱藏方法同上所述。只需同時按下“ Shift+Alt+←（左方向鍵）”組合即可。同時“－”號 會變成“ +”號。如何隱藏的是行就選擇“行”單選按鈕，如果隱藏的是列就選擇“列”單選按鈕。如果要取消隱藏，只需要再同時按下“ Shift”鍵，即同時按下“ Ctrl+Shift+9”、“ Ctrl+Shift+0”組合鍵。其中最簡單的就是直接拖動鼠標(biāo)來實現(xiàn)。輸入完成后鼠標(biāo)單擊任意位置，批注文本框就會自動隱藏起來。請問該如何操作？ 答：為修改添加批注是很容易實現(xiàn)的。請問有什么別的好方法嗎？ 答：當(dāng)然有。如圖 26所示。再依次單擊“編輯”菜單中的“填充”項下的“序列”命令。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 25 “重新計算”選項卡 最后單擊“確定”按鈕?？梢园聪铝胁襟E來操作：例如在一個特定的數(shù)據(jù)庫工作表中，一般每一列數(shù)據(jù)都是同一個字段下的。操作如下：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入信息”選項卡。請問有什么鍵盤組合鍵嗎？ 答：當(dāng)然有，可以用鍵盤的方向鍵來選擇單元格，然后按下“ F2”鍵。不過上述方法只適用于輸入的是文本信息。 利用“填充柄”快速輸入相同數(shù)據(jù) 在編輯工作表時，有時整行或整列需要輸入的數(shù)據(jù)都一樣，很顯然如果一個一個單元格的輸入實在太麻煩了。如果覺得每次按組合鍵太麻煩，可以執(zhí)行如下設(shè)置來一勞永逸：首先單擊工作表最左上角的行、列相交的空白處，選擇工作表中的所有單元格（當(dāng)然也可 以按下“ Ctrl＋ A”組合鍵來選擇）。否則必須加上“＝”號。具體步驟如下：先單擊“工具”菜單中的“選項”命令。首先要通過“編輯”菜單中的“ Office 剪貼板”命令，調(diào)出剪貼板查看程序，然后將要添加的數(shù)據(jù)“復(fù)制”到剪貼板上，這時可以在右邊的剪貼板上看到該數(shù)據(jù)。最后單擊“確定”按鈕。在彈出的對話框中選擇“設(shè)置”選項卡。這樣只要選擇需要斜排的單元格，然后執(zhí)行命令按鈕就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的斜向排版。這樣下次要執(zhí)行合并操作時只要按對應(yīng)的命令按鈕就可以快速完成了。再將光標(biāo)定位到矩陣的第二行的第一個單元格，執(zhí)行“轉(zhuǎn)置”操作。 將整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為矩陣形式 請問如何將工作表中的整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成用矩陣來表示？ 答：要實現(xiàn)一列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成一個矩陣，必須保證該列數(shù)據(jù)的個數(shù) L要等于該矩陣行數(shù) M和列數(shù) N的乘積，即 L＝ M N。單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的設(shè)置框中單擊“編輯”選項卡，然后取消選擇“按Enter 鍵后移動”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣不管按下多少Excel 使用技巧－吳艷芬整理 次“ Enter”鍵，光標(biāo)始終都不會移動到其他單元格。因此在進行數(shù)據(jù)的反復(fù)驗證中，就必須反復(fù)地來重新定位焦點。 快速實現(xiàn)整塊數(shù)據(jù)的移動 在工作中常常需要移動單元格中的數(shù)據(jù)，請問有比“粘貼”操作更快捷的方法嗎？ 答：可以直接采用拖動的方法。Excel 使用技巧－吳艷芬整理 第 2 章 Excel 篇 目錄 輸入編輯技巧 ..................................................................................................... 4 從 Word表格文本中引入數(shù)據(jù) ................................................................ 4 快速實現(xiàn)整塊數(shù)據(jù)的移動 ......................................................................... 4 固定數(shù)據(jù)輸入時的焦點 ............................................................................ 4 實現(xiàn)以“ 0”開頭的數(shù)字輸入 ................................................................... 5 將整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為矩陣形式 ..................................................................... 5 利用命令按鈕快速實現(xiàn)合并 ..................................................................... 6 讓單元格數(shù)據(jù)斜向排版 ......................................................................... 6 自動檢測輸入數(shù)據(jù)的合法性 .................................................................. 7 通過剪貼板為單元格添加數(shù)據(jù) .............................................................. 8 直接公式輸入法 ................................................................................. 8 讓文本輸入自動適應(yīng)單元格長度 ......................................................... 9 利用“填充柄”快速輸入相同數(shù)據(jù) ................................................... 10 利用組合鍵在單元格中快速定位 ....................................................... 10 在信息輸入前就給予提示 .....................