【導(dǎo)讀】Excel使用技巧－吳艷芬整理

　　

【正文】 表中的B1單元格的數(shù)據(jù)相加，可以表示為：“ Sheet1!A1+Sheet2!B1”。 同時對多個單元格執(zhí)行相同運算 請問有什么好的方法來實現(xiàn)一步完成對多個單元格數(shù)據(jù)執(zhí)行同樣的運算嗎？ 答：可以執(zhí)行如下操作：假設(shè)要對多個單元格執(zhí)行全部加“ 1”的相同操作。首先在空白單元格中輸入要執(zhí)行運算的操作數(shù)“ 1”，再利用“復(fù)制”按鈕將其添加到剪貼板。然后選擇所有要進行運算的單元格，再 單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。在彈出的對話框中單擊選擇“運算”選項區(qū)域下的“加”單選按鈕，如圖 215所示。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 215 “選擇性粘貼”對話框 最后單擊“確定”按鈕完成。 利用單步執(zhí)行檢查公式錯誤 Excel 中提供的函數(shù)是十分豐富的。但是在使用一些比較復(fù)制的嵌套函數(shù)時，一旦出現(xiàn)錯誤，要找到錯誤原因是比較困難的。請問有什么好的方法來查找公式函數(shù)中的錯誤嗎？ 答：可以利用“公式求值”功能來一步一步執(zhí)行函數(shù)，這是一個準確找出錯誤的好辦法。由于“公式求值”不是系統(tǒng)默認的按鈕，所以需要先將其添加到工具欄。單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，在彈出的對話框中的選擇“命令”選項卡。再在“類別”列表中選擇“工具”項，在“命令”列表中選擇“公式求值”項，最后將其拖到工具欄上。接下來選擇包含函數(shù)的單元格，然后單擊“公式求值”按鈕。在彈出的對話框中，會用下劃線表示公式中的執(zhí)行步驟，如圖 216所 示。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 216 公式求值 通過“求值”按鈕，可以一步步地執(zhí)行公式，同時觀察下劃線表達式的運算結(jié)果是否正確，從而找出公式的錯誤之處。 快捷輸入函數(shù)參數(shù) 系統(tǒng)提供的函數(shù)一般都有好多不同的參數(shù)，請問如何在輸入函數(shù)時能快速地查閱該函數(shù)的各個參數(shù)功能呢？ 答：可以利用組合鍵來實現(xiàn)：先在編輯欄 中輸入函數(shù)，完成后按下“ Ctrl+A”組合鍵，系統(tǒng)就會自動彈出該函數(shù)的參數(shù)輸入選擇框，可以直接利用鼠標單擊來選擇各個參數(shù)。 函數(shù)中快速引用單元格 在函數(shù)使用時，常常需要用單元格名稱來引用該單元格的數(shù)據(jù)。如果要引用的單元格太多、太散的話，那么逐個輸入就會很麻煩。請問有什么簡捷的方法嗎？ 答：遇到這種情況時，可以試試下面的方法，利用鼠標直接選取引用的單元格。具體操作如下：以 SUM函數(shù)為例。我們在公式編輯欄中直接輸入“＝ SUM()”，然后再將光標定位至小括號內(nèi)。接著按住“ Ctrl”鍵，在工作表中利用鼠 標選擇所有參與運算的單元格。這時會發(fā)現(xiàn)，所有被選擇的單元格都自動的填入了函數(shù)中，并用“，”自動分隔開。輸入完成后按“ Enter”鍵結(jié)束即可。 組合鍵隱藏單元格中的公式 如果要隱藏單元格中的公式，除了用系統(tǒng)命令外，還有什么更快捷的方法嗎？ Excel 使用技巧－吳艷芬整理 答：可以使用以下組合鍵來隱藏公式。選擇要隱藏公式的單元格，然后按下“ Ctrl+`”（數(shù)字“ 1”鍵左邊的那個按鍵）組合鍵即可。如果要再次顯示隱藏的公式，只要再按一次上述組合鍵即可重新恢復(fù)顯示。 快速找到所需要的函數(shù) 函數(shù)應(yīng)用是 Excel 中經(jīng)常要使用 的?？墒侨绻麑ο到y(tǒng)提供的函數(shù)不是很熟悉，請問有什么辦法可以快速找到需要的函數(shù)嗎？ 答：對于沒學(xué)習(xí)過計算機編程的人來說，系統(tǒng)提供的函數(shù)的確是一個比較頭痛的問題。不過使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函數(shù)：假如需要利用函數(shù)對工作表數(shù)據(jù)進行排序操作，可以先單擊工具欄的“插入函數(shù)”按鈕，在彈出的對話框的“搜索函數(shù)”項下面直接輸入所要的函數(shù)功能，如直接輸入“排序”兩個字。然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，在下面的“選擇函數(shù)”對話框中就會列出好幾條用于排序的函數(shù)。單擊某個函數(shù)，在對話框最下面就會顯示該函數(shù)的具體功能，如圖 217 所示： 圖 217 “插入函數(shù)”對話框 如果覺得還不夠詳細，還可以單擊“有關(guān)該函數(shù)的幫助”鏈接來查看更詳細的描述。這樣就再也不會為不懂函數(shù)而頭痛了。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 利用“數(shù)據(jù)透視表 ” 對工作表中 數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計 對工作表中數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計是經(jīng)常需要的。一般情況我們都是使用菜單命令或函數(shù)來進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計 的?？墒侨绻y(tǒng)計的工作表中記錄很多，而且需要統(tǒng)計的項目也很多時，使用這種方法就顯得力不從心了。請問還有什么更好的方法來實現(xiàn)嗎？ 答：對于一些大型的工作表文件，而且統(tǒng)計數(shù)據(jù)的條件比較復(fù)制的情況下，可以使用數(shù)據(jù)透視表來進行統(tǒng)計，這種方法不但功能強大，而且操作起來比用函數(shù)、公式簡單多了。下面就來統(tǒng)計一個包含“操行評定”、“性別”、“姓名”等字段名稱的數(shù)據(jù)文件中，操行評定各個級別中男生與女生的人數(shù)。具體操作如下：首先打開工作表，選擇整個工作表數(shù)據(jù)，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖?”命令項。接著按 “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M行操作。在彈出的步驟一設(shè)置對話框中的“請指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型”中選擇“ Microsoft Excel 數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”項。在“所需創(chuàng)建的報表類型”中選擇“數(shù)據(jù)透視表”項，然后單擊“下一步”按鈕。接著會彈出第二個對話框，直接單擊“下一步”按鈕。在彈出第三個對話框中，在“數(shù)據(jù)透視表顯示位置”選擇第一項“新建工作表”，最后單擊“完成”按鈕。然后從右邊的“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中將“性別”字段拖至“請將行字段拖至此處”；將“操行評定” 字段拖至“請將列字段拖至此處”；將“姓名 ”字段拖至“請將數(shù)據(jù)項拖至此處”。這樣系統(tǒng)將自動統(tǒng)計出所有操行評定級別的男生和女生的數(shù)量，如圖 218所示。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 218 數(shù)據(jù)統(tǒng)計 這樣統(tǒng)計出的結(jié)果將作為一個新的工作表保存在當前文件中，方便隨時查閱。 開啟函數(shù)輸入時的參數(shù)提示 平時在手動輸入函數(shù)時，在輸入過程中屏幕會顯示一個提示條 ，可不知為什么現(xiàn)在沒有了。請問該如何開啟這種提示功能？ 答：要開啟函數(shù)的參數(shù)提示功能可以執(zhí)行以下操作：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“常規(guī)”選項卡，然后選擇“函數(shù)工具提示”復(fù)選框即可。 矩陣型數(shù)據(jù)區(qū)域求和的快速實現(xiàn) 在一個比較大的工作表中，需要對輸入的數(shù)據(jù)進行橫向和縱向的求和，請問有什么快捷的方法嗎？ 答：對于這種矩陣形狀的數(shù)據(jù)進行行和列的求和，可以使用如下快捷的方法：如要對數(shù)據(jù)矩陣進行橫向求和，首先用鼠標拖動操作選擇整個數(shù)據(jù)矩陣，同時還要多選擇一空白列。然后單擊工具 欄上的“∑”按鈕。這樣會發(fā)現(xiàn)多選擇的那一個空白列中已經(jīng)自動填入了對應(yīng)行求和得到的結(jié)果了。同樣，如果要按列方向求和，Excel 使用技巧－吳艷芬整理 則只要多選擇一行；如果要同時對行和列進行求和，就多選擇一行和一列，最后單擊“∑”按鈕即可。不過用這種方法來求和時，必須保證所有的單元格都是直接輸入的數(shù)據(jù)，不能是通過函數(shù)式計算得到的數(shù)據(jù)。否則在該單元格前的所有單元格數(shù)據(jù)都不會參與求和。 圖表設(shè)置操作技巧 將單元格中的文本鏈接到圖表文本框 希望系統(tǒng)在圖標文本框中顯示某個單元格中的內(nèi)容，同時還要保證它們的修改保持同步，這樣可以實 現(xiàn)嗎？ 答：這個是完全可以實現(xiàn)的，只要將該單元格與圖表文本框建立鏈接關(guān)系就行。具體操作如下：首先單擊選中該圖表，然后在系統(tǒng)的編輯欄中輸入一個“＝”符號。再單擊選中需要鏈接的單元格，最后按下“ Enter”鍵即可完成。此時在圖表中會自動生成一個文本框，內(nèi)容就是剛才選中的單元格中的內(nèi)容。如果下次要修改該單元格的內(nèi)容時，圖表中文本框的內(nèi)容也會相應(yīng)地被修改。 重新設(shè)置系統(tǒng)默認的圖表 當用組合鍵創(chuàng)建圖表時，系統(tǒng)總是給出一個相同類型的圖表。請問可以重新設(shè)置系統(tǒng)默認給出的圖表類型嗎？ 答：要修改系統(tǒng)的這種默認 圖表的類型，可以執(zhí)行以下操作：首先選擇一個創(chuàng)建好的圖表，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“圖表類型”選項，再在彈出的對話框中選擇一種希望的圖表類型，當然也可以選擇自己設(shè)置定義的類型，然后單擊“設(shè)置為默認圖表”按鈕完成即可，如圖 219所示。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 219 設(shè)置系統(tǒng)默認的圖表 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 準 確選擇圖表中元素的技巧 圖表中的元素是很多的，而且它們的位置常常連接緊密，元素的覆蓋范圍又小，所以用鼠標直接單擊選取實在不容易選中。請問有什么更好的辦法嗎？ 答：鼠標對選擇圖表元素實在有點不太方便，但是如果用鍵盤來操作就會又快又準。具體操作如下：首先利用鼠標左鍵雙擊該圖表，使其處于編輯狀態(tài)，然后利用上、下方向鍵來選擇不同的元素組，利用左、右方向鍵在相同組的元素中選擇。 利用組合鍵直接在工作表中插入圖表 請問有比用菜單命令更快捷的方式來插入圖表嗎？ 答：當然有，可以利用組合鍵。先選擇好要創(chuàng)建圖表 的單元格，然后按下“ F11”鍵或按下“ Alt＋ F1”組合鍵，都可以快速建立一個圖表。這種方式創(chuàng)建的圖表會保存為一個以“ chart＋數(shù)字”形式命名的工作表文件，可以在編輯區(qū)的左下角找到并打開它。 除了利用組合鍵外，還可以利用快捷按鈕來實現(xiàn)。系統(tǒng)提供的該功能的快捷按鈕不是默認的顯示按鈕，需要自行添加。單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后選擇“命令”選項卡，在“類別”列表中選擇“制作圖表”項，再在“命令”列表中找到“默認圖表”項，將其拖動到工具欄的適當位置。以后只要單擊該按鈕就可以完成圖表的創(chuàng)建了。該方法創(chuàng)建 的圖表和用菜單命令創(chuàng)建的一樣，直接插入到當前工作表中。 為圖表設(shè)立次坐標軸 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 由于數(shù)據(jù)之間的差值太大，有時在建立好的圖表中幾乎無法看清楚數(shù)據(jù)太小的項目。請問可以用什么辦法讓各個項目都清晰可見，而且又不會影響圖表的結(jié)構(gòu)嗎 ? 答：這主要是由于坐標軸設(shè)置引起的問題，可以通過為圖表建立次坐標軸的方法來解決。首先在原圖表中選擇該數(shù)據(jù)系列，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中執(zhí)行“數(shù)據(jù)系列格式”命令，再選擇“坐標軸”選項卡，選擇“次坐標軸”單選按鈕即可，如圖 220。 圖 220 設(shè)置次坐標軸 這時會發(fā)現(xiàn)在圖表的右邊多了一個新的坐標軸，該數(shù)據(jù)系列會以該坐標軸的比例來顯示。為了以示區(qū)別，該系列數(shù)據(jù)會比其他數(shù)據(jù)系列粗一些。 為圖表添加文字說明 為了更好地讓別人理解所建立的圖表，需要對圖表進行一些必要的說明。請問該如何在圖表中添加文字說明？ 答：可以按以下方法來實現(xiàn)：首先選中該圖表，然后在“編 輯欄”直接輸入需要添加的文字說明，完成后按下“ Enter”鍵即可。此時在圖表中會自動生成一個Excel 使用技巧－吳艷芬整理 文本框來顯示剛才輸入的文字。同時還可以通過拖動操作來改變其在圖表中的位置，并且可以自由地調(diào)整文本框的大小。 讓圖表也能繪制隱藏單元格中的數(shù)據(jù) 在為工作表單元格數(shù)據(jù)繪制圖表時發(fā)現(xiàn)，如果單元格中的數(shù)據(jù)被隱藏起來，則無法在圖表中表示。請問有什么辦法讓圖表也能繪制隱藏的單元格數(shù)據(jù)？ 答：圖表無法繪制隱藏單元格數(shù)據(jù)的原因是系統(tǒng)默認“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”。只要改變該默認設(shè)置即可。先單擊選擇該圖表，然后單擊“工具” 菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“圖表”選項卡，取消選擇“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”復(fù)選框。如圖 221 所示。 圖 221 隱藏單元格中的數(shù)據(jù) 最后單擊“確定”按鈕完成。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 為圖表之間建立關(guān)聯(lián) 由于實際需要，希望將工作表中的多個圖表建立一種連線，用以表示它們之間的關(guān)系。請問有 什么辦法可以實現(xiàn)嗎？ 答：可以通過以下操作來實現(xiàn)：先執(zhí)行“繪圖”工具欄（如果該工具欄沒有，請從“視圖”菜單中的“工具欄”選擇添加）上的“自選圖形”工具按鈕，在其下一級菜單中選擇“連接符”命令，再在彈出下一級菜單中單擊選擇一種連接符類型。接著再移動鼠標至要建立連接的圖表區(qū)，這時鼠標指針就會變成了一個中間為正方形并帶有四條放射線的形狀。移動鼠標到任意一個圖表邊界上，再單擊即建立了起始連接點。再移動鼠標至另一圖表，單擊該圖表中的任意一個小點。這樣就為兩個圖表建立了連接。要建立其他連接，請重復(fù)以上操作。 在圖表中增加數(shù)據(jù)表 為單元格數(shù)據(jù)建立圖表，雖然可以非常直觀地了解數(shù)據(jù)之間的相對關(guān)系和變化，但是相對我們平時常用的數(shù)據(jù)表格來說，對單個數(shù)據(jù)的描述不是很清楚。請問可以同時為單元格數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表格嗎？ 答：這是完全可以的，只要稍做設(shè)置就可以實現(xiàn)。先選定整個圖表，并單擊鼠標右鍵，在打開的快捷菜單中單擊“圖表選項”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)據(jù)表”選項卡。選擇“顯示數(shù)據(jù)表”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕完成，如圖222 所示。 這樣就可以在原來的圖表中增加一個數(shù)據(jù)表。 Excel 使用技巧－吳艷芬整理 圖 222 增加數(shù)據(jù)表 在 Excel繪制斜線表頭的方法 需要為工作表繪制一個斜線表頭的數(shù)據(jù)表，請問該如何實現(xiàn)？ 答： Excel 系統(tǒng)沒有提供直接繪制斜線表頭的功能命令按鈕。但是我們知道，在Word 中繪制斜線表頭是很容易的事情，我們可以利用它，在 Excel 中繪制斜線表頭。具體實現(xiàn)方法如下：首先在 Word 中根據(jù)需要繪制好表頭 ，然后單擊表頭部分，當該斜線表頭四周出現(xiàn)幾個小圓圈形狀的表結(jié)構(gòu)控制點時，再執(zhí)行“復(fù)制”操作，將其復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板中。接下來轉(zhuǎn)到 Excel 工作表中，選用表頭單元格，再執(zhí)行“粘貼”操作，將其插入單元格中